Thực hiện kiểm toán là giai đoạn kiểm toán viên triển khai thực hiện các công việc theo kế hoạch kiểm toán, chương trình kiểm toán đã soạn thảo và được thống nhất. Thực hiện kiểm toán bao gồm các công việc sau:
4.2.1. Nghiên cứu, đánh giá hệ thống kế toán và các quy chế kiểm soát nội bộ
Việc nghiên cứu đánh giá hệ thống kế toán và các quy chế kiểm soát nội bộ của khách hàng nhằm thiết lập độ tin cậy đối với hệ thống kiểm soát nội bộ, từ đó kiểm toán viên xác định nội dung, thời gian và các phương pháp kiểm toán cần thiết cho cuộc kiểm toán.
- Đối với hệ thống kiểm soát nội bộ: Kiểm toán viên phải nghiên cứu đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng nhằm:
+ Thẩm định lại trình độ của các nhân viên ở các bộ phận khác nhau;
+ Tham khảo các tài liệu mô tả quy trình công việc, sơ đồ luân chuyển chứng từ; + Thu thập những hiểu biết về những quy định mà kiểm toán viên xác định là quan trọng đối với công việc kiểm toán.
Từ những đánh giá trên, kiểm toán viên sẽ đưa ra quyết định có dựa vào thông tin
do hệ thống kiểm soát nội bộ cung cấp hay không, hay sử dụng thông tin đó ở mức độ nào.
- Đối với hệ thống kế toán: Kiểm toán viên phải nghiên cứu, đánh giá hệ thống kế toán của khách hàng trên các nội dung sau:
+ Tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán: Hình thức tổ chức bộ máy
kế toán mà khách hàng đang lựa chọn có phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh không, việc phân công bố trí người làm công việc kế toán có phù hợp với năng lực và kinh nghiệm không, có tuân thủ luật kế toán không… Các phương pháp kế toán đã lựa chọn gồm phương pháp hạch toán hàng tồn kho, phương pháp tính giá hàng tồn kho, phương pháp tính giá thành, phương pháp khấu hao tài sản cố định, phương pháp tính thuế… có được thực hiện đúng không, có đảm bảo nguyên tắc nhất quán hay không? Vì những phương pháp kế toán lựa chọn sẽ ảnh hưởng tới khối lượng công việc của kế toán,
tới chi phí của đơn vị và các vấn đề khác liên quan đến đặc thù ngành nghề hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Tổ chức lập, luân chuyển, xử lý và lưu giữ, bảo quản chứng từ kế toán: Các giao dịch kinh tế phát sinh có đầy đủ chứng từ để chứng minh không, các chứng từ có được lập
có đầy đủ nội dung quy định không, chứng từ có đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý không?
Số hiệu của chứng từ có được đánh liên tiếp không, những số hiệu trống là do nguyên nhân nào? Đơn vị phải chứng minh được những số hiệu chứng từ trống đó là trường hợp viết sai hủy bỏ hay một lý do hợp lý khác. Chứng từ phải được lập ngay khi giao dịch kinh tế phát sinh, điều này sẽ phản ánh được tính trung thực và bản chất của giao dịch, giúp cho việc ghi sổ kế toán được kịp thời. Chứng từ phải đảm bảo các thông tin theo yêu cầu nhưng phải được thiết kế đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu đảm bảo đầy đủ các thông tin theo quy định của chế độ kế toán, nếu chứng từ có thiết kế phức tạp sẽ dẫn đến sự hiểu sai về bản chất giao dịch kinh tế phát sinh. Kiểm toán viên phải kiểm tra việc xử lý xóa bỏ những phần thừa, phần trống trên các chứng từ có được gạch bỏ đúng quy định không?
Để chắc chắn rằng thông tin trên chứng từ không bị thêm, bớt. Quy trình ký, bảo quản chứng từ có đúng với quy định pháp lý kế toán hay không? Ngoài ra, hiện nay các đơn vị phần lớn sử dụng phần mềm kế toán trong công tác hạch toán, kiểm toán viên phải kiểm tra, so sánh giữa chứng từ đã được kế toán nhập trên phần mềm với chứng từ được in ra
và lưu trữ. Kiểm toán viên đánh giá quá trình luân chuyển chứng từ của đơn vị thông qua phỏng vấn và quan sát nhân viên kế toán để đưa ra nhận xét về " con đường đi" của chứng
từ có đúng quy định không. Sự kiểm tra này nhằm đánh giá về tính trung thực của Ban giám đốc và kế toán trưởng, cũng như để đảm bảo các chứng từ đều thực hiện được đúng quy trình.
