4.1.1. Khái quát chung về lập kế hoạch kiểm toán
Một cuộc kiểm toán báo cáo tài chính diễn ra thông thường trải qua 3 giai đoạn: lập kế hoạch kiểm toán, thực hiện kiểm toán và kết thúc cuộc kiểm toán. Trong đó, lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên cần được thực hiện trong mỗi cuộc kiểm toán nhằm tạo ra các điều kiện pháp lý cũng như các điều kiện cần thiết khác cho kiểm toán.
Các quy định và nội dung của việc lập kế hoạch kiểm toán được quy định tại Chuẩn mực kiểm toán số 300 – Lập kế toán hoạch kiểm toán báo cáo tài chính (Ban hành
kèm theo Thông tư 214/2012/TT-BTC ngày 06 tháng 12 năm 2012 của Bộ Tài Chính).
Theo quy định tại chuẩn mực này, kiểm toán viên và Công ty kiểm toán phải lập kế hoạch kiểm toán đảm bảo cho cuộc kiểm toán được tiến hành một cách có hiệu quả. Lập kế hoạch kiểm toán bao gồm việc xây dựng: Chiến lược kiểm toán tổng thể và kế hoạch kiểm toán cho cuộc kiểm toán ( kế hoạch chi tiết). Trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên và Công ty kiểm toán phải quy định tuân thủ của Chuẩn mực về lập
kế hoạch kiểm toán và những chuẩn mực khác có liên quan. Kiểm toán viên phải lưu vào
hồ sơ kiểm toán: Chiến lược kiểm toán tổng thể, kế hoạch kiểm toán và bất kỳ thay đổi quan trọng nào liên quan đến chiến lược kiểm toán tổng thể, kế hoạch kiểm toán và lý do
có những thay đổi đó. Lập kế hoạch kiểm toán không phải là một giai đoạn tách rời của cuộc kiểm toán, mà là một quá trình được lặp đi, lặp lại từ thời điểm ký hợp đồng kiểm toán cho đến kết thúc cuộc kiểm toán. Bởi vì không phải kế hoạch kiểm toán bao giờ cũng đáp ứng được yêu cầu thực tế của cuộc kiểm toán, mà sẽ có những tình huống khác xẩy ra
mà kiểm toán viên và công ty kiểm toán chưa xác định được ngay khi lập kế hoạch kiểm toán, nên kế hoạch kiểm toán cần có sự thay đổi cho phù hợp với thực tế của cuộc kiểm
toán. Nhưng sự thay đổi trong kế hoạch kiểm toán cần được sự thống nhất giữa các thành viên trong nhóm kiểm toán và đại diện Ban quản lý của Công ty kiểm toán độc lập.
Như vậy, khởi đầu của bất cứ cuộc kiểm toán nào cũng là lập kế hoạch kiểm toán, kế hoạch kiểm toán phù hợp sẽ đem lại những lợi ích cho kiểm toán viên và công ty kiểm toán:
- Giúp cho kiểm toán viên tập trung đúng mức vào các phần hành quan trọng của cuộc kiểm toán.
- Giúp kiểm toán viên xác định và giải quyết các vấn đề có thể xẩy ra một cách kịp thời vì trước khi tiến hành chấp nhận cuộc kiểm toán, kiểm toán viên và công ty kiểm toán đã tiến hành tìm hiểu các khía cạnh của khách hàng.
- Giúp kiểm toán viên tổ chức và quản lý cuộc kiểm toán một cách thích hợp nhằm đảm bảo cuộc kiểm toán được tiến hành một cách hiệu quả, đúng kế hoạch đề ra.
- Một kế hoạch phù hợp còn giúp công ty kiểm toán lựa chọn các kiểm toán viên
có năng lực và trình độ phù hợp với cuộc kiểm toán, giúp cho quá trình phân công công việc được thuận lợi và xử lý tốt các rủi ro khác có thể xẩy ra trong quá trình kiểm toán.
- Kế hoạch kiểm toán tạo điều kiện cho Ban lãnh đạo của công ty kiểm toán trong việc chỉ đạo, giám sát nhóm kiểm toán trong quá trình thực hiện.
- Đảm bảo cuộc kiểm toán hoàn thành đúng thời gian và chi phí thỏa thuận.
