Hệ thống kinh tế kế hoạch hóa tập trung đòi hỏi phải tổ chức được một hệ thống thông tin kinh tế thống nhất trong cả nước phục vụ trước hết cho công tác kế hoạch hóa của Nhà nước. Sự phân tuyến nền kinh tế từ trung ương đến cơ sở theo ngành, theo địa phương (vùng lãnh thổ) đã dẫn đến sự hình thành các luồng thông tin vận động theo tuyến thống nhất từ trung ương đến các đơn vị cơ sở. Hệ thống thông tin đó đảm bảo cho quá trình quản lý tập trung, thống nhất nền kinh tế trong đó kế hoạch là trung tâm.
Hệ thống thông tin kinh tế bao gồm ba hệ thống cơ bản:
- Hệ thống thông tin kế hoạch - Hệ thống thông tin thống kê
- Hệ thống thông tin quản lý chuyên ngành.
2.2.1.1. Hệ thống thông tin kế hoạch
Đây là hệ thống thông tin phức tạp phục vụ cho công tác kế hoạch hóa tập trung thống nhất toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Thông tin kế hoạch được vận động giữa các đơn vị kinh tế cơ sở (xí nghiệp, hợp tác xã) và đầu mối kế hoạch Trung ương là Ủy ban kế hoạch Nhà nước qua hai tuyến chính; theo ngành và theo địa phương.
Có thể mô hình hóa hệ thống thông tin kế hoạch theo sơ đồ 12.
Các tổ chức trực tiếp thực hiện công tác thông tin kế hoạch là bộ phận kế hoạch của các tổ chức kinh tế nằm trong hệ thống kinh tế quốc dân.
Hệ thống thông tin kế hoạch được phân chia theo chiều ngang theo vùng lãnh thổ và theo ngành, thành các tuyến và ở mỗi tuyến được phân chia theo các cấp.
Theo vùng lãnh thổ, các cấp bao gồm:
- Trung ương (UBKHNN).
- Tỉnh và thành phố trực thuộc trung ương (UBKHNN cấp tỉnh, thành phố).
- Huyện (phòng kế hoạch).
- Xã, phường (ban kế hoạch).
- Các xí nghiệp, hợp tác xã (phòng, ban kế hoạch).
Các xí nghiệp quốc doanh thuộc trung ương về lãnh thổ có quan hệ trực tiếp với UB KHNN cấp tỉnh, thành phố.
Các xí nghiệp địa phương, hợp tác xã báo cáo kế hoạch với phòng, ban kế hoạch thuộc huyện, quận hoặc xã, phường ở địa phương đó.
Theo ngành kinh tế, hệ thống thông tin kế hoạch được phân chia thành các cấp khác nhau tùy theo mức độ phân cấp của mỗi ngành. Ở mỗi cấp có bộ phận trực tiếp thực hiện thông tin kế hoạch.
Chính phủ
Các Bộ v cácà cơ quan ngang
Bộ
UB KHNN Vụ kế
hoach
Các cơ quan trung gianPhòng kế hoạch Chính quyền cấp tỉnhUB kế hoạch tỉnh, TP
Chính quyền cấp huyện, xã
Phòng kế hoạch Xí nghiệp, hợp tác xãPhòng, ban kế hoạch
Sơ đồ 12: Hệ thống thông tin kế hoạch
- Cấp Bộ hoặc cơ quan ngang bộ: vụ kế hoạch.
- Cấp trung gian (Tổng cục, cục...): phòng kế hoạch.
- Cấp cơ sở (xí nghiệp, hợp tác xã thuộc chuyên ngành quản lý):
phòng, ban kế hoạch.
Hoạt động thông tin kế hoạch được thực hiện theo chế độ báo cáo và hệ thống chỉ tiêu biểu mẫu kế hoạch do UBKHNN ban hành.
Kế hoạch được lập và thông báo xuống các cấp bao gồm hai loại chủ yếu:
- Kế hoạch 5 năm.
- Kế hoạch hàng năm.
