Công cuộc đổi mới kinh tế những năm qua đã có tác động mạnh đến hệ thống thông tin kinh tế nước ta hiện nay. Những thay đổi trong hệ thống kinh tế, đặc biệt là hệ thống quản lý kinh tế đã dẫn đến sự hình thành ba hệ thống thông tin tương đối độc lập.
- Hệ thống thông tin kinh tế nội bộ của các đơn vị kinh tế cơ sở.
- Hệ thống thông tin kinh tế của Chính phủ - Hệ thống thị trường thông tin kinh tế
Tuy có tính độc lập tương đối, các hệ thống này có mối quan hệ hữu cơ, hỗ trợ, bổ sung và trao đổi các thông tin với nhau. Các hệ thống này còn liên hệ với các hệ thống thông tin quốc tế qua những đầu mối khác nhau của mỗi hệ thống.
2.2.2.1. Thực trạng hệ thống thông tin nội bộ của các đơn vị kinh tế Như đã phân tích ở phần trên, nền kinh tế nước ta được tạo thành bởi nhiều loại hình đơn vị kinh tế cơ sở, nhưng có thể chia thành hai loại hình cơ bản: doanh nghiệp và gia đình. Mỗi loại hình này có hệ thống thông tin riêng nhằm đáp ứng các nhu cầu thông tin của họ.
Hệ thống thông tin kinh tế của các gia đình.
Hệ thống thông tin của các hộ gia đình thường đơn giản. Chỉ có một số hộ sản xuất có sổ sách ghi chép tình hình chi, thu, kết quả sản xuất kinh doanh, cũng như các thông tin về khách hàng, người cung ứng mà họ cần, các thông tin về giá cả, thị trường sản phẩm. Một số gia đình có sổ kế toán và lưu giữ hóa đơn chứng từ. Không có quy định gì trong việc tổ chức các
thông tin kinh tế của các gia đình nên khó nắm bắt được chính xác các hoạt động kinh tế gia đình. Các thông tin về các nguồn thu nhập của gia đình, các hoạt động sản xuất kinh doanh tạo ra thu nhập cho gia đình cũng như chi tiêu; cơ cấu tiêu dùng của các gia đình hầu như không được quan tâm một cách đầy đủ, chính xác và có hệ thống. Các gia đình cũng không sẵn sàng và không có khả năng cung cấp các thông tin đó một cách thường xuyên. Các tổ chức của Chính phủ, các doanh nghiệp có nhu cầu thông tin kinh tế về các nguồn lực, các hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như tiêu dùng của các gia đình, thường phải tiến hành điều tra nghiên cứu. Những thông tin thu được thường không đầy đủ, chính xác và toàn diện. Các gia đình thường rơi vào trạng thái thụ động đối với các thông tin về môi trường hoạt động của gia đình. Các thông tin về thị trường nguồn lực sản xuất (công nghệ, nguyên vật liệu, vốn và các yếu tố khác), thị trường sản phẩm đầu ra, thị trường các hàng hóa tiêu dùng, các chế độ chính sách kinh tế của Nhà nước,... ít được các gia đình nắm bắt thường xuyên và đầy đủ, chính xác. Ở đây có nhiều lý do, nhưng có ba lý do cơ bản:
- Đa số các thông tin cung cấp cho gia đình thông qua thị trường mà thu nhập của họ không có khả năng chi trả để có được các thông tin thường xuyên và đầy đủ.
- Trình độ của nhiều chủ hộ còn thấp, không xác định được chính xác các nhu cầu thông tin cũng như không biết tìm kiếm các thông tin ở đâu, sử dụng nó như thế nào cho hiệu quả.
- Nhận thức của các gia đình về vai trò của các thông tin trong các hoạt động kinh tế gia đình còn hạn chế.
Hơn nữa, các gia đình khó có khả năng tiếp xúc với công nghệ thông tin hiện đại, do khả năng thanh toán và khả năng sử dụng công nghệ thông tin của người lao động ở các hộ sản xuất còn thấp. Theo đánh giá của phòng máy tính và thiết bị kinh doanh thuộc Bộ Thương mại, khách hàng của
ngành công nghiệp công nghệ thông tin chủ yếu là các cơ quan tổ chức. Số lượng khách hàng là các hộ gia đình hầu như không đáng kể. Mặc dù giá thuê bao dịch vụ internet giảm đáng kể (từ 400 đồng/phút xuống 290 đồng/phút), số lượng thuê bao chỉ mới đạt gần 40.000 khách hàng, trong đó các gia đình hầu như rất ít tham gia. Nếu so với các nước khác thì đây là số lượng quá ít. Vì vậy khó có thể phát huy được khả năng và hiệu quả của công nghệ hiện đại. Sau ba năm hoạt động, mạng internet chỉ được sử dụng để tìm kiếm một số thông tin phổ thông, gửi thư điện tử. Các dịch vụ hội thảo trên mạng, thương mại điện tử, ngân hàng... hầu như ít được sử dụng nếu như các gia đình vắng bóng trên mạng. Việc thiếu các thông tin kinh tế do các gia đình cung cấp làm cho bức tranh kinh tế không đầy đủ, rõ ràng.
