1.2 Quy trình đào tạo nguồn nhân lực
1.2.3 Đánh giá hiệu quả đào tạo
Sau khi đã thực hiện chương trình đào tạo cần phải tiến hành đánh giá chương trình đào tạo để xem chương trình có đạt được mục tiêu đề ra hay không, đạt được ở mức độ nào, những gì làm được và chưa làm được trong chương trình đào tạo. Trên cơ sở đó đưa ra những giải pháp để khắc phục và hoàn thiện hơn các chương trình đào tạo. Đánh giá hiệu quả đào tạo chủ yếu xác định kết quả đào tạo hay lượng kiến thức, kỹ năng người được đào tạo tiếp thu từ khóa học và khả năng ứng dụng những kiến thức và kỹ năng về công việc mà họ đảm nhận. Những thông tin thu thập được từ kết quả đánh giá hiệu quả đào tạo giúp nhà lãnh đạo tìm ra được những điểm cần điều chỉnh, cần cải thiện của chương trình đào tạo.
Giai đoạn đánh giá hiệu quả đào tạo có vai trò hết sức quan trọng. Do đó, việc tìm ra một mô hình đánh giá một cách chính xác hiệu quả của một chương trình đào tạo luôn được các nhà quản lý đào tạo quan tâm. Do vậy đã có nhiều hệ thống, mô hình được xây dựng và áp dụng như: Mô hình đánh giá hiệu quả chương trình của Mỹ dựa vào bốn yếu tố (đầu vào, hoạt động, đầu ra, hiệu quả), mô hình các yếu tố tổ chức đưa ra năm yếu tố đánh giá (đầu vào, quá trình đào tạo, kết quả đào tạo, đầu ra, hiệu quả), mô hình Kirkpatrick đưa ra bốn mức đánh giá hiệu quả đào tạo (Sự phản hồi của người học, nhận thức, hành vi, kết quả). Trong số những mô hình này, mô hình đánh giá bốn cấp độ của Kirkpatrick được xem là mô hình nổi tiếng nhất, được công nhận và sử dụng rộng rãi nhất, đặc biệt là trong việc đào tạo ở các doanh nghiệp.
1.2.3.1 Mô hình Kirkpatrick
Năm 1975, Donald Kirkpatrick giới thiệu một mô hình bốn mức đánh giá hiệu quả đào tạo và được ông cập nhật mới nhất vào cuốn sách Evaluating Training Programs vào năm 1998. Mô hình bốn cấp độ này có thể được áp dụng cho việc đào tạo
theo hình thức truyền thống hoặc dựa vào công nghệ hiện đại. Mô hình này bao gồm:
Cấp độ 1: Sự phản hồi của người học (Students’ Reaction)
Người học có hài lòng với khóa học mà họ tham dự hay không? Đánh giá ở cấp độ 1 chủ yếu tìm hiểu phản ứng, mức độ phù hợp của người học mà họ tham dự, thông qua phiếu thăm dò ý kiến của người học được phát sau tại mỗi khóa học.
Người học được yêu cầu đánh giá chương trình đào tạo sau khi kết thúc khóa học, những gì họ nghĩ và cảm nhận trong đào tạo về cấu trúc, nội dung, phương pháp trong chương trình đào tạo. Sự đánh giá thông qua những phiếu gọi là “smile sheets” hoặc “happy sheets” bởi vì những phiếu này đo lường mức độ yêu thích chương trình đào tạo của người học.
Cấp độ này được sử dụng để thăm dò thái độ của người được đào tạo về chương trình đào tạo, người hướng dẫn – giáo viên, phương tiện học tập… Cấp độ này thường được sử dụng nhiều nhất do dễ thực hiện đánh giá. Kirkpatrick đã đề nghị mỗi chương trình tối thiểu phải thực hiện đánh giá ở cấp độ này. Các thước đo phản ứng được thiết kế để đánh giá các quan điểm của người được đào tạo về chương trình đào tạo. Những quan điểm, ý kiến của người học cần phải được so sánh với đánh giá ý kiến của người lãnh đạo. Sự kết hợp hai nguồn thông tin này sẽ cho một kết quả đánh giá toàn diện.
Cấp độ này cần được tiến hành để thu thập những thông tin về phản ứng của người được đào tạo vì để hiểu được người được đào tạo thỏa mãn như thế nào đối với chương trình, để thực hiện bất cứ nội dung ôn tập nào trong chương trình, để đảm bảo người được đào tạo khác sẽ dễ tiếp thu chương trình. Đến cuối khóa đào tạo, nên dành cho những người được đào tạo thời gian hợp lý để hoàn tất những ý kiến đóng góp. Các nhà đào tạo cũng nên đánh giá những góp ý của người được đào tạo vài tháng sau khi hoàn tất quá trình, để xác định xem việc đào tạo phù hợp như thế nào đối với công việc của họ.
