9. Chuỗi hành trình sản phẩm
9.3. Kiểm tra nội bộ
Một đơn vị áp dụng và thực hiện chuỗi hành trình sản phẩm, kể cả trước và sau khi
được cấp chứng chỉ CoC thì đều phải xây dựng và duy trì một hệ thống kiểm tra nội bộ đối
với quá trình mua nguyên liệu từ các nguồn cung cấp, sản xuất chế biến, lưu trữ và bán sản phẩm trong phạm vi hoạt động của doanh nghiệp. Hệ thống kiểm tra này chủ yếu chú trọng vào việc xác định và quản lý các điểm quan trọng trong dây chuyền. Sau đây là các điểm được coi là quan trọng mà công việc kiểm tra cần phải tập trung
9.3.1. Xác định các khâu quan trọng cần kiểm tra
Đây là các khâu hay công đoạn mà rất có thể nguyên liệu có và chưa có chứng chỉ có
thể bị lẫn lộn với nhau. Cần phải xác định cụ thể các khâu quan trọng này, nhất là đối 1 xưởng sản xuất. Ví dụ như tại bãi lưu gỗ nơi có chứa cả 2 loại gỗ có và chưa có chứng chỉ; một dây chuyền sản xuất sử dụng cả hai loại gỗ nói trên và tương tự, một nhà kho có lưu trữ cả hai sản phẩm có và chưa có chứng chỉ.
Các khâu quan trọng này khơng phụ thuộc vào q trình sản xuất mà lại phụ thuộc vào loại hình chuỗi hành trình sản phẩm mà doanh nghiệp áp dụng. Nếu dây chuyền sử dụng 100% nguyên liệu có chứng chỉ thì việc kiểm tra cần phải áp dụng cho toàn bộ dây chuyền. Nếu doanh nghiệp đăng ký sản phẩm có tỷ lệ pha trộn giữa 2 loại nguyên liệu trong quá trình sản xuất hoặc theo từng mẻ hay lơ thì chỉ cần kiểm tra theo dõi phần nguyên liệu có chứng chỉ tại điểm mà nó được đưa vào dây chuyền sản xuất.
9.3.2. Quản lý kiểm tra các khâu quan trọng
Điều quan trọng nhất là phải đảm bảo tại các khâu quan trọng này khơng có sự pha
trộn lẫn lộn giữa 2 loại nguyên liệu có và chưa có chứng chỉ. Cách thức kiểm tra thích hợp có thể tùy thuộc vào quá trình sản xuất và từng doanh nghiệp, nhưng nó thường dựa trên việc kết hợp giữa viêc tách riêng rẽ nguyên liệu, phân biệt, ghi chép và lập tài liệu. Dưới đây 3 cách thức này sẽ được mô tả cụ thể hơn:
Tách riêng rẽ sản phẩm: Một trong những cách có hiệu quả nhất để tránh pha trộn
lẫn lộn các loại nguyên liệu là luôn ln để riêng rẽ cơ học giữa ngun liệu có và chưa có chứng chỉ tại tất cả các cơng đoạn trong dây chuyền sản xuất; cụ thể là:
- Khi lưu kho: nguyên liệu có chứng chỉ và sản phẩm được sản xuất từ nguyên liệu này cần
phải để riêng rẽ với nguyên liệu và sản phẩm chưa có chứng chỉ;
- Khi sản xuất: cách tốt nhất là việc sản xuất 2 loại nguyên liệu có và chưa có chứng chỉ nên
tiến hành tại 2 dây chuyền riêng rẽ nhau; nếu trong điều kiện khơng có thể làm được như vậy do doanh nghiệp chỉ có 1 dây chuyền sản xuất thì q trình sản xuất sử dụng 2 loại nguyên liệu này cần phải tiến hành vào 2 ca sản xuất khác nhau.
Trong thực tế tại một dây chuyền cụ thể thì có thể áp dụng việc để riêng rẽ ngun liệu có chứng chỉ tại bãi gỗ, kho gỗ xẻ, kho sản phẩm; sản xuất vào các thời gian khác nhau trong tuần, cũng như khi lắp ráp sản phẩm cũng nên được bố trí tại các khu vực riêng rẽ.
