- Tại kho: căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất, thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho từng thứ vật tư theo chỉ tiêu số lượng
Ngày 31 tháng 12 năm
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Đơn vị: Cty TNHH Trung Việt
Địa chỉ: Tổ 12, Sóc Sơn, Hà Nội
Mẫu số: S03a-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Năm: 2013
Đơn vị tính: 1000đồng
Ngày tháng
Chứng từ Diễn giải Đã ghi
sổ cái STT dòng Số hiệu TK đối Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số trang trước 15.280 15.280 Số phát sinh ...
01/12 PN20 01/12 Mua bông của
cty An Hòa 111 2.410,9
02/12 PN21 02/12 Mua chỉ 60C3 111 7.012,5
02/12 PN22 02/12
Mua bông, xơ của cty Thái
Hiệp Hưng 331 270.600 03/12 PX05 Xuất xơ PE cho PX1 621 2.902,5 05/12 PX06 Xuất bông cho PX2 621 532 … … … … Cộng chuyển
sang trang sau x x X 302.740 302.740
Ngày 5 tháng 12 năm 2013 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) 102
2.3.4.2. Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ
* Kế toán tổng hợp nhập nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ
- Đối với nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ nhập kho do công ty mua từ ngoài:
Khi có nhu cầu mua vật tư được Giám đốc hoặc Phó giám đốc phê duyệt thì bộ phận mua hàng làm thủ tục mua vật tư. Nếu công ty trả tiền sau hoặc đồng thời thì căn cứ vào hóa đơn do đơn vị bán cùng lúc hàng về nhập kho công ty. Như vậy không có trường hợp hàng về nhưng hóa đơn chưa về hoặc ngược lại. Kế toán ghi sổ một trường hợp duy nhất là hàng về hóa đơn cùng về. Do đó công tác ghi sổ kế toán đơn giản hơn.
Trong trường hợp này phát sinh các tình huống sau:
+ Mua chịu, trả chậm cho người bán: Dùng tiền mặt hoặc tiền tạm ứng để trực tiếp thanh toán cho người bán.
Để theo dõi quan hệ thanh toán với người bán, công ty sử dụng Sổ chi tiết thanh toán với người bán, tài khoản 331 – “Phải trả cho người bán”. Đây là sổ dùng để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ nhập vật liệu, công cụ dụng cụ và quá trình thanh toán với từng người bán của công ty.
Căn cứ vào các chứng từ gốc nhập vật liệu, công cụ dụng cụ ở phần kế toán chi tiết và các chứng từ gốc trong tháng 12 năm 2013, kế toán tiến hành định khoản một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phát sinh trong quá trình nhập kho vật liệu và quá trình thanh toán với người bán.
Khi phát sinh các nghiệp vụ mua bán vật tư kế toán định khoản: Nợ TK 152, 153: NLVL, CCDC
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán
Ví dụ: Ngày 09/12/2013, Công ty TNHH sản xuất và kinh doanh XNK Trung Việt mua của Công ty TNHH Toàn Thắng 12 hộp kim khâu. Giá mua trên hóa đơn là 424.800 đồng. Công ty hẹn ngày 10/02/2013 sẽ thanh toán toàn bộ tiền hàng trên. Hàng về nhập kho theo phiếu nhập số 24.
Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán sẽ định khoản như sau:
Nợ TK 1532: 424.800 Nợ TK 133: 42.480
Có TK 331(Toàn Thắng): 467.280
Đến ngày 10/12/2013, công ty thanh toán cho công ty Toàn Thắng toàn bộ số tiền mua hàng, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 331 (Toàn Thắng): 467.280 Có TK 111: 467.280
+ Trong trường hợp kế toán tạm ứng tiền cho nhân viên tiếp liệu để mua vật liệu, công cụ dụng cụ không được hạch toán vào TK 141 mà kế toán vẫn viết phiếu chi tiền mặt nhưng cho đến khi nào nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ của nhân viên tiếp liệu mua về sẽ hạch toán như trường hợp công ty mua vật liệu, công cụ dụng cụ thanh toán trực tiếp.
Trong tháng căn cứ vào hóa đơn của bên bán gửi đến và phiếu nhập kho, kế toán tiến hành phân loại và sắp xếp theo từng người bán sau đó kế toán ghi vào các cột phù hợp trên sổ chi tiết – TK 331 theo định khoản trên.
Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết TK 331 theo từng người bán, số liệu ở sổ chi tiết TK 331 là cơ sở để ghi vào sổ cái TK 331 tháng 12 năm 2013. Số dư cuối tháng (ở sổ chi tiết) bằng số dư đầu tháng cộng với số phải thanh toán trừ đi số đã thanh toán.
* Đối với NLVL do đơn vị khai thác, sản xuất thì căn cứ vào bảng tính giá thành để xác định giá thực tế nhập kho của vật liệu.
* Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho do góp vốn liên doanh hay được cấp phát, biếu tặng, giá nhập kho là giá do các bên tham gia góp vốn liên doanh hay hội đồng đánh giá xác định.
Trong tháng 12 năm 2013, tại Công ty không có nghiệp vụ nào phát sinh như các trường hợp này.
* Kế toán tổng hợp xuất nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ
Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ được xuất dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác. Khi xuất NLVL, CCDC kế toán phải theo dõi chi tiết TK 627 – “Chi phí sản xuất chung” nếu xuất cho bộ phận kho, TK 642 – “Chi phí quản lý doanh nghiệp” nếu xuất cho bộ phận QLDN sử dụng, TK 621 – “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” khi xuất cho mục đích sản xuất sản phẩm. Điều
đặc biệt ở đây là công cụ, dụng cụ trong công ty có giá trị nhỏ nên được phân bổ toàn bộ giá trị khi xuất dùng.
Khi xuất dùng NLVL, CCDC kế toán ghi:
Nợ TK 621, 627, 642: Giá trị nguyên liệu, vật liệu xuất dùng Có TK 152, 153: NLVL, CCDC
* Tổ chức ghi sổ kế toán tổng hợp:
Hàng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ nhập, xuất kho vật liệu, kế toán căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật tư như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,…do thủ kho chuyển lên, kế toán ghi vào Sổ Nhật ký chung. Cuối tháng, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết và đối chiếu với Sổ cái.
* Công tác kiểm kê, đánh giá vật tư:
Tại Công ty TNHH sản xuất và kinh doanh XNK Trung Việt, công tác kiểm kê và đánh giá vật tư tồn kho được tiến hành định kỳ 3 tháng một lần. Các nhân viên kế toán của Phòng Kế toán – Tài chính của công ty cùng với các nhân viên ở Phòng Kế hoạch – Kinh doanh xuống hướng dẫn các kho kiểm kê vật tư và ghi kết quả vào Biên bản kiểm kê.