CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐƯỜNG SẮT VIỆT NAM
3.3. Một số giải pháp nhằm nâng cao tổ chức, quản lý công tác lưu trữ
3.3.2. Giải pháp quan trọng và cần thiết nhất – Chuẩn hóa trình độ, chuyên môn cho đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ
Các nghiệp vụ thuộc công tác lưu trữ phần lớn là các nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi cán bộ lưu trữ phải có trình độ chuyên môn cao, có đầu óc tổ chức công việc khoa học, hợp lý. Thực tế, các cán bộ làm công tác lưu trữ của Tổng công ty đều là cán bộ kiêm nhiệm được đào tạo từ các chuyên ngành khác. Tại Tổng công ty chưa bố trí cán bộ chuyên trách về lưu trữ nên không thể đáp ứng được các yêu cầu của công tác lưu trữ. Số lượng công việc về lưu trữ tại Tổng công ty là rất lớn, cán bộ làm công tác lưu trữ chưa được đào tạo đúng chuyên ngành và bị thuyên chuyển liên tục nên các công việc như:
thu thập, bổ sung, chỉnh lý tài liệu, khai thác sử dụng tài liệu... chưa làm tốt.
Với những hạn chế nêu trên thì không thể đảm bảo được chất lượng công việc tổ chức, quản lý công tác lưu trữ. Bởi vậy Tổng công ty cần quan tâm hơn nữa trong việc chỉ đạo các đơn vị thành viên kiện toàn tổ chức và bố trí đủ biên chế về văn thư – lưu trữ; đặc biệt là biên chế chuyên ngành lưu trữ. Cán bộ viên chức lưu trữ phải đáp ứng các tiêu chuẩn nghiệp vụ ban hành kèm Quyết định số 420/TCCP-VC ngày 29 tháng 5 năm 1993 và Quyết định số 650/TCCP-VC ngày 20/8/1993 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ). Để thực hiện được nhiệm vụ trên TCTĐSVN cần có giải pháp cụ thể đầu tư chủ yếu vào đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ như sau:
Mục tiêu: Nâng cao chất lượng, số lượng, ổn định nhân sự làm công tác lưu trữ.
Biện pháp, lộ trình, kinh phí:
Thứ nhất: Tuyển dụng và bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ phải là người tốt nghiệp đúng chuyên ngành lưu trữ.
Thứ hai: Nên có Quy định cụ thể về việc thuyên chuyển cán bộ làm công tác lưu trữ. Yêu cầu cán bộ làm lưu trữ cam kết phải làm việc từ 7 đến 10 năm mới được thuyên chuyển sang bộ phận khác hoặc cơ quan khác.
Thư ba: Hàng năm, TCTĐSVN nên có Kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ, các lớp tập huấn, bồi dưỡng này cần được tổ chức tiến hành đều đặn và định kỳ hơn nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, liên tục bổ sung những kiến thức mới, tránh tình trạng tụt hậu kiến thức so với sự tiến bộ và phát triển của xã hội, đặc biệt về trình độ tin học. Trong các đợt tập huấn, cần mở rộng phạm vi, đối tượng học viên để những cán bộ làm việc liên quan đến công tác công văn giấy tờ trong toàn cơ quan Tổng công ty và đặc biệt là các đơn vị trực thuộc có điều kiện nâng cao hiểu biết và trình độ chuyên môn về lưu trữ.
Thứ tư: Đối với cán bộ đang làm lưu trữ tại TCTĐSVN chưa qua đào tạo về lưu trữ cần phải có quy định cụ thể cho đối tượng này, cụ thể:
- Đối với cán bộ có bằng Đại học chuyên ngành khác làm công tác lưu trữ phải có chứng chỉ văn thư lưu trữ.
+ Xây dựng chương trình học khoảng 03 tháng (30 ngày), học vào các ngày thứ 7, Chủ nhật hàng tuần, 2/3 số tiết học trên lớp, 1/3 số tiết thực hành, học xong chương trình tổ chức cấp chứng chỉ nghiệp vụ văn thư – lưu trữ cho các học viên, cụ thể như: TCTĐSVN có thể liên hệ với các Trường ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn, Trường ĐH Nội vụ để mời giảng viên tham gia giảng dạy và cấp chứng chỉ Văn thư – Lưu trữ.
