Xỏc định nhu cầu đào tạo nguồn nhõn lực là giai đoạn đầu tiờn trong quy trỡnh đào tạo, nú ảnh hưởng đến cả cụng tỏc đào tạo và hiệu quả của cụng tỏc đào tạo. Nếu xỏc định chớnh xỏc nhu cầu đào tạo sẽ là cơ sở để cụng tỏc đào tạo đạt kết quả cao. Nếu xỏc định sai nhu cầu đào tạo sẽ khiến cho những giai đoạn sau đi chệch hướng, lóng phớ cụng sức, thời gian và tiền bạc.
Như thực trạng đó phõn tớch ở trờn, hiện nay việc xỏc định nhu cầu đào tạo của TCT cũn bộc lộ nhiều hạn chế. Do đú, để xỏc định chớnh xỏc nhu cầu đào tạo, TCT cần dựa vào cỏc căn cứ sau:
Thứ nhất, để xỏc định nhu cầu đào tạo cần dựa vào cơ sở phõn tớch mục tiờu, chiến lược sản xuất kinh doanh của TCT. Từ đú xỏc định chớnh xỏc nhu cầu đào tạo của TCT là đối tượng lao động nào, số lượng bao nhiờu, đào tạo tập trung vào những nội dung gỡ nhằm hoàn thành kế hoạch của TCT.
Căn cứ vào cỏc mục tiờu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn, phũng Tổ chức Quản trị Hành chớnh tiến hành xỏc định nhu cầu đào tạo cần thiết để thực hiện và hoàn thành kế hoạch, phương hướng phỏt triển của TCT. TCT nờn xõy dựng kế hoạch nguồn nhõn lực trung hạn và dài hạn.
đào tạo về lao động cần thiết để thực hiện cỏc mục tiờu kế hoạch và thực tế chất lượng người lao động. So sỏnh giữa số lao động hiện cú trong TCT và nhu cầu lao động cần thay thế như về hưu, chuyển cụng tỏc… để xỏc định những vị trớ cụng việc cũn thiếu, bỏ trống trong thời gian đào tạo. Từ đú, TCT cõn nhắc xem nờn tuyển dụng nhõn lực mới hay đào tạo lại cỏn bộ cụng nhõn viờn trong TCT để bổ sung vào vị trớ đú.
Thứ hai, để xỏc định nhu cầu đào tạo chớnh xỏc thỡ nờn dựa trờn cơ sở phõn tớch cụng việc. Việc này nhằm xỏc định những yờu cầu về kiến thức, kỹ năng cỏch thực hiện cụng việc, và xỏc định kiến thức, kỹ năng và khả năng mà người lao động cần cú để thực hiện cụng việc. TCT nờn đỏnh giỏ kết quả thực hiện cụng việc của người lao động để xỏc định được trỡnh độ hiện cú của người lao động. Từ đú tiến hành so sỏnh giữa trỡnh độ hiện cú của người lao động với tiờu chuẩn thực hiện cụng việc để xỏc định khoảng cỏch tồn tại. Nguyờn nhõn cú thể do cỏ nhõn người lao động (thiếu hụt về kiến thức, kỹ năng đối với cụng việc) thỡ TCT nờn tổ chức đào tạo nhằm bự đắp những kiến thức, kỹ năng cũn thiếu của ngườu lao động, giỳp họ hoàn thành tốt cụng việc. Đối với những nhõn viờn cú những kết quả thực hiờn cụng việc tốt thỡ TCT nờn xem xột khả năng phỏt triển của họ để tiến hành đào tạo nõng cao trỡnh độ, giỳp họ đảm nhận được những cụng việc cao hơn trong tương lai. Dựa vào căn cứ trờn, xỏc định được cần phải đào tạo ở mức độ nào cho người lao động. Nguyờn nhõn cũng cú thể xuất phỏt từ doanh nghiệp do chế độ tiền lương chưa hợp lý, tiờu chuẩn quy định chưa thỏa đỏng, cỏc biện phỏp tạo động lực lao động chưa nhiều.
