3.3.1.1. Nâng cao hơn nữa nhận thức của Lãnh đạo, cán bộ và nhân viên trong cơ quan về công tác lưu trữ
Thực tế đã chứng minh rằng trong mọi cơ quan, tổ chức; để tiến hành thuận lợi và có kết quả một chủ trương, chính sách hay một vấn đề thì luôn cần chú ý, quan tâm đến nhận thức của con người. Có nhận thức đúng đắn, toàn diện về vấn đế thì những giải pháp tiếp theo mới được thực hiện theo đúng kế hoạch và mục tiêu ban đầu. Nhận thức là tiền đề, là cơ sở để đảm bảo thực hiện tốt công việc đặt ra.
Cần khẳng định công tác văn thư – lưu trữ là một trong những công tác không thể thiếu trong hoạt động của bất cứ một cơ quan, tổ chức nào. Nó là một mắt xích quan trong trong chuỗi các hoạt động nghiệp vụ đảm bảo thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo cơ quan đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc của cán bộ nhân viên trong cơ quan.
Có thể nhận thấy rằng, Lãnh đạo Tổng công ty cũng như các cán bộ, nhân viên trong cơ quan bước đầu đã có nhận thức đúng đắn về vai trò của công tác lưu trữ và ý nghĩa của TLLT đối với hiệu quả hoạt động của cơ quan. Bởi vậy mà công tác lưu trữ tại Tổng công ty đã có được một vị trí tương đối vững chắc và đã được quan tâm đầu tư nhưng còn hạn chế.
Là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh lớn trong lĩnh vực đường sắt, mục tiêu quan trọng của Tổng công ty là kinh doanh có lãi, bảo toàn và phát triển vốn chủ sở hữu, nhưng ở Tổng công ty đã có đầu tư cho công tác lưu trữ - một mảng hoạt động không trực tiếp tạo ra của cải vật chất. Điều này thể hiện trước hết ở việc thực hiện nghiêm túc các quy định chung của Nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ, đồng thời nghiên cứu ban hành một hệ thống văn bản quy định về công tác văn thư – lưu trữ áp dụng thống nhất trong cơ
quan Tổng công ty và các đơn vị trực thuộc. Đây là hệ thống văn bản chỉ đạo và quản lý công tác lưu trữ đồng bộ, phù hợp với nhu cầu phát triển và đặc thù quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh của Tổng công ty. Đó quả là một cố gáng không nhỏ và là một kết quả lớn mà không phải một doang nghiệp hoặc một cơ quan hành chính nhà nước có thể thực hiện được.
Nâng cao nhận thức của lãnh đạo cũng như cán bộ nhân viên đối với công tác lưu trữ là việc làm cần thiết để đẩy mạnh công tác lưu trữ và đưa công tác này đi vào nề nếp bởi nhận thức đúng đắn của Lãnh đạo và cán bộ cơ quan Tổng công ty cũng như các đơn vị thành viên là cốt lõi trong tổng thể các giải pháp đặt ra. Bằng kiến thức và kinh nghiệm của mình cán bộ văn thư – lưu trữ phải là người tiên phong tuyên truyền về ý nghĩa và giá trị của TLLT, phải giúp cho Lãnh đạo và cán bộ Tổng công ty thấy được giá trị của TLLT và ý nghĩa của công tác lưu trữ đối với sự tồn tại và phát triển của cơ quan mình. Cách tuyên truyền hiệu quả nhất là tổ chức chỉnh lý khoa học có chất lượng một khối tài liệu có giá trị cao của cơ quan, sau đó đưa vào khai thác, sử dụng có hiệu quả. Từ đó hình thành nên thói quen sử dụng TLLT phục vụ cho hoạt động quản lý, ra các quyết định quản lý hoặc giải quyết các công việc chuyên môn, dần dần xóa đi tình trạng làm việc theo thói quen và kinh nghiệm.
3.3.1.2. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về công tác lưu trữ
Muốn công tác lưu trữ đạt hiệu quả thì cần phải hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo điều hành công tác này. Bên cạnh việc chỉ đạo thực hiện các văn bản của cấp trên thì Tổng công ty cũng cần có những quy định riêng của cơ quan mình và có những hướng dẫn thực hiện chi tiết dựa trên tình hình thực tế của cơ quan.
Việc ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ cần được thực hiện thường xuyên, kịp thời và có khả năng thực thi tại cơ quan Tổng công ty. Để
đạt được điều này, hệ thống văn bản đó phải phù hợp với thực tế cơ quan xu hướng phát triển của thời đại. Không những vậy, Tổng công ty cần quan tâm, chỉ đạo các đơn vị thành viên trong việc ban hành các quy định về văn thư – lưu trữ một cách chi tiết, cụ thể các hoạt động nghiệp vụ tùy vào tình hình thực tế của Tổng công ty và các đơn vị thành viên sao cho chất lượng công tác này không ngừng được nâng cao, xứng tầm với quy mô tổ chức hoạt động của một Tổng công ty lớn mạnh
3.3.1.3. Đầu tư cơ sở hạ tầng và cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ
Cùng với những giải pháp về con người, chúng ta cũng cần phải dặt ra giải pháp về cơ sở vật chất sao cho đồng bộ. Có như vậy, công tác lưu trữ mới thực sự có được tiền đề vững chắc để phát triển và đóng góp vào hiện quản sản xuất kinh doanh.
