Việc thực hiện thống nhất các chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ là một nội dung quan trọng và là một yêu cầu tất yếu trong quá trình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ. Đó thực sự là tiền đề thúc đẩy công tác lưu trữ phát triển theo hướng ngày càng nâng cao về chất lượng, phục vụ có hiệu quả cho nhu cầu khai thác thông tin của xã hội.
Nhiệm vụ thực hiện thống nhất các nhiệp vụ lưu trữ cũng đồng nghĩa với việc quản lý tốt khối TLLT của TCTĐSVN, bao gồm các hoạt động:
- Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ hiện hành. - Tổ chức khoa học TLLT
- Bảo quản TLLT
- Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT - Giao nộp TLLT vào Lưu trữ lịch sử
Vai trò của Lưu trữ TCTĐSVN trong việc quản lý thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ đối với các đơn vị thành viên thể hiện ở việc ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về lưu trữ trên cơ sở cụ thể hóa các văn bản của Nhà nước liên quan đến vấn đề này và tố chức kiểm tra việc thực hiện. Công tác lưu trữ các đơn vị thành viên vẫn độc lập trong việc thực hiện các nghiệp vụ đó và tự tổ chức, quản lý khối tài liệu của mình sao cho khoa học đồng
thời tổ chức khai thác sử dụng chúng có hiệu quả theo đúng quy định của Nhà nước và TCT.
Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cụ thể sau:
2.3.5.1. Về tổ chức khoa học TLLT
Tổ chức khoa học TLLT thực chất là việc thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập, bổ sung TLLT; phân loại khoa học TLLT; xác định giá trị TLLT và xây dựng công cụ tra tìm TLLT.
* Về công tác thu thập và bổ sung TLLT
Thu thập, bổ sung TLLT là khâu nghiệp vụ được thực hiện đầu tiên trong số các nghiệp vụ lưu trữ. Khâu thu thập có được thực hiện đúng quy định và kế hoạch thì mới đảm bảo cho việc tiến hành các khâu nghiệp tiếp theo một cách thuận lợi, có hiệu quả.
Việc thu thập, bổ sung tài liệu, hồ sơ vào Lưu trữ được thực hiện theo quy định của Nhà nước và Quy chế tổ chức và hoạt động văn thư, lưu trữ của TCTĐSVN ban hành kèm theo Quyết định số 888/QĐ- ĐS.
Thời hạn giao nộp tài liệu:
Hàng năm, theo thời hạn quy định, Lưu trữ TCT và lưu trữ các đơn vị thành viên có nhiệm vụ tổ chức thu thập những hồ sơ đã đến hạn nộp lưu (từ việc lập kế hoạch thu thập, hướng dẫn các đơn vị cá nhân chuẩn bị tài liệu giao nộp cho đến việc chuẩn bị kho tàng, các phương tiện tiếp nhận và làm các thủ tục tiếp nhận), cụ thể như sau:
+ Tài liệu hành chính: sau 01 năm kể từ năm kết thúc công việc;
+ Tài liệu xây dựng cơ bản: sau 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán;
+ Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau 01 năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính chức;
+ Tài liệu phim ảnh, microphim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau 03 tháng kể từ khi công việc được kết thúc.
Nhưng trên thực tế, các quy định trên chưa được thực hiện một cách nghiêm túc, đầy đủ; chỉ khi các phòng ban không còn không gian để tài liệu hoặc khối tài liệu đó đã hết giá trị hiện hành thì mới chịu giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan TCT. Điều này ít nhiều cũng gây khó khăn cho công tác chỉnh lý TLLT cũng như toàn bộ công tác lưu trữ TCT.
Nguồn nộp lưu tài liệu:
Nguồn tài liệu bổ sung cho Lưu trữ TCT bao gồm hồ sơ, tài liệu của các phòng, ban chức năng thuộc cơ cầu tổ chức của TCTĐSVN như: Văn phòng, Ban nghiệp vụ giúp việc Hội đồng quản trị, Ban Tổ chức cán bộ - lao động, Ban kế hoạch đầu tư, Ban tài chính kế toán, Ban Vận chuyển, Ban Quan hệ quốc tế, Ban khoa học công nghệ, Ban đầu máy toa xe, Ban kinh doanh tiếp thị, Ban quản lý dự án xây dựng đường sắt, Ban quản lý dự án hạ tầng đường sắt, Ban Thống kê máy tính, Ban Kiểm soát, Ban Thanh tra - Pháp chế,... Do đặc điểm quản lý đã nêu trên, Kho lưu trữ TCTĐSVN không thu thập tài liệu của các đơn vị thành viên mà các đơn vị thành viên đó tự thu thập và quản lý khối tài liệu của mình trừ các hồ sơ hoàn công của các Ban Quản lý dự án ĐS DA1, DA2, DA3.
