ty Đường sắt Việt Nam
Tài liệu lưu trữ đang được bảo quản ở kho lưu trữ cơ quan TCTĐSVN không chỉ lớn về khối lượng mà còn đa dạng, phong phú về nội dung. Bên cạnh các quyết sách, chủ trương, quyết định quản lý, điều hành hoạt động của ĐSVN; TLLT còn phản ánh rõ các lĩnh vực hoạt động của ĐSVN, đặc biệt là lĩnh vực sản xuất kinh doanh.
- Khối tài liệu hành chính:
Nội dung chủ yếu của khối tài liệu hành chính là những tài liệu phản ánh chủ trương, đường lối lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng, cơ quan Nhà nước cấp trên, lãnh đạo Tổng công ty đối với các mặt hoạt động của ĐSVN (tổ chức cán bộ, thi đua, khen thưởng, lao động tiền lương...); các tài liệu chỉ đạo chung về phát động phong trào thi đua cho các phòng, ban, bộ phận hoặc cá nhân có thành tích; tài liệu liên quan đến thành lập, sáp nhập, giải thể, đổi tên, cổ phần hóa...; tài liệu về việc phân cấp, phân quyền tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, kỷ luật cán bộ; tài liệu về nâng ngạch, bậc lương, bảo hộ an toàn lao động; thống kê tình hình chất lượng, số lượng cán bộ, báo cáo thực hiện các chế độ chính sách cán bộ, kế hoạch tuyển dụng hàng năm; ...Khối tài liệu hành chính này được hình thành từ rất nhiều nguồn khác nhau. Cụ thể như sau:
+ Tài liệu thuộc các cơ quan Nhà nước cấp trên: Đường sắt Việt Nam là doanh nghiệp lớn do Nhà nước thành lập nên chịu sự quản lý của Nhà nước, Chính phủ, Bộ Giao thông Vận tải, Bộ Tài chính... Trong số các văn bản đến từ nguồn này có thể tập trung vào hai loại lớn, gồm:
Loại thứ nhất là văn bản quy phạm pháp luật mang tính điều chỉnh chung cho hoạt động của doanh nghiệp như: Luật doanh nghiệp, Luật Kế toán, Luật thuế giá trị gia tăng, Luật đường sắt..., các Nghị định, Thông tư hướng dẫn
các mặt hoạt động chung của doanh nghiệp. Thông qua hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, Nhà nước thể chế hóa đường lối, chủ trương, chính sách kinh tế của Đảng thành các quy định pháp lý có giá trị bắt buộc chung đối với doanh nghiệp. Đồng thời tạo ra một hành lang pháp lý thuận lợi để các doanh nghiệp nói chung, TCTĐSVN nói riêng hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng pháp luật, xây dựng và phát triển nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Trong nhóm văn bản này, các Quyết định về thành lập, phê duyệt Điều lệ tổ chức và hoạt động của ĐSVN; các Quyết định về bầu, bãi nhiệm, miễn nhiệm Chủ tịch HĐQT, ủy viên HĐQT; các Quyết định bổ nhiệm, cách chức TGĐ và về lương của các cán bộ chủ chốt của ĐSVN có giá trị đặc biệt quan trọng.
Ví dụ: Luật Đường sắt số 35/2005/QH11 ngày 14 tháng 6 năm 2005 của Quốc hội
- Quyết định số 973/QĐ-TTg ngày 25/6/2010 của Thủ tướng Chính phủ chuyển Công ty mẹ - Tổng Công ty ĐSVN thành công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu.
- Quyết định số 198/QĐ-TTg ngày 21/01/2013 của Thủ tướng Chính Phủ phê duyệt đề án tái cơ cấu Tổng công ty Đường sắt Việt Nam giai đoạn 2012 – 2015.
Loại thứ hai là văn bản mang tính chỉ đạo trực tiếp về tài chính, về đầu tư, về lao động xã hội, về ngành, lĩnh vực sản xuất kinh doanh của ĐSVN.
