Chương 2 THỰC TRẠNG ÁP DỤNG QUY TRÌNH ĐÀO TẠO NGUỒN NHÂN LỰC TẠI TCT ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG ĐÔ THỊ HÀ NỘI
2.3 Thực trạng áp dụng công tác đào tạo nguồn nhân lực tại TCT
2.3.2 Quy trình đào tạo
Một chương trình đào tạo người lao động được tiến hành tuần tự theo ba giai đoạn: xác định nhu cầu đào tạo, lên kế hoạch và thực hiện kế hoạch, đánh giá hiệu quả đào tạo.
Mỗi một giai đoạn được tiến hành theo nhiều bước nhằm thực hiện chương trình đào tạo một cách hiệu quả nhất. Thực tế, tại TCT đã thực hiện quy trình đào tạo bao gồm các bước sau:
2.3.2.1 Xác định nhu cầu đào tạo
Hàng năm, TCT căn cứ vào quy chế về việc đào tạo tuyển dụng, đề bạt bổ nhiệm và nâng bậc lương đối với người lao động để xác định nhu cầu đào tạo. TCT xác định nhu cầu đào tạo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của TCT. Giai đoạn xác định nhu cầu đào tạo được thực hiện đối với đối tượng trong diện nâng lương, nâng bậc và đối tượng đào tạo theo quy hoạch cán bộ.
Đối với việc xác định nhu cầu đào tạo định kỳ TCT thực hiện như sau: Hàng năm vào quý 3, trên cơ sở các căn cứ là: kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị, chiến lược phát triển sản xuất và định hướng tổ chức nhân sự của phòng, chế độ quy định và hướng dẫn nâng bậc của Nhà nước và TCT mẹ, yêu cầu nâng cao trình độ đối với cán bộ công nhân viên của lãnh đạo TCT và nhu cầu được đào tạo, nâng cao tay nghề của cán bộ công nhân viên. Đơn vị lập báo cáo nhu cầu đào tạo năm theo biểu mẫu BM.06A.01 (phụ lục 1) và gửi về phòng Tổ chức Quản trị Hành chính vào tháng 9 hàng năm. Sau đó, phòng Tổ chức quản trị hành chính căn cứ vào nhu cầu công tác, chức danh, tiêu chuẩn cán bộ, viên chức để tổng hợp nhu cầu đào tạo của các đơn vị trong TCT mẹ theo biểu mẫu BM.06A.02 (phụ lục 2) trình lãnh đạo TCT phê duyệt và thông báo kết quả tới cho từng đơn vị.
TCT không căn cứ vào kết quả thực hiện công việc của người lao động xác định nhu cầu đào tạo.
TCT căn cứ vào các quy định của nhà nước và các quy chế đào tạo của TCT, vào tháng 3 hàng năm, phòng tổ chức quản trị hành chính thông báo các tiêu chuẩn, điều kiện để dự thi nâng bậc thợ cho công nhân kỹ thuật. Trên cơ sở đơn đề nghị xin dự thi nâng bậc thợ của người lao động, các xí nghiệp, phòng tiến hành xem xét các tiêu chuẩn và lập kế hoạch đào tạo nâng lương,nâng bậc theo biểu mẫu BM.06A.01 (phụ lục 1) sau đó gửi phòng Tổ chức quản trị hành chính. Phòng tổng hợp nhu cầu đào tạo rồi lập bảng tổng hợp nhu cầu đào tạo năm theo biểu mẫu BM.06A.02 (phụ lục 2).
Nhu cầu đào tạo còn được xác định khi các trường Đại học, Cao đẳng, trung tâm đào tạo có những lớp học và gửi xuống TCT. TCT xem xét thấy có nội dung đào tạo phù hợp với nhu cầu của TCT. Tiếp theo TCT gửi văn bản về nội dung đào tạo xuống các văn phòng, xí nghiệp đề nghị cử người tham dự. Các phòng ban, xí nghiệp căn cứ vào nhu cầu đào tạo của người lao động, nhu cầu đào tạo của TCT lập danh sách đào tạo gửi phòng Tổ chức quản trị hành chính.
Ngoài ra, nhu cầu đào tạo cũng xuất phát từ nguyện vọng của người lao động, họ làm đơn đề nghị đào tạo theo biểu mẫu BM.06A.08 (phụ lục 8).
Như vậy, các đơn vị sẽ xác định nhu cầu đào tạo của đơn vị mình và gửi về phòng Tổ chức quản trị hành chính. Phòng sẽ tổng hợp nhu cầu đào tạo của các đơn vị và lập kế hoạch đào tạo cho toàn TCT trong năm theo biểu mẫu BM.06A.05 (phụ lục 5) bao gồm nội dung đào tạo, số lượng, thời gian, dự kiến nơi đào tạo, dự kiến kinh phí.