Các đợt giao nộp tài liệu của các Ban về Kho phụ thuộc vào khối lượng tài liệu của các Ban sản sinh ra nhiều hay ít. Có Ban tiến hành giao nộp tài liệu khá thường xuyên như: Ban Ban kế hoạch đầu tư, Ban tài chính kế toán, Ban Vận chuyển, Ban quản lý dự án xây dựng đường sắt, Ban quản lý dự án hạ tầng đường sắt,... do tài liệu về dự án, kế hoạch đầu tư hay tài liệu thanh quyết toán,...sản sinh ra nhiều. Bên cạnh đó có những Ban chưa tiến hành giao nộp hay rất ít khi giao nộp tài liệu vào Kho như: Ban Thống kê máy tính, Ban kinh doanh tiếp thị, Ban Kiểm soát,...
Qua số liệu thống kê ban đầu, tính từ tháng 01/2010 đến tháng 6/2013, trên 700m giá tài liệu đã được thu thập, bổ sung vào kho lưu trữ TCT.
Thủ tục giao nộp:
Thủ tục giao nộp tài liệu về kho được tiến hành khá đơn giản. Trước hết, đơn vị có tài liệu cần giao nộp có Công văn đề nghị Văn phòng tiếp nhận tài liệu. Căn cứ vào công văn đề nghị, khối lượng tài liệu, tình trạng tài liệu mà Văn phòng chuẩn bị kế hoạch tiếp nhận phù hợp: cặp hộp đựng tài liệu, phương pháp tiếp nhận,....
Công tác giao nộp được tiến hành có sự phối hợp giữa cán bộ lưu trữ và đại diện đơn vị giao nộp tài liệu.
Khi giao nộp sẽ có hai bản “Thống kế hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu” với chữ ký của hai bên được lập, đơn vị có tài liệu giao nộp sẽ giữ mỗi loại một bản (mẫu thống kê và biên bản theo mẫu của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước). Điển hình là Ban cơ sở hạ tầng Đường sắt, Ban xây dựng cơ bản đều có bảng kê các hồ sơ công trình theo mã công trình đi kèm theo khi giao nộp cho lưu trữ cơ quan. Trong trường hợp tài liệu chưa được lập hồ sơ thì bàn giao tài liệu được thống kê theo hộp thùng.
* Về phân loại phông lưu trữ TCT:
Theo nghĩa chung nhất, phân loại TLLT là căn cứ vào các đặc trưng chung của tài liệu để phân chia chúng thành các nhóm (nhóm lớn, nhóm nhỏ, nhóm nhỏ hơn, nhóm nhỏ nhất) nhằm tổ chức khoa học và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó. Thực chất đây chính là việc sắp xếp khoa học tài liệu dựa trên nguyên tắc đảm bảo tính logic, hợp lý cho tài liệu sau khi phân chúng ra thành từng nhóm nhất định.
Với sự khác biệt cơ bản về đặc điểm, tính chất giữa các loại hình tài liệu thì không có một phương án phân loại thống nhất nào chung cho tất cả. Như đã trình bày, tài liệu sản sinh từ hoạt động của ĐSVN phần lớn là tài liệu
hành chính và tài liệu các công trình xây dựng cơ bản. Do vậy, phương án phân loại đối với TLLT hành chính là hoàn toàn khác so với TLLT khoa học kỹ thuật và theo các đặc trưng khác nhau của tài liệu.
* Về xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Xác định giá trị là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại hình tài liệu theo giá trị của chúng về các mặt kinh tế, chính trị, văn hóa,...Từ đó lựa chọn những tài liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ đồng thời loại bỏ những tài liệu đã hết giá trị.
Đây là một trong những khâu nghiệp vụ hết sức quan trọng thuộc nội dung của công tác lưu trữ bởi nó mang tính quyết định rất lớn đối với số phận tài liệu.