Kế hoạch 5 năm chủ yếu đưa ra những mục tiêu, những định hướng lớn cho toàn bộ ngành kinh tế cũng như cho các ngành, các tỉnh và thành phố trực thuộc trung ương.
Tham gia luận chứng và xây dựng dự thảo kế hoạch 5 năm chủ yếu là các vụ kế hoạch của các bộ và các cơ quan ngang bộ phối hợp với UBKHNN,
căn cứ vào các mục tiêu, phương hướng, nhiệm vụ phát triển kinh tế của Đảng đề ra trong từng thời kỳ. Kế hoạch 5 năm sau đó được phân bổ cho các cấp đến các xí nghiệp và hợp tác xã. Căn cứ vào các số kiểm tra, các xí nghiệp, hợp tác xã lập kế hoạch 5 năm với các chỉ tiêu cơ bản:
- Số lượng sản phẩm.
- Tổng giá trị sản phẩm.
- Lao động.
- Vật tư.
- v.v...
Kế hoạch hàng năm triển khai từ kế hoạch 5 năm, với các chỉ tiêu chi tiết và cụ thể. Trình tự lập cũng như các thông tin kế hoạch ở các cấp được quy định cụ thể. Tuy có những cải tiến, đổi mới trong công tác kế hoạch, nhưng hệ thống thông tin kế hoạch hàng năm có một số đặc điểm chung sau đây:
- Hệ thống thông tin kế hoạch mang tính hiện vật lại bao trùm toàn bộ các hoạt động kinh tế quốc dân với rất nhiều các chỉ tiêu.
Điển hình là hệ thống chỉ tiêu kế hoạch hàng năm của các xí nghiệp công nghiệp quốc doanh. Theo chế độ báo cáo và hệ thống chỉ tiêu, biểu mẫu kế hoạch hàng năm của xí nghiệp công nghiệp quốc doanh do UBKHNN ban hành năm 1976 kèm theo Quyết định số 302 TTg ngày 7/7/1976 và Quyết định số 455 BV/KHH của Chủ nhiệm UBKHNN, hệ thống chỉ tiêu nằm trong 7 bộ phận kế hoạch:
1- Kế hoạch sản xuất và tiêu thụ.
2- Kế hoạch khoa học kỹ thuật và các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật chủ yếu.
3- Kế hoạch xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn.
4- Kế hoạch vật tư thiết bị.
5- Kế hoạch lao động tiền lương.
6- Kế hoạch giá thành.
7- Kế hoạch tài chính tín dụng.
Các chỉ tiêu này còn được chi tiết hóa, cụ thể hóa trong 37 biểu mẫu kế hoạch.
Các chỉ tiêu được dự thảo, duyệt và tổng hợp từ cơ sở lên theo ngành và địa phương và được giao xuống cho các xí nghiệp. Kế hoạch năm được giao sẽ phân bổ cho từng quý, tháng. Xí nghiệp báo cáo lên các cấp theo quy định về tình hình thực hiện kế hoạch hàng tháng, quý và báo cáo hoàn thành kế hoạch cuối năm theo các biểu đó bao gồm ba mức độ: kế hoạch, thực hiện và mức độ hoàn thành kế hoạch cuối năm. Trong năm thực hiện kế hoạch có thể có những điều chỉnh kế hoạch do đề xuất ở cơ sở hoặc bên trên. Thông tin điều chỉnh kế hoạch cũng sẽ được báo cáo và xét duyệt từ dưới lên trên và được thông báo xuống cho xí nghiệp.
Việc xử lý và truyền đạt một hệ thống chỉ tiêu phức tạp, chi tiết cụ thể ở các cấp quản lý từ trung ương đến địa phương mất nhiều thời gian, khó nắm bắt kịp thời các vấn đề kinh tế phát sinh.
- Xí nghiệp báo cáo lên các cơ quan quản lý khác nhau theo nhiều loại bảng biểu báo cáo khác nhau.
Trong chế độ báo cáo đối với các xí nghiệp công nghiệp quốc doanh, các bảng biểu báo cáo kế hoạch hàng năm được gửi đến các cơ quan sau đây:
1- Cơ quan cấp trên quản lý trực tiếp.