+ Nội dung chương trình đào tạo ngắn hạn nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ (cấp chứng chỉ) cụ thể như sau:
1. Mục tiêu, đối tượng a. Mục tiêu
Chương trình bồi dưỡng hướng tới các mục tiêu sau :
- Trang bị những kiến thức cơ bản và cập nhật những kiến thức mới để người học nắm vững và nâng cao năng lực về tổ chức, quản lý và nghiệp vụ công tác văn thư- lưu trữ, góp phần đưa công tác này ở các cơ quan đi vào nề nếp.
- Chương trình trang bị một số kỹ năng, phương pháp làm việc, giao tiếp để cán bộ quản lý và cán bộ chuyên trách công tác văn thư – lưu trữ có thể thực hiện tốt chức trách được giao, tạo tác phong làm việc chuyên nghiệp, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính.
b. Đối tượng
- Đối tượng chung: Học viên chủ yếu là những người đang công tác trong lĩnh vực hành chính, văn phòng, văn thư, lưu trữ thuộc các cơ quan nhà nước; các đơn vị sự nghiệp; các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị- xã hội, các tổ chức xã hội - nghề nghiệp và các tổ chức kinh tế.
- Đối tượng cụ thể:
+ Công chức, viên chức được giao nhiệm vụ tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ (Chánh, phó văn phòng hoặc trưởng, phó phòng hành chính/ Cán bộ quản lý công tác văn thư, lưu trữ cấp tỉnh và cấp huyện).
+ Cán bộ/nhân viên văn thư, lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm.
2. Yêu cầu và giá trị của chứng chỉ
- Học viên sẽ được cấp chứng chỉ nếu tham dự đầy đủ thời gian theo quy định và hoàn thành các bài thực hành, bài kiểm tra chuyên môn
- Chứng chỉ có giá trị để các cơ quan bố trí công việc và bổ nhiệm các chức danh quản lý thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ cũng như giải quyết các chế độ có liên quan .
3. Phân bổ thời gian
Thời gian tối thiểu của toàn bộ khoá học là 3 tháng (60 buổi, tương đương 30 ngày học), mỗi buổi học 4 tiết = tổng thời lượng: 240 tiết.
Trong đó:
- Giảng viên thuyết trình trên lớp: 120 tiết - Thảo luận, thực hành (trên lớp) 60 tiết - Tham quan, khảo sát, thực hành tại thực tế 36 tiết - Kiểm tra, viết thu hoạch (4 phần x 04 tiết) 16 tiết - Khai giảng, bế giảng 08 tiết 4. Cấu trúc chương trình
Chương trình gồm 04 phần lớn (trong từng phần thiết kế các chuyên đề cụ thể tùy theo đối tượng từng khóa):
Phần 1. Tổ chức và quản lý công tác văn thư- lưu trữ Phần 2. Nghiệp vụ công tác văn thư
Phần 3. Nghiệp vụ công tác luu trữ
Phần 4. Các kiến thức và kỹ năng bổ trợ (kỹ năng mềm)
TT Nội dung Thời
lƣợng
Phân bổ thời lƣợng LT TH/ TL 1 Phần 1. Tổ chức và quản lý về công tác văn thư- lưu trữ 20 10 10
2 Phần 2. Nghiệp vụ công tác văn thư 50 30 20
3 Phần 3. Nghiệp vụ công tác lưu trữ 60 40 20
4 Phần 4. Các kiến thức và kỹ năng bổ trợ ( tùy chọn) 30 20 10 5 Tham quan, khảo sát, thực hành thực tế 36
6 Kiểm tra, viết thu hoạch 04
7 Khai mạc, bế mạc, phát chứng chỉ 08
Tổng cộng 240 120 60
5. Phương pháp đào tạo
- Giảng viên thuyết trình kết hợp với trình chiếu.
- Trước hoặc sau một phần thuyết trình sẽ có thảo luận chung hoặc thảo luận nhóm (học viên nêu những vấn đề từ thực tế, trả lời câu hỏi hoặc thảo luận cách giải quyết các tình huống, các vấn đề thường gặp trong công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp).
- Xem và bình luận về thực trạng công tác văn thư, lưu trữ ở Việt Nam qua băng hình/ hoặc tham quan thực tế.
- Các học viên được khuyến khích để nêu tình huống và đề xuất cách giải quyết tình huống; được thực hành một số nghiệp vụ tại lớp.