Thực tế tại TCT cho thấy rằng đây là khâu nghiệp vụ được lãnh đạo TCT quan tâm rất nhiều và có những quy định rất chặt chẽ bởi khối lượng tài liệu sản sinh hàng năm của ĐSVN là rất lớn trong khi đó diện tích kho lại hết sức hạn hẹp; có lựa chọn chính xác, khoa học những tài liệu thực sự có giá trị vào lưu trữ hiện hành thì mới đảm bảo có đủ mặt bằng bảo quản an toàn khối tài liệu đó; phục vụ hiệu quả mọi nhu cầu khai thác, sử dụng của TCT.
Có thể khẳng định rằng ưu điểm lớn nhất trong công tác lưu trữ của TCT là việc xác định giá trị tài liệu được thực hiện một cách khoa học, chặt chẽ và hệ thống. Khâu nghiệp vụ này được tiến hành dựa trên cơ sở là những hướng dẫn, quy định cụ thể về thời hạn bảo quản TLLT trong Bảng thời hạn bảo quản TLLT của TCTĐSVN ban hành kèm Quyết định số 888/QĐ-ĐS. Văn bản này không chỉ mang tính chất hướng dẫn mà còn tạo điều kiện cho công tác xác định giá trị tài liệu được tiến hành thống nhất trong toàn cơ quan TCT. Trên cơ sở đó, hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tiến
hành xác định giá trị tài liệu khách quan và khoa học hơn. Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm:
- Tại cơ quan Tổng công ty:
+ Chánh văn phòng – Chủ tịch Hội đồng; + Lãnh đạo đơn vị có tài liệu - Ủy viên;
+ Trưởng phòng Văn Thư – Lưu trữ - Ủy viên;
+ Cán bộ phòng Văn thư – Lưu trữ - Thư ký Hội đồng. - Tại các đơn vị thành viên trực thuộc Tổng công ty: + Thủ trưởng đơn vị - Chủ tịch Hội đồng
+ Trưởng phòng (Tổ trưởng) Văn thư – Lưu trữ - Ủy viên; + Lãnh đạo đơn vị có tài liệu - Ủy viên;
+ Cán bộ thuộc phòng (tố) Văn thư – Lưu trữ - Thư ký Hội đồng.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu có nhiệm vụ tư vấn cho người đứng đầu đơn vị về việc quyết định: mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản; danh mục tài liệu hết giá trị và làm việc theo phương thức thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số.
Kết quả của việc xác định giá trị tài liệu là giữ lại những tài liệu có giá trị với thời hạn bảo quản lâu dài và vĩnh viễn như: tài liệu về các công trình xây dựng cơ bản (được giữ lại tối thiểu và đồng thời với tuổi thọ công trình); tài liệu tư vấn, khảo sát, thiết kế, chế tạo, đóng mới và sửa chữa các phương tiện, thiết bị, phụ tùng chuyên ngành ĐS, tài chính kế toán, kiểm toán; tư vấn, khảo sát, thiết kế, xây dựng các công trình giao thông, thủy lợi, công nghiệp và dân dụng; tài liệu quy hoạch, kinh doanh vận tải ĐS; tài liệu kinh doanh hệ thống kết cấu hạ tầng ĐS; tài liệu điều hành giao thông vận tải ĐS; tài liệu dịch vụ viễn thông, phát hành báo đường sắt và tin học;...đồng thời loại hủy những tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa, tài liệu gửi đến để biết, tài liệu không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của ĐSVN,...Việc loại hủy tài liệu cũng
được tiến hành hết sức cẩn thận, theo một quy trình nhất định. Sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền, Tổng giám đốc, Thủ trưởng đơn vị cho phép hủy tài liệu hết giá trị bảo quản tại Lưu trữ TCT, Lưu trữ đơn vị theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trih tài liệu. Việc tiêu hủy được lập thành hồ sơ và phải đảm bảo tiêu hủy thông tin tài liệu. Uu điểm trong công tác xác định giá trị tài liệu đã góp phần nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của TCTĐSVN nói riêng và trong các doang nghiệp nói chung.
