Hệ thống thông tin kinh tế được hình thành và phát triển từ nhu cầu thông tin của hệ thống kinh tế, là tiểu hệ thống trong mỗi hệ thống kinh tế, phục vụ trực tiếp cho quá trình quản lý, vận hành hệ thống kinh tế đó.
Trong nền kinh tế thị trường, các tổ chức kinh tế tồn tại như một hệ thống độc lập. Từ những đơn vị kinh tế cơ sở (doanh nghiệp, hộ gia đình) bản thân chúng là những hệ thống hoàn chỉnh, thông qua hoạt động của các hệ thống đó xuất hiện các mối quan hệ tương tác phức tạp hình thành lên các hệ thống lớn hơn. Đó là các ngành, các lĩnh vực kinh tế, nền kinh tế quốc dân, kinh tế trong một khu vực quốc tế và thế giới.
Các hệ thống kinh tế dù ở cấp vi mô (các đơn vị kinh tế) hay ở các cấp vĩ mô (các ngành, lĩnh vực kinh tế, nền kinh tế quốc dân, v.v....) đều có những đặc trưng sau đây:
- Các hệ thống kinh tế cực kỳ phức tạp: mỗi hệ thống bao gồm nhiều yếu tố khác nhau. Các yếu tố đó có thể kết hợp với nhau dưới một hình thức nhất định tạo thành các tiểu hệ thống (phân hệ). Các tiểu hệ thống này có thể khác biệt nhau qua các chức năng khác nhau mà chúng thực hiện
trong một hệ thống, hoặc ở cấp độ phức tạp của việc thực hiện các chức năng đó.
Lấy ví dụ hệ thống kinh tế cơ sở là doanh nghiệp. Doanh nghiệp được hình thành từ sự liên kết của các nguồn lực khác nhau để thực hiện vai trò là đơn vị sản xuất kinh doanh của một nền kinh tế. Đó là các nguồn:
vốn bằng tiền, cơ sở vật chất kỹ thuật (nhà cửa, máy móc, thiết bị, cơ sở nguyên vật liệu, công nghệ), lao động, thông tin, v.v...
Sự kết hợp các nguồn này theo các cách thức khác nhau thông qua các loại mối quan hệ khác nhau để thực hiện một hoặc một số chức năng chuyên biệt hình thành nên các bộ phận (tiểu hệ thống) của doanh nghiệp, như: sản xuất, nghiên cứu phát triển, lao động tiền lương, tài chính, marketing và các bộ phận khác.
- Hệ thống kinh tế không khép kín.
Trong các quá trình hoạt động của một hệ thống kinh tế không chỉ cần có quan hệ tương tác giữa các yếu tố, các phân hệ bên trong của hệ thống mà cần có các quan hệ tương tác giữa hệ thống với bên ngoài. Việc duy trì các luồng đầu vào và đầu ra là điều kiện sống còn của mỗi hệ thống kinh tế. Do đó, hoạt động của một hệ thống kinh tế phụ thuộc vào hoạt động của các yếu tố, các hệ thống kinh tế khác có quan hệ ở đầu vào hoặc đầu ra của hệ thống kinh tế đó.
- Hệ thống kinh tế chịu sự tác động của một số yếu tố xác định, đồng thời của các yếu tố ngẫu nhiên. Sự xuất hiện của nhiều yếu tố ngẫu nhiên này có thể tác động đến hệ thống theo các chiều hướng, mức độ khác nhau, làm cho hệ thống luôn có khả năng rơi vào trạng thái mất cân bằng hoặc đi chệch hướng của nó.
