Để đảm bảo cho việc ghi chép của kế toán được kịp thời, chính xác, đòi hỏi bộ máy kế toán phải được tổ chức gọn nhẹ, khoa học để quán xuyến toàn bộ công tác hành chính của công ty. Với đặc điểm sản xuất và yêu cầu quản lý thì bộ máy kế toán của công ty TNHH sản xuất và kinh doanh xuất nhập khẩu Trung Việt được tổ chức sắp xếp theo sơ đồ sau:
62
Sơ đ ồ 2.3: Bộ máy kế toán của công ty TNHH sản xuất và kinh doanh xuất nhập khẩu Trung Việt
Chú thích:
(Nguồn: Phòng Kế toán - Tài chính)
Bộ máy kế toán Công ty đóng góp vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động của Cụng ty, giỳp cho nhà quản lý nắm rừ tỡnh hỡnh về nguồn tài sản, tài chớnh và công tác thông tin kế toán một cách kịp thời, chính xác để các nhà quản lý có cơ sở đánh giá và có hướng giải quyết kịp thời đối với những lợi ích của công ty. Cơ cấu của bộ máy kế toán của Công ty như sau:
+ Kế toán trưởng (Bà: Đào Thị Xưa): là người lãnh đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán của Công ty. Có trách nhiệm đôn đốc, nhắc nhở các nhân viên trong phòng hoàn thành nhiệm vụ kịp thời và chính xác. Đồng thời là người có trách nhiệm cung cấp thông tin về tình hình tài chính của công ty, giám đốc và ký các giấy tờ có liên quan đến phòng tài vụ. Bên cạnh đó, kế toán trưởng là người chịu
63
Kế toán trưởng
Kế toán vật tư,
TSCĐ
Kế toán CPSX, giá thành, tiêu
thụ
Kế toán thanh toán
Kế toán
tiền lương
Thủ quỹ, Ngân
hàng
Thủ kho
Mối quan hệ chỉ đạo Mối quan hệ với nhau
hoàn toàn trách nhiệm trước công ty và pháp luật về mặt quản lý kinh tế tài chính của công ty.
+ Kế toán thanh toán (Bà: Lê Thị Đào): Lập chứng từ thu chi cho các khoản thanh toán của Công ty đối với khách hàng và các khoản thanh toán nội bộ. Phản ánh vào các sổ sách liên quan đến phần hành kế toán hàng ngày và đối chiếu với sổ quỹ. Kiểm tra tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của công ty hàng ngày và cuối thỏng, theo dừi cỏc khoản tạm ứng. Tiếp nhận cỏc chứng từ thanh toỏn và kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ. Cập nhật các quy định nội bộ về tiền đang chuyển, tiền gửi ngân hàng. Kiểm tra, tổng hợp quyết toán toàn công ty về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, các khoản tạm ứng, lương, BHXH, BHYT.
+ Kế toán tiền lương (Ông: Nguyễn Xuân Doanh): Quản lý và lập báo cáo tính lương cho các bộ phận, tiền lương phải trả cho các đối tượng và các khoản bảo hiểm, thực hiện việc nộp các khoản bảo hiểm cho cơ quan Nhà nước
+ Kế toán chi phí sản xuất, giá thành, tiêu thụ (Bà: Phạm Thị Thủy): có nhiệm vụ ghi chộp, theo dừi tỡnh hỡnh, phản ỏnh một cỏch khoa học cỏc chi phớ sản xuất phục vụ yêu cầu tính giá thành và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm. Hạch toán chi tiết và tổng hợp số sản phẩm đó tiờu thụ, theo dừi cỏc khoản cụng nợ thống kờ tổng hợp.
+ Kế toán vật tư, TSCĐ (Bà: Hoàng Thị Hương): có nhiệm vụ thu mua, xuất nhập nguyên vật liệu, quản lý sử dụng vật tư, TSCĐ, công cụ dụng cụ lao động. Lập kế hoạch xuất nhập vật tư để đánh giá, phát hiện kịp thời số vật tư thừa, thiếu, kém chất lượng. Theo dừi khấu hao TSCĐ đồng thời bỏo cỏo lờn cấp trờn.