TCT xỏc định nhu cầu đào tạo vào bản mụ tả cụng việc mà chưa căn cứ vào bản yờu cầu của cụng việc đối với người thực hiện và bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc cho từng cụng việc. Vỡ vậy, tỏc giả xin kiến nghị giải phỏp nhằm hoàn thiện phương phỏp phõn tớch nhu cầu cụng việc như sau:
TCT nờn kết hợp cỏc phương phỏp xỏc định nhu cầu đào tạo như: Phương phỏp điều tra phỏng vấn, phương phỏp bảng hỏi, phương phỏp quan sỏt.
tạo của nhõn viờn trong TCT. Qua phỏng vấn người lao động, người phỏng vấn sẽ thu được những thụng tin về những nhiệm vụ mà người lao động phải thực hiện, những kiến thức, kỹ năng mà người lao động cần cú, mức độ khú dễ, phức tạp của từng nhiệm vụ, điều kiện làm việc. Người phỏng vấn căn cứ và tớnh chất đặc điểm cụng việc để liệt kờ nội dung cần điều tra, hỏi trong quỏ trỡnh phỏng vấn.
Phương phỏp bảng hỏi: Người lónh đạo căn cứ vào tớnh chất và đặc điểm của cụng việc thiết kế một danh sỏch cỏc cõu hỏi cú liờn quan đến kiến thức, kỹ năng trỏch nhiệm, cỏc điều kiện liờn quan đến cụng việc đưa cho người lao động trả lời trong bảng hỏi.
Phương phỏp quan sỏt: Người lónh đạo trực tiếp sẽ quan sỏt người lao động do mỡnh phụ trỏch và ghi chộp những thụng tin liờn quan đến việc thực hiện cụng việc của người lao động xem người lao động làm như thế nào. Từ đú đỏnh giỏ việc thực hiện cụng việc của người lao động, đưa ra nhu cầu đào tạo chớnh xỏc.
Từ cỏc phương phỏp trờn thu thập được những thụng tin nhằm xõy dựng bản mụ tả cụng việc, bản yờu cầu của cụng việc đối với người thực hiện và bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc.
Bản mụ tả cụng việc: gồm ba phần:
Phần xỏc định cụng việc: Khi xỏc định phần này, TCT phải nờu rừ chức danh cụng việc, tờn bộ phận thực hiện cụng việc, người lónh đạo trực tiếp là ai, những nhõn viờn dưới quyền (nếu cú).Cú thể túm tắt về mục đớch, chức năng cụng việc.
Phần nội dung cụng việc: Phần này mụ tả chớnh xỏc cỏc nhiệm vụ và trỏch nhiệm của chức danh cụng việc.
Cỏc điều kiện làm việc: Phần này bao gồm thời gian làm việc, cỏc tài liệu liờn quan, cỏc trang thiết bị được sử dụng, cỏc điều kiện lao động khỏc.
Bản yờu cầu của cụng việc đối với người thực hiện
TCT nờn xõy dựng bản yờu cầu cụng việc để nhằm xỏc định chớnh xỏc nhu cầu đào tạo. Nội dung của bản này cần liệt kờ những kiến thức, kỹ năng, trỡnh độ, năng lực phẩm chất… người lao động cần thực hiện tốt cụng việc. Nội dung đưa ra phải rừ ràng và liờn quan tới cụng việc, khụng nờn đưa ra cỏc yờu cầu quỏ cao.
Bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc
Khi xõy dựng bản này cần phải xem xột bản yờu cầu của cụng việc đối với người thực hiện đưa ra cỏc tiờu chuẩn thể hiện yờu cầu của việc hoàn thành cụng việc cả về mặt số lượng và chất lượng.Yờu cầu đưa ra mang tớnh chất định lượng cao.
Túm lại, so với việc sử dụng cỏc căn cứ để phõn tớch nhu cầu đào tạo cụng việc mà TCT đang ỏp dụng thỡ phương phỏp trờn đó hoàn thiện cả ba bản trờn nhằm phục vụ cho giai đoạn xỏc định nhu cầu đào tạo và hai giai đoạn cũn lại của quy trỡnh đào tạo. Qua việc so sỏnh giữa bản yờu cầu mụ tả cụng việc với cỏc thụng tin thực tế về người lao động sẽ xỏc định được khoảng cỏch cần đào tạo cho người lao động.