Đối với đối tượng đào tạo theo quy hoạch cán bộ, phòng Tổ chức quản trị hành chính lập báo cáo kế hoạch đào tạo cán bộ theo quy hoạch năm trên cơ sở chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh của TCT và TCT mẹ, hướng dẫn về kế hoạch đào tạo nguồn cán bộ của Ủy Ban Nhân Dân thành phố, kế hoạch phát triển nguồn nhân lực hàng năm của TCT mẹ. Tiếp theo tiến hành báo cáo trình Tổng giám đốc phê duyệt theo biểu mẫu BM.06A.05 (phụ lục 5).
Đối với đào tạo đột xuất theo nhu cầu riêng của đơn vị hoặc cá nhân, TCT thực hiện như sau:
Các cá nhân, đơn vị có nhu cầu riêng về đào tạo, nâng cao trình độ gửi đơn đề nghị đào tạo theo biểu mẫu BM.06A.08 (phụ lục 8) và các thông báo, hồ sơ liên quan như thông báo tuyển sinh, chương trình học tập tới Phòng Tổ chức Quản trị Hành chính. Sau đó phòng xem xét, đề xuất ý kiến và trình Tổng giám đốc phê duyệt. Thông báo cho những cá nhân, đơn vị kết quả phê duyệt của Tổng giám đốc.
Đối với đào tạo đột xuất theo nhu cầu của TCT mẹ thì giai đoạn xác định nhu cầu đào tạo được thực hiện như sau:
Trước tiên, Phòng Tổ chức Quản trị Hành chính thông qua thông báo mở lớp tập huấn, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của các cơ quan quản lý nhà nước, các trường đại học, cao đẳng và trung tâm đào tạo lập đề xuất và trình Tổng giám đốc phê duyệt. Các đơn vị, cá nhân lập và gửi thông báo về đào tạo tới các đơn vị trong TCT mẹ. Sau đó tổng hợp số liệu về nhu cầu đào tạo đột xuất tới các đơn vị, lập các chương trình đào tạo đột xuất theo biểu mẫu BM.06A.03 (phụ lục 3) và trình phê duyệt. Sau khi phê duyệt phòng Tổ chức Quản trị Hành chính thông báo kết quả phê duyệt tới người lao động và các đơn vị.
Với phương pháp xác định nhu cầu đào tạo như trên, TCT mới chỉ xác định được cần đào tạo bao nhiêu lao động, loại lao động nào và những nội dung đào tạo liên quan đến công việc của người lao động mà không xác định được thực sự người lao động thiếu hụt những kiến thức, kỹ năng nào cần được đào tạo.
Nhìn chung, việc xác định nhu cầu đào tạo của TCT vẫn chưa sát với nhu cầu thực tế của người lao động và của TCT, là do những nguyên nhân sau:
Một số cán bộ Trưởng bộ phận không thực sự am hiểu về công tác đào tạo, họ chưa tham gia bất cứ khóa học nào về quản trị nhân lực, do đó họ chưa được trang bị về kiến thức, kỹ năng đào tạo nguồn nhân lực. Cụ thể là xác định nhu cầu đào tạo, lập kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình đào tạo. Họ chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và cảm tính chủ quan, dẫn đến kết quả nhu cầu đào tạo chưa thực sự sát với yêu cầu thực tế.
Các căn cứ để TCT xác định nhu cầu đào tạo như phân tích công việc, và đánh giá thực hiện công việc vẫn chưa hoàn chỉnh. Một số cán bộ cho rằng việc phân tích nhu cầu đào tạo là một hình thức khích lệ tinh thần làm việc của người lao động mà không quan tâm đến việc người lao động có áp dụng được kiến thức, kỹ năng đã học được vào công việc hay không.
TCT mới chỉ xây dựng bản mô tả công việc cho từng chức danh, bản tiêu chuẩn cấp bậc công nhân kỹ thuật và bản tiêu chuẩn viên chức nghiệp vụ. TCT chưa xây dựng được bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn công việc cho các chức danh công việc. Do đó, chưa có cơ sở để xác định người lao động thiếu hụt những kiến thức, kỹ năng gì cần đào tạo để thực hiện hiệu quả công việc.
TCT đánh giá kết quả thực hiện công việc bằng cách cuối tháng các đơn vị họp và xếp loại nhân viên. Căn cứ vào thời gian hoàn thành công việc, tình hình chấp hành nội quy, quy chế của TCT. Phương pháp đánh giá này chịu ảnh hưởng nhiều vào những ý kiến chủ quan của cán bộ quản lý.