+ Tài liệu từ các đơn vị thành viên:
Khối tài liệu từ các đơn vị thành viên gửi về ĐSVN chiếm khối lượng không nhỏ. Nội dung chủ yếu của các tài liệu này là phản ánh tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên gửi lên Tổng công ty ĐSVN để báo cáo, thông báo. Tài liệu này là tài liệu thuộc công văn đến. Tổng công ty Đường sắt Việt Nam chỉ yêu cầu các đơn vị nộp lưu tại Tổng công ty các tài liệu như: Hồ sơ hoàn công, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
+ Tài liệu từ chính quyền địa phương, các đối tác và các tổ chức XH khác. Trong thực tế tài liệu từ nguồn này chiếm khối lượng không đáng kể. Tài liệu của chính quyền địa phương (HĐND, UBND nơi cơ quan đóng trụ sở) thường đề cập tới các vấn đề như: giữ gìn an ninh trật tự, tham gia các hoạt động văn hóa văn nghệ, thể dục thể thao của địa phương,... Nội dung của các tài liệu đến từ các đối tác chủ yếu là thư chào hàng, báo giá, giấy giới thiệu, thư cảm ơn,...Sở dĩ khối tài liệu của đối tác có số lượng không nhiều là bởi vì hầu hết hoạt động trao đổi mua bán đều được thực hiện ở các đơn vị thành viên.
+ Tài liệu do chính ĐSVN ban hành
Theo quy định của pháp luật, ĐSVN không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật mà chỉ được ban hành các văn bản áp dụng văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính thông thường và văn bản chuyên môn. Văn bản áp dụng văn bản quy phạm pháp luật có hai loại: Nghị quyết và Quyết định của Tổng giám đốc và chủ tịch HĐQT, được ban hành theo trình tự và thủ tục nhất định. Nội dung các văn bản này thường phản ánh chiến lược, mục tiêu, kế hoạch dài hạn, kế hoạch kinh doanh hàng năm và các vấn đề quan trọng khác của ĐSVN.
Ví dụ: Quyết định số 306/QĐ-ĐS của Tổng giám đốc Đường sắt Việt Nam ngày 15/3/2013 về phê duyệt kế hoạch kiểm tra của Đường sắt Việt Nam năm 2013.
Đối với các công văn hành chính: thông báo, tờ trình, hợp đồng,... đề cập tới tất cả các mặt hoạt động của ĐSVN.
Ví dụ: Công văn số 04/ĐS-KSV của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam ngày 25/6/2014 về việc phê duyệt Chương trình kiểm tra, giám sát của Kiểm soát viên Tổng công ty Đường sắt Việt Nam.
Ngoài ra còn có các quyết định thành lập tổ chuyên gia đấu thầu, hoặc các quyết định liên quan đến nhân sự như: thành lập đoàn cán bộ công tác nước ngoài, miễn nhiệm, điều động cán bộ trong phạm vi quyền hạn của Tổng giám đốc.
- Tài liệu khoa học kỹ thuật
Theo kết quả khảo sát, đây là khối tài liệu phản ánh rõ nét đặc trưng ngành hoạt động của ĐSVN trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, xây dựng cơ bản. Tài liệu khoa học kỹ thuật chủ yếu được sản sinh từ hoạt động của các ban như: Ban kế toán, Ban đầu máy toa xe, Ban quản lý dự án Đường sắt, Ban Quản lý kết cấu hạ tầng Đường sắt,...
Nội dung của tài liệu khoa học kỹ thuật phần lớn là tài liệu về các dự án, tài liệu liên quan đến việc thanh quyết toán đầu tư các công trình xây dựng cơ bản và mua sắm các trang thiết bị phục vụ hoạt động các mặt công tác của ĐSVN. Cụ thể, tài liệu khoa học kỹ thuật của ĐSVN gồm:
+ Tài liệu quy hoạch, chiến lược phát triển mạng lưới đường sắt
+ Tài liệu xậy dựng cơ bản: gồm có hồ sơ công trình, lý trình Đường sắt dọc tuyến (báo cáo kinh tế kỹ thuật, dự án, số liệu điều tra cơ bản, hợp đồng thuê đất, giấy phép xây dựng, bản vẽ thiết kế - thi công – hoàn công, tổng dự toán...) về các mảng như: kiến trúc nhà ga, đường ray, ...
+ Tài liệu về khoa học, kỹ thuật, công nghệ: chiến lược, quy hoạch phát triển khoa học, công nghệ; văn bản liên quan đến chuyển giao công nghệ, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất; hồ sơ đề tài nghiên cứu khoa học – công nghệ; văn bản hướng dẫn về tiêu chuẩn đo lường chất lượng...