Những đánh giá phỏng đoán của những người nghiên cứu thông tin trong các hệ thống thông tin của Chính phủ, của các doanh nghiệp, của thị trường khó có thể phản ánh đúng đắn thực trạng kinh tế các gia đình, nếu như không có sự phối hợp với hệ thống thông tin của chính họ. Ngày nay nhu cầu về các thông tin kinh tế của các gia đình ngày một tăng lên. Hoạt động quản lý kinh tế của Chính phủ, của các doanh nghiệp cũng cần các thông tin về kinh tế gia đình. Yêu cầu phát triển hệ thống thông tin kinh tế để thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa nền kinh tế nước ta trong những năm tới cũng phải được đặt ra đối với với bộ phận kinh tế gia đình. Đáp ứng các yêu cầu đó như thế nào là vấn đề đang được đặt ra từ thực trạng hệ thống thông tin kinh tế của các hộ gia đình hiện nay. Vấn đề này còn đang chờ đợi các phương án giải quyết không thể chỉ từ phía các hộ gia đình mà phải từ phía Chính phủ và xã hội.
Hệ thống thông tin nội bộ của các doanh nghiệp:
Doanh nghiệp là loại hình đơn vị có cơ cấu tổ chức và các quá trình hoạt động phức tạp hơn nhiều so với các gia đình. Các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ, thuộc các loại hình hoạt động khác nhau đều được vận hành và có
quan hệ với bên ngoài nhờ vào bộ máy và cơ chế quản lý kinh tế riêng của nó. Sự đổi mới trong cơ chế quản lý kinh tế, trong cơ cấu bên trong của các doanh nghiệp, trong vai trò, vị trí và các mối quan hệ của doanh nghiệp với bên ngoài (với nền kinh tế, với Chính phủ..) làm xuất hiện nhiều nhu cầu thông tin mới. Do đó, trên thực tế đã diễn ra những thay đổi lớn trong hệ thống thông tin nội bộ của các doanh nghiệp. Đó là những thay đổi trong các yếu tố cấu thành, cơ cấu tổ chức, công nghệ và cơ chế thực hiện các hoạt động của hệ thống thông tin kinh tế. Về cơ cấu tổ chức, hệ thống thông tin của các doanh nghiệp tuy có khác nhau, nhưng thường bao gồm các tiểu hệ thống chủ yếu sau đây:
- Hệ thống thông tin kế hoạch.
- Hệ thống thông tin kế toán, thống kê.
- Hệ thống thông tin tác nghiệp quản lý.
- Hệ thống thông tin marketing.
a) Hệ thống thông tin kế hoạch
Đây là hệ thống thông tin quan trọng phục vụ cho chức năng hoạch định, là chức năng đầu tiên và quan trọng của quản lý kinh tế ở các doanh nghiệp. Khác với hệ thống thông tin kế hoạch của doanh nghiệp trước đây, là khâu cơ sở của hệ thống thông tin kế hoạch của cả nước, với tính phụ thuộc cao, hệ thống thông tin kế hoạch hiện nay có tính độc lập và phức tạp hơn. Hệ thống thông tin kế hoạch hiện nay thực hiện các nhiệm vụ sau:
Một là, cung cấp các thông tin cần thiết cho việc hoạch định các chiến lược, các kế hoạch, các chương trình, dự án sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Các thông tin này bao gồm:
+ Các thông tin về nguồn lực bên trong của doanh nghiệp, như lao động, tài chính, khoa học kỹ thuật, đất đai, tư liệu sản xuất, lợi thế thương mại,... Nhìn chung những thông tin này có thể thu thập được từ hệ thống
thông tin nội bộ của doanh nghiệp. từ bộ phận thống kê, kế toán và các bộ phận thông tin khác. Các hệ thống này cung cấp các thông tin về giá trị, số lượng, chất lượng, năng suất của tài sản cố định, của lao động, các thông tin về các nguồn lực tài chính, nghiên cứu phát triển, quyền sử dụng đất đai (bao gồm cả vị trí địa lý và diện tích), cũng như các thông tin khác. Tuy nhiên, trong hệ thống thông tin hiện nay của các doanh nghiệp còn nhiều yếu tố tiềm lực chưa được đánh giá đúng mức. Do đó chưa có được các định hướng để khai thác tối đa và có hiệu quả chúng, dẫn đến tình trạng bỏ quên hoặc thất thóat chúng ra bên ngoài. Khi đánh giá về lao động, các doanh nghiệp mới chỉ đánh giá được về số lượng lao động và cấp bậc công việc, hoặc trình độ chuyên môn của người lao động theo bằng cấp hoặc theo công việc được giao. Năng lực của người lao động, bao gồm các yếu tố như kỹ năng, trình độ đào tạo, kinh nghiệm, khả năng quan hệ với bên ngoài, những tri thức, thông tin tích lũy được thường ít được đánh giá và sử dụng một cách có hiệu quả. Bầu không khí chung của doanh nghiệp, khả năng hiệp tác, phối hợp giữa các bộ phận, các cá nhân thường bị bỏ qua.
