Hệ thống thông tin kinh tế của các doanh nghiệp không chỉ giúp cho những người quản lý doanh nghiệp kiểm soát được các hoạt động kinh tế bên trong cũng như những tác động bên ngoài trong các quá trình đề ra và tổ chức thực hiện các quyết định kinh tế để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Với xu hướng phát triển kinh tế trong nước cũng như trên thế giới hiện nay, hệ thống thông tin kinh tế còn phải trở thành một yếu tố quan trọng tạo ra những thay đổi về tiềm lực kinh tế (nâng cao năng lực, trình độ của người lao động, tìm kiếm các cơ hội, tạo ra các giá trị mới nhờ vận dụng các tri thức về khoa học, công nghệ, v.v...), về cơ cấu cũng như nội dung, phương pháp hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp.
Để khắc phục những hạn chế đã được phân tích ở chương 2, các doanh nghiệp có thể nghiên cứu, vận dụng các giải pháp, các phương pháp phát triển hệ thống thông tin kinh tế sao cho phù hợp với từng truờng hợp
cụ thể. Từ việc phân tích, nghiên cứu các hệ thống thông tin kinh tế của các doanh nghiệp khác nhau, tác giả xin kiến nghị một số giải pháp sau:
3.2.1.1. Các giải pháp về tổ chức hệ thống
a) Về cơ cấu tổ chức chung hệ thống thông tin kinh tế của doanh nghiệp:
Hệ thống thông tin kinh tế của doanh nghiệp được tạo thành từ các hệ thống nhỏ như hiện nay, bao gồm:
- Hệ thống thông tin kế hoạch.
- Hệ thống thông tin kế toán - thống kê.
- Hệ thống thông tin tác nghiệp.
- Hệ thống thông tin marketing.
Trong những năm gần đây, xu hướng chung trong quản lý kinh tế là phân quyền quản lý theo các chương trình, dự án nhằm đạt được một số mục tiêu của doanh nghiệp trong từng thời kỳ. Xu hướng này cho phép các doanh nghiệp thích ứng tốt hơn với những biến động phức tạp và nhanh chóng của thị trường nội địa và quốc tế. Nó tạo cơ hội cho tất cả các thành viên, các bộ phận trong doanh nghiệp phát huy được năng lực sáng tạo của mình trong việc thực hiện các mục tiêu chung của doanh nghiệp, đã được cụ thể hóa trong các mục tiêu của từng chương trình, dự án. Bộ phận lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp có chức năng định hướng, phối hợp các mục tiêu, các chương trình và chỉ đạo chung. Xu hướng quản lý trên đòi hỏi hệ thống thông tin phải cung cấp các thông tin cho từng chương trình dự án của doanh nghiệp đồng thời giúp cho ban lãnh đạo doanh nghiệp kiểm soát được tiến trình thực hiện các mục tiêu cũng như môi trường của doanh nghiệp. Một số nhà nghiên cứu đưa ra các phương án thống nhất hệ thống thông tin nội bộ của doanh nghiệp theo hai hướng:
- Mở rộng hệ thống thông tin kế toán: phát triển hệ thống thông tin của doanh nghiệp trên cơ sở hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện đổi
mới một số nội dung và phương pháp của hệ thống thông tin kế toán truyền thống. Một cuộc hội thảo bao gồm 40 nhà quản trị, đào tạo và tư vấn về tài chính và kế toán công chứng do Viện kế toán công chứng Hoa Kỳ (American institute of certified public accountants) chủ trì vào tháng tư 1995 đã đưa ra nhiều kết luận về hệ thống thông tin kế toán và nghề kế toán trong tương lai. Một trong các kết luận đó cho rằng hệ thống thông tin kế toán phải tập hợp, xử lý và lưu giữ các dữ liệu mà tất cả những người dùng tin cần, bất kể họ ở bộ phận, chức năng nào. Tức là hệ thống kế toán phải trở thành hệ thống thông tin nói chung của các doanh nghiệp. Các nhà kế toán phải xác định tất cả các chức năng xử lý thông tin kế toán và hòa nhập chúng vào một dây chuyền duy nhất [46, 22].