Ví du: Hồ sơ hoàn công dự án “Hệ thống thông tin tín hiệu đường sắt thống nhất đến năm 2000”
Ngoài ra, trong thành phần tài liệu Phông lưu trữ Đường sắt Việt Nam còn có một khối lượng đáng kể tài liệu tài chính, kế toán, kiểm toán. Đó là các
sổ sách kế toán, các chứng từ kế toán, các báo cáo tài chính hàng năm,...Nội dung văn bản thường đề cập đến việc cấp tiền, cấp kinh phí cho các dự án; tài liệu phản ánh về chế độ, nguyên tắc, chuẩn mực tài chính, kế toán; kế hoạch ngân quỹ, thu chi, sử dụng tiền mặt hàng tháng; tỷ lệ phân chia cước phí, doanh thu; thanh toán nợ đến hạn, nợ quá hạn, nợ khó đòi
1.3.3.Ý nghĩa tài liệu lưu trữ của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam
Qua việc tìm hiểu về đặc điểm, thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của TCTĐSVN, chúng ta thấy khối lượng tài liệu ở đây là rất lớn, chúng không chỉ có giá trị đối với ĐSVN mà còn đem lại ý nghĩa về nhiều mặt đối với quốc gia, cụ thể:
Đối với hoạt động của ĐSVN:
Thứ nhất, TLLT chứa đựng những thông tin có độ tin cậy cao phục vụ
hiệu quả cho việc ban hành các quyết định quản lý đúng đắn, phù hợp với
chức năng, nhiệm vụ của TCTĐSVN, là bằng chứng cho sự hình thành và phát triển của ngành Đường sắt.
TLLT được hình thành từ quá trình thực hiện hoạt động quản lý và các hoạt động sản xuất kinh doanh của TCTĐSVN. Chúng phản ánh đầy đủ và đúng đắn những chức năng, nhiệm vụ của ĐSVN và chứa đựng những thông tin quan trọng cần thiết làm cơ sở cho hoạt động quản lý của lãnh đạo TCTĐSVN như ban hành các quyết định, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch, kiểm tra kết quả thực hiện, ...Để điều hành hoạt động của TCTĐSVN có hiệu quả, Ban lãnh đạo TCTĐSVN cần phải được cung cấp thông tin về pháp luật, vốn, khoa học kỹ thuật, giá cả thị trường; thông tin tìm hiểu về đối tác làm ăn, đối thủ cạnh tranh, nhu cầu khách hàng, ...Những thông tin này sẽ là cơ sở pháp lý và thực tiễn quan trọng giúp lãnh đạo TCTĐSVN đưa ra những quyết định đúng đắn và hợp lý, định hướng hoạt động của TCTĐSVN theo đúng đường lối, chủ trương phát triển kinh tế của Đảng và Nhà nước.
Chúng được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó chủ yếu và quan trọng là nguồn từ tài liệu lưu trữ có độ tin cậy cao. Việc sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ không chỉ giúp lãnh đạo TCTĐSVN đưa ra các quyết sách quản lý kịp thời mà còn xây dựng các kế hoạch, chiến lược kinh doanh hợp lý, thúc đẩy sản xuất kinh doanh hiệu quả, bền vững.
Thứ hai, TLLT là căn cứ giải quyết công việc hàng ngày của các đơn vị,
phòng, ban chức năng thuộc TCTĐSVN. Chúng không chỉ chứa đựng các
thông tin pháp lý, phân công việc của lãnh đạo đối với các phòng, ban chức năng mà còn phản ánh đầy đủ các mặt hoạt động chuyên môn của từng phòng, ban ở từng giai đoạn phát triển nhất định. Nhờ đó, các phòng, ban có thể hoàn thành tốt hơn nhiệm vụ công tác được giao của mình.
Ví dụ: khi muốn nâng cấp các toa xe thì phải xem la ̣i bản thiết kế để biết được đã qua bao nhiêu lần nâng cấp và sau nh ững lần nâng cấp đó thì thông số kỹ thuâ ̣t như thế nào.
Thứ ba, TLLT là bằng chứng pháp lý có sức thuyết phục mạnh mẽ,
chứng minh sự lành mạnh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của ĐSVN.