Mặc dù thông tin được xem như một loại tài sản quan trọng của doanh nghiệp, nhưng nguồn lực này cũng thường không được xem xét trong các đánh giá về tài sản của các doanh nghiệp hiện nay. Có chăng thì cũng chỉ là một phần rất ít liên quan đến chi phí nghiên cứu phát triển.
+ Các thông tin về thị trường các đầu vào và đầu ra của doanh nghiệp.
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp giải quyết hài hoà mối quan hệ giữa doanh nghiệp và môi trường kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó thị trường là bộ phận môi trường quan trọng nhất, có ảnh hưởng trực tiếp đến mọi quyết định sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, mà trước hết là đến việc hoạch định các chiến lược, kế hoạch, chương trình kinh tế của doanh nghiệp.
Trước đây, các thông tin về đầu vào, đầu ra của các DNNN hay HTX đều do Nhà nước cung cấp, qua các chỉ tiêu kế hoạch hoặc các chỉ tiêu hướng dẫn (số kiểm tra). Ngày nay, công tác kế hoạch hóa ở các doanh nghiệp đòi hỏi có rất nhiều thông tin về tình hình thị trường sản phẩm, như tiềm lực thị trường (cung, cầu, số lượng các nhà cung ứng và các khách hàng, v.v...), thông tin về giá cả, các điều kiện, khả năng thực hiện các hoạt động của các trung gian, tình hình cạnh tranh, phương pháp thương mại hóa sản phẩm cũng như các thông tin khác. Các thông tin về thị trường các đầu vào (công nghệ, nguyên vật liệu, lao động, tài chính, v.v...) cũng như các thông tin về các môi trường khác (chính trị, xã hội, văn hóa, tự nhiên,...) có tác động đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Để tìm hiểu về tình hình thông tin, nhất là thông tin thị trường của các doanh nghiệp, tác giả đã tiến hành điều tra bằng phát phiếu. Các phiếu điều tra thăm dò 300 doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế khác nhau (10 liên doanh, 22 HTX, 43 doanh nghiệp tư nhân và 225 DNNN), thuộc các ngành kinh tế khác nhau (sản xuất, thương mại, dịch vụ) ở 27 tỉnh và thành phố, trong đó có cả các doanh nghiệp nhỏ với số vốn ít hơn 1 tỷ đồng hoặc số lao động dưới 10 người (72 doanh nghiệp), các doanh nghiệp lớn với số vốn lớn hơn 100 tỷ đồng và số lao động nhiều hơn 500 người (33 doanh nghiệp) còn lại là các doanh nghiệp vừa. Theo ý kiến của các cán bộ trả lời phiếu thăm dò (chủ yếu là những người có chức vụ quản lý ở các doanh nghiệp, như giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng, trưởng phòng kinh doanh tổng hợp hoặc các chuyên viên kinh tế) cho thấy các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong việc thu thập thông tin về thị trường nói riêng và môi trường kinh doanh nói chung.
Các nguồn cung cấp thông tin về môi trường kinh doanh của doanh nghiệp cho công tác kế hoạch hóa bao gồm:
- Hệ thống thông tin marketing, thu thập các thông tin từ các nguồn khác nhau trên thị trường (phương tiện thông tin đại chúng, tạp chí, mạng internet hoặc mạng liên ngành, các trung tâm tư liệu, thư viện, các công ty môi giới,...) hoặc tự tiến hành nghiên cứu về khách hàng, về tình hình thị trường.