- Hệ thống kinh tế có khả năng tự điều khiển, điều chỉnh. Khả năng đó được thực hiện nhờ bộ phận quản lý của mỗi hệ thống kinh tế. Bộ phận này không chỉ đề ra các mục tiêu của hệ thống mà còn hoạch định các
chiến lược, các chương trình, biện pháp thực hiện các mục tiêu đó. Việc tổ chức thực hiện các chiến lược, chính sách, chương trình đó được thực hiện ở các cấp khác nhau. Bộ phận quản lý còn có chức năng kiểm tra, đưa ra những điều chỉnh cần thiết trong quá trình triển khai các hoạt động để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Hệ thống thông tin về các yếu tố, các quá trình bên trong của hệ thống cũng như các yếu tố bên ngoài có quan hệ trực tiếp hay gián tiếp đến hoạt động của hệ thống kinh tế.
Các hệ thống kinh tế được tổ chức ở các cấp độ khác nhau, theo các đặc trưng khác nhau để thực hiện những mục tiêu nhất định. Nhưng tất cả các hệ thống đó đều được tạo thành từ hệ thống cơ bản, dưới hình thức các đơn vị kinh tế, đó là: doanh nghiệp và gia đình.
1.3.2.1 Doanh nghiệp
a) Hệ thống kinh tế doanh nghiệp:
Doanh nghiệp là một hệ thống kinh tế hoàn chỉnh thực hiện các chức năng sản xuất kinh doanh nhằm đạt một số mục tiêu nhất định. Các mục tiêu cơ bản của doanh nghiệp là sản xuất kinh doanh các sản phẩm - dịch vụ nhằm thỏa mãn các nhu cầu tiêu dùng của xã hội và thu lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nhìn chung doanh nghiệp là các đơn vị kinh doanh nhằm mục tiêu lợi nhuận. Đôi khi, người ta còn bao hàm vào đó cả các đơn vị kinh tế không nhằm mục tiêu lợi nhuận (ví dụ: trong luật doanh nghiệp nhà nước (DNNN) do Chủ tịch nước ta ký ngày 30 tháng 4 năm 1995, điều 1 có quy định các tổ chức kinh tế do Nhà nước đầu tư vốn hoạt động kinh doanh hoặc công ích là DNNN).
Trong kinh tế thị trường, loại hình các đơn vị kinh tế công ích này không nhiều, nên chúng ta tạm thời không bàn đến, mà chỉ quan tâm đến doanh nghiệp theo cách hiểu chung.
Có nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau, hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau, nhưng đều có các hoạt động kinh doanh với đặc trưng là làm cho những đồng tiền vốn ban đầu bỏ vào kinh doanh tạo ra những đồng tiền thu về nhiều hơn. Sự chênh lệch về tiền đó chính là lợi nhuận mà doanh nghiệp theo đuổi khi kinh doanh. Nếu hoạt động kinh doanh liên tiếp không đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp, kể cả sau khi đã có những nỗ lực lớn, thì nó không còn có ý nghĩa đối với doanh nghiệp nữa. Doanh nghiệp sẽ không thể tiếp tục kinh doanh, sẽ chuyển sang ngành khác hoặc bị phá sản.
Các doanh nghiệp có các yếu tố cấu thành khác nhau, cấu trúc các mối quan hệ giữa các yếu tố, các bộ phận của chúng có những đặc trưng riêng. Tuy nhiên, trong mỗi hệ thống doanh nghiệp có thể nhận thức được một số nội dung cơ bản sau:
- Các nguồn lực mà doanh nghiệp đang có và sử dụng vào sản xuất kinh doanh. Đó là những người lao động với trình độ năng lực chuyên môn khác nhau được sắp xếp bố trí để thực hiện các công việc, các chức năng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh và quản lý doanh nghiệp. Đó là mặt bằng đất đai, các tư liệu sản xuất hữu hình, vốn bằng tiền. Đó còn là các nguồn lực vô hình, như công nghệ, uy tín, thông tin... mà doanh nghiệp có thể huy động để sản xuất kinh doanh nhằm sinh lợi. Đây không phải là những nguồn lực cố định mà chúng luôn luôn được thay đổi, cả về số lượng và chất lượng. Sự thay thế nguồn lực này bằng nguồn lực khác, sự bổ sung liên tục một số nguồn lực đã được sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp phải tham gia vào quan hệ trao đổi với bên ngoài, thông qua thị trường yếu tố sản xuất. Ở đây doanh nghiệp phải mua các yếu tố sản xuất để duy trì các chu kỳ sản xuất kinh doanh. Nhưng nhiều khi doanh nghiệp cũng cần phải bán một số nguồn lực để tạo ra những thay đổi cần thiết của hệ thống. Như vậy, đầu vào của doanh nghiệp chủ yếu có các loại
yếu tố sản xuất khác nhau, còn ở đầu ra cũng có thể xuất hiện các yếu tố sản xuất.