+ Vận dụng tài khoản kế toán: Tài khoản kế toán là sự kết nối giữa chứng từ và sổ sách kế toán. Trong kế toán tài chính, hệ thống tài khoản kế toán giúp phân loại và kiểm soát thông tin từ khi các giao dịch phát sinh cho đến khi được phân tích, tổng hợp lên báo cáo tài chính. Hệ thống tài khoản kế toán mà khách hàng đang sử dụng có phản ánh được hết các giao dịch kinh tế phát sinh và phù hợp với chế độ đã đăng ký không? Việc tổ chức
mở các tài khoan cấp 2, cấp 3… phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh và dựa trên quy định của Bộ tài chính. Một hệ thống tài khoản được thiết lập phù hợp sẽ là một công cụ hữu dụng cho hệ thống kiểm soát nội bộ. Bên cạnh đó, hệ thống tài khoản thích hợp còn cho đơn vị thấy rõ luồng đi của các thông tin tới từng đối tượng cụ thể. Dựa vào những thông tin đó, nhà quản trị đơn vị sẽ đưa ra những quyết định đúng đắn trong quản lý kinh doanh. Toàn bộ các giao dịch kinh tế phát sinh của đơn vị từ chứng từ sẽ được ghi chép
vào tài khoản kế toán. Kế toán lấy số dư trên tài khoản kế toán để phản ánh vào báo cáo tài chính của đơn vị. Vì vậy, kế toán cần phải ghi chép nội dung giao dịch kinh tế phát sinh đúng nội dung kết cấu của tài khoản để đảm bảo rằng những chỉ tiêu trên báo cáo tài chính của đơn vị phản ánh đúng bản chất các giao dịch kinh tế phát sinh. Và kiểm toán viên trong quá trình kiểm toán cũng đặc biệt lưu ý đối với những tài khoản khác như: phải thu khác, phải trả phải nộp khác... khi có số dư lớn so với quy mô hoạt động của đơn vị.
+ Tổ chức hệ thống sổ kế toán, phương pháp ghi sổ kế toán: Việc thực hiện ghi chép trên phần mềm kế toán có phù hợp với chế độ ban hành không, các phần hành của phần mềm kế toán máy có đáp ứng được yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hay không? Hiện nay, chế độ kế toán cho phép các đơn vị tự thiết kế sổ sách trên mẫu gợi
ý của Bộ Tài chính và chỉ cần sử dụng những sổ sách cần thiết phản ánh toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, mà không nhất thiết phải sử dụng tất cả các mẫu sổ của Bộ Tài chính cung cấp. Chính vì vậy, trong quá trình kiểm tra sổ sách kế toán, kiểm toán viên phải đưa ra nhận xét về tính hợp lý, phù hợp của hệ thống sổ mà đơn vị sử dụng.
Hệ thống sổ kế toán phải ghi chép được toàn bộ các giao dịch kinh tế phát sinh của đơn
vị, kế toán trưởng đơn vị phải đảm bảo rằng không bỏ sót hoặc thêm bớt giao dịch kinh tế khi ghi chép vào sổ sách kế toán. Số liệu trên sổ sách kế toán phải khớp đúng với chứng
từ các giao dịch kinh tế phát sinh, số liệu giữa sổ chi tiết phải đúng bằng với số liệu sổ tổng hợp, số liệu trên các bảng kê, bảng tổng hợp và báo cáo tài chính phải khớp với sổ sách kế toán. Số kế toán phải được ghi chép đúng với từng kế toán phần hành và chịu sự quản lý của kế toán trưởng. Kiểm toán viên phải tiến hành khảo sát việc ghi sổ chi tiết và
sổ tổng hợp để đảm bảo rằng quá trình ghi sổ của đơn vị luôn được đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp, cũng như trách nhiệm ghi sổ có đúng với nhiệm vụ của từng vị trí kế toán hay không?