2- UBKHNN tỉnh, thành phố.
3- Sở, Ty Tài chính.
4- Chi điếm ngân hàng.
5- Chi cục thống kê.
6- Ủy ban Vật giá tỉnh, thành phố.
7- Ban khoa học kỹ thuật tỉnh, thành phố.
8- Công ty vận tải.
9- Sở, Ty lao động.
Mỗi cơ quan nói trên yêu cầu số các bảng biểu theo quy định, làm cho các xí nghiệp phải chuẩn bị và lưu giữ, cung cấp một số lượng lớn các báo cáo. Đó cũng là một trong những nguyên nhân cơ bản dẫn tới bệnh quan liêu, giấy tờ trong cơ chế quản lý kinh tế trước đây.
- Các tuyến thông tin tổ chức theo ngành dọc, ít có các quan hệ thông tin ngang ở cấp cơ sở và trung gian tạo ra sự độc quyền về thông tin kinh tế, sự phụ thuộc về thông tin của cấp dưới đối với cấp trên.
Việc lập kế hoạch sản xuất - kỹ thuật - tài chính ở doanh nghiệp chủ yếu dựa vào các thông tin về tiềm năng của doanh nghiệp và các số kiểm tra kế hoạch mà cấp trên giao xuống. UBKHNN như là một đầu mối hội tụ tất cả các luồng thông tin.
- Công nghệ thông tin ở trình độ thấp.
Việc xử lý và truyền đạt thông tin chủ yếu thực hiện bằng các phương pháp đơn giản, cơ giới hóa hoặc thủ công. Nó đòi hỏi nhiều nhân lực lại mất nhiều thời gian để gửi báo cáo, duyệt và truyền đạt kế hoạch, cũng như điều chỉnh kế hoạch trong năm, dẫn tới nhiều khi, kế hoạch chính thức được duyệt và thông báo xuống xí nghiệp khi nó sắp hoàn thành. Do đó, gây ra tình trạng trì trệ, kém thích ứng với những biến động trong toàn bộ hệ thống.
Ngoài hai loại kế hoạch trên, trong hệ thống thông tin kế hoạch còn có các loại kế hoạch dài hạn, như kế hoạch 10, 15, 20 năm. Những kế hoạch này chỉ có tính định hướng ở tầm vĩ mô.
Bên cạnh đó, để chỉ đạo các hoạt động kinh tế, các doanh nghiệp, các ngành, các cấp còn phải thực hiện một chế độ báo cáo nhanh, chủ yếu về tiến độ sản xuất, những khó khăn bất thường và những biện pháp kiến nghị hoặc cần cấp trên tháo gỡ. Các thông tin này được quy định như trong báo cáo thống kê nhanh. Đây là hệ thống thông tin bao trùm, lấn át các hệ thống thông tin khác.
2.2.1.2. Hệ thống thông tin thống kê
Đây là hệ thống thông tin hoạt động theo chế độ và các phương pháp thống kê, nhằm phục vụ cho nhu cầu thông tin quản lý mà trọng tâm là cho công tác kế hoạch hóa. Khác với thông tin kế hoạch vận động theo hai chiều, thông tin thống kê chủ yếu vận động theo chiều từ cơ sở lên trên.
Các thông tin xuống cơ sở chủ yếu là các quy chế, chế độ báo cáo thống kê cũng như các yêu cầu về thông tin của các tổ chức thống kê mà các cấp cần phải báo cáo trong mỗi thời kỳ.
Hệ thống thông tin thống kê được tổ chức theo sơ đồ 13.
Hệ thống thông tin thống kê được thực hiện nhờ có các tổ chức thống kê nằm ở các ngành, các cấp từ trung ương đến địa phương và hoạt động theo các quy định thống nhất. Đầu mối trung ương của hệ thống này là Tổng cục thống kê. Dưới đó là Cục thống kê (cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương). Vụ thống kê - kế hoạch (Bộ Kinh tế) rồi đến các phòng, ban thống kê ở các đơn vị kinh tế cơ sở (xí nghiệp, hợp tác xã).