Kế hoạch kiểm toán được lập chủ yếu dựa vào trình độ, kinh nghiệm của kiểm toán viên và công ty kiểm toán. Tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy mô hoạt động, môi trường kinh doanh của đơn vị được kiểm toán, từ đó kiểm toán viên và công ty kiểm toán sẽ đánh giá mức độ rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát để quyết định đến phạm vi
và phương pháp kiểm toán phù hợp. Tuy nhiên, khi bắt đầu lập kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên phải thực hiện các thủ tục ban đầu như sau:
- Thực hiện các thủ tục đối với việc chấp nhận, duy trì quan hệ khách hàng;
- Đánh giá việc tuân thủ chuẩn mực và các quy định về đạo đức nghề nghiệp, đặc biệt là tính độc lập;
- Hiểu biết về các điều khoản của hợp đồng kiểm toán.
Thực hiện được các thủ tục ban đầu như trên, cho phép kiểm toán viên duy trì được tính độc lập và khả năng thực hiện hợp đồng, tránh được các vấn đề về tính chính trực của Ban giám đốc đơn vị được kiểm toán có thể ảnh hưởng đến cuộc kiểm toán, không có sự hiểu nhầm giữa kiểm toán viên và khách hàng về các điều khoản của hợp đồng kiểm toán
đã được ký kết.
Như vậy, có thể nói rằng, một cuộc kiểm toán hạn chế được tối đa rủi ro và đạt yêu cầu về thời gian, chi phí phụ thuộc nhiều vào kế hoạch kiểm toán đã được lập.
4.1.2. Nội dung lập kế hoạch kiểm toán
Khi nhận được Thư mời kiểm toán của khách hàng, để đi đến việc ký kết hợp đồng kiểm toán giữa công ty kiểm toán và khách hàng, kiểm toán viên và công ty kiểm toán cần phải thực hiện các công việc sau:
- Xem xét, đánh giá về đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, tính độc lập, tính liêm chính của ban quản trị và các điều kiện khác của khách hàng để xem xét có khả năng chấp nhận một khách hàng mới hay duy trì một khách hàng cũ.
- Phân công kiểm toán viên phù hợp thực hiện cuộc kiểm toán, tùy thuộc vào quy
mô kinh doanh và yêu cầu kiểm toán của khách hàng công ty kiểm toán có thể phân công cho 1 kiểm toán viên hoặc 1 nhóm kiểm toán viên. Nếu là một nhóm kiểm toán thì sẽ có
sự phân cấp và phân chia công việc cụ thể cho từng thành viên.
Sau khi thực hiện những công việc trên, nếu công ty kiểm toán chấp nhận thư mời kiểm toán của khách hàng thì Công ty kiểm toán sẽ chuyển Thư hẹn kiểm toán đến khách hàng. Thư hẹn kiểm toán là sự xác nhận bằng văn bản rằng lời mời của khách hàng đã được chấp nhận và trong thư hẹn kiểm toán sẽ xác định được trách nhiệm của kiểm toán viên, trách nhiệm của đơn vị được kiểm toán, thỏa thuận về thời gian, phí kiểm toán và một số thỏa thuận khác để tiến tới việc ký hợp đồng kiểm toán giữa hai bên.
Khi khách hàng chấp nhận Thư hẹn kiểm toán, công ty kiểm toán sẽ tiến hành lập
Hợp đồng kiểm toán và gửi tới khách hàng. Hợp đồng kiểm toán là văn bản pháp lý quy
định những thỏa thuận giữa Công ty kiểm toán và khách hàng về các điều khoản thi hành cuộc kiểm toán và trách nhiệm của mỗi bên. Đây là căn cứ để ràng buộc giữa Công ty kiểm toán và khách hàng, nếu một trong 2 bên vi phạm hợp đồng sẽ tiến hành xử lý theo điều khoản của hợp đồng đã ký kết.
Dựa vào sự tìm hiểu, phân tích của khách hàng và trên cơ sở hợp đồng kiểm toán
đã ký kết, Công ty kiểm toán thảo kế hoạch kiểm toán và gửi tới khách hàng, nếu khách hàng chấp nhận, cuộc kiểm toán sẽ được thực hiện theo kế hoạch kiểm toán.