- Sản phẩm ở đầu ra là kết quả của quá trình kết hợp các yếu tố sản xuất. Các sản phẩm đó có thể tồn tại dưới dạng vật chất cụ thể hay các dịch vụ (sản phẩm vô hình). Doanh nghiệp bán các sản phẩm của mình để thỏa mãn các nhu cầu của thị trường sản phẩm để có thu nhập bù đắp cho các chi phí mua các đầu vào và thu lợi nhuận.
- Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp các yếu tố sản xuất theo một công nghệ nhất định để tạo ra các sản phẩm.
- Quá trình kinh doanh là quá trình vận động của đồng tiền của doanh nghiệp để sinh lợi, qua các trạng thái khác nhau: vốn bằng tiền ban đầu, chi phí mua các yếu tố sản xuất để đưa chúng vào quá trình sản xuất, giá trị sản phẩm sản xuất ra, doanh thu của doanh nghiệp.
- Quá trình quản lý: là quá trình ra các quyết định liên quan đến hoạch định, tổ chức, phối hợp, điều hòa điều chỉnh và kiểm tra các hoạt động sản xuất kinh doanh để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp trong từng thời kỳ.
- Quá trình thông tin: là quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ, cung cấp các thông tin cần thiết cho các quá trình trên, đặc biệt là cho quá trình quản lý.
- Các quá trình hoạt động khác.
Thực chất của các quá trình này là thực hiện các quan hệ tương tác giữa các yếu tố bên trong của doanh nghiệp cũng như giữa các yếu tố của doanh nghiệp với bên ngoài. Thông qua các quá trình đó, các yếu tố của doanh nghiệp được vận động, biến đổi tạo ra các luồng vận động bên trong doanh nghiệp và các luồng vận động từ doanh nghiệp tới môi trường bên ngoài và ngược lại, chủ yếu là thông qua các thị trường.
Có thể mô hình hóa hệ thống doanh nghiệp theo mô hình sau:
Sơ đồ 5: Hệ thống doanh nghiệp
b) Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp:
Hệ thống thông tin kinh tế của doanh nghiệp là một bộ phận của hệ thống doanh nghiệp. Nó có vai trò sau đây:
- Đảm bảo các thông tin cần thiết cho các quá trình ra quyết định quản lý.
- Truyền đạt thông tin về các quyết định cho các hệ thống thực hiện.
- Cung cấp các thông tin kiểm tra việc thực hiện các quyết định cho hệ thống quản lý để có những điều chỉnh cần thiết.
- Trao đổi thông tin giữa doanh nghiệp với môi trường bên ngoài.
Nguồn lực:
Đầu ra:
- Sản phẩm - Lao động
- Thông tin - Tư liệu
sản xuất
- Các đầu
- Thông tin ra khác
- Các nguồn lực khác
Vốn bằng Doanh
tiền thu
Tiểu hệ thống quản lý
Tiểu hệ thống thông tin
Tiểu hệ thống sản xuất v cácà hệ thống thực
hiện khác
Thị trường sản phẩm
v các à đầu ra khác Thị
trường đầu v o à (các yếu tố sản
xuất
Tùy thuộc vào mức độ phức tạp và quy mô của hệ thống doanh nghiệp mà hệ thống thông tin kinh tế có thể có quy mô, trình độ và hình thức tổ chức khác nhau. Hệ thống thông tin có thể bao gồm trung tâm thông tin độc lập và bộ phận thông tin đan xen trong các hệ thống khác.