2.3.5.2. Về công tác tổ chức khai thác sử dụng TLLT.
Thực tế cho thấy, mục đích cuối cùng và cũng là cái đích của công tác lưu trữ là phải tổ chức sử dụng tốt các TLLT vào các mục đích khác nhau của đời sống xã hội. Nó là một mặt của hoạt động thông tin khoa học và là một trong những chức năng quan trọng và tất yếu của các phòng, kho lưu trữ. Có tổ chức tốt khâu khai thác, sử dụng TLLT thì mới phát huy hết giá trị của bản thân chúng và góp phần khẳng định ý nghĩa của TLLT cũng như vị trí, vai trò của công tác lưu trữ trong xã hội.
Việc khai thác, sử dụng TLLT của TCT được thực hiện một quy trình, thủ tục và những quy định cụ thể tại Quy chế tổ chức và hoạt động văn thư, lưu trữ ban hành kèm Quyết định số 888/QĐ-ĐS.
* Đối tượng được khai thác, sử dụng TLLT:
- Cán bộ công nhân viên thực hiện nhiệm vụ được giao;
- Công chức, viên chức ngoài TCT được Thủ trưởng cơ quan phê duyệt, cho phép sử dụng tài liệu để thực hiện nhiệm vụ được giao;
- Các cá nhân trong và ngoài nước sử dụng TLLT với mục đích chính đáng và được Thủ trưởng cơ quan cho phép sử dụng.
Như vậy, theo quy định, đối tượng khai thác, sử dụng TLLT của ĐSVN là tương đối rộng, mọi cán bộ trong, ngoài cơ quan TCT cũng như mọi cá
nhân trong và ngoài nước khi có nhu cầu chính đáng và được sự cho phép của Thủ trưởng cơ quan thì đều được phục vụ.
Qua khảo sát thực tế tại ĐSVN thì đối tượng khai thác, sử dụng TLLT chủ yếu là các cán bộ chuyên viên thuộc các phòng, ban chức năng; các đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của TCT mà phần lớn là các chuyên viên Ban cơ sở hạ tầng, Ban Kế toán – Tài chính. Loại tài liệu được mang ra khai thác chủ yếu là tài liệu thanh quyết toán các công trình, dự án đầu tư; tài liệu thiết kế và các công văn hành chính dưới dạng một hồ sơ hay một/ một số văn bản trong hồ sơ.
* Mục đích khai thác, sử dụng:
TLLT của ĐSVN được sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau, gồm: - Sản xuất kinh doanh;
- Thanh kiểm tra về các dự án, công trình; - Đánh giá, xem xét, bình bầu khen thưởng; - Nghiên cứu khoa học;
Trong đó, mục đích chủ yếu, thường xuyên và nhiều nhất là mục đích sản xuất kinh doanh của cơ quan TCT và mục đích kiểm tra về các dự án, công trình của các cơ quan nhà nước.
TCTĐSVN là một doanh nghiệp lớn cũng có các quyền và nghĩa vụ trước pháp luật. Đình kỳ hoặc đột xuất, các cơ quan quản lý thuế có thể đến kiểm tra nghĩa vụ đóng thuế của TCT và TLLT là một trong những chứng cứ quan trọng để chứng minh việc thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế của mình với Nhà nước. Các TLLT về kiểm toán còn minh chứng cho khả năng ổn định và phát triển vững mạnh về tài chính nhắm thu hút các ngồn vốn đầu tư trong và ngoài nước.
* Hình thức khai thác, sử dụng:
Có nhiều hình thức khai thác, sử dụng TLLT của TCT được quy định bằng văn bản, đó là: nghiên cứu tại chỗ, sao chụp tài liệu, xác nhận hồ sơ gốc.
TLLT chỉ được khai thác tại chỗ trong trường hợp đặc biệt cần đưa ra ngoài kho phải được lãnh đạo đơn vị quản lý tài liệu cho phép bằng văn bản.
* Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu:
- Bước 1: Các đơn vị, cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu soạn thảo công văn xin khai thác tài liệu.
- Bước 2: Trình lãnh đạo đơn vị ký duyệt.
- Bước 3: Trình lãnh đạo Văn phòng TCT xem xét và cho ý kiến.
- Bước 4: Sau khi có ý kiến đồng ý của lãnh đạo Văn phòng vào văn bản xin khai thác, công văn sẽ được chuyển xuống bộ phận lưu trữ để cán bộ