- Kết hợp tất cả các hệ thống thông tin (kế toán, tác nghiệp, kế hoạch, marketing..) thành một hệ thống thông tin chung, phục vụ cho tất cả nhu cầu thông tin của doanh nghiệp. Hệ thống này bao gồm đội ngũ những người chuyên tin thực hiện các quá trình thu thập, xử lý, phân tích, chuẩn bị và cung cấp các thông tin cần thiết cho các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp cũng như thực hiện các mối quan hệ thông tin với bên ngoài.
Trong điều kiện các doanh nghiệp nước ta hiện nay và những năm tới, mặc dù đã và đang có những thay đổi trong hệ thống thông tin của các doanh nghiệp nhưng khả năng thực hiện một hệ thống thông tin duy nhất trong mỗi doanh nghiệp khó có thể thực hiện được trong một khoảng thời gian ngắn.
Tuy nhiên, với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin có thể phối hợp các hệ thống thông tin hiện có một cách hiệu quả hơn. Các thông tin vẫn phải đảm bảo các yêu cầu riêng của từng hoạt động kinh tế của doanh nghiệp (nghiên cứu phát triển, sản xuất, tài chính, tổ chức quản lý lao động, marketing,v.v...). Đồng thời cũng cần phải tập hợp một số thông tin dùng chung cho tất cả các bộ phận, các nhiệm vụ của doanh nghiệp, giúp cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp kiểm soát được doanh nghiệp cũng như môi trường kinh doanh trong tiến trình thực hiện các mục tiêu đề ra. Như vậy, hệ thống thông tin kinh tế của
doanh nghiệp cần phải được tổ chức vừa đan xen giữa các hoạt động kinh tế để phục vụ cho nhu cầu thông tin của các hoạt động đó cũng như phản ánh được các qúa trình diễn biến và kết quả của các hoạt động đó, đồng thời phải được phối hợp ở các phần thông tin chung để tiết kiệm các chi phí cho các hoạt động thông tin. Nó cũng đảm bảo khả năng tiếp cận dễ dàng của các cấp, các bộ phận trong doanh nghiệp với các thông tin. Hơn nữa, hệ thống thông tin được tổ chức như vậy có thể giúp cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp kiểm soát được các mối quan hệ thông tin với bên ngoài (với cơ quan chủ quản, các hệ thống thông tin của Chính phủ, của thị trường, v.v...). Bộ phận này dựa vào cơ cấu của hệ thống thông tin kế hoạch, thống kê và kế toán với việc tổ chức và sắp xếp lại một cách hợp lý và phối hợp chúng một cách chặt chẽ.
Sự chia nhánh của hệ thống thông tin có thể thực hiện theo các chức năng quản lý nếu cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp thực hiện phân quyền theo chức năng, hoặc theo các chương trình, dự án, nhiệm vụ v.v... nếu doanh nghiệp phân quyền quản lý theo các đối tượng này.
Môi trường
của Doanh nghiệp doanh nghiệp
Thông Hệ tin thống chung thông
tin
- Môi trường chính trị.
- Môi trường dân cư.
- Môi trường văn hóa xã hội.
- Môi trường kinh tế.
- Môi trường công nghệ - ...
Ban lãnh đạo doanh nghiệp Các chức năng quản lý chung
Nguồn lực của doanh nghiệp
- Vốn bằng tiền.
- Vốn kỹ thuật - Lao
động.
- Đất đai.
- ...
Bộ phận quản lý các cấp
Các chức năng quản lý được phân cấp
Thông tinchuyên biệt
Thông tinchuyên biệt
Sơ đồ 15: Hệ thống thông tin kinh tế của doanh nghiệp
Có thể biểu diễn mô hình chung về hệ thống thông tin kinh tế và mối quan hệ với các bộ phận, các yếu tố khác theo sơ đồ 15.
b) Về tổ chức các hệ thống thông tin cụ thể.
