Nguyên liệu, vật liệu là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn trong quá giá thành sản phẩm. Do đó công tác quản lý và sử dụng vật liệu tốt sẽ góp phần thực hiện và đóng góp không nhỏ vào mục tiêu hạ giá thành sản phẩm. Điều này thể hiện chú trọng từ khâu thu mua, bảo quản cho đến khâu sử dụng vật liệu. Việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở các doanh nghiệp là một vấn đề quan trọng ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và cần thực hiện đúng các nguyên tắc sau:
- Một là: Kế toán vật tư phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ của hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ. Trong hạch toán sản xuất kinh doanh, kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phải đảm bảo cùng một lúc hai chức năng là phản ánh và giám đốc quá trình nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ nhưng phải nhanh chóng, kịp thời cung cấp các thông tin chính xác phục vụ cho quản lý.
- Hai là: Xuất phát từ đặc trưng cụ thể của doanh ghiệp để tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ một cách hữu hiệu khách quan và tiết kiệm, kế toán phải ghi chép và vạn dụng đúng nguyên lý vào đơn vị mình.
- Ba là: Kế toán phải căn cứ vào mô hình chung trong hạch toán, những quy định về ghi chép luân chuyển chứng từ của doanh nghiệp để hoàn thiện sơ đồ hạch toán, ghi chép kế toán.
- Bốn là: Bảo đảm nguyên tắc phục vụ yêu cầu hạch toán vật liệu theo thể chế và luật lệ mới về kế toán mà nhà nước ban hành.
Sau một thời gian tìm hiểu và tiếp cận với thục tế công tác kế toán tại Công ty TNHH sản xuất và kinh doanh XNK Trung Việt, trên cơ sở sự hướng dẫn của cô giáo cùng với sự quan tâm giúp đỡ của cán bộ công nhân viên tại đơn vị, dưới góc độ là một sinh viên thực tập, em xin mạnh dạn đưa ra một số nhận xét về ưu – nhược điểm và một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên liệu, vật
111
liệu công cụ dụng cụ tại công ty TNHH sản xuất và kinh doanh XNK Trung Việt như sau:
3.1.1. Những ưu điểm
- Về tổ chức bộ máy quản lý:
Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý tương đối khoa học, gọn nhẹ, công việc được phõn cụng, phõn nhiệm cụ thể, rừ ràng. Mụ hỡnh phự hợp với ngành nghề kinh doanh của công ty. Các phòng ban được phân công các chức năng, nhiệm vụ riêng, phục vụ có hiệu quả trong việc tham mưu, cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin quan trọng và cần thiết cho Ban lãnh đạo công ty trong vaavs đề kinh doanh và quản lý công ty.
- Về tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức khá hợp lý, tương đối gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu thực tế của công ty. Bộ máy kế toán đã biết vận dụng một cách linh hoạt, sáng tạo có hiệu quả hình thức kế toán trên máy vi tính theo hình thức Nhật ký chung nhằm nâng cao trình độ cơ giới hóa công tác kế toán, phát huy hơn nữa vai trò của kế toán trong tinhd hình hiện nay.
Phương thức tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu trực tuyến. Kế toán vật tư cũng như các nhân viên kế toán khác đều dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng nên công tác kế toán được tiến hành một cachs thống nhất, chất lượng công việc đều do kế toán trưởng đánh giá, quyết định nên tránh được hiện tượng bao che lẫn nhau, hạn chế được rất nhiều gian lận và sai sót. Tiến độ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế đầy đủ, thông tin được phản ánh tương đối chính xác.
- Về công tác hạch toán:
+ Việc tính giá vật liệu nhập, xuất kho theo giá thực tế có tác dụng thông qua giá thực tế của vật liệu biết được chi phí thực tế nguyên vật liệu trong sản xuất, phản ánh đầy đủ chi phí vâtj liệu, công cụ dụng cụ trong giá thành của sản phẩm, xác định đứng đắn chi phí đầu vào.
+ Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song là phù hợp với công ty, phù hợp với trình độ kế toán viên cũng như là thủ kho, giỳp cho việc theo dừi, đối chiếu giữa thủ kho với phũng kế toỏn được thuận lợi. Đồng thời đẩm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời nguyên vật liệu cho sản xuất đúng tiến độ, đúng kế hoạch.
112
+ Về khâu dự trữ bảo quản: Công ty luôn đảm bảo NVL dự trữ ở mức hợp lý nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất đưuọc diễn ra liên tục mà không gây ứ đọng vốn, nguyên vật liệu tồn kho không nhiều.
