tác lưu trữ
2.3.1.1. Tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam
Như đã phân tích ở trên, bộ phận quản lý công tác lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của một cơ quan. Bộ phận quản lý công tác lưu trữ có chức năng giúp lãnh đạo quản lý công tác lưu trữ trong cơ quan bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những văn bản quy định về công tác lưu trữ trong cơ quan; quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho cơ quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong cơ quan, lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới.
Trước hết, cần phải khẳng định Tổng giám đốc ĐSVN là người chịu trách nhiệm thống nhất, tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ, TLLT của Tổng công ty ĐSVN. Giám đốc các công ty với tư cách là đơn vị thành viên có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư – lưu trữ, TLLT, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị mình.
Lưu trữ còn là một lĩnh vực hoạt động mang tính xã hội, giữ vị trí quan trọng, không thể thiếu trong hoạt động của bất cứ một ngành nghề nào, bao gồm cả ngành ĐSVN, là một công ty nhà nước, đầu tư và hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực giao thông vận tải theo chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước. Trên tinh thần cần phải tổ chức tốt công tác văn thư, lưu trữ ở tất cả các cơ quan, tổ chức do Đảng và Nhà nước đề ra, ĐSVN đã có sự quan tâm nhất định đối với công tác này ngay từ khi ra đời.
Hơn nữa, với quy mô tổ chức và hoạt động trên phạm vi toàn quốc, quản lý mạng lưới giao thông đường sắt ở nhiều tỉnh, thành cùng các đơn vị thành viên trực thuộc; khối tài liệu sản sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của ĐSVN thực sự rất lớn, có giá trị; đa dạng, phong phú về các nội dung: vận tải đa phương thức trong nước và liên vận quốc tế; quản lý, khai thác, bảo dưỡng và sửa chữa hệ thống kết cấu hạ tầng ĐS quốc gia; kinh doanh hệ thống kết cấu hạ tầng ĐS; điều hành giao thông vận tải ĐS; tư vấn, khảo sát, thiết kế, chế tạo, đóng mới và sửa chữa các phương tiện, thiết bị, phụ tùng chuyên ngành ĐS và các sản phẩm cơ khí; sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng, hàng tiêu dùng, thực phẩm, đồ uống; kinh doanh du lịch, khách sạn, xuất nhập khẩu hàng hóa; tư vấn, khảo sát, thiết kế, xây dựng các công trình giao thông, thủy lợi, công nghiệp và dân dụng; dịch vụ viễn thông và tin học; kinh doanh xăng, dầu, mỡ bôi trơn của ngành ĐS,...tài liệu hành chính sản sinh trong quá trình quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh.
Với khối lượng lớn tài liệu đó cùng nhận thức đúng đắn về vai trò của công tác lưu trữ và giá trị của TLLT hình thành từ quá trình hoạt động của ĐSVN đối với hiệu quả sản xuất kinh doanh, tháng 5/1964 Bộ phận Văn thư - Lưu trữ của Tổng cục Đường sắt Việt Nam thuộc Bộ Giao thông Vận tải (nay là Tổng công ty ĐSVN) chính thức được thành lập. Từ năm 1963 trở về trước do chưa ổn định về cơ cấu tổ chức nên ĐSVN chưa có điều kiện thiết lập bộ phận chuyên trách về lưu trữ, song không phải vì thế mà công tác này không được quan tâm, toàn bộ tài liệu, công văn giấy tờ đều được lưu giữ ở Kho lưu trữ của Tổng cục ĐSVN (nay là Tổng Công ty ĐSVN).
Đến năm 1989, để thống nhất và tăng cường hoạt động quản lý trong công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan, Tổng Cục ĐSVN đã ký Quyết định số 699-ĐS/TC ngày 23/8/1989 quy định chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng và các phòng.
Gần đây nhất, ngày 30 tháng 6 năm 2014 Tổng giám đốc Tổng công ty ĐSVN đã ký Quyết định số 868/QĐ-ĐS quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng TCTĐSVN.
+ Tại TCTĐSVN, bộ phận phụ trách lưu trữ thuộc Tổ Hành chính (Văn phòng Tổng công ty) có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo Văn phòng trong việc triển khai công tác lưu trữ theo quy định của Nhà nước đồng thời đề xuất với lãnh đạo các biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ.