Tổng công ty cần có kế hoạch đầu tư kho tàng, trang thiết bị máy móc hiện đại, đồng bộ và hoàn chỉnh hơn nữa cho công tác lưu trữ. Hiện tại kho lưu trữ Tổng công ty đang được bố trí tại tầng một của trụ sở làm việc ở số 118 Lê Duẩn – Hoàn Kiếm – Hà Nội, kho lưu trữ đặt tại đây có thể nói là rất thuận lợi cho việc độc giả đến khai thác sử dụng nhưng tài liệu ở đây hay bị ẩm móc vì kho Lưu trữ đặt ở tầng một. Tổng công ty cũng chưa có kho lưu trữ chuyên dụng, Tổng công ty cần có kinh phí hàng năm cho công tác văn thư – lưu trữ nói chung, công tác chỉnh lý hồ sơ tài liệu tồn đọng, bảo quản TLLT nói riêng. Kinh phí, chi phí mua sắm trang thiết bị, chỉnh lý tài liệu, vận chuyển, phục vụ công tác văn thư – lưu trữ được trích từ chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty và các đơn vị trực thuộc. Lãnh đạo Tổng công ty và các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm đảm bảo nguồn kinh phí phục vụ công tác văn thư – lưu trữ. Đó thực sự là một giải pháp hữu hiệu góp phần không nhỏ vào việc khắc phục hạn chế, cải thiện chất lượng công tác văn thư – lưu trữ của Tổng công ty.
3.3.1.4. Thống nhất thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ về lưu trữ
Tổng công ty cần tăng cường công tác chỉ đạo, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện các quy định về nghiệp vụ lưu trữ, đặc biệt là những nghiệp vụ còn tồn tại nhiều hạn chế.
Việc thu thập tài liệu vào Lưu trữ đã được quy định khá bài bản và chặt chẽ xong một số các phòng, ban không thực hiện nghiêm túc. Các phòng, ban chức năng đó chỉ nộp tài liệu vào lưu trữ khi đã hết không gian, mặt bằng để tài liệu hoặc khối tài liệu nào đã hết giá trị sử dụng cho mục đích quản lý hay cho công việc hàng ngày của các chuyên viên cán bộ(mặc dù công việc đã kết thúc nhiều năm). Chất lượng các hồ sơ tài liệu giao nộp chưa được lập hồ sơ thường được đóng hộp hoặc đựng trong hộp bìa catton. Có những tài liệu đã được lập hồ sơ song không có sự đồng đều bên trong hồ sơ, tài liều trùng thừa hết giá trị vẫn còn.
Để xảy ra tình trạng này một phần cũng là do công tác thanh tra, kiểm tra đôi khi chỉ mang tính hình thức, chưa thực sự có biện pháp cụ thể, hữu hiệu nào được áp dụng. Thêm vào đó là do ý thức của một số cán bộ chuyên viên chưa cao. Mặc dù thấy được sự bất hợp lý khi giữ tài liệu quá thời hạn song họ vẫn không giao nộp bởi khi xuống lưu trữ khai thác thông tin chắc chắn họ sẽ phải mất nhiều thời gian và thủ tục rườm rà.
Tổng công ty cần có những biện pháp cứng rắn hơn nữa trong việc đôn đốc các phòng ban giao nộp tài liệu và lưu trữ cơ quan. Tài liệu phải được giao nộp đầy đủ đúng thời gian quy định và phải được lập hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn chất lượng. Để làm được điều này, Phòng Văn thư Lưu trữ cần tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng và ban hành dạnh mục hồ sơ gửi đến các phòng, ban chức năng, để các chuyên viên tự lập hồ sơ ở giai đoạn văn thư. Có như vậy mới đảm bảo chất lượng hồ sơ vì hơn ai hết, cán bộ chuyên môn là người hiểu rõ tài liệu của mình nhất.
* Tổ chức bảo quản an toàn TLLT trong kho lưu trữ tổng công ty
Có thể nói, tài liệu lưu trữ sản sinh từ hoạt động của Tổng công ty đường sắt Việt Nam đang được bảo quản trong tình trạng vật lý chưa được tốt vì kho tài liệu được đặt tại tầng 1 khu nhà làm việc của Tổng công ty, tài liệu bị xâm hại bởi các yếu tố môi trường bên ngoài không đảm bảo các điều kiện bảo quản riêng biệt, phù hợp cho hai khối tài liệu của Tổng công ty.