Quá trình phân tích con người chưa đi sâu vào tìm hiểu người lao động thiếu gì, cần gì về kiến thức và kỹ năng. Tức là tổ chức chưa tiến hành xác định khoảng cách giữa kết quả thực hiện công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc của người lao động.
Về phía người lao động, khi có nhu cầu đào tạo đột xuất thì mới gửi đơn đề nghị đào tạo, một số cá nhân không chủ động đưa ra yêu cầu được đào tạo.
Mặt khác, khi xác định nhu cầu đào tạo của người lao động TCT chưa tìm hiểu mong muốn được đào tạo của họ. TCT chưa tiến hành điều tra nhu cầu đào tạo của người lao động, xem họ có nhu cầu đào tạo về những kiến thức, kỹ năng gì, có phù hợp với mục tiêu của TCT hay không. Trong giai đoạn này, TCT đã xác định nhu cầu đào tạo và đối tượng đào tạo cùng một lúc.
Nhìn chung, giai đoạn xác định nhu cầu đào tạo của TCT bộc lộ nhiều hạn chế về phương pháp và các căn cứ xác định nhu cầu đào tạo. Do TCT đã xây dựng quy trình đào tạo, quy chế đào tạo khá đầy đủ và chi tiết hướng dẫn đến các phòng ban
thực hiện theo các biểu mẫu đã thiết kế sẵn. Tuy nhiên, việc xác định nhu cầu đào tạo không được thực hiện đầy đủ theo các bước trong quy trình đào tạo.Vì vậy, TCT nên tiến hành xem xét và khắc phục để nâng cao hiệu quả công tác đào tạo người lao động.
2.3.2.2 Tổ chức đào tạo
Thực chất giai đoạn này là giai đoạn lên kế hoạch và thực hiện kế hoạch bao gồm các nội dung: Xác định mục tiêu đào tạo, lựa chọn đối tượng đào tạo, lựa chọn người đào tạo, xây dựng khung chương trình, chuẩn bị thông tin đào tạo và thực hiện chương trình. TCT đã thực hiện giai đoạn này với các nội dung sau:
* Lập chương trình đào tạo
TCT căn cứ vào báo cáo tổng hợp nhu cầu đào tạo được duyệt, Phòng Tổ chức Quản trị Hành chính lập chương trình đào tạo phù hợp với đối tượng đào tạo như sau:
- Đối tượng trong diện nâng lương, nâng bậc: Xây dựng nội dung và kế hoạch đào tạo phù hợp với đối tượng này. Tổ chức thi nâng bậc thợ đối với công nhân đủ điều kiện, tiêu chuẩn. Phòng Tổ chức Quản trị Hành chính dự kiến thời gian, địa điểm tổ chức đào tạo và kinh phí đào tạo đối với các khóa thi nâng bậc thợ, nâng ngạch, chuyển ngạch. TCT chịu trách nhiệm thành lập hội đồng thi nâng bậc thợ.
- Đối tượng đào tạo theo quy hoạch cán bộ: Hàng năm TCT dự kiến nguồn nhân lực kế cận tham gia khóa đào tạo, dựa vào kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, có chính sách đối với cán bộ, viên chức đi học.
Chương trình đào tạo phù hợp với từng đối tượng đào tạo được lập theo biểu mẫu BM.06A.03 (phụ lục 3). Chương trình này được thông báo tới các đơn vị, cá nhân có nhu cầu đào tạo sau khi đã được phê duyệt. Việc lập chương trình đào tạo được thực hiện đối với đào tạo định kỳ và đào tạo đột xuất. Các nội dung đào tạo được tiến hành đào tạo căn cứ vào những quy định của TCT về các vấn đề liên quan đến nhiệm vụ của các phòng ban. Nội dung đào tạo mới chỉ tập trung đào tạo những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ mà chưa đào tạo các kỹ năng mềm cho người lao
động. Việc xây dựng nội dung chương trình đào tạo được tiến hành chưa khoa học.
Chủ yếu do cơ sở đào tạo tiến hành, nội dung đào tạo chưa căn cứ vào tình hình thực tế tại TCT, những thiếu hụt về kiến thức, kỹ năng của người lao động.
* Tổ chức lớp đào tạo
Sau khi xây dựng được chương trình đào tạo, Phòng Tổ chức Quản trị Hành chính tiến hành triển khai các hoạt động đào tạo, các lớp học phù hợp với chương trình đào tạo đã được phê duyệt.
