Nội dung của tổ chức, quản lý công tác lưu trữ bao gồm hai nội dung chính là: Nguyên tắc tổ chức công tác lưu trữ và các biện pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
2.1.2.1. Nguyên tắc tổ chức, quản lý công tác lưu trữ
Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ được áp dụng với tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trên đất nước Việt Nam. Theo ý kiến của PGS.TS Vũ Thị Phụng và PGS.TS Dương Văn Khảm thì nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất cũng được áp dụng để quản lý đối với tài liệu hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp. “Vì thế, công tác lưu trữ ở các doanh nghiệp cũng cần phải tuân theo những quy định chung trong Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia như: Việc chuyển tài liệu lưu trữ ra nước ngoài, thu thập, quản lý, bảo vệ, khai thác, sử dụng và công bố tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc bí mật Nhà nước và tài liệu đặc biệt quý hiếm được thực hiện theo quy định của pháp luật; Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép, làm hư hại tài liệu lưu trữ quốc gia hoặc sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia vào mục đích trái với lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá
nhân”[29;tr.31].
Quản lý tập trung thống nhất về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ: Nhà
nước xác định và thành lập bởi hệ thống các cơ quan quản lý lưu trữ thống nhất từ Trung ương đến địa phương. Hệ thống đó bao gồm: các cơ quan quản lý ngành lưu trữ và mạng lưới các kho, các trung tâm lưu trữ. Những cơ quan
này giúp Nhà nước trong việc quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ trong cả nước. Đồng thời, các cơ quan này cũng có chức năng tham mưu cho các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành các văn bản điều chỉnh và quản lý công tác lưu trữ trong toàn quốc.
Quản lý thống nhất về mặt nghiệp vụ lưu trữ: Đảng và Nhà nước đã
nghiên cứu và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để hướng dẫn, chỉ đạo công tác lưu trữ của các cơ quan trong toàn quốc. Chính vì vậy, các nghiệp vụ lưu trữ như: Thu thập, bổ sung tài liệu; Phân loại tài liệu; Xác định giá trị tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Bảo quản tài liệu; Tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu, Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ… tại lưu trữ Quốc gia và lưu trữ các cơ quan từ trung ương đến địa phương đều thực hiện theo sự hướng dẫn, chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và các cơ quan chuyên môn trên cơ sở quy định của các văn bản nói trên.
2.1.2.2. Các biện pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ
Các biện pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ được thể hiện ở năm nội dung như sau:
Thứ nhất là thành lập bộ phận quản lý lưu trữ: Bộ phận quản lý lưu trữ
được thành lập ở hầu hết trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, nhất là ở khu vực Nhà nước. Đây là bộ phận có chức năng giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những văn bản quy định về công tác lưu trữ trong cơ quan; Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan; Đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho cơ quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong cơ quan, lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới. Bộ phận lưu trữ được thành lập ở các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp theo các quy định hiện hành của pháp luật. Ở khu vực Nhà nước, bộ phận quản lý lưu
trữ được xây dựng thành hệ thống thuộc các cơ quan từ Trung ương đến địa phương. Riêng đối với doanh nghiệp, tùy thuộc quy mô lớn hay nhỏ của doanh nghiệp mà các nhà đầu tư, các cơ quan chủ quản hoặc các lãnh đạo doanh nghiệp quyết định thành lập bộ phận hoặc bố trí cán bộ quản lý công tác lưu trữ.
Thứ hai là tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ: Cán bộ là
nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan. Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan. Cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa học, hợp lý, dễ tra tìm. Ngược lại trình độ cán bộ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan và làm ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài liệu. Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ ở cơ quan là một việc làm cần thiết cần được sự quan tâm trực tiếp sát sao của lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo cơ quan. Đối với doanh nghiệp chính sách tuyển dụng và bố trí cán bộ còn phụ thuộc nhiều vào nhận thức của lãnh đạo về vai trò, vị trí của công tác lưu trữ trong doanh nghiệp. Hầu hết các doanh nghiệp đều bố trí cán bộ phụ trách công tác lưu trữ. Tuy nhiên, phần lớn các doanh nghiệp đang bố trí cán bộ kiêm nhiệm công tác lưu trữ.
Thứ ba là tổ chức kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ: Nhìn
chung, kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ bước đầu đã được lãnh đạo các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp quan tâm đầu tư xây dựng, nhất là những cơ quan, tổ chức Nhà nước có quy mô lớn và các Trung tâm lưu trữ Quốc gia, tỉnh, huyện. Tuy nhiên, ở hầu hết lưu trữ hiện hành đều chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng, song cũng đã có đầy đủ các trang thiết bị như; giá, tủ, hộp, cặp, hệ thống điều hoà nhiệt độ… đảm bảo ở mức tương đối yêu cầu bảo quản tài liệu ở giai đoạn hiện hành.
Thứ tư là ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn, phổ biến, tập huấn
nghiệp vụ công tác lưu trữ: Một trong những yếu tố làm căn cứ pháp lý cho việc
thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất về công tác lưu trữ trong toàn quốc là hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của ngành lưu trữ. Hiện nay, nhà nước ta đã xây dựng và ban hành một hệ thống văn bản quy phạm pháp luật tương đối đầy đủ về công tác lưu trữ. Có giá trị pháp lý cao nhất là Luật Lưu trữ được ban hành ngày 11/11/2011 và có hiệu lực từ ngày 01 tháng 07 năm 2013. Dưới luật có nhiều văn bản hướng dẫn thi hành Luật và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho các cơ quan, tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. Tại các cơ quan, tổ chức ngoài việc tuân theo những quy định của những văn bản trên cần phải thực hiện những quy định cụ thể do cơ quan ban hành. Những cơ quan được lãnh đạo quan tâm sát sao đến công tác lưu trữ thường ban hành những quy chế quy định một số điều cụ thể về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ, việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và trách nhiệm của các cán bộ, công chức, viên chức cơ quan đối với công tác lưu trữ.
Thứ năm là công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong
công tác lưu trữ: Thanh tra, kiểm tra nhằm đánh giá quá trình thực hiện các
quy định pháp luật lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Dựa trên những kết quả thanh tra, kiểm tra, các cơ quan quản lý Nhà nước có thể đánh giá được mức độ phù hợp của các quy định pháp luật lưu trữ đối với thực tiễn lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức. Từ đó có những điều chỉnh nội dung của các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ ngày càng phù hợp hơn với thực tiễn công tác lưu trữ. Đồng thời, các cơ quan quản lý lưu trữ có thể có những chỉ đạo, hướng dẫn để các cơ quan, tổ chức có thể thực hiện có hiệu quả cao hơn công tác lưu trữ của mình.