2.3.1. Đặc điểm và công tác quản lý
Công ty TNHH sản xuất và kinh doanh XNK Trung Việt là một đơn vị có nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, nhằm quản lý nguyên liệu, vật liệu một cách hiệu quả và tổ chức tốt công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu công ty đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu dựa vào nội dung kinh tế, vai trò và tác dụng của từng loại nguyên vật liệu như sau:
- Nguyên, vật liệu chính: bao gồm các loại bông, xơ tổng hợp, vải các loại,…
- Vật liệu phụ: thuốc nhuộm, phấn kẻ, chỉ, cúc, khóa, chun,…
- Nhiên liệu: Xăng, dầu, sợi đốt,…
68
- Phụ tùng thay thế: kim máy, chân vịt máy khâu, ốc,…
- Phế liệu và các loại vật liệu phụ khác: vải vụn, xơ rối,…
Do nguyên vật liệu có nhiều loại và thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất vì vậy yêu cầu của công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty phải theo dừi và phản ỏnh kịp thời hàng ngày tỡnh hỡnh biến động và số hiện cú của vật liệu.
Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động có đặc điểm giống như TSCĐ nhưng không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng như TSCĐ. Vì vậy, công cụ dụng cụ được quản lý và hạch toán như với nguyên, vật liệu. Công cụ, dụng cụ trong công ty TNHH sản xuất và kinh doanh XNK Trung Việt có nhiều loại ví dụ như: kéo, bao đựng sợi, giá mắc chỉ, bàn may, cắt,…
Tại công ty TNHH sản xuất và kinh doanh XNK Trung Việt, nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ được quản lý nghiêm ngặt từ khâu thu mua hoặc tự sản xuất đến khâu sử dụng nhằm tránh hiện tượng thâm hụt, hư hỏng cũng như ứ đọng vật tư, đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ,…Tất cả các loại NLVL, CCDC khi nhập kho đều phải được bộ phận vật tư cũng như bộ phận kho kiểm nghiệm đầy đủ, với những loại vật tư quan trọng và có số lượng lớn thì có sự tham gia của của các thành viên trong ban lãnh đạo công ty, có biên bản và chữ ký của những người liên quan, vật tư khi xuất kho phải sử dụng đúng mục đích. Trong quá trình sử dụng đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả làm giảm chi phí mang lại lợi ích kinh tế cao. Đặc biệt đối với nguyên liệu, vật liệu là các loại bông, xơ sẽ được bảo quản trong một kho riêng do đặc tính không được bảo quản tốt dễ bị cháy, mốc, rối, hư hỏng do đó công tác quản lý cần được coi trọng.
2.3.2. Thủ tục nhập – xuất vật tư tại Công ty 2.3.2.1. Thủ tục nhập vật tư
Căn cứ vào kế hoạch và nhu cầu vật tư của các đơn vị sản xuất đã được giám đốc phê duyệt, phòng vật tư sẽ tổ chức tiến hành các thủ tục mua bán:
- Lấy báo giá vật tư từ các nhà cung cấp - Lập biên bản phê duyệt
Khi mọi thủ tục hoàn tất thì công việc mua bán được xác nhận, tiến hành làm thủ tục nhập hàng. Khi vật tư được mua về, người đi mua sẽ mang hóa đơn mua hàng như: hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT của đơn vị bán hàng, hóa đơn cước phí vận chuyển,…lên phòng kế toán. Trước khi nhập kho, vật tư mua về sẽ được thủ
69
kho và kế toán vật tư kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách đối chiếu với hóa đơn nếu đúng mới cho nhập kho và kế toán vật tư sẽ viết phiếu nhập kho. Trường hợp vật tư mua về có số lượng lớn, giá trị cao thì công ty sẽ có biên bản kiểm nghiệm vật tư về số hàng mua về có đúng quy cách, mẫu mã, chất lượng theo hóa đơn thì thủ kho mới tiến hành nhập kho.
