2.6. BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN
2.6.4. Phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán
Các bằng chứng kiểm toán phải đảm bảo được tính đầy đủ và tính thích hợp, để thu thập được bằng chứng chứng minh cho sự nghi ngờ mang tính chất nghề nghiệp và hình thành ý kiến nhận xét trên báo cáo kiểm toán, kiểm toán viên phải sử dụng các kỹ thuật để thu thập bằng chứng. Theo hướng dẫn của chuẩn mực kiểm toán số 500: Bằng chứng kiểm toán (Ban hành kèm theo Thông tư số 214/2012/TT-BTC ngày 06/12/2012 của Bộ
Tài chính) kiểm toán viên có thể sử dụng một số phương pháp thu thập bằng chứng đó là:
Kiểm tra, quan sát, xác nhận từ bên ngoài, tính toán lại, thực hiện lại, thủ tục phân tích, phỏng vấn.
2.6.4.1. Phương pháp kiểm tra
Là phương pháp thu thập bằng chứng sử dụng các kỹ thuật thông thường như: rà soát lại, nghiên cứu kỹ, đọc, duyệt, xem xét, so sánh, đối chiếu, xác minh… Việc kiểm tra bao gồm kiểm tra tài liệu, sổ sách, chứng từ kế toán có thể từ trong hoặc ngoài đơn vị và ở các dạng giấy, điện tử, các dạng thức khác hoặc kiểm tra tài sản hiện vật. Việc kiểm tra cung cấp các bằng chứng kiểm toán có độ tin cậy khác nhau tùy thuộc vào nội dung, nguồn gốc của bằng chứng kiểm toán và tùy thuộc vào tính hữu hiệu của các kiểm soát đối với quá trình tạo lập ra tài liệu, sổ sách và chứng từ kế toán và chứng từ mang tính chất nội bộ của đơn vị. Kiểm tra thông thường gồm kiểm tra vật chất và kiểm tra tài liệu.
- Kiểm tra vật chất: Kiểm tra vật chất là việc kiểm tra trực tiếp hay tham gia kiểm
kê tài sản có hình thái vật chất cụ thể: tài sản cố định hữu hình, tiền mặt tại quỹ, hàng hóa, thành phẩm, nguyên liệu vật liệu hay công cụ dụng cụ đang có ở kho. Kiểm tra vật chất cung cấp các thông tin có độ tin cậy cao về số lượng hoặc giá trị vật chất tại thời điểm kiểm tra. Ngoài việc kiểm tra vật chất, kiểm toán viên phải kết hợp với những bằng chứng khác để chứng minh quyền sở hữu hoặc giá trị của các tài sản đó, vì kiểm tra vật chất có một số giới hạn sau:
+ Số liệu kiểm kê không thể chứng minh về sự sở hữu hoặc quyền kiểm soát lâu dài của đơn vị mà chỉ có thể cung cấp thông tin về sự hiện hữu thực tế của tài sản.
+ Đối với các tài sản biểu hiện dưới hình thái hiện vật thì quá trình kiểm kê không thể cung cấp về mặt giá trị mà chỉ biểu hiện về mặt số lượng.
+Với các tài sản vô hình như thương hiệu, bản quyền, bằng sáng chế… kiểm kê không thực hiện được.
+ Để thực hiện được quá trình kiểm tra vật chất thường đòi hỏi khoảng thời gian dài và có sự tham gia của nhiều người nên chi phí cho quá trình kiểm kê thường lớn.
Chính vì vậy, kiểm toán viên chỉ thực hiện việc kiểm tra vật chất khi xét thấy tính cần thiết và cũng chỉ thực hiện trên một số tài sản nhất định.
- Kiểm tra tài liệu: Là việc xem xét, đối chiếu, xác minh nguồn gốc thông tin, các chứng từ, tài liệu, sổ sách kế toán và báo cáo tài chính. Kiểm toán viên phải tiến hành kiểm tra tài liệu để xác định tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, các giao dịch kinh tế có thực sự xẩy ra hay không và có được ghi chép đầy đủ vào sổ sách kế toán để lấy số liệu lên báo cáo tài chính. Tùy thuộc vào sự nghi ngờ về số liệu kế toán của đơn vị mà kiểm toán viên tiến hành kiểm tra chứng từ trước rồi so sánh với sổ sách kế toán, hay thực hiện ngược lại. Độ tin cậy của các tài liệu kế toán cũng làm thay đổi cách thức và số lượng tài liệu được kiểm tra của kiểm toán viên. Các tài liệu do bên thứ ba lập và lưu giữ thường mang lại độ tin cậy cao hơn so với tài liệu do đơn vị được kiểm toán lập và lưu giữ.
2.6.4.2. Quan sát
Quan sát là việc theo dõi một quy trình hoặc thủ tục do người khác thực hiện, việc quan sát cung cấp bằng chứng kiểm toán về việc thực hiện một quy trình hoặc thủ tục. Kiểm toán viên thu thập bằng chứng bằng phương pháp quan sát trong trường hợp kiểm toán viên muốn đánh giá quy trình công tác kế toán hay hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Kết quả của phương pháp quan sát mang lại sẽ cung cấp thông tin chắc chắn cho kiểm toán viên tại thời điểm quan sát nhưng không thể hiện chắc chắn ở thời điểm khác. Trong một số trường hợp, kiểm toán viên thực hiện phương pháp quan sát để xác định khả năng rủi ro về hệ thống kiểm soát nội bộ và rủi ro tiềm tàng để từ đó xác định được mức
độ tin cậy từ bằng chứng do đơn vị được kiểm toán cung cấp.