+ Tổ chức thực hiện, hướng dẫn công tác Văn thư – Lưu trữ và quy trình xử lý văn bản trong cơ quan và các đơn vị của TCTĐSVN. Căn cứ các văn bản của Nhà nước và của ĐSVN, xây dựng các văn bản chỉ đạo chung công tác Văn thư – Lưu trữ cơ quan và các đơn vị thành viên, báo cáo lãnh đạo Văn phòng xem xét, trình cấp có thẩm quyền ban hành.
+ Lập kế hoạch, đề xuất tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ của ĐSVN.
+ Lưu trữ văn bản, tài liệu của cơ quan. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, bảo đảm an toàn TLLT của cơ quan.
+ Định kỳ hoặc đột xuất báo cáo về công tác văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng và cơ quan.
+ Tham mưu đề xuất với lãnh đạo cơ quan các biên pháp nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các bộ phận, cá nhân trong cơ quan trong việc sắp xếp thống kê hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
+ Phối hợp với phòng Tin học, đề xuất việc ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào công tác văn thư – lưu trữ,
+ Thường trực giải quyết các nội dung công tác lưu trữ với các cơ quan lưu trữ và nộp tài liệu lưu trữ vào Trung tâm lưu trữ theo quy định.
+ Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các bộ phận, cá nhân trong Tổng công ty sắp xếp, thống kê, lập mục hồ sơ, TLLT
+ Bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng TLLT của TCT. + Triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ + Thường trực giải quyết các nội dung công tác lưu trữ của Tổng công ty với cơ quan lưu trữ có thẩm quyền tại địa phương
+ Thực hiện giao nộp TLLT vào Trung tâm Lưu trữ tại địa phương theo quy định
+ Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo định kỳ đột xuất công tác lưu trữ, TLLT của Tổng công ty theo Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nôi vụ.
Như vậy, theo Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/01/2005 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND; tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam đã tổ chức một bộ phận phụ trách thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ đó là Tổ Hành chính thuộc Văn phòng Tổng công ty đồng thời tổ chức bộ phận Văn thư - Lưu trữ thuộc Phòng Hành chính Tổng hợp của các đơn vị thành viên. Đây thực sự là một bước đệm quan trọng tạo tiền đề cho sự phát triển công tác lưu trữ của Tổng công ty và các đơn vị thành viên, góp phần thống nhất về tổ chức và phương thức hoạt động của Lưu trữ theo hướng khoa học, hiện đại.
2.3.1.2. Tại một số đơn vị thành viên trực thuộc Tổng công ty Đường sắt Việt Nam có trụ sở ở thành phố Hà Nội.
Theo quy định của TCTĐSVN, căn cứ vào tình hình và khối lượng công việc tại các đơn vị thành viên có thể tổ chức Tổ Văn thư - Lưu trữ hoặc Bộ phận phụ trách công tác Văn thư – Lưu trữ để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ.
Nhìn chung, Bộ phận Văn thư – Lưu trữ tại nhiều đơn vị thành viên được tổ chức khá quy củ, thể hiện phong cách quản lý hiện đại, chuyên môn hóa, thống nhất trong toàn Tổng công ty. Ngoài việc khảo sát công tác lưu trữ ở Tổng công ty Đường sắt Việt Nam, chúng tôi còn tiến hành khảo sát công tác lưu trữ ở một số đơn vị thành viên của Tổng công ty có trụ sở tại Hà Nội để làm ví dụ minh chứng cho tổ chức, quản lý công tác lưu trữ của TCTĐSVN. Ở các đơn vị thành viên trực thuộc TCTĐSVN, Bộ phận Văn thư – Lưu trữ thuộc phòng Hành chính Tổng hợp, có chức năng tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo phòng Hành chính Tổng hợp và lãnh đạo Công ty trong việc triển khai thực hiện công tác lưu trữ theo quy định của Nhà nước và của TCTĐSVN đồng thời đề xuất với lãnh đạo các biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ.
Theo Quyết định số 888/QĐ-ĐS ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Đường sắt Việt Nam ngày 15 tháng 9 năm 2011 Chủ tịch hội đồng thành viên Đường sắt Viêt Nam quy định nhiệm vụ của cán bộ văn thư lưu trữ như sau:
+ Hướng dẫn cán bộ, viên chức trong cơ quan, đơn vị lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành;
+ Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành; Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
+ Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu; phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
+ Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ cấp trên theo quy định và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Ví dụ: Tại Công ty Thông tin tín hiệu Đường sắt Hà Nội, công tác lưu trữ được tổ chức, quản lý tương đối tốt theo mô hình quản lý tập trung thống nhất (Phụ lục số 10). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});