Sự đa dạng của các thông tin kinh tế cũng như tính phức tạp của các quá trình thu thập, xử lý và truyền tin kinh tế đòi hỏi phải tổ chức chúng theo một cách thức khoa học. Một cách tiếp cận và nghiên cứu hiện đại là tiếp cận hệ thống.
Hệ thống là một chỉnh thể được tạo bởi ít nhất hai yếu tố thành phần và mối liên hệ giữa mỗi yếu tố với ít nhất một yếu tố khác tạo ra sự liên kết trực tiếp hoặc gián tiếp của mỗi yếu tố với các yếu tố còn lại. Hơn nữa mỗi tiểu nhóm bao gồm một số yếu tố của hệ thống cũng được liên kết với các tiểu nhóm khác [41, 102-103] Hệ thống là một khái niệm được biết đến từ lâu, nhưng được nghiên cứu và quan niệm khác nhau ở các trường phái tư duy khác nhau. Các trường phái này khác biệt nhau chủ yếu do sử dụng các phương pháp khác nhau của hai phép tư duy triết học trái ngược nhau là siêu hình và biện chứng.
Trường phái tư duy máy móc là biểu hiện tập trung của việc phát triển phép siêu hình trong thời đại cơ giới hóa sản xuất. Theo trường phái này, hệ thống được xem như một tập hợp các yếu tố: toàn bộ là tổng số các phần cộng lại. Hệ thống được nghiên cứu theo phương pháp phân tích các yếu tố thành phần, xác định tính ổn định của chúng cũng như định ra các mối quan hệ bền vững giữa chúng trong tổng thể. Một hệ thống như vậy thường có tính
khép kín tương đối. Quan điểm này được chia xẻ trong trường phái quản lý kinh tế Tay-lo, tuy đã bị phê phán nhiều về tính cứng nhắc của nó, nhưng vẫn còn tồn tại dưới các hình thức khác nhau cho đến ngày nay.
Sự phát triển của phép biện chứng ở thế kỷ XIX trong triết học có ảnh hưởng đến các trường phái tư duy kinh tế, dẫn đến các trường phái tư duy mới vào những năm 40 của thế kỷ XX. Trước sự bất lực của tư duy máy móc trong việc giải thích các hiện tượng sinh học và các hiện tượng xã hội, các nhà sinh học đã cho rằng các cơ quan, thực thể sinh học cần được nghiên cứu như một chỉnh thể các đặc trưng của nó. Những đặc trưng đó có được không phải là do phép cộng của các bộ phận thành phần đem lại. Đó cũng chính là nhận xét của Arixtôt, nhà triết học cổ Hy Lạp: cái toàn thể lớn hơn (hoặc nhỏ hơn) tổng cộng các phần của nó. Hơn nữa, thực thể sinh học cần phải được xem xét trong môi trường sống của nó. Những tư tưởng đó được các nhà kinh tế, các nhà quản lý tiếp nhận, phát triển thành "tư duy hữu cơ" về hệ thống, thể hiện rõ trong việc cấu trúc các hệ thống kinh tế.
Sự phát triển của tư duy đó ngày nay được giới chuyên môn gọi là tư duy hệ thống. Theo quan điểm tư duy hệ thống này, mỗi thực thể, dù là thuộc giới tự nhiên hay xã hội được xem xét như một hệ thống hữu cơ. Hệ thống đó bao gồm tập hợp liên kết phức tạp các yếu tố thành phần bằng một mạng lưới các mối quan hệ chặt chẽ nhờ đó mà hệ thống có được một số thuộc tính đặc trưng. Theo quan điểm này, mỗi hình thức tổ chức kinh tế được xem như một hệ thống phức tạp, trong đó bao gồm các yếu tố thành phần và các yếu tố đó được liên kết với nhau, có thể tạo thành các tiểu hệ thống. Bản thân hệ thống đó lại trở thành một bộ phận của hệ thống lớn hơn, có các mối quan hệ với các hệ thống khác nằm trong hệ thống lớn đó. Trong vài ba thập kỷ gần đây, người ta đưa ra khái niệm môi trường chỉ các yếu tố, các hệ thống nằm
ngoài một hệ thống, có quan hệ ảnh hưởng đến sự vận động, phát triển của hệ thống đó.
So với hệ thống cơ học, máy móc trước đây, hệ thống tổ chức hữu cơ có nhiều điểm khác biệt. T.Burn và GM.Stalker đã so sánh những điểm khác nhau này sau khi nghiên cứu 20 hãng công nghiệp Anh. Những điểm khác biệt đó được tóm tắt trong bảng 1.
