1. 2.3 Chiết khấu thương mại
2.2.1.2. Nhiệm vụ của từng bộ phận
Về nhân sự
Hiện nay tổng số cán bộ nhân viên trong phòng kế toán là 2 người:
Kế toán trưởng: Kiểm tra sổ sách hàng ngày, hàng tháng, thông báo tình hình cụ thể về tài chính, cuối tháng lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế.
Ghi chú:
: Quan hệ trực tuyến
Kế toán trưởng
-Kiêm kế toán tổng hợp
-Kế toán xác định kết quả kinh
doanh
Kế toán viên + Kế toán vật tư
+ Kế toán thanh toán
+ Kế toán công nợ
thanh toán; kế toán công nợ, thủ quỹ
Nhiệm vụ.
a) Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm điều hành chung, có trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị và cấp trên về công việc thuộc phạm vi, trách nhiệm, quyền hạn của mình. Tổ chức công tác thống kê và bộ máy kế toán thống kê tại doanh nghiệp một cách hợp lý, khoa học. Phân công, giám sát công việc của kế toán viên, thủ quỹ, yêu cầu các bộ phận liên quan cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ công tác quản lý tài chính của công ty.
Mặt khác còn có trách nhiệm giúp ban lãnh đạo công ty tổ chức, phân tích hoạt động kinh doanh, nghiên cứu quản lý, cải tiến quản lý kinh doanh. Củng cố và hoàn thiện chế độ hạch toán kế toán theo nhu cầu đổi mới cơ chế quản lý.
b) kế toán viên.( kiêm kế toán thanh toán, kế toán công nợ, kế toán hàng hoá,vật tư, tiêu thụ, thủ quỹ)
- Thực hiện việc ghi chép,phản ánh chính xác,trung thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, theo dõi các khoản thanh toán cho cán bộ công nhân viên trong công ty về tất cả các khoản lương và các khoản có tính chất lương. Đồng thời theo dõi tình hình công nợ khách hàng.
- Theo dõi tình hình tăng giảm hàng hóa, tổng hợp số liệu về tiêu thụ, về các loại vốn, lập báo cáo nhập xuất tồn cuối tháng.
- Bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán thống kê, thông tin và cung cấp tài liệu cho các đối tượng liên quan.
- Thực hiện việc thu chi hàng ngày, lập các báo cáo quỹ và cuối tháng lập báo cáo tồn quỹ tiền mặt.
2.2.1.3. Hình thức kế toán đang áp dụng.
Công ty Cổ Phần Thái Dương được mở theo hệ thống tài khoản theo bộ tài chính hoặc bộ chủ quản quy định, những phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của từng đối tượng kế toán. Căn cứ vào quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị cũng như việc đáp ứng các yêu cầu
sổ, hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
Tuy công ty có sử dụng máy tính nhưng lại không áp dụng phần mềm kế toán.Công việc của kế toán được thực hiện bằng tay dưới sự hỗ trợ của máy tính trong việc tính toán, in sổ sách cũng như việc lưư trữ tài liệu.
- Niên độ kế toán : Tháng
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ( hình thức Chứng từ ghi sổ):
Quy trình ghi sổ:
+Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, tiến hành phân loại,lên bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, lập chứng từ ghi sổ. + Các chứng từ kế toán phát sinh liên quan đến tiền mặt thì thủ quỹ tiến hành ghi vào sổ quỹ, cuối ngày kèm theo các chứng từ gốc gửi lên phòng kế toán để kế toán viên tổng hợp số liệu,lập chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
:Ghi hàng ngày
:Quan hệ đối chiếu :Ghi cuối tháng Chú thích
kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để ghi sổ kế toán chi tiết có liên quan
+ Cuối tháng, kế toán căn cứ vào các số liệu chứng từ ghi sổ, lập chứng từ kết chuyển, ghi vào sổ cái các tài khoản có liên quan. Tính ra tổng phát sinh Nợ, phát sinh Có, số Dư của các tài khoản trên Sổ Cái để lập Bảng cân đối số phát sinh. + Cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết có liên quan lập bảng tổng hợp chi tiết , dùng làm căn cứ đối chiếu với số liệu trên sổ cái, sẽ dùng lập Báo cáo tài chính. 2.2.1.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác kế toán Doanh thu tiêu thụ và
Xác định kết quả kinh doanh của công ty Cổ Phần Thái Dương.