- Một số thông tin được cung cấp từ cơ quan chủ quản cấp trên hoặc các nguồn khác (các tổ chức quốc tế, thống kê, kế hoạch, v.v..).
Nhìn chung, các thông tin được các nguồn trên cung cấp đa dạng, phong phú và tương đối dễ tiếp cận. Nhưng vẫn còn những hạn chế rất lớn, như:
+ Các thông tin thiếu tính hệ thống, tính kịp thời;
+ Có sự chồng chéo thông tin ở các nguồn tin khác nhau, những thông tin này nhiều khi không thống nhất nên mất nhiều thời gian kiểm tra, đánh giá, xử lý các nhiễu thông tin trước khi sử dụng.
+ Những thông tin có tính dự đoán trung và dài hạn còn rất ít được các tổ chức thông tin có thẩm quyền quan tâm và cung cấp khiến cho các doanh nghiệp khó có thể đưa ra các chiến lược sản xuất kinh doanh ổn định và lâu dài.
Tình trạng đầu tư kém hiệu quả trong các ngành mía đường, sản xuất ô tô, than, v.v... một phần do các thông tin dự đoán thiếu chính xác về tiềm năng thị trường, về cạnh tranh trong và ngoài nước.
+ Các thông tin có tính định hướng do cơ quan cấp trên thông báo dưới hình thức một số chỉ tiêu pháp lệnh (đối với DNNN), các thông tin hướng dẫn kế hoạch, các thông tin mang tính định hướng theo các chương trình, mục tiêu của Nhà nước, thông tin dự đoán về tình hình kinh tế của các ngành, của nền kinh tế, của khu vực quốc tế mà các doanh nghiệp quan tâm và chỉ có thể tổng hợp ở các cơ quan Chính phủ mà các doanh nghiệp nhận được từ các cấp quản lý vĩ mô còn ít. Từ chỗ được bao cấp toàn bộ thông tin, hiện nay các doanh nghiệp nhận được sự trợ giúp về thông tin
theo các cơ quan quản lý cấp trên qúa ít. Các doanh nghiệp nhỏ, các HTX càng bị "bỏ rơi" trong việc cung cấp thông tin trực tiếp từ các cơ quan quản lý của ngành và địa phương.
Nhiệm vụ thứ hai của hệ thống thông tin kế hoạch là truyền đạt các chỉ tiêu kế hoạch được phân bổ, được cụ thể hóa, chi tiết hóa cho các bộ phận thừa hành. Nhiệm vụ này được thực hiện qua bộ phận kế hoạch hoặc qua các cán bộ quản lý. Nó thường gắn với việc truyền đạt các thông tin mang tính chất tác nghiệp. Với điều kiện thị trường luôn biến động, ở các doanh nghiệp lớn thường chỉ giao một số chỉ tiêu kế hoạch và các mục tiêu cần đạt được để cấp dưới chủ động đưa ra các chương trình hoạt động cụ thể. Ở các doanh nghiệp nhỏ và các hợp tác xã, các thông tin kế hoạch thường chỉ nhấn mạnh một số phần kế hoạch ngắn hạn, thậm chí một số doanh nghiệp hoạt động theo cơ chế "ăn đong": tùy theo tình hình thị trường, các cơ hội xuất hiện mà quyết định các công việc cần thực hiện.
Ở đa số các doanh nghiệp thường thiếu vắng các chiến lược dài hạn, các phương hướng, mục tiêu dài hạn để kết nối các nỗ lực chung của toàn doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin kế hoạch còn có nhiệm vụ cung cấp các thông tin báo cáo về tình hình, tiến độ thực hiện kế hoạch cho các cấp quản lý trong doanh nghiệp cũng như các bộ phận kế hoạch của cơ quan quản lý cấp trên (Tổng công ty, Bộ, Sở kế hoạch và đầu tư, Bộ kế hoạch và đầu tư,...). Chế độ báo cáo được Bộ kế hoạch và đầu tư quy định.
Những thông tin này giúp cho các cấp quản lý nắm bắt được tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và có những điều chỉnh cần thiết. Do hệ thống báo cáo này được thực hiện theo tuyến dọc, hơn nữa năng lực, phương pháp xử lý, phân tích các thông tin của cán bộ kế hoạch ở nhiều doanh nghiệp hạn chế, lại phải thực hiện nhiều loại báo cáo cho nhiều cơ