6. Trang thiết bị giảng dạy
Trang thiết bị giảng dạy gồm: Văn bản, hồ sơ, tài liệu thực hành; Máy tính; Bảng giấy lật; Giấy màu, bút dạ, băng dính; Máy chiếu Projector; Giấy khổ Ao.
7. Nội dung chi tiết
Phần 1. Tổ chức và quản lý công tác văn thư - lưu trữ 1/. Tổ chức và quản lý về công tác văn thư
2/. Tổ chức và quản lý về công tác lưu trữ Phần 2. Nghiệp vụ công tác văn thƣ
1/. Kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản 2/. Quản lý văn bản đi và đến
3/. Quản lý và sử dụng con dấu
4/. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ Phần 3. Nghiệp vụ công tác lưu trữ
1/. Thu thập và bổ sung tài liệu 2/. Phân loại tài liệu lưu trữ 3/. Xác định giá trị tài liệu
4/. Thống kê và bảo quản tài liệu
5/. Xây dựng công cụ tra cứu
6/. Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu
Phần 4. Các kiến thức và kỹ năng bổ trợ (chọn 4 trong số 8 chuyên đề) 1/. Cải cách hành chính trong công tác văn thư - lưu trữ
2/. Áp dụng ISO 9001:2000 trong công tác văn thư - lưu trữ
3/. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư - lưu trữ 4/. Quản lý và sử dụng trang thiết bị trong công tác văn thư – lưu trữ 5/. Kỹ năng giao tiếp, ứng xử của cán bộ văn thư- lưu trữ trong công sở 6/. Kỹ năng tham mưu các vấn đề về công tác văn thư-lưu trữ
7/. Kỹ năng tổ chức công việc
8/. Kỹ năng giải quyết xung đột trong công sở
+ Kinh phí đào tạo: toàn bộ kinh phí do TCTĐSVN hỗ trợ.
- Đối với cán bộ, nhân viên làm công tác lưu trữ nhưng học chuyên ngành khác và chưa có bằng đại học, yêu cầu phải có bằng tốt nghiệp chuyên ngành văn thư – lưu trữ hệ trung cấp chuyên nghiệp trở lên.
Tiểu kết chương 3
Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam có những giá trị to lớn không thể phủ nhận đối với doanh nghiệp và đối với nền kinh tế - xã hội Việt Nam trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Yêu cầu đặt ra đối với các cơ quan quản lý Nhà nước về lưu trữ nói chung và đối với doanh nghiệp nói riêng là phải nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức, quản lý khối tài liệu này trong doanh nghiệp. Công tác lưu trữ tại TCT chỉ thực sự được nâng cao hiệu quả khi TCT và các cơ quan quản lý Nhà nước về lưu trữ nhận thức đầy đủ và toàn diện về giá trị của khối tài liệu này.
Hơn nữa, bản thân TCT cần có các chính sách bố trí, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ của mình nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của chính doanh nghiệp. Tổng công ty Đường sắt Việt Nam có quy mô hoạt động lớn
phải bố trí cán bộ lưu trữ chuyên trách, tham mưu cho TCT về biện pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ một cách khoa học và hiệu quả.
Về phía các cơ quan Nhà nước cần xây dựng, sửa đổi, bổ sung các văn bản pháp luật quy định, hướng dẫn cụ thể công tác lưu trữ trong doanh nghiệp hơn nữa. Yêu cầu đặt ra là các văn bản đó cần phải đáp ứng các yêu cầu và nguyên tắc về tính sở hữu, tính bảo mật thông tin và phù hợp với thực tiễn công tác lưu trữ của doanh nghiệp. Song song với việc ban hành, sửa đổi, bổ sung các văn bản pháp luật, Nhà nước Việt Nam cần thành lập các cơ quan/bộ phận chức năng nhằm nghiên cứu và quản lý chặt chẽ tài liệu hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp. Trong đó, cần nắm bắt và có chính sách lựa chọn những tài liệu có giá trị Quốc gia của doanh nghiệp đưa vào bảo quản ở Trung tâm lưu trữ Kinh tế - do Nhà nước hoặc tư nhân xây dựng để bảo quản an toàn những tài liệu này phục vụ cho nhu cầu phát triển lâu dài của doanh nghiệp và đất nước.
Bên cạnh đó, việc cho phép thành lập các doanh nghiệp thực hiện các dịch vụ lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp cũng thực sự cần thiết. Với hoạt động của các doanh nghiệp này sẽ cho phép công tác tổ chức, quản lý lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp được nâng cao hiệu quả.