Vị trí địa lý.
Công ty có vị trí địa lý khá thuận lợi, là nơi tập trung hầu hết các cơ sở kinh tế , khoa học kỹ thuật, thương mại, dịch vụ, chính trị,văn hoá của huyện. Mặt khác gắn với các hệ thống giao thông lên huyện là cơ sở thuận lợi cho việc vận chuyển buôn bán hàng hoá sang các khu vực lân cận như :
Tuyến đường Hưng Yên- Hưng Hà-Đông Hưng;
Đường Nam Định- Thái Bình;
Đường đi cảng Hải Phòng và cảng Diêm Điền…
Với vị trí thuận lợi như vậy nên rất thuận tiện cho quá trình lưu thông hàng hoá từ khâu thu mua đến khâu tiêu thụ,hiện nay các mặt hàng của công ty không những tiêu thụ ở quanh địa bàn huyện, xã mà còn mở rộng sang các huyện lân cận như Đông Hưng, Kiến Xương,Tiền Hải, tỉnh Nam Định…có thể nói vị trí địa lý thuận lợi như vậy là một trong những nhân tố có ảnh hưởng lớn đến quá trình kinh doanh của công ty.
Cơ cấu bộ máy trong phòng kế toán.
Công ty bố trí lao động theo nguyên tắc tiết kiệm lao động, do đó mỗi nhân viên kế toán phải đảm nhiệm rất nhiều công việc, điều này giúp công ty tinh giảm bộ máy, đồng thời sẽ tiết kịêm đựơc chi phí, nhưng do công ty ngày càng mở rộng quy mô phạm vi hoạt động nên khối lượng công việc ngày càng nhiều do đó khó
phối tiền lương của kế toán viên.
Bên cạnh đó việc chưa áp dụng phần mềm kế toán hỗ trợ trong công ty nên việc sai sót càng khó tránh khỏi. Do đó rất cần có một cơ cấu tổ chức cũng như tăng thêm nguồn nhân lực để đáp ứng khối lượng công việc sao cho hiệu quả nhất, tránh tình trạng sao sót đáng tiếc sảy ra.
Nhân tố con ngưòi.
Trong bất kỳ một doanh nghiệp nào, nếu có một cơ cấu lao động hợp lý sẽ giúp cho quá trình kinh doanh diễn ra một cách nhịp nhàng, cân đối và liên tục. Nó được xem là tối ưu khi đảm bảo về số lượng và chất lượng, trình độ… Đồng thời phân định rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ công tác tốt giữa các bộ phận và trên phạm vi toàn công ty. Chính vì vậy mà việc đã và đang ra sức xây dựng và hoàn thành cơ cấu lao động của công ty trong thời gian qua ngày một hợp lý hơn đã nâng cao hiệu quả trong kinh doanh, phân công bố trí lao động đúng người, đúng việc góp phần tạo ra một môi trường lành mạnh, là động lực phát triển giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.
Phù hợp với quy mô, đặc điểm của công ty: việc tổ chức bộ máy giản đơn, phân định chức năng rõ ràng, đội ngũ kế toán có kinh nghiệm là điều kiện quyết định tính chất linh hoạt, kịp thời nhằm cung cấp thông tin đầy đủ cho cấp trên và cơ quan quản lý khác. Phòng kế toán gồm kế toán trưởng, một kế toán viên và một thủ quỹ, trình độ của mỗi nhân viên tương đối cao
Một trong những yếu tố quan trọng hơn của bộ máy là trình độ người quản lý, có năng lực và có trách nhiệm cao, biết xây dựng mức nhập xuất hàng hoá của công ty sao cho việc kinh doanh là hiệu quả nhất
Trang bị phục vụ công tác kế toán.
Để sản xuất hay kinh doanh đạt hiệu quả cao, yếu tố quan trọng không thể thiếu đựơc là bộ máy thiết bị phục vụ quá trình kinh doanh. Máy móc thiết bị mà hiện đại thì hiệu quả cao trong công tác quản lý các chứng từ, sổ sách của bộ phận
đầy đủ, chính xác, kịp thời.
