1. 2.3 Chiết khấu thương mại
3.1.1. Biện pháp 1 Ứng dụng tin học trong công tác hạch toán kế toán tại công
công ty.
a) Sự cần thiết của biện pháp:
Hiện nay tin học hóa công tác kế toán đang trở thành nhu cầu cấp bách đối với các doanh nghiệp. Công nghệ thông tin đã mở ra một giai đoạn mới, một cách nhìn mới cho công tác quản lý của các nhà quản trị. Tuy nhiên hiện tại công ty Cổ Phần Thái Dương vẫn đang áp dụng phương pháp kế toán bằng tay. Vi tính chỉ sử dụng
tính toán số liệu ban đầu mới chỉ sử dụng trên phần Word và Excel. Có thể nói đây là một khó khăn cho phòng kế toán khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh quá nhiều, do đó khó tránh khỏi những sai sót như phản ánh thiếu, tính toán nhầm hay bỏ sót nghiệp vụ. Không những thế việc xử lý thong tin bằng thủ công sẽ rất khó khăn cho việc tổng hợp và tách lọc những thông tin cần thiết, khi có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì việc ghi chép sổ sách sẽ ứ đọng và việc lưu trữ những thông tin ở phòng kế toán quá cồng kềnh
Trước sự cần thiết và thực trạng của công ty như vậy, theo em công ty nên nhanh chóng trang bị thêm máy vi tính và phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh thương mại của Công Ty.
b. Nội dung của biện pháp:
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm kế toán Với tình hình kinh doanh của công ty như hiện nay theo em công ty có thể tham khảo nội dung của phần mềm như sau: Diễn giải SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
- Báo cáo tài chính - Báo cáo thuế
Máy tính PHẦN MỀM KẾ TOÁN 1 1 2 2 nhập liệu hàng ngày in sổ, báo cáo cuối tháng đối chiếu, kiểm tra
kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
- Bên cạnh đó, các nhân viên kế toán cần được hỗ trợ thêm để nâng cao nghiệp vụ kế toán trên máy vi tính, hoàn thiện về mặt trình độ để đảm bảo xử lý khi gặp sự cố, nắm bắt các yêu cầu quản lý mới tránh tình trạng không an tâm khi toàn bộ số liệu của hệ thống đã được lưu trữ trên máy
+ Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, các chứng từ liên quan đến phân hệ kế toán nào thì kế toán chỉ việc định khoản, nhập số liệu vào máy vào từng phân hệ. Ví dụ : có các chứng từ kinh tế phát sinh như chứng từ phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có, giấy báo nợ thì kế toán vào Phân hệ thu chi Lập phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có, giấy báo nơ,
+ Để định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài khoản vật tư, hàng hoá như: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho kiêm vận chuyển, kế toán vào Phân hệ vật tư, tiêu thụ Lậpphiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho kiêm vận chuyển
dựng Ninh Bình .số HĐ 0028802, VAT 10%, đã thu bằng tiền mặt. …….
Khi phát sinh hóa đơn chứng từ trên thì kế toán chỉ cần vào phân hệ vật tư để lập phiếu xuất kho. Trong phầm mềm kế toán, có mục hệ thống tài khoản, danh mục khách hàng, danh mục vật tư, danh mục đối ứng, do đó công ty có thể chi tiết cho từng mặt hàng hóa chẳng hạn như: TK 1561 cho mặt hàng thép fi6 + fi8, TK 1562 cho mặt hàng thép fi10+ fi22, TK 1563 mặt hàng Xi măng Chinfon… Như vậy thì với hóa đơn chứng từ phát sinh ở trên thì kế toán vào phân hệ vật tư chi tiết cho từng mặt hàng hóa để theo dõi số lượng hàng hóa, cũng như giá vốn của hàng hóa
Cũng tương tự như phân hệ vật tư, phân hệ tiêu thụ và phân hệ công nợ nếu các hóa đơn chứng từ phát sinh mà liên quan đến thì cũng cập nhập tương tự
Cuối mỗi tháng, kế toán sẽ khóa sổ cho cho in ra các sổ sách bao gồm: Sổ chi tiết,bảng tổng hợp nhập –xuất-tồn hàng hoá,chứng từ ghi sổ, sổ dăng ký chứng từ, sổ cái, bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào, bảng kê hàng hóa dịch vụ bán ra. Bằng cách vào mục hệ thống sổ sách của phần mềm kế toán rồi chọn tên của loại sổ muốn in, đồng thời hoàn tất các báo báo tài chính, báo cáo thuế của công ty. Các sổ sách được đối chiếu tự động, do đó đảm bảo được độ chính xác cao, đồng thời giảm bớt lượng công việc đổ dồn vào cuối tháng.
c. Điều kiện thực hiện biện pháp:
Để làm được điều này, công ty cần có những điều kiện sau:
- Phòng kế toán cần được trang bị máy tính đầy đủ, đảm bảo mỗi nhân viên có một máy tính riêng
- Công ty cần phải lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với quy mô của công ty và trình độ của nhân viên kế toán.
- Các nhân viên kế toán phải được đào tạo và hướng dẫn sử dụng phần mềm mới, tránh sự bỡ ngỡ cho các nhân viên khi chuyển từ làm việc thủ công sang làm việc với máy tính.
được những mặt ích lợi sau:
Lắp đặt phần mềm kế toán máy: Sẽ tinh giảm được bộ máy kế toán hiện có của Công ty hơn nữa việc hạch toán của nhân viên kế toán cũng sẽ nhẹ nhàng hơn so với trước
Trong quá trình hạch toán kế toán, việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán giúp cho bộ phận kế toán có thể tập hợp, tổ chức sử lý môt khối lượng thông tin với tốc độ nhanh phục vụ thông tin cần thiết cho hoạt động kinh doanh và mang lại hiệu cao
Việc lắp đặt phần mềm kế toán trong công tác kế toán còn giúp cho kế toán viên giảm được công việc ghi chép bằng tay, kế toán chỉ nhập số liệu vào máy và thực hiện mục đích của mình, máy sẽ tự động tính toán và cho ra kết quả chính xác, bảng in đẹp, rõ rãng và mau chóng nhất nhằm cung cấp thông tin một cách kịp thời nhanh chóng cho nhà quản lý.