Các loại thông tin thống kê bao gồm:
+ Các báo cáo định kỳ:
- Báo cáo thống kê nhanh 5 ngày hoặc 10 ngày một lần, về tiến độ thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh, thiên tai, dịch bệnh hoặc những khó khăn cần có những biện pháp xử lý ngay hoặc cần thúc đẩy tiến độ.
Các chỉ tiêu báo cáo cho từng ngành cụ thể được quy định trong chế độ báo cáo thống kê nhanh của Nhà nước, ban hành kèm theo Nghị định 29-CP ngày 12/2/1976 [5].
- Báo cáo hoàn thành kế hoạch hàng tháng, quý và năm bao gồm các chỉ tiêu của kế hoạch sản xuất - kỹ thuật - tài chính.
+ Các điều tra thống kê.
Sơ đồ 13: Hệ thống thông tin thống kê
Các thông tin này được tổng hợp ở các phòng, cục, tổng cục thống kê để cung cấp thông tin cho công tác kế hoạch cũng như cho các cấp quản lý kinh tế. Các cơ quan thống kê cũng cung cấp các số liệu thống kê dưới dạng các ấn phẩm (số liệu thống kê hàng năm, số liệu thống kê các thời kỳ,
Chính phủ
Bộ cơ quan ngang Bộ Vụ Thống kê
Tổng cục Thống kê
Ủy ban kế hoạch Nh nà ước
Cơ quan trung gian Phòng thống kê
Tỉnh, th nh phà ố Cục thống kê
tỉnh Huyện, xã Phòng thống kê
Xí nghiệp TW Phòng, ban thống
kê kế toán
Hợp tác xã Ban thống kê
kế toán
Xí nghiệp địa phương Phòng thống kế
kế toán
v.v...) nhưng phát hành không rộng rãi. Đây là hệ thống thông tin gắn liền với hệ thống thông tin kế hoạch, phục vụ cho bộ máy quản lý kế hoạch hóa nên thường trùng lắp về thông tin với hệ thống kế hoạch.
2.2.1.3. Hệ thống thông tin quản lý chuyên ngành
Đó là các hệ thống thông tin kinh tế phục vụ cho quản lý kinh tế ở các cấp, các ngành. Ngoài hệ thống thông tin kế hoạch và thống kê, các ngành, các cấp còn có hệ thống thông tin về tổ chức, kỹ thuật để thực hiện các chức năng tổ chức, điều phối, chỉ đạo các hoạt động thuộc chuyên ngành kinh tế kỹ thuật.Các loại thông tin trong hệ thống này bao gồm:
+ Thông tin khoa học kỹ thuật gồm:
- Các thông tin về các đề tài nghiên cứu khoa học kỹ thuật được thực hiện ở các cấp.
- Các thông tin về thành tựu khoa học kỹ thuật trong ngành.
- Các thông tin về trình độ công nghệ, kỹ thuật của các đơn vị cơ sở trong ngành.
- Các thông tin khoa học kỹ thuật khác.
+ Các thông tin về nguồn lực và quản lý nguồn lực.
- Về vốn và sử dụng vốn
- Về tài sản cố định và sử dụng tài sản cố định - Về lao động và tổ chức lao động, tiền lương - Các thông tin khác.
+ Các thông tin phục vụ cho thực hiện các chức năng quản lý kinh tế khác của ngành. Hệ thống thông tin này chủ yếu thực hiện trên cơ sở kế hoạch.
2.2.1.4. Hệ thống thông tin kinh tế của các doanh nghiệp
Là các đơn vị sản xuất kinh doanh theo kế hoạch được giao, các doanh nghiệp (xí nghiệp quốc doanh, hợp tác xã) tuy là những đơn vị kinh
tế độc lập nhưng thực tế là các đơn vị thực hiện các kế hoạch được cấp trên giao cho, như là các chỉ tiêu pháp lệnh.