Với chức năng pháp lý vốn có của mình, TLLT có thể được sử dụng để giải quyết các tranh chấp thương mại, các khiếu nại, tố cáo về gian lận hay các đơn thư của khách hàng hoặc cơ quan, đơn vị về hoạt động hay sản phẩm kinh doanh của TCT. Ý nghĩa này của tài liệu lưu trữ còn đặc biệt được phát huy trong trường hợp TCTĐSVN luận giải về hoạt động tài chính của mình với các cơ quan kiểm toán Nhà nước thông qua hệ thống chứng từ, hóa đơn, sổ sách hàng năm.
Thứ tư, TLLT là kho kinh nghiệm quý báu về tổ chức quản lý đối với
hoạt động sản xuất kinh doanh của TCTĐSVN. TLLT ghi lại lịch sử hình
thành và phát triển của TCTĐSVN với các sự kiện lịch sử quan trọng như tài
thể các đơn vị thành viên của TCTĐSVN. Chúng phản ánh từng bước phát triển của TCTĐSVN từ khi thành lập đến nay với những thành công và cả những thất bại trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, kế hoạch, chiến lược kinh doanh,... Nghiên cứu TLLT có thể giúp lãnh đạo TCT rút ra những bài học quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh. Từ đó đưa ra những điều chỉnh hợp lý trong các chiến lược phát triển của mình trong tương lai. Đồng thời, TLLT còn lưu giữ những bí quyết kinh doanh riêng về công nghệ quản lý, kỹ thuật,...giúp đảm bảo chất lượng cũng như nét đặc trưng riêng của các sản phẩm được cung ứng ra thị trường.
Thứ năm, TLLT mà đặc biệt là tài liệu khoa học kỹ thuật còn là căn cứ
để tiến hành thi công, xây lắp các công trình; sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, mở rộng, sử dụng và quyết toán các công trình đường sắt đảm bảo các thông số kỹ thuật và ý đồ thiết kế của chủ đầu tư cũng như kiến trúc sư. Việc sử dụng TLLT khoa học kỹ thuật còn có vai trò trong việc giảm bớt thời gian, khối lượng công việc khi tiến hành thi công hay cải tạo, nâng cấp các công trình xây dựng khi đã khảo sát địa chất công trình, đồng thời giảm đến mức tối thiểu những thiệt hại có thể xảy ra do dự đoán trước tuổi thọ công trình. Tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật còn là căn cứ để kiểm tra, giám sát chất lượng thi công các công trình và là căn cứ để quản lý và khai thác sử dụng công trình theo đúng chức năng và công dụng của chúng.
Ví dụ: Để có được những đoàn tàu cha ̣y từ Bắc đến Nam chỉ với 28h, ĐSVN đã phải nghiên cứu cải tiến rất nhiều lần mới có được những thành tựu đó, hoă ̣c các công trình kiến trúc, nhà ga, ke tàu...từ thủa tiền sơ khai cho đến nay, tất cả những kết quả đó đều phải dựa trên nền tảng của tài liệu lưu trữ. Khi muốn nâng cấp cải tiến ha ̣ng mu ̣c công trình nào đều phải lấy hồ sơ tài liê ̣u cũ làm bản lề để nghiên cứu, cải tiến mà giá trị gốc của nó không thay đổi.
Cuối cùng, TLLT còn góp phần xây dựng thương hiệu, hình ảnh đẹp của
TCTĐSVN trên thị trường cung ứng các dịch vụ đường sắt. Với những tài liệu
lưu trữ phản ánh truyền thống sản xuất kinh doanh cũng như những thành tựu đã đạt được (bằng các giải thưởng, danh hiệu,...); tên tuổi và chất lượng của các sản phẩm mà TCTĐSVN cung ứng sẽ được khẳng định, mang lại lợi thế cạnh tranh cao cho TCTĐSVN so sánh với các doanh nghiệp kinh doanh khác trên thị trường, mở ra ưu thế hợp tác, hội nhập với thị trường quốc tế.
Đối với quốc gia
Trước hết, cần phải khẳng định TLLT của TCTĐSVN là TLLT quốc gia và thuộc thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Điều 2 Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 của Quốc hội ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2011 đã nêu rất rõ:” Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin.
Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước.
Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam gồm các phông lưu trữ của cơ quan,