+ Về khâu sử dụng: Mọi nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đều được đưa qua phòng vật tư để kiểm tra và xem xét trước khi cung ứng nhằm sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ hiệu quả.
+ Phương pháp kế toán công ty áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp này khá phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty.
- Về hệ thống chứng từ và sổ sách:
Công ty áp dụng kế toán máy nên việc vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp vật tư được thực hiện tự động, chính xác, việc đối chiếu chứng từ kế toán đều được tiến hành cẩn thận và đầy đủ, sổ sách được in vào cuối tháng vì vậy nếu trong tháng phát hiện ra sai sót thì vẫn có thể sửa chữa dễ dàng.
Hệ thống chứng từ về nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty được tổ chức hợp pháp, hợp lệ theo quy định của Bộ tài chính. Công ty thực hiện đầy đủ các thủ tục chứng từ làm cơ sở cho việc hạch toán. Các loại chứng từ được lập đầy đủ theo quy định, đảm bảo cụng tỏc quản lý. Cụng ty cú sự theo dừi song song giữa kho và phòng kế toán, thường xuyên có sự đối chiếu kiểm tra nên ít xảy ra sai sót.
- Về tài khoản kế toán sử dụng:
Hệ thống tài khoản của công ty đầy đủ và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Bên cạnh đó, để thuận tiện cho công tác hạch toán, công ty đã mở chi tiết các tài khoản đặc biệt là các tài khoản hàng tồn kho. Ví dụ như TK 152 được mở chi tiết tới tài khoản cấp III:
+ TK 15211: Bông + TK 15212: Xơ + TK 15213: Vải + TK 15221: Chỉ + TK 15222: Cúc ….
113
3.1.2. Những hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm thì tổ chức bộ máy kế toán tại công ty nói chung và công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng vẫn còn tồn tại những bất cập cần khắc phục:
- Về thông tin kế toán:
Việc tập hợp, luân chuyển chứng từ còn chậm trễ. Theo quy định 3 đến 5 ngày bộ phận vật tư phải tập hợp chứng từ và gửi về phòng kế toán nhưng trên thực tế thì không phải lúc nào chứng từ cũng về theo đúng định kỳ. Công việc thường dồn vào cuối tháng trong khi công việc trong tháng không được dàn đều nên việc xử lý chứng từ, sổ sách đôi khi dễ mắc nhầm lẫn, sai sót.
- Về tổ chức công tác kế toán:
+ Một số công việc còn để dồn tới cuối tháng, cuối quý hoặc năm làm ảnh hưởng tới hiệu quả và năng suất làm việc.
+ Bảng tổng hợp chi tiết được lập vào cuối tháng nên khối lượng ghi chép rất lớn dễ gây ra nhầm lẫn, sai sót.
+ Thêm vào đó, bộ máy kế toán còn thiếu nhân viên kế toán. Chỉ có một kế toán tổng hợp vật tư nên khối lượng công việc lớn thường dẫn đến nhiều chậm trễ, sai sót trong quá trình tổng hợp.
+ Công ty chưa lập sổ danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ.
+ Công ty chưa trích lập các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho nên không thể tránh khỏi những rủi ro trong sản xuất kinh doanh.
+ Sử dụng phương pháp tính giá thực tế đích danh tuy có ưu điểm là tính giá vật tư được kịp thời, cú thể theo dừi được tỡnh hỡnh bảo quản của từng lụ vật tư nhập kho nhưng trên thực tế điều kiện của công ty không thuận lợi để áp dụng phương pháp này vì số lượng vật tư trong công ty tương đối nhiều về cả số lượng, và chủng loại nên việc sắp xếp vật tư theo từng loại, thứ vật tư và theo từng lô theo lần nhập thường gặp nhiều khó khăn.
+ Theo quy định những giao dịch có giá trị trên 20 triệu đồng phải được thực hiện chuyển khoản qua ngân hàng nhưng trên thực tế có một số trường hợp khi mua, bán vật tư, hàng hóa công ty không làm theo quy định này.
+ Việc áp phương pháp ghi thẻ song song trong kế toán chi tiết NVL, CCDC có nhiều ưu điểm như đơn giản, dễ làm,…nhưng việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán
114
có nhiều trùng lặp mà việc kiểm tra, đối chiếu lại được thực hiện vào cuối tháng nên đã hạn chế chức năng kiểm tra của công tác kế toán.