1. 2.3 Chiết khấu thương mại
3.1.3. Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán củacông ty
a. Sự cần thiết của biện pháp :
Hệ thống tài khoản mà công ty đang áp dụng hiện nay là theo đúng tiêu chuẩn, theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC, ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC.
Do việc hạch toán đúng, đủ các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh là một yêu cầu rất cần thiết đối với bộ phận kế toán. Trong số tổng chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp thương mại thì chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp chiếm một tỷ lệ tương đối lớn và có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy quá trình sản xuất và tiêu thụ của công ty. Tuy nhiên việc hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thường có sự lẫn lộn với nhau. Mặc dù nó không ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh của công ty song nó không phản ánh đúng chi phí phát sinh ở từng bộ phận sử dụng.
Do áp dụng theo quyết định 48 của Bộ tài chính nên công ty chỉ sử dụng tài khoản 642 : “chi phí quản lý kinh doanh” gộp chung cho hai loại chi phí trên, nhưng không theo dõi chi tiết theo tiểu khoản, làm như vậy sẽ giúp cho kế toán tiện lợi trong tính toán tập hợp chi phí. Tuy nhiên khi hạch toán như vậy nó có mặt hạn chế là Công Ty sẽ không thấy được hiệu quả của các khoản mục chi phí. Bên cạnh đó việc theo dõi doanh thu bán hàng ,cung cấp dịch vụ và giá vốn hàng bán cũng mới chỉ theo dõi chung trên tài khoản 156,511 và 632 và chi tiết theo nội dung diễn giải chứ không mở tiểu khoản, trong khi ngoài hoạt động kinh doanh buôn bán hàng hoá thì công ty còn kinh doanh thêm dịch vụ vận tải, do đó gây khó khăn khi nhà quản lý muốn tìm kiếm thông tin, giải thích số dư hay kết cấu giá trị của từng khoản mục.Vì vậy để thuận lợi cho việc theo dõi trên công ty nên mở chi tiết cho từng loại tài khoản
Để mỗi loại chi phí phát sinh được hạch toán đúng tài khoản, đúng với chế độ quy định và phục vụ kịp thời yêu cầu quản lý của công ty kế toán nên thực hiện như sau:
- Về tài khoản 642: Chi phí quản lý kinh doanh Tài khoản 642.1: Chi phí bán hàng
Tài khoản 642.2: Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Về tài khoản 156 : Hàng hoá Công ty kinh doanh mặt hàng thép, xi măng, nhưng mặt hàng của công ty có rất nhiều chủng loại như thép Việt- Úc, thép Thái nguyên, xi măng. Trong các loại này nó bao gồm các loại thép fi6 +fi8, thépfi 10+fi22, xi măng Hoàng Thạch, Xi Măng Chinfon, xi măng Bỉm Sơn…. Nhưng công ty gộp hết vào Tài Khoản 156 mà không chi tiết cho các loại hàng hóa.
Để khắc phục cho việc theo dõi trên được tốt và phục vụ tốt nhất trong việc kinh doanh thương mại cho công ty lên mở chi tiết cho các tài khoản đó như sau
+ 156T. : Hàng hoá thép
+ 156.XM : Hàng hoá Xi măng
- Về tài khoản 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. + 511.1 : Doanh thu bán hàng hoá
511.1T : Doanh thu bán Thép. 511.1XM: Doanh thu bán Xi măng. + 511.3 : Doanh thu cước vận tải.
- Về tài khoản 632 : Giá vốn hàng bán. - Giá vốn hàng bán công ty cũng nên chi tiết cho từng mặt hàng hóa, chứ không thể gộp luôn vào một sổ chi tiết, vừa không hợp lệ lại không có hiệu quả trong kinh doanh.
+ 632.1 : Giá vốn hàng bán. 632.1T : Giá vốn bán thép. 632.1XM : Giá vốn xi măng. + 632.3 Giá vốn cước vận tải
Công ty mở tài khoản chi tiết cho từng khoản, chi phí, hàng hóa, giá vốn hàng bán, như vậy sẽ giúp cho công tác kế toán được nhanh, đủ, chính xác và đúng quy định của nhà nước. Mặc dù quy mô của công ty mới chỉ là doanh nghiệp vừa và nhỏ nhưng cũng nên chi tiết các tài khoản để nhìn vào đó ta có thể xác định được đúng ngay đối tượng mà ta cần muốn nhắm tới mà không bị mất thời gian, đồng thời mang lại hiệu quả cao trong kinh doanh. Đặc điểm của công ty là kinh doanh buôn bán hàng hóa, do đó chi tiết các mặt hàng là rất cần thiết, không những giúp công tác kế toán tốt hơn, chính xác hơn mà còn cho công ty thấy được mặt hàng nào đem lại lợi nhuận cao trong tháng, và còn cho biết lượng hàng còn giá trị bao nhiêu. Để từ đó công ty cân đối giữa lượng nhập vào và lượng xuất ra cho từng loại hàng mà công ty đang kinh doanh.