+ Tổ chức lập và gửi báo cáo tài chính, báo cáo quản trị: Kiểm toán viên phải thực hiện kiểm tra về quá trình phân công người lập báo cáo, danh mục các báo cáo cần lập và thời điểm nộp báo cáo tài chính. Các đơn vị có 90 ngày để lập báo cáo tài chính theo quy định, kiểm toán viên tiến hành rà soát thời gian đơn vị nộp báo cáo tài chính của các năm trước liền kề với năm kiểm toán để có sự đánh giá tổng quan về tiến độ làm và nộp báo cáo của đơn vị. Tất cả những sự bất thường giữa các năm đều có thể dẫn đến điểm nghi ngờ của kiểm toán viên. Quá trình lập và gửi báo cáo tài chính hiện nay đều thông qua phần mềm, kiểm toán viên cần phải xem xét liệu đơn vị có in và lưu trữ báo cáo tài chính đúng theo quy định của Luật kế toán không? Và số liệu giữa bản in và bản gửi qua phần mềm có khớp đúng không? Báo cáo tài chính được đơn vị lập và nộp cho
các cơ quan quản lý nhằm công khai tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị. Ngoài ra, báo cáo quản trị được lập theo nhu cầu sử dụng thông tin của nhà quản lý, dựa vào thông tin đó, nhà quản lý đơn vị sẽ tìm ra phương án kinh doanh tối ưu nhất. Tuy nhiên trong quy chế nội bộ của đơn vị vẫn có những quy định về định kỳ lập và gửi báo cáo quản trị, kiểm toán viên cần xem xét quy trình lập báo cáo quản trị định kỳ và yêu cầu quản lý.
4.2.2. Kiểm toán các bộ phận của báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính của đơn vị là bản báo cáo tổng thể và chi tiết tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trên tất cả các mặt. Kế toán sử dụng các phương pháp kế toán trên cơ sở chứng từ và sổ sách kế toán, phân tích, tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính, vì vậy kiểm toán báo cáo tài chính cần phải kiểm tra, xem xét các giao dịch kế toán
cụ thể của các phần hành. Tuy nhiên, trên thực tế do hạn chế về nhiều khía cạnh nên kiểm toán viên chỉ có thể kiểm toán những chỉ tiêu mang tính chất trọng yếu trong mối quan hệ với các chỉ tiêu khác quyết định đến kết quả và bản chất kinh doanh của đơn vị.
Kiểm toán viên cần chú ý thu thập đầy đủ các bằng chứng kiểm toán có sức thuyết phục cao để làm cơ sở đưa ra những ý kiến nhận xét, đánh giá của mình đối với từng bộ phận được kiểm toán. Trong quá trình thu thập các bằng chứng kiểm toán, kiểm toán viên
có thể sử dụng tài liệu của kiểm toán viên khác, của kiểm toán viên nội bộ và của các chuyên gia… nhưng kiểm toán viên phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về những thông tin
đã sử dụng. Khi cần thiết, kiểm toán viên có thể nhận được những giải trình từ nhà quản
lý phía khách hàng. Quy trình thực hiện một cuộc kiểm toán thông thường kiểm toán viên
sẽ đi từ những vấn đề tổng quát trên báo cáo dựa trên sự nghi ngờ mang tính chất nghề nghiệp. Tiếp đó, kiểm toán viên sẽ tìm kiếm các bằng chứng, phân tích sổ sách kế toán, chứng từ có liên quan và những thông tin bên ngoài khác để chứng minh cho nghi ngờ của mình.
Thực hiện kiểm toán là giai đoạn chiếm nhiều thời gian nhất của một cuộc kiểm toán, đây là giai đoạn kiểm toán viên sẽ căn cứ vào kế hoạch kiểm toán để tiến hành thực hiện theo đúng trình tự. Là giai đoạn kiểm toán viên thu thập bằng chứng, dựa trên các phương pháp kiểm toán và kỹ năng nghề nghiệp để tiến hành phân tích đánh giá sự phù hợp của các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính của đơn vị với các chuẩn mực được ban hành.