Hệ thống thông tin thường gồm có hai phần:
- Hệ thống thông tin hình thức, được thiết kế và hoạt động theo các nguyên tắc, các quy chế cụ thể. Trong hệ thống đó bao gồm các cá nhân, các bộ phận chức năng được trang bị các phương tiện cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ thông tin xác định. Hệ thống thông tin hình thức có thể được phân hệ theo các chức năng trong một quá trình thông tin: thu thập, chọn lọc, phân loại, xử lý, lưu trữ, truyền tin, hoặc theo phương pháp, mục đích thông tin: kế toán, thống kê, marketing, v.v... Đồng thời còn được phân cấp với các quy định, ranh giới và vai trò , nhiệm vụ cụ thể của mỗi cấp, mỗi bộ phận trong các cấp. Nó có thể được chương trình hóa để cung cấp các thông tin về các hoạt động của doanh nghiệp một cách thường xuyên định kỳ. Hệ thống này còn có thể phải tuân theo các luật lệ, quy định và phương pháp làm việc của các ngành nghề, các bộ phận khác nhau trong cơ cấu hình thức của hệ thống doanh nghiệp.
- Hệ thống thông tin phi hình thức hình thành từ các quan hệ thông tin giữa các cá nhân hoặc nhóm trên cơ sở quan hệ giao tiếp không chính thức hoặc thương lượng không chính thức giữa họ với nhau. Nó thường được đặc trưng bởi các thái độ chính trị, văn hóa. Hoạt động của hệ thống này không tuân theo các quy định, không có các luật lệ chung, ít khi được chuơng trình hóa. Nó cung cấp nhiều thông tin khác nhau cho các quá trình hoạt động của doanh nghiệp, đôi khi bổ sung những hạn chế của hệ thống hình thức. Vì vậy các doanh nghiệp thường cần có nó để có thể hoạt động hiệu quả.
1.3.2.2. Gia đình và mối quan hệ giữa gia đình với các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường
Chúng ta không bàn đến gia đình với tư cách là một đơn vị xã hội cơ bản mà chỉ với tư cách là một đơn vị kinh tế trong nền kinh tế thị trường. Gia đình tham gia vào nền kinh tế với hai vai trò chính: đơn vị chủ nguồn lực kinh tế và đơn vị tiêu dùng. Gia đình, dù có ít (thậm chí một) hay nhiều thành viên, có thể sở hữu các loại nguồn lực kinh tế khác nhau, như: sức lao động, tiền vốn, thông tin, đất đai, tư liệu sản xuất, v.v... Họ trao đổi các thứ đó để có được thu nhập và dùng nó để mua các hàng hóa thỏa mãn các nhu cầu của mình Gia đình cũng có thể là đơn vị sản xuất kinh doanh và khi đó nó được xem như một loại hình doanh nghiệp đặc thù. So với doanh nghiệp, hệ thống gia đình đơn giản hơn nhiều.
Các quá trình và các mối quan hệ giữa các thành viên trong gia đình xét về mặt kinh tế rất đơn giản. Gia đình phải ra các quyết định về sử dụng, tái tạo và phát triển các nguồn lực của mình, các quyết định sử dụng thu nhập để tích lũy hay tiêu dùng, tiêu dùng cái gì, bao nhiêu, khi nào, như thế nào, tích lũy của cải dưới dạng nào, cũng như các quyết định khác. Thường ít có sự phân chia thành các tiểu hệ thống chức năng và không có một hệ thống thông tin phức tạp trong một gia đình. Tuy nhiên, để ra các quyết định kinh tế, gia đình cũng trao đổi các thông tin với các hệ thống kinh tế khác, đặc biệt các thông tin liên quan đến các hệ thống, các yếu tố ở thị trường hàng hóa tiêu dùng mà gia đình tham gia với tư cách là người mua và thị trường các yếu tố sản xuất mà gia đình tham gia chủ yếu với tư cách là người bán.