2.6.4.3. Xác nhận từ bên ngoài
Phương pháp thu thập bằng chứng xác nhận từ bên ngoài là bằng chứng kiểm toán
mà kiểm toán viên thu thập được dưới hình thức phúc đáp trực tiếp của bên thứ ba ở dạng thư giấy, thư điện tử hoặc một dạng khác.Việc xác nhận từ bên ngoài thường được sử dụng để xác minh các cơ sở dẫn liệu có liên quan đến các số dư tài khoản nhất định và các yếu tố của các số dư tài khoản đó. Sử dụng phương pháp xác nhận từ bên ngoài, kiểm toán viên muốn kiểm tra tính có thật của giao dịch kinh tế phát sinh như xác nhận của khách hàng về một giao dịch mua hàng hóa, hay xác nhận của ngân hàng về một dịch vụ liên quan đến thu hoặc trả tiền gửi ngân hàng… Việc thực hiện xác nhận từ bên ngoài thường được kiểm toán viên thực hiện theo hình thức gửi thư cho các đối tượng bên ngoài. Bên thứ ba có thể xác nhận tính đúng đắn của các thông tin do kiểm toán viên gửi đến trong thư hoặc điền các thông tin và gửi lại cho kiểm toán viên. Hoặc kiểm toán viên
cũng có thể yêu cầu bên thứ ba cung cấp các bảng đối chiếu như đối chiếu công nợ, danh sách các số hóa đơn hay hợp đồng đã thực hiện với đơn vị được kiểm toán…
2.6.4.4. Tính toán và thực hiện lại
Tính toán lại là việc kiểm toán viên tự tính toán lại một số số liệu kế toán cung cấp nhằm kiểm tra độ chính xác về mặt toán học của các số liệu đó. Kiểm toán viên có thể thực hiện tính toán lại theo phương pháp thủ công hoặc tự động như tính lại giá xuất hàng tồn kho theo phương pháp đơn vị đã lựa chọn hay tính lại giá thành sản phẩm…
Thực hiện lại là việc kiểm toán viên thực hiện một cách độc lập các thủ tục hoặc các kiểm soát đã được đơn vị thực hiện trước đó.
Việc tính toán và thực hiện lại giúp kiểm toán viên xem xét đến độ tin cậy từ số liệu do kế toán cung cấp cũng như tính hợp lý, đúng quy định của các hoạt động trong đơn vị.
2.6.4.5. Phỏng vấn
Phỏng vấn là phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán được sử dụng rộng rãi trong quá trình kiểm toán bên cạnh các thủ tục kiểm toán khác. Phỏng vấn là việc tìm kiếm các thông tin phục vụ quá trình kiểm toán từ những người có hiểu biết bên trong hoặc bên ngoài đơn vị. Phỏng vấn có thể được thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, như:
- Kiểm toán viên có thể yêu cầu được thực hiện một cuộc phỏng vấn trực tiếp (đối thoại) với những người có trách nhiệm trong và ngoài đơn vị. Ví dụ: phỏng vấn nhân viên bán hàng về việc thực hiện quy trình bán hàng, trao đổi với nhân viên phần hành kế toán
về quá trình luân chuyển chứng từ… hay phỏng vấn bộ phận lãnh đạo về quy trình quản
lý ra quyết định… Khi thực hiện phỏng vấn trực tiếp, kiểm toán viên nên tạo không khí thoải mái cho người được phỏng vấn, không tạo áp lực căng thẳng để những thông tin thu thập được là chính xác.
- Kiểm toán viên cũng có thể thực hiện cuộc phỏng vấn bằng cách chuẩn bị sẵn các câu hỏi và đề nghị những người có trách nhiệm hoặc có liên quan trả lời các câu hỏi đó. Thông thường kiểm toán viên sẽ lựa chọn câu hỏi trong hệ thống câu hỏi mà công ty kiểm toán đã xây dựng, dựa vào thực tế của quá trình kiểm toán, kiểm toán viên sẽ chọn những câu hỏi phù hợp để thu thập được thông tin mong muốn.
Kết quả cuộc phỏng vấn có thể cung cấp cho kiểm toán viên những thông tin mà trước đây kiểm toán viên chưa có hoặc cung cấp bằng chứng kiểm toán mang tinh xác thực các thông tin . Thực hiện xong quá trình phỏng vấn, kiểm toán viên phải đưa ra nhận xét để xác định độ tin cậy từ thông tin của cuộc phỏng vấn. Để thực hiện được điều này,
kiểm toán viên phải đánh giá được thái độ, cách thức, trình tự trả lời và trình độ của người được phỏng vấn.
2.6.4.6. Thủ tục phân tích
Tất cả các bằng chứng kiểm toán viên thu thập được đều phải được phân tích đánh giá để từ đó hình thành nên ý kiến trên báo cáo kiểm toán. Thủ tục phân tích là việc đánh giá các thông tin tài chính qua việc phân tích các mối quan hệ giữa dữ liệu tài chính và phi tài chính. Đây là việc khai thác các bằng chứng kiểm toán thông qua việc nhận dạng các bộ phận, các khoản mục trên báo cáo tài chính hoặc số dư các tài khoản để xác định các vấn đề cần thẩm tra, nghiên cứu, đánh giá mối quan hệ giữa các yếu tố tài chính và các thông tin khác.