Trước hết, về hệ thống thông tin kế hoạch.
Những biến động thường xuyên ở thị trường trong và ngoài nước đòi hỏi doanh nghiệp phải vận dụng hình thức chiến lược và kế hoạch linh hoạt, có khả năng thích ứng với những biến động của môi trường. Đó là chiến lược và kế hoạch kinh doanh hướng vào thị trường, "thị trường vừa là căn cứ, vừa là đối tượng của công tác kế hoạch". Do đó thông tin phục vụ cho việc hoạch định các chiến lược và kế hoạch kinh tế dài hạn cũng như ngắn hạn của doanh nghiệp bao gồm:
- Thông tin nghiên cứu thị trường giúp cho doanh nghiệp đánh giá được những cơ hội, những nguy cơ có thể xuất hiện ở thị trường trong và ngoài nước, nghiên cứu những khả năng xâm nhập thị trường của doanh nghiệp. Đây là một trong những căn cứ quan trọng để doanh nghiệp xác định các mục tiêu, các đường lối, chiến lược, kế hoạch, các chương trình hoạt động sản xuất kinh doanh, nghiên cứu phát triển, các hoạt động kinh tế khác.
Bộ phận thực hiện Các hoạt động sản
xuất kinh doanh
- Thông tin có tính chất định hướng ngành hoặc một số nhiệm vụ kế hoạch quan trọng do các cơ quan chủ quản cấp trên giao cho (nhất là đối với các doanh nghiệp nhà nước hoặc các doanh nghiệp hoạt động trong những ngành kinh tế mà Nhà nước cần kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo các định hướng cơ bản).
- Thông tin đánh giá về các nguồn lực bên trong của doanh nghiệp giúp cho doanh nghiệp lựa chọn các phương án chiến lược và kế hoạch khả thi và có hiệu quả cao. Các thông tin cần thiết cho việc đưa ra các quyết định về chiến lược, kế hoạch, chương trình kinh tế do hệ thống thông tin kế hoạch và các hệ thống khác (kế toán, thống kê, marketing,...) cung cấp.
Việc triển khai chiến lược, kế hoạch đòi hỏi phải cung cấp thông tin về chiến lược, kế hoạch cho các bộ phận, các cấp quản lý trong doanh nghiệp. Để đảm bảo việc triển khai có hiệu quả chiến lược, các kế hoạch kinh doanh trong điều kiện luôn xuất hiện các nhân tố mới do sự biến động của thị trường, ban lãnh đạo doanh nghiệp cần tạo cơ hội cho cấp dưới có khả năng sáng tạo. Các mục tiêu quan trọng, những nội dung cơ bản của chiến lược cũng như các kế hoạch kinh doanh cần được thể hiện ở một số thông tin định hướng (chủ yếu dưới hình thức các chỉ tiêu) và định tính (những mô tả bằng từ ngữ) cần được quán triệt trong doanh nghiệp. Việc hoạch định các chương trình hoạt động cụ thể ở từng bộ phận, nội dung và tiến độ các hoạt động cần dành cho các cấp dưới được quyền lựa chọn phù hợp với các điều kiện, hoàn cảnh cụ thể. Để đảm bảo thực hiện được các mục tiêu cơ bản, các nội dung quan trọng của chiến lược kinh doanh, ban lãnh đạo doanh nghiệp cần sử dụng thêm một số công cụ khác ngoài kế hoạch để định hướng hoặc giới hạn hành vi của các thành viên trong doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp trên thế giới cũng như ở nước ta đã sử dụng thành công một số công cụ để kiểm soát doanh nghiệp của mình trong điều
kiện phân quyền quyết định cho các cấp dưới. Trong số đó là một số hình thức thông tin được lựa chọn và truyền đạt rộng rãi cho các thành viên của doanh nghiệp một cách thường xuyên. Đây là loại hình thông tin có chức năng giáo dục, định hướng và được trở thành những hiểu biết không thể thiếu được cho mỗi thành viên tham gia các hoạt động trong doanh nghiệp.