Nắm bắt được vấn đề này, tuy chưa ấp dụng phần mềm kế toán nhưng công ty đã chú trọng đến việc đầu tư trang thiết bị hệ thống máy móc hiện đại cho các phòng ban như máy vi tính, máy in, máy fax, máy phô tô và hệ thống internet. Vì vậy hiệu quả công việc nâng cao rất nhiều, ít bị ùn tắc công việc, các bảo quản dữ liệu gọn gàng, bảo mật sau khi đã hoàn tất một khối lượng công việc, đặc biệt việc nối mạng giúp công tác tiếp cận các thông tin về chuẩn mực cũng như những ban hành mới của kế toán kịp thời
Nhà cung ứng-khách hàng.
Bất kỳ một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất hay dich vụ thì mối quan hệ với nhà cung cấp là rất quan trọng. Do đó việc tạo mối quan hệ tốt với các nhà cung ứng là rất cần thiết, nếu mối quan hệ tốt, có nhiều nhà cung ứng thì đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh sẽ được cung cấp liên tục, kịp thời, chất lượng tốt, đảm bảo cho quá trình hoạt động kinh doanh của công ty không bị gián đoạn mặc dù thị trường có thay đổi hay biến động.
Khách hàng cũng là nhân tố quan trọng quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp, thể hiện trong công tác tiêu thụ hàng hoá của công ty, có khách hàng thì mới có tiêu thụ, vì vậy việc đáp ứng tốt các nhu cầu của khách hàng và có những chính sách bán với giá cả phù hợp để thu hút khách hàng
Trong cơ chế thị trường hiện nay, sự tồn tại các các quy luật kinh tế là điều tất yếu, sự biến động của hàng hoá làm cho tình hình tiêu thụ cũng biến động theo. Một khi cầu lớn hơn cung thì công tác tiêu thụ của các doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn và ngược lại.Là một doanh nghiệp thương mại, nắm bắt được vấn đề này nên công ty luôn luôn tạo chữ tín với nhà cung cấp cũng như các bạn hàng về vấn đề thanh toán cũng như về chất lượng, số lượng hàng hóa mà công ty mình bán ra, do đó công ty luôn giữ chân được khách hàng ruột của mình, đồng thời thu hút các khách hàng mới, mở rộng thị trường tiêu thụ, gia tăng sản lượng tiêu thụ cho công ty.
nước. Hơn nữa lại là thành viên của nhiều tổ chức thương mại thế giới, đã mở ra cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội kinh doanh cũng như những thách thức mới với những thị trường cung cấp và tiêu thụ đầy tiềm năng.
Nhà nước ta luôn tạo ra nhiều điều kiện cho các thành phần kinh tế phát triển, như việc áp dụng các chính sách giảm thuế cho một số những mặt hàng kinh doanh, không ngừng bổ xung sửa đổi và ban hành hệ thống pháp luật ổn định như: luật doanh nghiệp, luật thương mại, luật đầu tư nước ngoài và ban hành các chuẩn mực kế toán…nhằm đảm bảo quyền lợi cho các chủ thể kinh doanh bình đẳng trước pháp luật.
Bên cạnh những thuận lợi đó thì công ty còn gặp không ít những khó khăn bởi các mặt hàng kinh doanh đa dạng, đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng của cá nhân tập thể trong và ngoài tỉnh, nhưng với chính sách mở cửa như hiện nay, đa dạng hóa các ngành nghề thì công ty gặp không ít những khó khăn trong việc cạnh tranh do quy mô còn nhỏ, lại không tự sản xuất đựơc nên thế mạnh cạnh tranh còn rất hạn chế.
Ngoài ra thị trường tiêu thụ mới chỉ mang tính chất cấp huyện và tỉnh, các khách hàng thường là đáp ứng yêu cầu mang tính chất cần thiết, không mang tính chuyên môn nên khối lượng khách hàng cũng như doanh số bán ra luôn bị giao động dẫn đến doanh thu chưa ổn định.
2.2.1.5. Tổ chức luân chuyển chứng từ.
Hiện nay hệ thống chứng từ tại công ty Cổ Phần Thái Dương đang áp dụng các biểu mẫu do bộ tài chính quy định, hợp pháp và hợp lệ, phương pháp luân chuyển chứng từ của công ty rất phù hợp và rất tốt. Với hình thức Chứng từ ghi sổ là tương đối đơn giản, dễ thực hiện so với các hình thức khác. Điều này cũng tạo cho kế toán viên hạch toán sổ sách báo cáo nhanh chóng, tiện lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu các chứng từ sổ sách với nhau.