Kiểm toán viên phải xây dựng chiến lược kiểm toán tổng thể để xác định phạm vi, lịch trình, định hướng của cuộc kiểm toán và làm cơ sở lập kế hoạch kiểm toán chi tiết. Khi lập kế hoạch kiểm toán tổng thể, kiểm toán viên phải xác định được đặc điểm của cuộc kiểm toán nhằm xác định phạm vi kiểm toán, xác định được mục tiêu báo cáo của cuộc kiểm toán nhằm thiết lập lịch trình kiểm toán và những yêu cầu trao đổi thông tin.
Dựa vào xét đoán chuyên môn của kiểm toán viên để xác định công việc trọng tâm của nhóm kiểm toán, đồng thời phải xác định được các nguồn lực cần thiết để thực hiện cuộc kiểm toán. Bố trí nhóm kiểm toán và phân công công việc kiểm toán cho các thành viên,
kể cả việc phân công người có kinh nghiệm thích hợp cho các phần hành có thể có rủi ro
và sai sót trọng yếu cao hơn, bố trí thời gian thích hợp cho các phần hành kiểm toán có thể có rủi ro và sai sót trọng yếu cao hơn.
Kế hoạch kiểm toán được lập chi tiết hơn so với chiến lược kiểm toán tổng thể, bao gồm: nội dung, lịch trình và phạm vi các thủ tục kiểm toán sẽ được các thành viên của nhóm thực hiện. Kế hoạch chi tiết phải cụ thể hóa được các nội dung sau:
- Nhóm kiểm toán thực hiện: phân công cụ thể kiểm toán viên phụ trách cuộc kiểm toán, những phần hành công việc mà mỗi kiểm toán viên trong nhóm phải đảm nhận. Trong kế hoạch kiểm toán chi tiết sẽ cụ thể hóa công việc và thời gian thực hiện mà thành viên trong nhóm phải thực hiện theo đúng lịch trình.
- Phạm vi cuộc kiểm toán;
- Các công việc cụ thể nhóm kiểm toán sẽ thực hiện như:
+ Tham gia chứng kiến kiểm kê ( tiền, hàng tồn kho, tài sản cố định…);
+ Tìm hiểu về đơn vị, môi trường hoạt động, hệ thống kiểm soát nội bộ;
+ Thu thập các thông tin pháp lý, các quy định nội bộ và các tài liệu quan trọng như: Điều lệ công ty, biên bản họp hội đồng quản trị… làm cơ sở để kiểm toán các thông tin liên quan đến báo cáo tài chính;
+ Đánh giá các chính sách kế toán được áp dụng, các ước tính và xét đoán quan trọng của Ban giám đốc cũng như đánh giá việc trình bày tổng thể Báo cáo tài chính;
+ Thực hiện kiểm tra các kiểm soát nội bộ và kiểm tra cơ bản đối với báo cáo tài chính và các khoản mục trình bày trên báo cáo tài chính;
+ Trao đổi những vấn đề phát sinh cần xem xét, các bút toán cần điều chỉnh;
+ Các phương pháp kiểm toán áp dụng sau khi đánh giá mức độ rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát, đưa ra ước lượng về mức trọng yếu tổng thể và mức trọng yếu đối với từng chỉ tiêu.
- Thời gian dự kiến thực hiện kiểm toán
- Yêu cầu phối hợp làm việc: những yêu cầu phối hợp đối với đơn vị trong quá trình kiểm toán
- Yêu cầu cung cấp tài liệu: Kiểm toán viên sẽ đưa ra danh mục tài liệu cần thiết và yêu cầu đơn vị cung cấp để thực hiện quá trình kiểm toán.
Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện nếu xẩy ra các sự kiện ngoài dự kiến, kiểm toán viên có thể cần phải thay đổi chiến lược kiểm toán tổng thể và kế hoạch kiểm toán. Như vậy sẽ làm thay đổi nội dung, lịch trình và phạm vi của các thủ tục kiểm toán so với
kế hoạch đã lập, trong trường hợp này, kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải thông báo cho đơn vị để thống nhất về những sự thay đổi. Như vậy, việc lập kế hoạch kiểm toán được thực hiện trong suốt quá trình kiểm toán.