Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác lưu trữ là bộ phận của công tác quản lý; là việc xem xét, điều chỉnh, đánh giá kết quả thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam và một số đơn vị thành viên trực thuộc Tổng công ty có trụ sở tại Hà Nội, giúp nâng cao chất lượng công tác này một cách rõ rệt; nhằm đảm bảo thực hiện đầy đủ các quy định của Nhà nước cũng như quy định của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam về lưu trữ.
Đây được coi là một biện pháp có ý nghĩa quan trọng trong quá trình tổ chức, điều hành quản lý công tác lưu trữ ở bất kỳ cơ quan, đơn vị nào. Một mặt, kiểm tra là công cụ, phương tiện giúp lãnh đạo Tổng công ty phát hiện những sai sót trong công tác lưu trữ để khắc phục, điều chỉnh kịp thời. Mặt khác, dựa vào kết quả kiểm tra, Lưu trữ Tổng công ty có thể đánh giá một cách tổng quan công tác lưu trữ của Tổng công ty để từ đó đề ra những chủ trương, phương hướng nhiệm vụ cùng những giải pháp chỉ đạo kịp thời, thích hợp đối với công tác này trong cơ quan.
Nội dung của công tác kiểm tra bao gồm: kiểm tra thực hiện nhiệm vụ công tác của từng đơn vị thành viên; đánh giá kết quả thực hiện; kiểm tra thái độ nghiêm túc trong thực hiện các văn bản của Nhà nước và của Tổng công ty về công tác văn thư – lưu trữ, quy chế văn thư – lưu trữ; kiểm tra đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ trong toàn cơ quan Tổng công ty và các đơn vị thành viên.
Theo kết quả khảo sát và dựa trên các Báo cáo về lưu trữ gần đây của Tổng công ty, công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ từ cơ quan Tổng công ty đến các đơn vị thành viên được tiến hành thường xuyên. Lãnh đạo Văn phòng Tổng công ty là người được Tổng giám đốc ủy quyền có trách nhiệm cao nhất trong việc kiểm tra, giám sát công tác lưu trữ ở Tổng công ty Đường sắt Việt Nam. Do hoạt động trên phạm vi cả nước nên việc kiểm tra không thể tập trung về một đầu mối là Văn phòng Tổng công ty đặt trụ sở tại Hà Nội mà được giao cho cả hai Văn phòng – bộ phận tham mưu giúp việc cho lãnh đạo Tổng công ty trong việc thực hiện nhiệm vụ của công tác lưu trữ. Cụ thể, lãnh đạo Tổng công ty giao cho Văn phòng Tổng công ty kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ của các đơn vị thành viên ở khu vực phía Bắc và miền Trung; Văn phòng đại diện của Tổng công ty đặt tại thành phố Hồ Chí Minh kiểm tra công tác văn thư – lưu trữ của các đơn vị ở khu vực phía Nam. Tại các đơn vị đều xây dựng kế hoạch triển khai các văn bản của Nhà nước, của Tổng công ty; đồng thời kiểm tra việc thực hiện các chế độ như: bảo mật thông tin, trình độ đội ngũ cán bộ văn thư – lưu trữ, tổ chức khai thác sử dụng TLLT, lưu trữ và bảo quản TLLT, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư – lưu trữ. Ngoài ra, TCTĐSVN còn tiến hành kiểm tra chéo công tác văn thư – lưu trữ trong cụm, cụ thể tại công văn số 1692/ĐS-VP của TCTĐSVN ngày 31 tháng 7 năm 2007 về kế hoạch kiể tra chéo công tác văn thư – lưu trữ năm 2007 (Phụ lục 04).
Kết thúc đợt kiểm tra, TCTĐSVN thông báo công khai kết quả kiểm tra vì kết quả của công tác kiểm tra sẽ là cơ sở khách quan để tiến hành xét thi đua khen thưởng hay kỷ luật cho các đơn vị, cá nhân trong việc thực hiện các quy định về lưu trữ cũng như hoàn thành hai nhiệm vụ cơ bản của công tác lưu trữ là: bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng hiệu quả TLLT của cơ quan, đơn vị mình (Phụ lục 06). Hàng năm, Tổng công ty đều thực hiện
công việc xét bình bầu khen thưởng cho các cá nhân, đơn vị như một nhiệm vụ thường niên. Chế độ khen thưởng kỉ luật thực hiện theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước và Quy chế thi đua - khen thưởng của Tổng công ty. Đó là động lực thúc đẩy, nâng cao tinh thần, trách nhiệm làm việc của các cán bộ làm công tác liên quan đến công văn giấy tờ trong toàn Tổng công ty cũng như các đơn vị thành viên. Năm 2009 Tổ Hành chính Văn phòng TCTĐSVN được Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ tặng bằng khen có thành tích xuất sắc trong công tác Văn phòng (Phụ lục 11).
Tiểu kết chƣơng 2
Có thể khẳng định rằng tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam không những có ý nghĩa quan trọng với TCT mà còn có những ý nghĩa không thể phủ nhận đối với nền kinh tế - xã hội Việt Nam trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa như hiện nay. Từ thực tế khảo sát cho thấy tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại TCT đã có những ưu điểm, nhược điểm và đặc điểm khác biệt. Kết quả khảo sát chỉ ra rằng các nhà lãnh đạo tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam đã nhận thức được giá trị của tài liệu lưu trữ nhất là những tài liệu có giá trị quan trọng đối với TCT. Minh chứng cho điều này là việc TCT đã bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ và bố trí cán bộ kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ tại Tổng công ty và các đơn vị thành viên. Tuy nhiên, do nhận thức chưa đầy đủ về giá trị của tài liệu lưu trữ nên nhiều tài liệu hình thành trong hoạt động của TCT này đang bị bỏ rơi.
Thực tế cho thấy mục đích chủ yếu của TCT là tối đa hóa lợi nhuận trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Do mục đích đó nên các biện pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại TCT còn nhiều vấn đề hạn chế, chưa được quan tâm đúng mực. Để bảo quản tài liệu lưu trữ TCT đã lựa chọn phương pháp bố trí công tác lưu trữ của mình theo mô hình quản lý tập trung thống
nhất. Mô hình đó cũng tạo ra những ưu điểm và những hạn chế nhất định trong công tác lưu trữ của TCT. Những hạn chế của công tác lưu trữ tại TCT xuất phát từ nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan khác nhau. Trong đó, có nguyên nhân xuất phát từ nhận thức chưa đầy đủ của nhà quản lý doanh nghiệp về giá trị của tài liệu lưu trữ. Hơn nữa, cho đến nay Nhà nước Việt Nam mà trong đó cụ thể là Cục văn thư, lưu trữ Nhà nước chưa có những quy định một cách cụ thể và đầy đủ để quản lý, hướng dẫn công tác lưu trữ trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam cũng tạo ra những hiệu quả nhất định đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh của chính doanh nghiệp. Do đó, để phát huy những ưu điểm và khắc phục các hạn chế về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp, các nhà khoa học và các cơ quan quản lý Nhà nước về lưu trữ cần nghiên cứu kỹ lưỡng để đưa ra những giải pháp tối ưu nhất. Với những nghiên cứu bước đầu, trong chương 3 của đề tài này, chúng tôi sẽ đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam.
Chƣơng 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY
ĐƢỜNG SẮT VIỆT NAM