Đối với đối tượng trong diện nâng lương, nâng bậc: TCT thông qua các văn bản thông báo về các nội dung chương trình đào tạo từ các trường, trung tâm đào tạo gửi về, duyệt các chương trình đào tạo. TCT hầu như không xây dựng chương trình đào tạo mà liên hệ với các cơ sở đào tạo để thông qua giáo trình, tham gia soạn thảo đề thi, đáp án chấm điểm. Phối hợp với cơ sở đào tạo, chuẩn bị, tổ chức học tập và kiểm tra đỏnh giỏ học viờn. Theo dừi, kiểm tra học viờn trong quỏ trỡnh học tập của các lớp đào tạo.
Đối với đối tượng đào tạo theo quy hoạch cán bộ: Việc tổ chức đào tạo được thực hiện tại các cơ sở đào tạo chuyên ngành. TCT lựa chọn phương pháp đào tạo trong giai đoạn tổ chức đào tạo. TCT đang áp dụng các phương pháp đào tạo do các tổ chức bên ngoài tổ chức. Đó là gửi đi đào tạo ở các trường Đại học xây dựng, Cao đẳng cộng đồng Hà Nội, TCT sở hữu trí tuệ quốc tế, Trường đào tạo bồi dưỡng cán bộ. Phòng Tổ chức Quản trị Hành chính căn cứ vào yêu cầu nội dung đào tạo do các trường, trung tâm ở trên gửi về và đề xuất danh sách cá nhân tham gia đào tạo theo biểu mẫu BM.06A.09 (phụ lục 9), dự tính kinh phí và chế độ chính sách đối với học viên trình Tổng giám đốc phê duyệt. Soạn thảo các quyết định cử đi học trình Tổng giám đốc ký ban hành và tổ chức thực hiện.
Trong giai đoạn này, TCT chưa quan tâm đến việc xác định mục tiêu đào tạo.
Mục tiêu đào tạo còn chung chung là nhằm nâng cao trình độ con người lao động phù hợp với tình hình của TCT và đáp ứng được yêu cầu của công việc. TCT vẫn chưa xác định mục tiêu cụ thể cho từng khóa học. Chủ yếu chỉ thông qua trách nhiệm của cán bộ viên chức đi học. Đó là cán bộ viên chức được cử đi học phải đạt
kết quả tốt, hết thời gian học được cấp giấy chứng nhận, chứng chỉ hoặc bằng tốt nghiệp của chương trình đào tạo. Các thông báo về khóa học gửi đến TCT mới chỉ có trên khóa học, thời gian, địa điểm, kinh phí, nội dung đào tạo. Những khóa học đó chưa nêu được mục tiêu cụ thể của việc đào tạo là cung cấp những kiến thức, kỹ năng gì cho người lao động, yêu cầu của khóa học đối với đối tượng đào tạo… Do không có mục tiêu đào tạo cụ thể nên TCT không có cơ sở cho việc xác định chính xác và phù hợp giữa đối tượng đào tạo và nội dung đào tạo. Bên cạnh đó, không có cơ sở để đánh giá chất lượng đào tạo của khóa đào tạo.
Giai đoạn tổ chức đào tạo của TCT chưa thực hiện đủ các bước, có một số bước còn trùng nhau, không được thực hiện một cách khoa học theo đúng trật tự của nó.
Việc lựa chọn đối tượng đào tạo được xác định gộp vào giai đoạn xác định nhu cầu đào tạo. Chủ yếu là đối tượng trong diện nâng lương, nâng bậc và đối tượng đào tạo theo quy hoạch cán bộ được tạo điều kiện đi học.
Đối với đối tượng trong diện thi nâng lương, nâng bậc, TCT có điều kiện cụ thể trong quy chế nâng bậc lương.
Đối với đối tượng đào tạo theo quy hoạch cán bộ, TCT có quy chế đào tạo, đề bạt, bổ nhiệm người lao động. TCT sử dụng chủ yếu phương pháp cử đi học, do đó việc xây dựng nội dung chương trình đào tạo dường như không có. Nội dung chương trình đào tạo được xây dựng bởi các cơ sở đào tạo, bộc lộ những hạn chế như không sát với tình hình thực tế tại TCT và nhu cầu của người lao động.
Đội ngũ giáo viên giảng dạy ở mỗi khóa học hầu như của các trường đại học, cao đẳng, các trung tâm đào tạo. Mặc dù họ được đánh giá là có chất lượng cao, nhiệt tình nhưng không có kỹ năng sư phạm và họ ít tiếp cận với tình hình thực tế của TCT nên một phần nào nội dung đào tạo không sát với nhu cầu đào tạo của người lao động.
Sau khi được ban lãnh đạo phê duyệt những đề xuất của Phòng Tổ chức Quản trị Hành chính thì tiến hành triển khai đào tạo và theo kế hoạch đào tạo đã được phê duyệt. Phòng Tổ chức Quản trị Hành chính thông báo tới các đơn vị, nhân viên, nội