Cấp độ 2: Nhận thức (Learning Results)
Mức hai đo kết quả nhận thức, đánh giá xem học viên có học được những kiến thức, kĩ năng và thái độ như mục tiêu chương trình đào tạo đặt ra hay không?
Các thước đo học tập đánh giá mức độ những người được đào tạo đã tiếp thu những khái niệm, kiến thức, và kỹ năng của khóa đào tạo như thế nào. Tiêu biểu là việc học tập được đánh giá qua các bài trắc nghiệm trên giấy (như những câu hỏi, dạng bài viết, chọn câu trả lời đúng), trắc nghiệm kết quả và các bài tập mô phỏng.
Nên kiểm tra những người được đào tạo về mức độ hiểu biết của họ trước và sau quá trình đào tạo, để xác định tác động của việc đào tạo đối với kiến thức của họ.
Việc đánh giá hiệu quả ở cấp độ 2 nhằm xác định mức độ mà học viên có thể cải thiện, nâng cao kiến thức và kỹ năng của họ sau khi tham dự khóa học. Cấp độ này có thể tiến hành trong suốt quá trình học tập thông qua việc thi sau đào tạo, kiểm tra lý thuyết, thực hành, đánh giá theo nhóm, tự đánh giá. Mức độ thay đổi về kiến thức, kỹ năng của người học được xác định vào việc so sánh kết quả kiểm tra học viên tham gia trước khi khóa học bắt đầu và sau khi kỳ thi kết thúc. Những khoảng cỏch giữa hai kỳ thi sẽ chỉ rừ những gỡ người học đó tiếp thu những gỡ từ khóa học.
Việc đánh giá ở cấp độ này khó thực hiện hơn so với cấp độ 1 do mất thời gian, chi phí tổ chức thi trước và sau khi đào tạo. Đó cũng chính là lý do vì sao cấp độ này phổ biến nhưng không được thực hiện rộng rãi như cấp độ 1.
Cấp độ 3: Hành vi (Behaviour in the Workplace )
Người học có ứng dụng được những gì từ khóa học vào công việc của họ không? Hay là họ có nâng cao được hiệu quả thực hiện công việc của mình không?
Những tiêu chuẩn về hành vi là những phương pháp thuộc về kết quả làm việc thực sự và được sử dụng để nhận ra những tác dụng của việc đào tạo đối với kết qủa làm việc. Khả năng và mức độ ứng dụng những kiến thức, kỹ năng mà người học đạt được từ khóa học vào công việc của họ là đối tượng đánh giá ở cấp độ này.
Cấp độ này nghiên cứu sự thay đổi, sự tiến bộ về thái độ trong lĩnh vực nghề nghiệp. Do cấp độ này liên quan đến những gì sau khi khóa học đào tạo kết thúc và quay về với công việc nên việc đánh giá nên thực hiện từ 3 tháng đến 6 tháng sau khi kết thúc chương trình đào tạo. Với lý do học viên cần có thời gian để ôn lại những gì học được và áp dụng vào thực tiễn công việc, bởi vì thời gian quá lâu
người học có thời gian bổ sung những kỹ năng mới và dữ liệu đánh giá không thể hiện được những điều đánh giá. Rất khó có thể dự đóan chính xác đâu là những thay đổi về kiến thức, kỹ năng của người học nhờ vào đào tạo. Do đó, cấp độ này nên thực hiện nhiều lần để có thể xác định toàn diện ảnh hưởng của những thay đổi trên.
Có thể nhận thấy các tác dụng tiêu biểu của những tiêu chuẩn về hành vi, bằng cách sử dụng những cách đánh giá, việc giám sát, thăm dò, phỏng vấn, hoặc những biểu thị khách quan về kết quả. Những người tham gia vào công tác đánh giá bao gồm:
học viên, nhà quản lý, cấp trên trực tiếp hoặc những người ở vị trí có thể quan sát được sự thay đổi trong hành vi của người được đào tạo. Mặc dù việc học tập và những tiêu chuẩn về hành vi liên quan với nhau về mặt khái niệm nhưng cần đánh giá hai cấp độ này một cách riêng biệt.
Nên so sánh hành vi của người được đào tạo và sau khi đào tạo, để đánh giá mức độ mà việc đào tạo đã thay đổi kết quả của họ. Đây là điều quan trọng, bởi vì một trong những mục tiêu của việc đào tạo là để thay đổi hành vi làm việc hoặc kết quả của người được đào tạo. Đánh giá ở cấp độ 3 phức tạp và khó thực hiện hơn hai cấp độ trên, đòi hỏi nhiều thời gian và công sức để thu thập thông tin về sự thay đổi hành vi thực hiện công việc của người được đào tạo. Khó có thể dự đoán nguyên nhân của sự thay đổi hành vi thực hiện công việc có phải do đào tạo hay không, nó có thể ảnh hưởng do những yếu tố khác. Hiện nay, một số doanh nghiệp hầu như không thực hiện đánh giá ở cấp độ này.