Chúng bao gồm:
- Các giá trị cốt lõi chi phối mọi hành vi của doanh nghiệp, Những giá trị được lãnh đạo doanh nghiệp lựa chọn trở thành niềm tin, tín điều của cả doanh nghiệp, được mọi thành viên trong doanh nghiệp chia sẻ. Nó định hướng tất cả các quá trình, các hoạt động của doanh nghiệp. Nó được xác định dưới hình thức đơn giản, đôi khi là những phương châm hành động, những triết lý kinh doanh ngắn gọn như: "Chất lượng, sạch sẽ, phục vụ"
của McDonald, "vì khách hàng" của Goldstar,... hay những tín điều mà mọi thành viên phải ghi nhớ, trở thành niềm tin và phấn đấu khi thực hiện các hoạt động của doanh nghiệp.
- Những giới hạn cần thiết để tránh những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động và sáng tạo của các thành viên trong doanh nghiệp. Hệ thống các giới hạn bao gồm: các văn bản pháp luật, các hệ tiêu chuẩn được vận dụng trong doanh nghiệp, các nội quy, quy trình...
- Những dự đoán, dự báo về tình hình thực hiện các mục tiêu và những biến động của môi trường kinh doanh đòi hỏi những điều chỉnh kế hoạch hay chiến lược kinh doanh.
Về hệ thống thông tin kế toán.
Hệ thống thông tin này không chỉ cung cấp các thông tin cần thiết cho quản lý doanh nghiệp ở các cấp mà còn phục vụ cho nhu cầu thông tin của các cơ quan Chính phủ, đặc biệt là các thông tin tài chính, luân chuyển
tiền tệ, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Các yêu cầu mà kinh doanh trong nền kinh tế thị trường đang đặt ra cho hệ thống thông tin kế toán ngày càng nhiều, nhất là các yêu cầu sau:
- Cung cấp các thông tin cần thiết cho các cấp, các bộ phận của doanh nghiệp thực hiện quá trình ra và triển khai các quyết định kinh tế.
- Giúp cho ban lãnh đạo doanh nghiệp kiểm soát được các quá trình kinh tế, đảm bảo thực hiện được các mục tiêu đề ra, đúng định hướng và có thể can thiệp kịp thời.
- Bảo toàn và phát triển các nguồn lực của doanh nghiệp đặc biệt là nguồn vốn, chống thất thoát, lãng phí trong các hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Cung cấp những thông tin cần thiết, đặc biệt là các thông tin tài chính, tiền tệ, kết quả sản xuất kinh doanh cho các cơ quan quản lý Nhà nước (tài chính, thuế, ngân hàng...) và những cá nhân, tổ chức có liên quan (cổ đông, thị trường chứng khoán, hiệp hội sản xuất kinh doanh, v.v...).
Việc chuẩn hóa các hoạt động thông tin kế toán, vận dụng hợp lý các thông lệ kế toán quốc tế không chỉ giúp cho hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho giao lưu, hợp tác quốc tế.
Đồng thời, cần đưa vào một số phương pháp xử lý thông tin để hệ thống thông tin kế toán không phải chỉ giúp cho bộ phận quản lý nắm bắt được các quá trình, các kết quả sản xuất kinh doanh khi chúng đã xảy ra mà còn cung cấp được những thông tin dự kiến được những bất thường có thể xảy ra và có các biện pháp phòng ngừa hoặc can thiệp kịp thời. Đó là các phương pháp phân tích kinh tế, như các mô hình phân tích mối quan hệ giữa các quá trình, các hàm sản xuất hợp lý, các đồ thị, biểu đồ biểu diễn sự biến thiên của các quá trình, các kết quả kinh tế, phân tích hoà vốn và khả năng sinh lợi của các sản phẩm, các hàm chi phí... Những thông tin này
cũng giúp cho doanh nghiệp xác định được hiệu quả sử dụng các nguồn lực, phân phối các nguồn lực hợp lý.