Tất cả các loại vật tư trước khi nhập kho phải có đầy đủ các chứng từ: Biên bản phê duyệt giá, hợp đồng kinh tế, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa,…
Sau khi kiểm nghiệm số lượng, chất lượng vật tư nếu đạt yêu cầu vật tư sẽ được nhập kho. Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc do bộ phận sản xuất lập thành 2 liên (đối với vật tư mua ngoài) hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất) (đặt giấy than viết một lần), người lập ký, ghi rừ họ tờn, người giao hàng sẽ mang phiếu tới kho để nhập vật tư.
+ Liên 1: Lưu tại phòng vật tư (nơi lập phiếu)
+ Liên 2: Giao cho thủ kho ghi vào thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán ghi sổ + Liên 3 (nếu có): Người giao hàng giữ
Thủ kho sẽ ghi ngày tháng năm nhập kho cùng người giao hàng ký vào phiếu nhập. Thủ kho giữu liên 2 để căn cứ vào đó ghi vào thẻ kho về số lượng thực nhập của vật tư. Sau đó cuối ngày tổng hợp chứng từ, thủ kho sẽ đưa lên phòng kế toán vật tư để kế toán vật tư tiến hành nhập vào sổ sách kế toán và lưu trữ.
- Tính giá vật tư nhập kho:
Giá trị thực tế
nhập kho = Giá mua ghi
trên hóa đơn + Chi phí mua
thực tế -
Khoản giảm
giá được
hưởng
Nếu mua nhiều vật tư cùng một lúc thì chi phí thu mua sẽ được phân bổ theo giá trị của từng loại vật tư.
- Trong trường hợp vật tư tự sản xuất (ví dụ: vải) thì giá nhập kho chính là giá thành sản xuất thực tế.
Ví dụ: Ngày 01/12/2013, Công ty mua 110 kg bông của Công ty TNHH An Hòa.
Giá ghi trên hóa đơn là 2.348.500 đồng, chi phí phát sinh trong quá trình thu mua là 62.400 đồng . Như vậy giá trị thực tế nhập kho của lô bông là:
2.348.500 + 62.400 = 2.410.900 đồng.
70
Sơ đồ 2.6: Trình tự luân chuyển phiếu nhập kho
Ví dụ 2: Ngày 02/12/2013, Công ty mua 500 cuộn chỉ của công ty TNHH Huy Thuận. Giá mua trên hóa đơn là 6.375.000 đồng. Thuế GTGT là 10%. Công ty tiến hành kiểm nghiệm và nhập kho lô hàng trên đồng thời thanh toán trước bằng tiền mặt. Căn cứ vào hóa đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm hàng hóa vật tư và phiếu nhập kho kế toán tiến hành ghi sổ như sau:
Biểu 2.1: Hóa đơn GTGT
Mẫu số : 01GTKT3/001 71
Người liên quan Công việc
Người gia hàng
KTT Thủ trưởng
BP kiểm tra
Thủ kho
Phòng vật tư
Kế toán vật tư 1.Đề nghị nhập
hàng
x 2.Kiểm tra chất
lượng
3.Lập phiếu nhập kho
4.Ký duyệt
5.Nhập kho và ghi thẻ
6.Ghi sổ kế toán 7.Bảo quản, lưu trữ
HểA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Ký hiệu: AC/13P Liên 2: Giao cho khách hàng Số:0005485 Ngày 02 tháng 12 năm 2013
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Huy Thuận Mã số thuế: 0301446006003
Địa chỉ: 378 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Điện thoại: 0438624831 Số tài khoản:
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hà
Tên đơn vị: Công ty TNHH sản xuất và kinh doanh XNK Trung Việt Mã số thuế: 0101593412
Địa chỉ: Tổ 12 – TT Sóc Sơn, TP Hà Nội
Hình thức thanh toán: tiền mặt Số tài khoản: 102010000358060 STT Tên hàng hóa, dịch
vụ
Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Chỉ 60C3 đen Cuộn 500 12.750 6.375.000
Cộng tiền hàng: 6.375.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 637.500 Tổng cộng tiền thanh toán 7.012.500 Số tiền viết bằng chữ: Bảy triệu không trăm mười hai nghìn năm trăm đồng chẵn./.