Cấp độ 4: Kết quả (Business Result)
Cấp độ này trả lời cho câu hỏi chương trình đào tạo có ảnh hưởng như thế nào đối với tổ chức?
Mục đích việc thu thập những kết quả về mặt tổ chức là để xác định tác động của việc đào tạo đối với nhóm đào tạo hoặc toàn tổ chức. Có thể thu thập thông tin trước và sau khi đào tạo về những chỉ tiêu như năng suất, doanh số, tình trạng vắng mặt, sự thỏa mãn của khách hàng. Nhà đào tạo sẽ cố gắng cho thấy những chương trình đào tạo chịu trách nhiệm đối với bất cứ thay đổi nào đã được ghi trong các chỉ tiêu trên. Điều này khó có thể thực hiện nếu không có một kế hoạch thu thập thông
tin vì nhiều thông tin khác có thể giải thích cho những thay đổi trên. Ví dụ những thay đổi về doanh số do một hệ thống trả lương mới hơn là do một chương trình đào tạo về kinh doanh.
Cấp độ này không tập trung đánh giá ảnh hưởng của đào tạo đối với từng học viên mà nó tập trung đánh giá vào ảnh hưởng chung của đào tạo đối với tòan bộ tổ chức. Cấp độ đánh giá này có nhiều điểm đánh giá giống với cấp độ 3, bao gồm việc cần có thời gian kết quả của việc đào tạo được áp dụng vào trong công việc, đánh giá trước và sau đào tạo, khó có thể giải thích nguyên nhân của sự thay đổi kết quả, hành vi là do cụng tỏc đào tạo… Cần cú hồ sơ theo dừi biểu hiện cụng tỏc của người học. Các chỉ tiêu kếy quả (năng suất, doanh thu, lợi nhuận của tổ chức) là những chỉ tiêu ngoại biên và vĩ mô nhất để được sử dụng và đánh giá của việc đào tạo. Đánh giá ở cấp độ này rất quan trọng đối với tổ chức. Nó phản ánh mục tiêu đào tạo thông qua các chỉ tiêu hiệu quả hoạt động doanh nghiệp và hiệu quả sử dụng lao động doanh nghiệp. Nó phản ánh được lợi nhuận các tổ chức có thể thu được từ kinh phí đầu tư cho đào tạo.
So với các cấp độ trên thì cấp độ 4 khó thực hiện nhất, mất thời gian và đồi hỏi nhiều kinh phí nhất. Do đó, cấp độ 4 hầu như không được các tổ chức thực hiện.
Mô hình 4 cấp độ đánh giá Kirkpatrick ở trên là một mô hình mang tính hệ thống và tòan diện, trong đó các cấp độ đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau về mặt thông tin mặc dù chúng có những sự khác biệt về mức độ thực hiện, giá trị thực hiện và tần số thực hiện. Do đó, việc đánh giá hiệu quả đào tạo nên được tiến hành ở cấp độ 1, sau đó tùy thuộc vào thời gian, ngân sách, thông tin mà tiến hành tuần tự các cấp độ 2, cấp độ 3 và cấp độ 4. Việc thực hiện đầy đủ các cấp độ đánh giá hiệu quả đào tạo Kirkpatrick sẽ cho một kết quả đánh giá chương trình đào tạo tương xứng và toàn diện.
Mặc dù vậy, mô hình Kirkpatrick vẫn tồn tại nhược điểm không thể xác định giữa tỷ lệ chi phí và lợi nhuận – khả năng thu lợi nhuận từ kinh phí đầu tư cho đào tạo (ROI – Returns on Investment). Đó là mối quan tâm hàng đầu của những nhà đào tạo. Nhưng mô hình đánh giá hiệu quả đào tạo của Kirkpatrick vẫn được xem là
chuẩn mực cho công tác đánh giá hiệu quả đào tạo trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh.