2.2.2. Các phần hành kế toán Doanh thu tiêu thụ và Xác định kết quả kinh doanh tại công ty Cổ Phần Thái Dương. doanh tại công ty Cổ Phần Thái Dương.
a. Nội dung.
Công ty Cổ Phần Thái Dương với chức năng hoạt động thương mại, chủ yếu là hoạt động kinh doanh mua bán vật liệu xây dựng, các mặt hàng chính của công ty như Xi măng Bỉm Sơn, Xi măng Hải Phòng, xi măng Chinfon, Phúc Sơn…, sắt thép Việt Úc, Hoà Phát…do vậy mà giá vốn hàng bán được xác định dựa trên cơ sở giá thực tế trên hoá đơn của hàng hoá mua vào, còn chi phí thu mua không tính vào giá vốn hàng bán mà được hạch toán vào chi phí quản lý kinh doanh.
Bên cạnh đó công ty còn kinh doanh thêm lĩnh vực hoạt động vận chuyển. Trong hoạt động này thì tất cả những chi phí phát sinh liên quan như : xăng dầu chạy máy, lương tài xế… công ty hạch toán hết vào chi phí quản lý kinh doanh. Khi hợp đồng vận chuyển với sản lượng lớn, đội vận chuyển không đáp ứng đủ thì lúc đó phòng vận tải sẽ tiến hành ký kết hợp đồng thuê ngoài phưong tiện vận chuyển , khi đó vận chuyển thuê ngoài sẽ tính vào giá vốn vận chuyển của công ty.
b. Phương pháp hạch toán.
- Công ty Cổ Phần Thái Dương hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Tính gía xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước.
c. Tài khoản và chứng từ sử dụng.
Tài khoản :
Công ty cổ phần Thái Dương do quy mô còn hạn chế nên công ty không chi tiết giá vốn hàng bán mà gộp chung các mặt hàng vào một giá vốn, do vậy mà công ty chỉ mở một tài khoản giá vốn hàng bán sử dụng.
+ Tài khoản sử dụng: Tài khoản 632_ “ giá vốn hàng bán”
+ Kết cấu tài khoản :
Bên nợ: -Giá vốn hàng bán trong tháng. - Giá vốn cước vận tải
Bên Có: - Kết chuyển giá vốn hàng bán sang tài khoản 911 để Xác định kết quả kinh doanh trong tháng.
- Giấy đề nghị xuất kho
- Phiếu xuất kho
- Bảng kê bán lẻ
+ Cách lập:
- Giấy đề nghi xuất kho : Do giám đốc hay trưởng phòng kinh doanh lập căn cứ vào hợp đồng.
- Phiếu xuất kho : Do kế toán của công ty lập thành 3 liên Liên 1: lưu tại nơi lập.
Liên 2 :Giao cho thủ kho. Liên 3 : Phòng kế toán.
Quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách (lưu đồ kế toán giá vốn hàng bán)
Thuyết minh:
(1) Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng hoá của công ty thì sẽ trực tiếp đến công ty hoặc liên lạc qua điện thoại tại phòng kinh doanh để đàm phán và thoả thuận.Căn cứ vào nhu cầu mua hàng của khách hàng và lượng hàng hoá có trong công ty, nếu:
- Nếu số lượng mua nhiều và thường xuyên, 2 bên sẽ ký kết hợp đồng mua bán, đến thời hạn giao hàng giám đốc hoặc trưởng phòng kinh doanh sẽ viết giấy đề nghị xuất kho.
- Nếu mua lẻ thì sẽ viết ngay phiếu xuất kho.
(2) Hợp đồng và giấy đề nghị xuất kho sẽ được chuyển xuống cho bộ phận kế toán, để kế toán lập Phiếu xuất kho (gồm 3 liên),chuyển lên cho giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt.
Liên 1 lưu tại nơi lập, liên 2 được chuyển sang cho phòng kinh doanh làm chứng từ theo dõi chi tiết tình hình biến động của hàng hóa, đáp ứng yêu cầu quản lý của phòng kinh doanh. Một liên còn lại được gửi cho kế toán hàng hoá để làm thủ tục xuất kho lô hàng.
chứng từ kèm theo lên bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại xuất kho hàng hoá