Người mua hàng Người bán hàng ( đã ký) (đã ký)
(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính) Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm
Đơn vị : Cty TNHH Trung Việt
Địa chỉ : Tổ 12, thị trấn Sóc Sơn, Hà Nội
Mẫu số 03 – VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của BTC)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM (Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa) Hôm nay ngày 02 tháng 12 năm 2013.
Căn cứ hoá đơn GTGT số 0005485 ngày 02/12/2013 của Công ty TNHH Huy Thuận.
Ban kiểm nghiệm bao gồm:
72
1. Ông: Trịnh Văn Hùng : Trưởng ban 2. Ông: Đỗ Văn Vượng : Uỷ viên 3. Ông: Lê Xuân Thành : Ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại:
STT
Tên, nhãn hiệu, quy
cách vật tư,công
cụ, sản phẩm, hàng hoá
Mã số
Phương thức kiểm
nghiệm
ĐVT
Số lượng theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng
đúng quy cách, phẩm chất
Số lượng sai quy cách, phẩm
chất
A B C D E 1 2 3 4
1 Chỉ đen 60C3 Đếm Cuộn 500 500 0
Kết quả kiểm nghiệm: Lô hàng đúng quy cách, phẩm chất.
Ngày 02 tháng 12 năm 2013 Trưởng ban
(Ký, họ tên)
Uỷ viên (Ký, họ tên)
Thủ kho (Ký, họ tên)
(Nguồn: Phòng Kế toán - Tài chính)
73
Biểu 2.3: Phiếu nhập kho
Đơn vị: Công ty TNHH sản xuất và kinh doanh XNK Trung Việt
Địa chỉ: Tổ 12 - TT Sóc Sơn, TP. Hà Nội
Mẫu số: 01- VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Hà
Địa chỉ: Phòng Kế hoạch – Kinh doanh
Theo hoá đơn số 0005485 ngày 02 tháng 12 năm 2013 Nhập tại kho: Kho NVL số 1
STT Tên nhãn hiệu quy cách sản
Đơn vị tính
Số lượng
Chứng từ Đơn
giá
Thành tiền Chứng
từ
Thực nhập
1 Chỉ 60C3 đen Cuộn 500 500 500 12.750 6.375.000
Cộng 500 500 6.375.000
Bằng chữ: Sáu triệu ba trăm bảy mươi lăm nghìn đồng chẵn./.
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 2.4: Thẻ kho
Đơn vị:Cty TNHH sản xuất và kinh doanh XNK Trung Việt
Địa chỉ: Tổ 12, thị trấn Sóc Sơn, Hà Nội
Mẫu số S12-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
74 PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 02 tháng 12 năm 2013 Số: 21
Nợ: 152 Có: 111
(Trích) THẺ KHO (SỔ KHO) Ngày lập thẻ: 1/12/2013
Tờ số: 05 - Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Chỉ 60C3 đen - Đơn vị tính: Cuộn
- Mã số: 60C3 Số
TT
NTGS Số hiệu chứng từ
Diễn giải
Ngày nhập, xuất
Số lượng Ký
xác nhận của kế toán
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn
A B C D E F 1 2 3 G
Tồn kho 01/12/13 240
Số ps tháng 12
1 2/12 PN21 Mua của Cty TNHH
Huy Thuận
2/12 500
… … … …
Cộng ps tháng 12 620 495
Tồn kho 31/12/13 365
- Sổ này có 50 trang, đánh từ trang số 01 đến trang 50.
- Ngày mở sổ: 1/12/2013
Ngày 31 tháng 12 năm 2013 Người ghi sổ
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính) 2.3.2.2. Thủ tục xuất vật tư
Tại công ty TNHH sản xuất và kinh doanh NXK Trung Việt, khi có nhu cầu cần dùng đến vật tư, các bộ phận cần sử dụng vật tư lập Phiếu đề nghị lĩnh vật tư.
Tính giá xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh.
Sau khi được giám đốc ký duyệt cấp vật tư, người nhận vật tư mang giấy đến phòng vật tư làm thủ tục. Phòng vật tư căn cứ theo yêu cầu của Phiếu đề nghị lĩnh vật tư viết Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho sẽ được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần). Sau khi lập xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký rồi chuyển cho giám đốc hoặc người được ủy quyền ký duyệt giao cho người nhận cầm phiếu
75
xuống kho nhận hàng. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực xuất của từng thứ hàng, ghi ngày thỏng năm xuất kho và cựng người nhận ký và ghi rừ họ tờn vào phiếu xuất kho.