Ngoài ra Tổng công ty Đường sắt Việt Nam còn dành một nguồn kinh phí nhất định cho việc đầu tư các trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu như: điều hòa, quạt thông gió, hệ thống chiếu sáng, ...cặp, hộp, giá đựng tài liệu,...Các điều kiện bảo quản đó đều đảm bảo theo đúng tiêu chuẩn mới nhất của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước.
Tuy nhiện, Lưu trữ TCTĐSVN vẫn cần quan tâm đầu tư hơn nữa cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. Cán bộ lưu trữ cần triển khai thường xuyên các biện pháp giữ vệ sinh cho tài liệu, đặc biệt là chống lại sự phá hoại của vi sinh vật, côn trùng, chuột, gián,...Không chỉ có vậy, cần thiết phải có chế độ để bảo quản đặc biệt với những tài liệu có khổ lớn như các bản vẽ khổ A0, A-
1,...và nên xây dựng các điều kiện bảo quản riêng biệt khối tài liệu đã chỉnh
lývới khối tài liệu chưa chỉnh lý.
Với các điều kiện bảo quản lý tưởng riêng biệt cho từng khối tài liệu thì chắc chắn tuổi thọ TLLT sẽ được nâng cao và có như vậy mới phục vụ lâu dài, hiệu quả cho mọi nhu cầu chính đáng của xã hội.
* Đa dạng hóa các hình thức khai thác, sử dụng TLLT
Hiện nay, có rất nhiều hình thức khai thác, sử dụng TLLT nhưng do điều kiện không cho phép, kho tàng chật hẹp nên không có không gian xây dựng phòng đọc; hơn nữa, do sự bảo mật về thông tin kinh doanh và nhu cầu khai thác không thương xuyên nên không đầu tư tổ chức các hình thức: công bố, triển lãm,...Chỉ với một hình thức là cho mượn tài liệu thì chắc chắn sẽ không phát huy hết tiềm năng to lớn của khối tài liệu có giá trị của TCT mà
còn ảnh hưởng đến tuổi thọ cũng như không thế tránh khỏi sự mất mát tài liệu lưu trữ.
Lưu trữ TCT cần nhanh chóng xây dựng quy chế phòng đọc, quy chế khai thác sử dụng tài liệu và xây dựng các công cụ tra cứu phục vụ cho việc tra tìm tài liệu. Để nâng cao tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và tránh mất mát tài liệu, TCT nên ban hành văn bản thu phí khi khai thác sử dụng tài liệu. Ngoài ra, Lưu trữ TCT phải tăng cường các biện pháp tuyên truyền, quảng bá thông tin TLLT. Muốn làm được như vậy, trước hết cán bộ làm công tác lưu trữ cần phải hiểu và nắm rõ nội dung, thành phần tài liệu đang được bảo quản tại kho và tầm quan trọng của từng loại tài liệu. Bên cạnh đó, cần thống kê, nghiên cứu khai thác tình hình khai thác, sử dụng TLLT của TCT, ý nghĩa của việc khai thác sử dụng TLLT đối với các sự kiện, chủ đề cụ thể để nâng cao khả năng phục vụ của Lưu trữ TCT.
3.3.1.5. Tăng cường công tác quản lý, theo dõi, tổng kết, đánh giá hiệu quả của công tác lưu trữ
Để chất lượng công tác lưu trữ được nâng cao và đi vào nề nếp thì Lãnh đạo TCT cần phải thắt chặt hơn nữa quy chế và kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ. Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị thành viên. Rà soát, sửa đổi, bổ sung các văn bản của TCT về công tác văn thư, lưu trữ để phù hợp với văn bản quản lý của Nhà nước và mô hình đổi mới tổ chức của TCT. Ngoài hình thức kiểm tra thông qua báo cáo, thống kê công tác văn thư – lưu trữ, Lãnh đạo TCT cần ủy quyền một cách công khai bằng văn bản cho Văn phòng TCT để thường xuyên theo dõi kiểm tra việc thực hiện các quy định về văn thư – lưu trữ. Thực hiện thường xuyên và đột xuất chế độ báo cáo, thống kê tổng hợp văn thư – lưu trữ theo quy định. Công tác kiểm tra, đánh giá, tổng kết phải được tiến hành thường xuyên, liên tục như một nhiệm vụ quan trọng của cơ quan.
Trên cơ sở kết quả kiểm tra, tổng kết đó, TCT nên xây dựng một chế độ khen thưởng, kỷ luật kịp thời cho những đơn vị, cá nhân chưa thực hiện tốt công tác lưu trữ cũng như những đơn vị, cá nhân chưa thực hiện tốt công tác này. Đây sẽ là một động lực thúc dẩy tinh thần và khích lệ cán bộ nhân viên thi đua thực hiện tốt công tác lưu trữ.