Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan. Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan. Cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm. Ngược lại trình độ cán bộ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài liệu. Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ ở cơ quan là một việc làm cần thiết, cần được sự quan tâm trực tiếp sát sao của lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo cơ quan.
Với mô hình quản lý tập trung thống nhất trong việc tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam và các đơn vị trực thuộc Tổng công ty, mỗi cơ quan, đơn vị đều bố trí cán bộ văn thư cơ quan kiêm nhiệm công tác lưu trữ để quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị mình. Nhiệm vụ của cán bộ văn thư lưu trữ là phải hướng dẫn cán bộ, viên chức trong cơ quan, đơn vị lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành; Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành; Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu; Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu; phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ; Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ cấp trên theo quy định và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Tổng công ty Đường sắt Việt Nam đã ban hành các quy định cụ thể về công tác lưu trữ cho toàn Tổng công ty nên các phòng, ban, bộ phận đều phải thực hiện công tác lưu trữ tài liệu theo quy định. Tổng công ty có bố trí kho lưu trữ và bố trí cán bộ kiêm nhiệm quản lý kho lưu trữ. Tài liệu ở đây chủ yếu là của Tổng công ty và tài liệu các công trình xây dựng của các Ban Quản lý Các dự
án ĐS (RPMU), Ban DA1, DA2, DA3 nộp về. Tuy nhiên, các bộ phận quản lý kho lưu trữ của doanh nghiệp chưa được đào tạo chuyên môn về lưu trữ. Chính vì thế, việc quản lý hoặc hướng dẫn các nghiệp vụ lưu trữ cho toàn Tổng công ty cán bộ làm công tác lưu trữ chưa thực hiện được mà Tổng công ty phải mời giảng viên ở các Trường đại học có chuyên môn về Lưu trữ để hướng dẫn. Theo kết quả phỏng vấn thì các cán bộ làm công tác kiêm nhiệm quản lý kho lưu trữ tại các công ty nói trên đều được đào tạo từ nhiều chuyên ngành khác nhau như: Quản trị nhân sự; Kế toán...
Theo ý kiến của lãnh đạo Tổng công ty đường sắt Việt Nam mà chúng tôi đã phỏng vấn họ cho rằng: Thực trạng về tuyển dụng và sử dụng cán bộ làm công tác lưu trữ trong doanh nghiệp cũng xuất phát từ yêu cầu của doanh nghiệp trong việc bảo mật tài liệu, văn bản. Do vậy, người được tuyển dụng, sử dụng làm công tác văn thư - lưu trữ trong cơ quan, đơn vị chủ yếu là thuyên chuyển cán bộ đã và đang làm việc ở các đơn vị, phòng, ban tại TCTĐSVN vào làm công tác văn thư – lưu trữ vì họ cho rằng các cán bộ này có kinh nghiệm và hiểu biết về tính chất đặc thù của ngành Đường sắt. Ngoài ra, một số cán bộ được tuyển dụng mới vào làm công tác văn thư –lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch viên chức Hành chính, lưu trữ theo quy định của Đường sắt Việt Nam (Phụ lục 05).
Hơn nữa, theo ý kiến của một số nhà quản lý Tổng công ty về thực tế công tác tuyển dụng cán bộ làm công tác lưu trữ trong doanh nghiệp cũng xuất phát từ nhiều hạn chế của nguồn lao động đã qua đào tạo về lưu trữ của Việt Nam. Theo quan điểm này, cho rằng tài liệu hình thành trong thực tiễn doanh nghiệp có nhiều đặc điểm khác biệt so với hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan Nhà nước như: Hệ thống văn bản, tài liệu của doanh nghiệp có rất nhiều loại văn bản chuyên môn, đặc biệt là các văn bản về lĩnh vực kỹ thuật, kinh tế, thương mại như: các hợp đồng kinh tế, các tài
liệu hướng dẫn kỹ thuật , tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu xây dựng cơ bản, lý trình dọc tuyến đường sắt, tài liệu về các tiêu chuẩn kỹ thuật Ray-Ghi, lệnh chạy tàu, biểu đồ chạy tàu các tuyến, bản vẽ tín hiệu các ga...
Như đã trình bày ở trên, qua quá trình chúng tôi khảo sát tại Tổng công ty và một số đơn vị trực thuộc Tổng công ty thì tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ tính đến ngày 31/12/2013, tổ chức văn thư – lưu trữ kiêm nhiệm có 03 phòng văn thư- lưu trữ; 11 tổ văn thư – lưu trữ; 01 bộ phận văn thư- lưu trữ. Nhân sự làm công tác văn thư – lưu trữ có 80 người, trong đó: 06 người có trình độ đại học chuyên ngành văn thư – lưu trữ; 28 người có tình độ đại học chuyên ngành khác; 03 người có trình độ cao đẳng chuyên ngành khác; 10 người có trình độ trung cấp chuyên ngành văn thư – lưu trữ; 11 người có trình độ trung cấp chuyên ngành khác; 11 người có trình độ sơ cấp (tập huấn ngắn hạn). Qua kết quả khảo sát thực tế của chúng tôi tại doanh nghiệp cho thấy còn khá nhiều các cán bộ phụ trách công tác lưu trữ làm việc không đúng với ngành được đào tạo (Phụ lục số 02).
Mục đích cơ bản nhất của doanh nghiệp khi đầu tư sản xuất, kinh doanh là tối ưu hóa lợi nhuận nên trong thực tế công tác lưu trữ trong doanh nghiệp chưa mang lại lợi ích trước mắt nhiều nên đã trở thành lực cản để các nhà lãnh đạo Tổng công ty dành sự quan tâm và đầu tư thích đáng trong việc tuyển dụng cán bộ chuyên trách, xây dựng kho lưu trữ, bảo quản tài liệu của doanh nghiệp mình. Như vậy, kết quả cho thấy công tác tuyển dụng, sử dụng cán bộ làm công tác lưu trữ trong doanh nghiệp còn hạn chế. Các cán bộ chuyên môn làm kiêm nhiệm công tác lưu trữ còn nhiều. Vì thế hiệu quả công tác lưu trữ tại Tổng công ty chưa cao.