+ Liên 1: Lưu lại phòng vật tư (bộ phận lập phiếu)
+ Liên 2: Thủ kho ghi vào thẻ kho rồi chuyển cho kế toán ghi sổ và lưu trữ.
+ Liờn 3: Giao cho người nhận vật tư để theo dừi tại nơi sử dụng.
Sơ đồ 2.7: Trình tự luân chuyển phiếu xuất kho
Ví dụ: Ngày 03/12/2013, Công ty xuất kho 215 kg xơ PE cho phân xưởng 1 sản xuất sợi. Thủ tục xuất kho được thực hiện như sau:
Biểu 2.5: Giấy đề nghị lĩnh vật tư
Đơn vị: Công ty TNHH sản xuất và kinh doanh XNK Trung Việt Địa chỉ: Tổ 12, TT Sóc Sơn, Tp Hà Nội
GIẤY ĐỀ NGHỊ LĨNH VẬT TƯ
Kính gửi: Phòng kế toán
Tên tôi là: Đỗ Thị Hương – Tổ trưởng PXSX 1
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và nhu cầu hiện tại của bộ phận, đề nghị công ty cấp cho PX tôi loại vật liệu sau:
STT Tên vật liệu Đơn vị tính Số lượng
1 Xơ PE Kg 215
Đề nghị công ty cấp cho bộ phận chúng tôi kịp thời và đầy đủ để cho việc sản xuất được tiến hành với kế hoạch mà công ty đề ra.
76
Người liên quan Công việc
Người gia hàng
Phòng vật tư
KTT Thủ
trưởng
Thủ kho
Kế toán vật tư 1.Đề nghị xuất kho x
2.Ký duyệt
3.Lập phiếu xuất kho 4.Soát xét ký
5.Ký duyệt
6.Xuất kho và ghi thẻ 7.Ghi sổ kế toán 8. Bảo quản, lưu trữ
Ngày 03 tháng 12 năm 2013 Người đề nghị (Đã ký)
(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính)
Biểu 2.6: Phiếu xuất kho
Đơn vị: Công ty TNHH sản xuất và kinh doanh XNK Trung Việt
Địa chỉ: Tổ 12 - TT Sóc Sơn, TP. Hà Nội
Mẫu số: 02- VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
Họ và tên người nhận hàng: Đỗ Thị Hương Địa chỉ: Phân xưởng 1
Nội dung: Xuất xơ PE cho sản xuất sợi Xuất tại kho: Kho NVL số 1
STT Tên nhãn hiệu vật tư
Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất
1 215 Kg 215 215 13.500 2.902.500
Cộng 2.902.500
Bằng chữ: Hai triệu chín trăn linh hai nghìn năm trăm đồng chẵn./.
77 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 05 tháng 12 năm 2013
Số: 05
Nợ: 621 Có: 152
Người lập phiếu (Ký, họ tên)
Người nhận hàng (Ký, họ tên)
Thủ kho (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Giám đốc (Ký, họ tên)
(Nguồn: Phòng Kế toán - Tài chính)
Biểu 2.7: Thẻ kho
Đơn vị:Cty TNHH sản xuất và kinh doanh XNK Trung Việt
Địa chỉ: Tổ 12, thị trấn Sóc Sơn, Hà Nội
Mẫu số S12-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) (Trích) THẺ KHO (SỔ KHO)
Ngày lập thẻ: 1/12/2013 Tờ số: 06
- Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Bông - Đơn vị tính: kg - Mã số: HP0001 Số
TT
NTGS Số hiệu chứng từ
Diễn giải
Ngày nhập, xuất
Số lượng Ký
xác nhận của kế toán
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn
A B C D E F 1 2 3 G
Tồn kho 01/12/13 1.500
Số PS tháng 12
1 03/12 PX05Xuất cho PX1 sx 03/12 215
… … … …
Cộng ps tháng 12 24.000 23.000
Tồn kho 31/12/13 2.500
- Sổ này có 50 trang, đánh từ trang số 01 đến trang 50.
