Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng đều phải sử dụng văn bản như một phương tiện giao tiếp chính thức để
thực hiện các hoạt động giao dịch, điều hành và quản lý doanh nghiệp mình. Ngày nay, mặc dù công nghệ thông tin phát triển mạnh, các phương tiện truyền tải thông tin hiện đại đang dần chiếm ưu thế nhưng chức năng quan trọng đó của văn bản không hề bị mất đi. Để thực hiện một chức năng, nhiệm vụ hay một chủ trương, chính sách về lĩnh vực nào đó chúng ta luôn cần đến văn bản để quy định và điều chỉnh.
Qua quá trình hình thành và phát triển, cùng với việc ban hành văn bản, quyết định quản lý, điều hành; Đường sắt Việt Nam đã xây dựng một hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ một cách đồng bộ, toàn diện, tạo điều kiện cho công tác này được thực hiện một cách bài bản, khoa học, thống nhất tại Đường sắt Việt Nam và các đơn vị thành viên. Việc ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam dựa trên hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác này và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan. Để tổ chức, quản lý thống nhất công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam và các đơn vị trực thuộc, TCTĐSVN đã ban hành một số văn bản quy định, hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ công tác lưu trữ, cụ thế như: Quyết định số 451/QĐ-ĐS-VP ngày 08/9/2003 của HĐQT về việc ban hành Quy chế quản lý công văn, tài liệu,
công tác lưu trữ tại TCTĐSVN; ngày 15 tháng 9 năm 2011 Chủ tịch hội đồng
thành viên Đường sắt Viêt Nam đã ban hành Quyết định số 888/QĐ-ĐS ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Đường sắt Việt Nam; Tài liệu phổ biến, hướng dẫn thực hiện Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ; Công văn số 2839/ĐS-VP của TCTĐSVN ngày 11/11/2013 quy định về việc nộp hồ sơ tài liệu và lưu trữ VP Tổng công ty; Công văn số 3259/ĐS-VP của TCTĐSVN ngày 18/12/2013 về việc thực hiện
chế độ báo cáo thống kê định kỳ công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ;
kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu TLLT... Trong các văn bản này quy định cụ thể về thẩm quyền ban hành và trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; Tổ chức bộ máy, nhận sự và nhiệm vụ của văn thư, lưu trữ; kinh phí hoạt động văn thư, lưu trữ; Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ. Ngoài ra, văn bản còn quy định cụ thể việc kiểm tra, hướng dẫn ngiệp vụ, khen thưởng, xử lý vi phạm và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ (Phụ lục 01).
Những quy định trong văn bản được ban hành về cơ bản đã cụ thể hóa các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ để phù hợp với đặc điểm tổ chức và hoạt động của TCTĐSVN. Các văn bản đó phần lớn là được ban hành bằng các văn bản của Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị nên hiệu lực của chúng đối với nội bộ TCTĐSVN là tương đối cao. Phạm vi điều chỉnh của chúng không chỉ giới hạn ở cơ quan TCT mà còn có giá trị áp dụng đối với các đơn vị thành viên.
Nhìn chung, các văn bản này đều được sao gửi tới tất cả các bộ phận thuộc cơ cấu tổ chức của TCTĐSVN và các đơn vị thành viên của TCTĐSVN nhằm hướng dẫn thống nhất các quy định về công tác lưu trữ của TCT và yêu cầu các đơn vị triển khai thực hiện nghiêm túc đồng thời quán triệt đến từng cán bộ, chuyên viên, nhân viên làm việc liên quan đến công tác công văn giấy tờ.
Việc xây dựng hệ thống văn bản trên chứng tỏ sự quan tâm của Lãnh đạo TCT đối với công tác văn thư – lưu trữ, đây thực sự là cơ sở quan trọng cho việc thực hiện tốt công tác lưu trữ của TCTĐSVN và các đơn vị thành viên; góp phần không nhỏ vào hiệu quả sản xuất kinh doanh của TCTĐSVN.