1.2.3.2 Nhóm tiêu thức đánh giá hiệu quả đào tạo
Để đánh giá chính xác hiệu quả của một chương trình đào tạo, phải tiến hành xây dựng hệ thống các tiêu thức đánh giá. Tiến hành đánh giá hiệu quả đào tạo là công việc cuối cùng trong quy trình đào tạo. Việc đánh giá này vừa đo lường hiệu quả và lợi ích có được trong giai đoạn đào tạo trước, cung cấp cơ sở và tiêu chuẩn cho việc vận dụng thành quả đào tạo một cách có hiệu quả, đồng thời còn là một khâu quan trọng để xác định phương pháp sửa đổi và hoàn thiện công tác đào tạo của giai đoạn sau. Việc đánh giá hiệu quả đào tạo có thể tiến hành theo các tiêu thức dưới đây:
Ý kiến phản ánh của người tham gia khóa đào tạo
Tiêu thức đánh giá này gắn với cấp độ 1 của mô hình đánh giá hiệu quả đào tạo của Kirkpatrick. Người được đào tạo với tư cách là người tham dự khóa đào tạo sẽ có thể hình thành một số cảm nhận, thái độ và ý kiến về khóa học ngay trong hoặc sau khóa học. Những phản ứng của họ có thể được coi là cơ sở để đánh giá hiệu quả đào tạo. Phản ứng của người được đào tạo đối với khóa đào tạo có liên quan đến các phương diện đào tạo, như mục tiêu đào tạo có hợp lý hay không, nội dung đào tạo có thiết thực hay không, phương pháp đào tạo có hiệu quả hay không…Phản ứng của học viên cề chương trình đào tạo cụ thể như họ có thích chương trình đào tạo hay không, nó chịu ảnh hưởng của những nhân tố chủ quan do đó phải lấy đại đa số ý kiến của học viên để đánh gía hiệu quả của một chương trình đào tạo. Thông qua việc điều tra ý kiến phản ánh của học viên để có những sự điều chỉnh cho những khóa đào tạo sau phù hợp với mục tiêu, nội dung và đối tượng đào tạo. Có thể sử dụng phương pháp phỏng vấn, điều tra, bảng hỏi để điều tra phản ứng của học viên.
Tổ chức thi sau đào tạo
Tiêu thức đánh giá này tương ứng với cấp độ 2 trong mô hình đánh giá hiệu quả đào tạo của Kirkpatrick. Thông qua kết quả kiểm tra, kết quả thi, kết quả bài thu
hoạch trong và sau khóa học của người được đào tạo để đánh giá xem tình hình hiểu biết, nắm bắt kiến thức cũng như kỹ năng qua đào tạo của học viên đó như thế nào từ đó phản ánh hiệu quả của chương trình đào tạo. Phương pháp tổ chức thi sau đào tạo được sử dụng sau khi khóa đào tạo kết thúc. Nếu người được đào tạo tham gia các cuộc thi do bên ngoài doanh nghiệp tổ chức thì kết quả đào tạo của học viên sẽ phản ánh một cách khách quan hơn. Phương pháp này giúp cho nhà đào tạo nắm được những kiến thức, kỹ năng mà người học tiếp thu được sau quá trình đào tạo.
Sự thay đổi hành vi của người được đào tạo
Nâng cao năng lực thực tế trong công việc của người lao động là mục đích của việc đào tạo. Những kiến thức, kỹ năng mà học viên có được sau khi đào tạo có thể ứng dụng vào công việc thực tế hay không, đó là tiêu chuẩn quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả chương trình đào tạo. Do đó sau khi đào tạo cần tiến hành đánh giá xem những kiến thức, kỹ năng nào đã được đào tạo có thể áp dụng vào thực tế thực hiện công việc và nếu có thì áp dụng được ở mức độ nào. Cùng với việc đánh gía xem sự thay đổi thái độ hành vi của người học, phải tiến hành đánh giá khả năng giải quyết vấn đề có thay đổi gì sau khi tham dự khóa đào tạo hay không. Đánh giá thong qua các chỉ tiêu sau: năng suất, những nghiên cứu, sáng kiến, tinh thần trách nhiệm, sự đánh giá của lãnh đạo cấp trên và đồng nghiệp về sự thay đổi hành vi thực hiện công việc của người được đào tạo trước và sau khi tham gia đào tạo.
Phân tích đầu vào và đầu ra của việc đào tạo
Tiêu thức đánh giá này tương ứng với cấp độ 4 trong mô hình đánh giá hiệu quả đào tạo của Kirkpatrick. Việc đánh giá hiệu quả đào tạo chính là đánh giá ảnh hưởng tích cực của việc đào tạo tới mục tiêu của doanh nghiệp. Cụ thể là dựa vào ảnh hưởng ở các phương diện nâng cao hiệu suất sản xuất, cải tiến chất lượng sản phẩm, hạ giá thành, tăng lợi nhuận, nâng cao chất lượng phục vụ…để đánh giá giá trị của việc đào tạo. Thông qua ảnh hưởng chung của đào tạo tới doanh nghiệp tiến hành phân tích đầu ra và đầu vào của quá trình đào tạo trong doanh nghiệp. Tức là so sánh giữa lợi ích mà doanh nghiệp thu được sau khi đào tạo với chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra. Chi phí đào tạo bao gồm chi phí trực tiếp và chi phí cơ hội. Trong đó