- Ngày mở sổ: 1/12/2013
Ngày 31 tháng 12 năm 2013 Người ghi sổ
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
(Nguồn: Phòng Kế toán - Tài chính)
78
2.3.3. Tài khoản, chứng từ, sổ sách sử dụng * Tài khoản sử dụng:
Kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ tại Công ty sử dụng TK 152 – “Nguyên liệu, vật liệu” và TK 153 – “Công cụ, dụng cụ” để hạch toán. Căn cứ vào công dụng của từng loại nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ có trong Công ty, kế toán xây dựng các tài khoản chi tiết như sau:
- TK 1521 – “Nguyên vật liệu chính” gồm các tài khoản chi tiết sau:
+ TK 15211 – Bông + TK 15212 – Xơ PE + TK 15213 – Vải
- TK 1522 – “Vật liệu phụ” gồm các tài khoản chi tiết sau:
+ TK 15221 – Chỉ + TK 15222 – Cúc + TK 15223 – Chun + TK 15224 – Khóa
- TK 1523 – “Nhiên liệu” gồm:
+ TK 15231 – Xăng + TK 15232 – Dầu + TK 15233 – Khí đốt
- TK 1524 – “Phụ tùng thay thế” gồm:
+ TK 15241 – Chân vịt máy khâu + TK 15242 – Giá móc chỉ
- TK 1525 – “Phế liệu thu hồi” gồm các tài khoản chi tiết:
+ TK 15251 – Vải vụn + TK 15252 – Xơ rối
- TK 1531- “Công cụ dụng cụ” gồm các tài khoản chi tiết sau:
+ TK 15311- Kéo + TK 15312 – Kim + TK 15313 – Thước đo + TK 15314 - Ống cuộn sơ
- TK 1532 – “Bao bì luân chuyển”
79
* Chứng từ sử dụng:
- Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng
- Phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,…
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa - Các chứng từ cần thiết khác có liên quan,…
* Sổ sách sử dụng:
- Sổ chi tiết TK 152, 153
- Sổ tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ - Sổ Nhật ký chung
- Sổ kho
- Sổ cái TK 152, 153
Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT,…đã được kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, kế toán tiến hành nhập thông tin vào máy tính theo mẫu có sẵn trong phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động cập nhật vào sổ Nhật ký chung, Sổ kế toán chi tiết và các Sổ cái.
2.3.4. Quy trình hạch toán
2.3.4.1. Kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ
Kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ là việc ghi chép số liệu, luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận kho và phòng kế toán trên các chỉ tiêu số lượng và giỏ trị. Kế toỏn chi tiết NLVL, CCDC cần theo dừi cụ thể theo từng loại NLVL, CCDC và theo từng kho.
Để hạch toán chi tiết NLVL, CCDC công ty TNHH sản xuất và kinh doanh XNK Trung Việt áp dụng theo phương pháp thẻ song song. Trình tự hạch toán như sau:
80
Sơ đồ 2.8: Trình tự hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song
Ghi chú: Đối chiếu cuối tháng Đối chiếu hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày
- Tại kho: căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất, thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho từng thứ vật tư theo chỉ tiêu số lượng theo số thực nhập, thực xuất, cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi ra cột tồn trên thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập – xuất đã phân loại theo từng thứ vật tư cho phòng kế toán.
- Tại phòng kế toán: Kế toán chi tiết NLVL, CCDC căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho để vào sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. Mỗi loại nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ kế toán ghi riêng vào từng tờ theo biểu mẫu.
Với cách ghi chép, kiểm tra và đối chiếu như trên, phương pháp thẻ song song có những ưu điểm, nhược điểm:
- Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu.
- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Mặt khác làm hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán do việc kiểm tra và đối chiếu chủ yếu được tiến hành vào cuối tháng.
81
Thẻ kho
Sổ kế toán chi tiết Phiếu nhập kho
Sổ kế toán tổng hợp Bảng tổng hợp chi tiết
Phiếu xuất kho