Như vậy, cả gia đình và doanh nghiệp đều tham gia vào các thị trường. Cấu trúc nội bộ, các quá trình, các hành vi hoạt động của họ đều chịu tác động của các quan hệ thị trường theo các quy luật khách quan mà các nhà kinh tế gọi đó là cơ chế thị trường.
Trong nền kinh tế thị trường, gia đình và doanh nghiệp có các quan hệ phức tạp với nhau, trong đó các mối quan hệ chủ yếu nhất được thực hiện thông qua các thị trường. Chúng bao gồm các mối quan hệ hàng hóa, tiền tệ, cung cầu, cạnh tranh, v.v... Các luồng quan hệ chính được các nhà kinh tế mô hình hóa theo sơ đồ sau:
Sản phẩm hàng hóa Hàn Hàng hóa tiêu dùng
Doanh thu Chi phí tiêu dùng
Chi phí SX Thu nhập
Các yếu tố đầu vào Các yếu tố SX
Ghi chú: Luồng các yếu tố sản xuất Luồng hàng hóa tiêu dùng Luồng tiền tệ
Thông tin
Sơ đồ 6: quan hệ giữa doanh nghiệp, gia đình thông qua thị trường
Các luồng quan hệ khác diễn ra khi các gia đình tiết kiệm và dùng số tiền đó để tích lũy dưới dạng các nguồn lực hoặc các hàng hóa khác nhau, các doanh nghiệp đầu tư và mua các yếu tố sản xuất giữa chúng với
Thị trường h ng hóa à
tiêu dùng
Thị trường thông tin
Thị trường các yếu tố sản xuất
Doanh nghiệp Gia đình
nhau, các doanh nghiệp mua các hàng hóa tiêu dùng từ thị trường hàng tiêu dùng, các hoạt động xuất nhập khẩu, v.v...
Các mối quan hệ tương đối bền vững theo một cách thức nhất định giữa các doanh nghiệp và gia đình hình thành nên các hệ thống lớn hơn, như ngành sản xuất, khu vực sản xuất, thị trường, tiêu dùng... Sự thống nhất giữa các hệ thống đó ở mỗi quốc gia chính là nền kinh tế quốc dân. Nó bao gồm toàn bộ các hệ thống nhỏ và các mối liên hệ giữa các hệ thống nhỏ chứ không phải là phép cộng của các hệ thống nhỏ. Vì vậy nền kinh tế muốn vận hành được không chỉ do sự vận động và tương tác của các doanh nghiệp và gia đình theo cơ chế thị trường mà còn xuất hiện các cơ cấu khác với vai trò phối hợp điều tiết chung. Đóng vai trò quan trọng nhất trong các cơ cấu đó là Chính phủ.
1.3.2.3. Chính phủ và hệ thống thông tin của Chính phủ trong nền kinh tế thị trường
a) Chính phủ với các vai trò kinh tế của nó.
Trong nền kinh tế thị trường Chính phủ luôn có những vai trò xác định. Các vai trò này của Chính phủ liên quan đến sự tham gia vào nền kinh tế của Chính phủ với các tư cách:
- Chủ các nguồn lực kinh tế công cộng: tài nguyên thiên nhiên, các cơ sở hạ tầng và các nguồn lực khác.
- Tham gia trực tiếp vào các hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các doanh nghiệp Nhà nước hoặc liên doanh giữa Nhà nước với các thành phần kinh tế khác.
- Tham gia với tư cách chủ thể tiêu dùng qua các tổ chức của Chính phủ.
- Quản lý vĩ mô nền kinh tế thị trường.
Với ba tư cách đầu, Chính phủ hoạt động thông qua hệ thống các tổ chức, các doanh nghiệp của mình. Cơ cấu, sự vận hành của các tổ chức này gắn bó hữu cơ và chịu sự chi phối của các quy luật kinh tế giống như các doanh nghiệp, những chủ nguồn lực và người tiêu dùng thuộc các thành