Để tăng cường khả năng kiểm soát của Ban lãnh đạo doanh nghiệp thông qua hệ thống thông tin kế toán, các doanh nghiệp cần quan tâm đến việc phát triển hệ thống kiểm toán nội bộ. Với các nhiệm vụ quy định, kiểm toán nội bộ giúp cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp cũng như các bộ phận quản lý khác (Đại hội cổ đông, Hội nghị công nhân viên chức, các bộ phận có liên quan) có được các thông tin bổ sung để kiểm soát các mặt hoạt động của doanh nghiệp.
Kiểm toán nội bộ có ý nghĩa trong việc bảo vệ và hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán nói riêng và hệ thống thông tin của doanh nghiệp nói chung. Các nhân viên kiểm toán có thể xác định mức độ đạt được trong hệ thống thông tin về:
- Các điều kiện an toàn bảo vệ hệ thống (các thiết bị, máy tính, chương trình, số liệu,...) tránh các xâm nhập trái phép, những sửa đổi, phá hủy, hoặc lấy cắp.
- Việc triển khai, sửa đổi các chương trình, các thủ tục thực hiện các hoạt động thông tin phù hợp với thẩm quyền và sự chấp thuận của Ban lãnh đạo doanh nghiệp.
- Tính chính xác và đầy đủ của quá trình thông tin (các quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt, nối mạng thông tin).
- Tính chính xác, đầy đủ và tin cậy của các thông tin do hệ thống thông tin cung cấp cho những người có nhu cầu sử dụng (Ban giám đốc, các bộ phận quản lý, các cổ đông, các cơ quan Chính phủ, v.v...).
Đối với hệ thống thông tin tác nghiệp:
Hệ thống thông tin này liên quan đến quản lý và triển khai các mặt hoạt động cụ thể của doanh nghiệp. Thông tin cần thiết cho việc triển khai các hoạt động này bao gồm:
- Các thông tin về các dự báo, chiến lược, kế hoạch các hoạt động đã được Ban lãnh đạo doanh nghiệp dự kiến và giao cho các bộ phận chuyên trách (bao gồm các mục tiêu, chương trình, nhiệm vụ...).
- Các quy định, chế độ, chính sách, luật, hệ tiêu chuẩn có liên quan đến hoạt động được triển khai.
- Các thông tin về nguồn lực có thể sử dụng để thực hiện các hoạt động.
- Các thông tin từ bên ngoài có ảnh hưởng đến các hoạt động.
Các thông tin phản ánh quá trình, kết quả các hoạt động, dưới hình thức các báo cáo thường xuyên, định kỳ hoặc bất thường không chỉ giúp cho các bộ phận quản lý nắm bắt được tình hình các hoạt động mà còn đảm bảo các thông tin phản hồi để các hoạt động đạt được các mục tiêu, đưa ra các biện pháp phòng ngừa, khắc phục những đột biến xảy ra trong quá trình triển khai các hoạt động hoặc có những thay đổi cần thiết trong tiến trình thực hiện các hoạt động sao cho phù hợp với các điều kiện mới xuất hiện trong môi trường.
Hệ thống này cần kết nối với các hệ thống thông tin khác của doanh nghiệp để tránh thu thập, xử lý hoặc lưu trữ các thông tin trùng lặp, không thống nhất, nhất quán.
Một trong những vấn đề đặt ra trong hệ thống thông tin của doanh nghiệp hiện nay là tổ chức và phát triển hệ thống thông tin marketing. Hệ thống này cung cấp các thông tin để giúp cho doanh nghiệp kiểm soát được môi trường kinh doanh, thích ứng kịp thời với những biến động của môi trường đó.