Hệ thống thông tin kinh tế của doanh nghiệp được tổ chức và hoạt động theo các quy chế, chế độ Nhà nước quy định.
Trong hệ thống thông tin của các doanh nghiệp bao gồm các bộ phận chủ yếu sau:
- Hệ thống thông tin kế toán: là hệ thống thông tin quan trọng, thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản trong quá trình sản xuất và tái sản xuất. Các phương pháp kế toán (chứng từ, tài khoản) cho phép các bộ phận quản lý nắm bắt kịp thời tình hình vốn, nguồn vốn và sử dụng vốn của doanh nghiệp, diễn biến của các quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời chúng giúp cho việc hệ thống hóa thông tin (với hệ thống các tài khoản) cũng như kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các hoạt động kinh tế.
Hệ thống này đảm bảo cho việc cung cấp thông tin một cách có hệ thống, thường xuyên liên tục cho công tác quản lý kinh tế nhất là quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, do tính bao trùm của hệ thống thông tin kế hoạch, nên chức năng của hệ thống thông tin kế toán chủ yếu là ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổng hợp dưới các hình thức dễ kiểm tra, đánh giá. Đôi khi các thông tin kế toán mang tính chất hình thức, ít giúp cho việc phân tích, đánh giá các hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Hệ thống thông tin thống kê: là hệ thống thu thập và xử lý các thông tin theo các phương pháp, chế độ thống kê, cung cấp các thông tin định kỳ để kiểm tra tiến độ thực hiện kế hoạch của doanh nghiệp. Các thông tin thống kê chủ yếu phản ánh hoạt động kinh tế của doanh nghiệp về mặt lượng, được đánh giá dưới hình thức giá trị, hiện vật hoặc các hình thức khác. Hệ thống thông tin thống kê cũng phản ánh các mối quan hệ
giữa các hiện tượng các quá trình hoạt động kinh tế cũng như động thái, tốc độ phát triển. Thông tin thống kê có tính định kỳ không liên tục. Các thông tin thống kê có thể được thu thập và xử lý một cách độc lập hoặc sử dụng các thông tin kế toán như những dữ liệu ban đầu. Các thông tin này chủ yếu phản ánh tình hình thực hiện kế hoạch nên thường đi liền với thông tin kế hoạch.
- Hệ thống thông tin kế hoạch: phục vụ cho công tác kế hoạch hóa của doanh nghiệp bao gồm các khâu: lập kế hoạch, giao, thực hiện kế hoạch và kiểm tra việc thựchiện kế hoạch. Hệ thống thông tin kế hoạch chủ yếu do phòng kế hoạch chủ trì tổ chức phối hợp với các phòng ban chức năng và các bộ phận sản xuất. Các thông tin kế hoạch chủ yếu là các chỉ tiêu kế hoạch nằm trong kế hoạch sản xuất - kỹ thuật - tài chính của doanh nghiệp. Các luồng thông tin vận động trong hệ thống này bao gồm:
+ Các chỉ tiêu kế hoạch được cụ thể hóa và những hướng dẫn thực hiện từ phòng kế hoạch được cán bộ lãnh đạo doanh nghiệp giao cho các bộ phận trong doanh nghiệp xuống đến từng tổ nhóm, cá nhân thực hiện.
+ Báo cáo về tiến độ thực hiện kế hoạch theo định kỳ (tuần, tháng, quý, năm) từ các tổ nhóm lên ban lãnh đạo xí nghiệp (Đảng ủy, Ban giám đốc).
+ Những điều chỉnh kế hoạch đột xuất.
- Hệ thống thông tin kinh tế phục vụ cho việc thực hiện các chức năng, các nghiệp vụ kinh tế kỹ thuật khác của doanh nghiệp. Hệ thống thông tin này được tổ chức từ các bộ phận chức năng hoặc các bộ phận kỹ thuật, sản xuất phục vụ cho các hoạt động quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động cụ thể. Các thông tin chủ yếu bao gồm:
+ Các chỉ thị, hướng dẫn của các cán bộ chỉ huy trực tuyến đối với cấp dưới.