(Nguồn: Phòng Kế toán Tài chính)
2.3.2.Thủ tục nhập – xuất vật tư tại Công ty
2.3.2.1. Thủ tục nhập vật tư
Căn cứ vào kế hoạch và nhu cầu vật tư của các đơn vị sản xuất đã được giám đốc phê duyệt, phòng vật tư sẽ tổ chức tiến hành các thủ tục mua bán:
- Lấy báo giá vật tư từ các nhà cung cấp - Lập biên bản phê duyệt
Khi mọi thủ tục hoàn tất thì công việc mua bán được xác nhận, tiến hành làm thủ tục nhập hàng. Khi vật tư được mua về, người đi mua sẽ mang hóa đơn mua hàng như: hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT của đơn vị bán hàng, hóa đơn cước phí vận chuyển,…lên phòng kế toán. Trước khi nhập kho, vật tư mua về sẽ được thủ
kho và kế toán vật tư kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách đối chiếu với hóa đơn nếu đúng mới cho nhập kho và kế toán vật tư sẽ viết phiếu nhập kho. Trường hợp vật tư mua về có số lượng lớn, giá trị cao thì công ty sẽ có biên bản kiểm nghiệm vật tư về số hàng mua về có đúng quy cách, mẫu mã, chất lượng theo hóa đơn thì thủ kho mới tiến hành nhập kho.
Tất cả các loại vật tư trước khi nhập kho phải có đầy đủ các chứng từ: Biên bản phê duyệt giá, hợp đồng kinh tế, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa,…
Sau khi kiểm nghiệm số lượng, chất lượng vật tư nếu đạt yêu cầu vật tư sẽ được nhập kho. Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc do bộ phận sản xuất lập thành 2 liên (đối với vật tư mua ngoài) hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất) (đặt giấy than viết một lần), người lập ký, ghi rõ họ tên, người giao hàng sẽ mang phiếu tới kho để nhập vật tư.
+ Liên 1: Lưu tại phòng vật tư (nơi lập phiếu)
+ Liên 2: Giao cho thủ kho ghi vào thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán ghi sổ + Liên 3 (nếu có): Người giao hàng giữ
Thủ kho sẽ ghi ngày tháng năm nhập kho cùng người giao hàng ký vào phiếu nhập. Thủ kho giữu liên 2 để căn cứ vào đó ghi vào thẻ kho về số lượng thực nhập của vật tư. Sau đó cuối ngày tổng hợp chứng từ, thủ kho sẽ đưa lên phòng kế toán vật tư để kế toán vật tư tiến hành nhập vào sổ sách kế toán và lưu trữ.
- Tính giá vật tư nhập kho: Giá trị thực tế
nhập kho =
Giá mua ghi trên hóa đơn +
Chi phí mua
thực tế -
Khoản giảm
giá được
hưởng
Nếu mua nhiều vật tư cùng một lúc thì chi phí thu mua sẽ được phân bổ theo giá trị của từng loại vật tư.
- Trong trường hợp vật tư tự sản xuất (ví dụ: vải) thì giá nhập kho chính là giá thành sản xuất thực tế.
Ví dụ: Ngày 01/12/2013, Công ty mua 110 kg bông của Công ty TNHH An Hòa. Giá ghi trên hóa đơn là 2.348.500 đồng, chi phí phát sinh trong quá trình thu mua là 62.400 đồng . Như vậy giá trị thực tế nhập kho của lô bông là:
2.348.500 + 62.400 = 2.410.900 đồng.
Sơ đồ 2.6:Trình tự luân chuyển phiếu nhập kho
Ví dụ 2: Ngày 02/12/2013, Công ty mua 500 cuộn chỉ của công ty TNHH Huy Thuận. Giá mua trên hóa đơn là 6.375.000 đồng. Thuế GTGT là 10%. Công ty tiến hành kiểm nghiệm và nhập kho lô hàng trên đồng thời thanh toán trước bằng tiền mặt. Căn cứ vào hóa đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm hàng hóa vật tư và phiếu nhập kho kế toán tiến hành ghi sổ như sau:
Biểu 2.1: Hóa đơn GTGT
Mẫu số : 01GTKT3/001
71 Người liên quan
Công việc Người gia hàng KTT Thủ trưởng BP kiểm tra Thủ kho Phòng vật tư Kế toán vật tư 1.Đề nghị nhập hàng x 2.Kiểm tra chất lượng 3.Lập phiếu nhập kho 4.Ký duyệt 5.Nhập kho và ghi thẻ 6.Ghi sổ kế toán 7.Bảo quản, lưu trữ