Phân biệt sản phẩm: Một biện pháp tiếp theo nhằm ngăn chặn việc pha trộn lẫn lộn
các loại nguyên liệu và sản phẩm có và chưa có chứng chỉ là thông qua việc đánh dấu chúng: - Đối với nguyên liệu: các loại gỗ tròn, gỗ xẻ đưa vào sản xuất phải được đánh dấu rõ ràng
về tình trạng chứng chỉ của chúng, thường thường dấu màu xanh lá cây dành cho nguyên liệu có chứng chỉ và màu đỏ thì dành cho nguyên liệu chưa có chứng chỉ;
- Trong q trình sản xuất và hoàn thiện sản phẩm: để phân biệt bán sản phẩm trong dây
chuyền sản xuất bằng sử dụng các thẻ công việc hoặc thẻ cho mỗi công đoạn sản xuất, trên các thẻ cần sử dụng các số hiệu đồng nhất để có thể kiểm tra được nguồn nguyên liệu và để tránh lầm lẫn. Trong thực tế, công việc này thường được làm bằng cách sơn các đầu gỗ tròn, gỗ xẻ, gắn các nhãn bằng kim loại hoặc giấy lên đầu các thanh gỗ xẻ trước và sau khi sấy; sản phẩm có chứng chỉ sau khi lắp ráp cũng được gắn nhãn và để riêng biệt.
Ghi chép và lập tài liệu: Ghi chép, lưu trữ là một yêu cầu quan trọng của một chuỗi
hành trình sản phẩm thơng qua hệ thống máy tính và các văn bản giấy tờ. Ví dụ như:
- Có các quy định, thủ tục theo dõi cho tất cả các khâu quan trọng cần kiểm tra trong dây chuyền.
- Ghi chép tất cả các nguyên liệu đầu vào về khối lượng, chủng loại, nguồn gốc và số
lượng, khối lượng sản phẩm được sản xuất ra.
9.3.3. Xây dựng hệ thống kiểm tra
Khi đã xác định được các khâu quan trọng cần phải kiểm tra trong dây chuyền thì cần
phải xây dựng một hệ thống theo dõi CoC cho cả dây chuyền.
Hệ thống đối với quá trình sản xuất sử dụng 100% nguyên liệu có chứng chỉ: Hệ
thống cần bảo đảm tại mỗi khâu quan trọng đã được xác định trong dây chuyền là việc sử
dụng cách thức để riêng rẽ, đánh dấu và ghi chép lập tài liệu sẽ không để xảy ra sự lẫn lộn giữa 2 loại nguyên liệu và sản phẩm có và chưa có chứng chỉ. Ví dụ một xưởng xẻ sử dụng 100 % gỗ trịn có chứng chỉ, với dây chuyền xẻ, lị sấy riêng rẽ thì cần phải đánh dấu và ghi chép tất cả các gỗ tròn đưa vào xẻ; tất cả gỗ xẻ khi xẻ ra đều được gắn nhãn “có chứng chỉ”. Tuy nhiên có thể khơng tạo được mối liên hệ giữa từng thanh gỗ xẻ khi xẻ ra với các cây gỗ tròn đưa vào xẻ.
Hệ thống đối với quá trình sản xuất sử dụng nguyên liệu pha trộn: đối với quá
trình sản xuất sản phẩm có sử dụng tỷ lệ phần trăm ngun liệu chưa có chứng chỉ thì việc kiểm tra nguyên liệu có chứng chỉ từ nơi nó được pha trộn với nguyên liệu chưa có chứng chỉ, cũng cần tinh tốn chính xác tỷ lệ phần trăm nguyên liệu pha trộn trong sản phẩm. Trong thực tế sẽ có thể có 3 trường hợp xảy ra.
- Tỷ lệ phần trăm cho một loại sản phẩm: nghĩa là trong một loại sản phẩm sẽ có sự pha
trộn của 2 loại nguyên liệu, việc theo dõi kiểm tra cần được tiến hành trong toàn bộ dây chuyền. Tỷ lệ phần trăm trong mỗi sản phẩm cũng cần được tính tốn dựa vào khối lượng
hoặc trọng lượng của nguyên liệu có chứng chỉ được sử dụng trong dây chuyền sản xuất loại sản phẩm đó.
- Tỷ lệ phần trăm trong cả dây chuyền: việc kiểm tra này cũng được yêu cầu cho các khâu
nơi mà nguyên liệu có chứng chỉ được đưa vào dây chuyền sản xuất. Nếu việc kê khai, đăng ký dán nhãn cho sản phẩm chỉ rõ một tỷ lệ phần trăm tối thiểu của nguyên liệu có
chứng chỉ trong sản phẩm thì việc kiểm tra cần phải đảm bảo được tỷ lệ này trong dây chuyền. Tỷ lệ phần trăm của ngun liệu có chứng chỉ cho từng lơ hàng được dựa trên tỷ lệ nguyên liệu được dùng để sản xuất trong lơ hàng đó.
- Tỷ lệ phần trăm nguyên liệu đầu vào – tỷ lệ sản phẩm đầu ra: áp dụng hình thức này thì
yêu cầu của việc kiểm tra là cho khối lượng nguyên liệu có và chưa có chứng chỉ được
đưa vào sản xuất, để tạo cơ sở cho việc tính tốn tỷ lệ sản phẩm sẽ được dán nhãn là “có
chứng chỉ”.