tác lƣu trữ trong doanh nghiệp
Cho đến nay, ở Việt Nam đang còn tồn tại nhiều quan điểm khác nhau về tổ chức, quản lý đối với công tác lưu trữ doanh nghiệp. Trong phần này, tác giả sẽ phân tích các cơ sở pháp lý của pháp luật lưu trữ Việt Nam và của các nước về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ của doanh nghiệp làm cơ sở đánh giá về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp.
2.2.1. Quy chế pháp lý của Việt Nam về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp trong doanh nghiệp
Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp có giá trị rất quan trọng không những đối với chính doanh nghiệp mà còn đối với nền kinh tế - xã hội của nước ta. Tuy nhiên, trong các văn bản pháp lý về lưu
trữ của Việt Nam hiện nay vẫn chưa có những quy định cụ thể nhằm điều chỉnh hợp lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp.
Các văn bản pháp luật lưu trữ của Việt Nam hiện nay chỉ mới dừng lại xem các tài liệu của các doanh nghiệp như tài liệu của một tổ chức kinh tế (doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, hộ kinh doanh cá thể, các hợp tác xã,...). Tại điều 1 của Pháp lệnh lưu trữ số 34/2001/PL-UBTVQH10 ban hành năm 4/4/2001 quy định: “Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu
phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn”[41].
Đối với tài liệu kế toán hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp nói chung thì được điều chỉnh bởi Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ban hành ngày 29/12/2000 của Bộ trưởng bộ Tài chính về việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán trong đó quy định cụ thể về đối tượng điều chỉnh của văn bản này như sau: “Ban hành kèm theo Quyết định này Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế và các hộ kinh doanh cá thể; các đơn vị hành chính sự nghiệp, đơn vị vũ trang, các tổ chức chính trị, chính trị xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội
nghề nghiệp có sử dụng vốn, kinh phí của Nhà nước, của tập thể”[9]. Trong
văn bản này đã quy định cụ thể tất cả các nghiệp vụ lưu trữ liên quan đến tài liệu kế toán của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Mặt khác, tại điều 3 Luật doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ban hành ngày 29/11/2005 quy định: “Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có
tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định
của pháp luật nhằm thực hiện mục đích của hoạt động kinh doanh”[34]. Như
vậy, dựa trên cơ sở những quy định của các văn bản quy phạm pháp luật trên cho phép chúng ta khẳng định rằng tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp thuộc đối tượng điều chỉnh của luật pháp lưu trữ Việt Nam. Như vậy, các doanh nghiệp đều có quyền chủ động trong mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh nhưng phải trên cơ sở tuân thủ pháp luật của Nhà nước.
Hơn nữa, theo quy định tại khoản 7 điều 2 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ban hành năm 2013 thì “Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật
mang tin”[35]. Theo quy định này thì tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động
của các doanh nghiệp thuộc thành phần của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Một lần nữa chúng ta đã có thể khẳng định rằng: “Hệ thống văn bản hình thành trong các doanh nghiệp là kết quả tất yếu của hoạt động sản xuất, kinh doanh, phải thuộc sự quản lý của Nhà nước và công tác ban hành, quản lý, sử dụng hệ thống văn bản đó cũng phải được điều chỉnh bằng pháp luật”[4;tr.133].
Từ những phân tích trên đây, cho thấy rằng công tác lưu trữ của các doanh nghiệp nói chung được xem là đối tượng điều chỉnh của nhiều văn bản quy phạm pháp luật của Việt Nam, trong đó có sự điều chỉnh của pháp luật về lưu trữ do Nhà nước Việt Nam. Tuy nhiên, cho đến hiện nay, trong hầu hết nội dung của các văn bản pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam chưa có các quy định cụ thể đối với việc tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp. Đặc biệt, trong các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ của Việt Nam vẫn chưa quy định cụ thể về quyền sở hữu, cơ chế kiểm soát và những hướng dẫn cụ thể về nghiệp vụ lưu trữ đối với công tác lưu trữ của doanh nghiệp. Thực tế
đó cũng cho thấy các văn bản quy phạm pháp luật chưa có sự điều chỉnh phù