Những đặc điểm trên của hệ thống tổ chức hữu cơ tạo ra quan hệ hợp tác chặt chẽ giữa các yếu tố trong tổ chức. Các mối quan hệ ít cứng nhắc, ít bó buộc cùng với sự phân bổ kiến thức và thẩm quyền tương đối đều giữa các cấp tạo ra sự linh hoạt, năng động của các bộ phận trong một hệ thống. Nó còn làm tăng thêm khả năng thích ứng của hệ thống đối với những thay đổi từ bên ngoài hệ thống.
Bảng 1: Những điểm khác biệt của các hệ thống quản lý máy móc và hữu cơ
Các hệ thống máy móc Các hệ thống hữu cơ 1. Trọng tâm đặt vào việc phân chia các
nhiệm vụ và sự phân biệt 1. Ít chú trọng vào chuyên môn hóa, trừ phi chúng thực sự tham gia vào các nhiệm vụ và mục tiêu chung
2. Các chuyên gia quan tâm đến việc cải thiện các tiềm lực kỹ thuật của các nhiệm vụ.
2. Chú trọng các hiểu biết và kinh nghiệm đặc biệt và đóng góp của chúng vào các công việc và mục tiêu chung.
3. Các giám sát viên ở mỗi cấp quản lý cố gắng hoà nhập và điều chỉnh việc thực hiện các chức năng dưới quyền của họ.
3. Các công tác cá nhân được xác định lại liên tục trong sự tương tác với các hoạt động khác
4- Quyền hạn, trách nhiệm và các phương pháp kỹ thuật ở mỗi bộ phận chức năng được xác định tỷ mỷ và được quy định cụ thể.
4- Trách nhiệm và nghĩa vụ được xác định một cách mềm dẻo. Các vấn đề không để đưa đẩy lên xuống hoặc qua lại.
5. Quyền lực, kiểm tra và truyền thông hợp lệ và phân cấp tự nhiên
5. Những ràng buộc với tổ chức được xác định rộng rãi, không eo hẹp và mang tính kỹ thuật.
6. Người ta cho rằng những kiến thức cần thiết cho việc điều hoà các chức năng nằm ở cấp bậc cao nhất.
6. Quyền lực, kiểm soát và truyền thông xuất phát từ nhu cầu và lợi ích chung, không dựa hoàn toàn vào các nghĩa vụ hợp đồng.
7. Các mô hình tương tác dọc tồn tại phổ biến giữa cấp trên và cấp dưới
7. Kiến thức và thẩm quyền được phân đều trong hệ thống cấp bậc.
Việc định vị chính xác tùy thuộc vào bản chất của vấn đề
8. Nội dung truyền thông chú trọng vào các chỉ thị, mệnh lệnh.
8- Các dạng tương tác theo chiều ngang tồn tại phổ biến giữa các thành viên: tư vấn thay cho mệnh lệnh.
9- Sự trung thành với tổ chức và tuân lệnh cấp trên là một điều kiện của việc làm.
9- Truyền thông chủ yếu là thông báo và gợi ý.
10- Uy tín gắn liền với việc đạt được một vị trí trong tổ chức
10- Sự cam kết với các mục tiêu quan trọng hơn sự trung thành và tuân lệnh.
11- Uy tín gắn liền với các mối liên kết nghề nghiệp hoặc kỹ thuật với bên ngoài.
(Nguồn: T.Burns and GM. Stalken, The management of innovation London, Tavistock Pulications, Ltd, 1961 trang 119-122).
Việc nghiên cứu các tổ chức kinh tế trong đó có thông tin kinh tế theo quan điểm hệ thống đảm bảo tính đầy đủ toàn diện. Nó tránh được việc chia một chỉnh thể phức tạp thành các yếu tố đơn giản để nghiên cứu chúng một cách riêng rẽ do đó có thể phát hiện được những thuộc tính đặc trưng của từng yếu tố riêng, đồng thời tìm ra được những đặc trưng chỉ xuất hiện khi có sự liên kết giữa các yếu tố thành phần trong một chỉnh thể thống nhất.
Hơn nữa, có thể nghiên cứu một hệ thống trọn vẹn không chỉ trong mối quan hệ nội tại giữa các yếu tố cấu thành nên nó mà còn trong mối quan hệ giữa hệ thống đó với các hệ thống khác trong hệ thống lớn hơn mà nó trở thành một bộ phận. Nó đặc biệt giúp cho công tác tổ chức các cơ cấu kinh tế - xã hội đạt hiệu quả cao, vừa tạo ra sự bền vững cho tổ chức đó,
vừa làm cho tổ chức đó có khả năng thích ứng cao với môi trường. Đồng thời đảm bảo khả năng vận động, phát triển không ngừng của tổ chức nhờ khả năng thay đổi của các yếu tố thành phần, các mối quan hệ bên trong và hướng ra bên ngoài của tổ chức.