Có thể khẳng định rằng bất kỳ một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào trong hoạt động của mình đều sản sinh ra các tài liệu. Những tài liệu đó có giá trị thực tiễn được sử dụng hàng ngày trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, khối lượng tài liệu ngày càng được sinh ra nhiều trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sẽ vượt quá khả năng kiểm soát của chính các cơ quan này. Do vậy, lý thuyết về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ chỉ ra rằng cần phải quản lý tập trung thống nhất khối tài liệu này để tạo điều kiện thực hiện thống nhất các nghiệp vụ có tính khoa học của công tác lưu trữ. Khối lượng tài liệu sẽ giảm xuống khi nó được quản lý tập trung thống nhất và được tiến hành lựa chọn bằng những nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Nhờ vậy các cơ quan, tổ chức sẽ tiết kiệm diện tích về phòng, kho để lưu trữ những tài liệu không có giá trị. Hơn nữa cơ quan, tổ chức sẽ tiết kiệm được chi phí về bố trí cán bộ, nhân lực cho việc quản lý khối tài liệu đã hết giá trị.
Tổ chức, quản lý công tác lưu trữ cũng chỉ ra rằng cần phải thành lập bộ phận quản lý công tác lưu trữ hoặc ít nhất cần phải bố trí cán bộ phụ trách công tác này. Việc thành lập bộ phận quản lý công tác lưu trữ xuất phát từ thực tế công tác lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào muốn hoạt động đều phải sử dụng các nguồn thông tin. Trong khi đó, hơn 90% thông tin được chứa đựng trong văn bản, tài liệu. Tuy nhiên, do khối lượng tài liệu được sinh ra ngày càng nhiều trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đã làm cho công tác tra cứu, sử dụng những tài liệu này tốn kém rất nhiều công sức, thời gian. Do đó, hiệu quả của việc tra cứu thông tin tài liệu trong cơ quan, tổ chức sẽ rất thấp nếu công tác lưu trữ thiếu sự quản lý và hướng dẫn thống nhất của bộ phận chuyên môn về lưu trữ. Bộ phận quản lý lưu trữ sẽ xây dựng những văn bản quy định về công tác lưu trữ trong cơ quan; quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài
liệu lưu trữ của cơ quan; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho cơ quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong cơ quan, lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới. Nhờ đó, công tác lưu trữ được quản lý thống nhất, khoa học và góp phần nâng cao năng suất, hiệu quả các hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Mặt khác, tổ chức, quản lý công tác lưu trữ cũng đặt ra yêu cầu về việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ. Đây là nhân tố quan trọng quyết định hiệu quả của công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức. Cán bộ lưu trữ được đào tạo về chuyên môn lưu trữ sẽ giúp các cơ quan, tổ chức nhận thức đúng đắn giá trị tài liệu của mình. Từ nhận thức đúng, các cơ quan, tổ chức sẽ có các biện pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ một cách hợp lý, hiệu quả. Hơn nữa với sự tham mưu của các cán bộ lưu trữ, các cơ quan, tổ chức sẽ ban hành các văn bản chỉ đạo hướng dẫn công tác lưu trữ và bố trí các kho, tàng nhằm bảo quản tốt các tài liệu sản sinh ra trong hoạt động của mình.
Ngoài ra, với việc tổ chức, quản lý công tác lưu trữ thì công tác này trong các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp cũng phải được thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm pháp luật, quy định của cơ quan về lưu trữ. Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tức là tổ chức và kiểm soát các thông tin chủ yếu phục vụ cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Do vậy tổ chức, quản lý công tác lưu trữ cũng cần phải có các cơ chế thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm nhằm hướng công tác lưu trữ đạt được hiệu quả ngày càng cao hơn. Vì vậy, tổ chức, quản lý công tác lưu trữ không chỉ đơn thuần giúp cho các cơ quan, tổ chức kiểm soát một cách cơ học tài liệu mà nó còn giúp cơ quan quản lý tốt nguồn lực thông tin của mình. Nhờ vậy, các hoạt động của các cơ quan, tổ chức với tổ chức, quản lý tốt công tác lưu trữ sẽ đảm bảo hoạt động có hiệu quả. Ngược lại nếu tổ chức, quản lý công tác lưu trữ không tốt sẽ gây nên các hậu quả to lớn đối với hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Đối với các cơ quan
quản lý Nhà nước về lưu trữ, tổ chức, quản lý thống nhất công tác lưu trữ sẽ giúp cho các cơ quan này quản lý thống nhất tài liệu của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
Như vậy tổ chức, quản lý công tác lưu trữ thực sự cần thiết đối với hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Nhờ tổ chức, quản lý tốt công tác lưu trữ, hiệu quả của các hoạt động trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ngày càng được nâng cao rõ rệt. Ngược lại, nếu tổ chức, quản lý công tác lưu trữ không tốt sẽ gây nên những khó khăn, thậm chí có thể gây ra những hậu quả to lớn đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Tổ chức, quản lý công tác lưu trữ không chỉ là việc quản lý thống nhất một cách cơ học tài liệu lưu trữ mà thông qua đó các nhà quản lý đặt ra một cơ chế kiểm soát chặt chẽ nguồn lực thông tin của mình. Đây là nguồn lực có vai trò quan trọng quyết định sự thành, bại của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong “thời đại bùng nổ thông tin” như hiện nay.