+ Thủ quỹ, ngân hàng (Bà: Nguyễn Thị Thư): có nhiệm vụ thu, chi tiền mặt và quan hệ với ngân hàng, sau đó ghi chép vào sổ quỹ và đồng thời lập báo cáo cuối ngày để ghi sổ.
+ Thủ kho (Bà: Trịnh Hồng tuyết): có nhiệm vụ quản lý, kiểm kê, cấp phát các loại vật tư, nguyên liệu, cũng như các loại thành phẩm đã qua chế biến.
2.2.2. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH sản xuất và kinh doanh XNK Trung Việt
2.2.2.1. Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty
Việc hạch toán kế toán tại Công ty được thực hiện theo hướng dẫn của quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ
64
tài chính, các chuẩn mực và hệ thống tài khoản kế toán theo quy định của Nhà nước. Cụ thể như sau:
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 hằng năm.
- Kỳ kế toán: tháng
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng (VNĐ)
- Hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ
- Phương pháp tính giá thành sản phẩm: phương pháp tỷ lệ.
- Phương pháp tính giá xuất kho: thực tế đích danh.
2.2.2.2. Tài khoản, chứng từ và sổ sách sử dụng
Hệ thống tài khoản, hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo tài chính mà Công ty sử dụng đều tuân theo Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính
Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính gồm:
+ Sổ Nhật ký chung (áp dụng cho hình thức NKC) Mẫu số S03a-DN + Sổ Cái (áp dụng cho hình thức NKC) Mẫu số S03b-DN + Sổ chi tiết các tài khoản Mẫu số S10-DN + Phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT + Phiếu xuất kho Mẫu số 02-VT + Thẻ kho Mẫu S12-DN +Biên bản kiểm nghiệp vật tư, TSCĐ
+ Bảng tổng hợp xuất-nhập-tồn
+ Bảng thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương + Biên bản giao nhận TSCĐ
+ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ,…
Công ty TNHH sản xuất và kinh doanh XNK Trung Việt tổ chức lập Báo cáo tài chính theo đúng quy định của Nhà nước về nội dung, phương pháp và thời gian lập, gửi theo Quyết định số15/2006/QĐ - BTC, thông tư 21/2006/TT - BTC ngày 20/03/2006 của BTC. Bao gồm:
+ Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01 - DN + Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Mẫu số B02 - DN + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03 - DN + Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09 - DN
65
2.2.2.3. Hình thức kế toán
Công ty TNHH sản xuất và kinh doanh XNK Trung Việt sử dụng hình thức Nhật ký chung để hạch toán kế toán. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung tại Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.4: Hình thức kế toán Nhật ký chung
Chú thích:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính) Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: Sổ Nhật ký chung; Sổ Nhật ký đặc biệt; Sổ Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.
66
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Nhật ký
đặc biệt
Chứng từ kế toán
SỔ CÁI
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
Công ty TNHH sản xuất và kinh doanh XNK Trung Việt sử dụng hình thức kế toán máy trong một sô phần hành được thiết kế theo nguyên tắc ghi sổ của hình thức Nhật ký chung. Công ty sử dụng phần mềm kế toán Esoft Financial. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải in ra được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính được thực hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.5: Kế toán trên máy vi tính
67 MÁY VI TÍNH
SỔ KẾ TOÁN SỔ TỔNG HỢP
SỔ CHI TIẾT
BÁO CÁO TÀI CHÍNH BÁO CÁO KẾ TOÁN CHỨNG TỪ KẾ
TOÁN
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
PHẦN MỀM KẾ TOÁN
Ghi chú: Nhập số liệu hằng ngày.
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm.
Đối chiếu, kiểm tra.
(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính) Cụ thể như sau:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
2.3. Thực trạng công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ tại