10. Chứng chỉ chuỗi hành trình và đăng ký nhãn
10.2. Tổ chức chứng chỉ khảo sát đánh giá
Tất cả các đơn vị muốn áp dụng và được đánh giá cấp chứng chỉ CoC của FSC thì
đều phải tuân thủ một quy trình tiêu chuẩn thống nhất do cơ quan cấp chứng chỉ quy định theo
các tiêu chuẩn của FSC. Đánh giá chứng chỉ CoC là một quá trình đơn giản hơn nhiều so với chứng chỉ quản lý rừng. Nói chung, nó chỉ cần có một hoặc nhiều nhất là hai cán bộ đánh giá và chỉ mất một ngày, trừ phi đó là cơng ty lớn và có nhiều nhà máy sản xuất khác nhau.
Quá trình đánh giá sẽ bao gồm việc kiểm tra các tài liệu, các chứng từ và quá trình sản
xuất thực tế. Nhiệm vụ của cán bộ đánh giá là thu thập những bằng chứng khách quan tại nhà máy để đảm bảo rằng:
a) Có sự kiểm sốt đầy đủ trong việc mua nguyên liệu có chứng chỉ; nếu tỷ lệ pha trộn là có trong hoạt động thì cũng cần được kiểm tra kỹ càng việc mua nguyên liệu chưa có chứng chỉ.
b) Hệ thống mà doanh nghiệp áp dụng để kiểm sốt chuỗi hành trình sản phẩm nội bộ đáp
ứng được các yêu cầu của quy trình chứng chỉ và đang hoạt động trên thực tế.
c) Đối với hình thức có tỷ lệ pha trộn giữa hai loại nguyên liệu có và chưa có chứng chỉ, cần
phải đáp ứng tất cả các yêu cầu để đạt ngưỡng tối thiểu nguyên liệu có chứng chỉ và tỷ lệ pha trộn.
d) Hệ thống bán hàng và phân phối sản phẩm đáp ứng các yêu cầu của quy trình chứng chỉ và được thực hiện đúng các yêu cầu của hệ thống.
Xem xét đánh giá hệ thống CoC hiện có của doanh nghiệp: Người đánh giá sẽ kiểm
tra hồ sơ về CoC, bao gồm các quy trình liên quan, hệ thống mua, hệ thống kiểm soát hàng trong kho và hệ thống bán hàng, xem xét kiểm tra các hồ sơ chứng từ mua bán, xuất nhập khẩu liên quan đến nguyên liệu và thành phẩm.
Triển khai: Người đánh giá sẽ kiểm tra khu vực sản xuất và các bộ phận, phịng ban
liên quan nhằm kiểm tra tính độc lập, nhận diện sản phẩm, việc thực hiện quy trình, việc đào tạo. Đánh giá thực tế việc quản lý tại hiện trường nhà máy qua tất cả các công đoạn sản xuất chế biến; và phỏng vấn các nhân viên có liên quan ở các khu vực sản xuất khác nhau.
Kiểm tra các tài liệu: Người đánh giá sẽ kiểm tra các loại chứng từ, chẳng hạn:
- Chứng từ thu mua, bao gồm đơn đặt hàng, hợp đồng, hóa đơn và danh sách nhà cung cấp nguyên liệu.
- Những ghi chép về hàng đang chuyển đến và chứng từ biên nhận hàng, bao gồm kết quả xuất hàng lưu kho hàng năm (nếu có).
- Chứng từ về sản xuất.
- Đơn đặt hàng đã nhận được và hóa đơn bán hàng.
e) Kiểm tra về tỷ lệ nguyên liệu và sản phẩm: Một phần quan trọng trong kiểm soát CoC là theo dõi khối lượng nguyên liệu được chứng chỉ đã mua và sản phẩm được chứng chỉ đã được bán nhằm đảm bảo rằng hai số liệu này phải khớp với nhau. Vì vậy, cần ghi chép lại:
- Số lượng nguyên liệu thô được mua từ mỗi nhà cung cấp, cũng như tổng số mỗi loại nguyên liệu thô.
- Tỷ lệ hao hụt trong sản xuất được tính tốn cho mỗi quy trình sản xuất.
- Chi tiết bán hàng các sản phẩm được chứng chỉ, bao gồm số lượng bán cho mỗi khách
hàng, tổng số hàng bán và mô tả sản phẩm.
Doanh nghiệp cần thường xuyên lập bảng tóm tắt về nguyên liệu có chứng chỉ được sử dụng và sản phẩm được sản xuất, tối thiểu sáu tháng một lần để đáp ứng được yêu cầu kiểm
tra định kỳ của cơ quan đánh giá hàng năm.
f) Nguyên liệu chưa được chứng chỉ: Khi sản phẩm có chứa một tỷ lệ nhất định nguyên liệu chưa có chứng chỉ, người đánh giá sẽ cần kiểm tra xem có tồn tại một hệ thống kiểm soát nguồn gốc nguyên liệu chưa có chứng chỉ đáp ứng các yêu cầu của quy trình chứng chỉ hay khơng. Họ cũng cần xác nhận rằng số lượng thực tế và nguồn gốc nguyên liệu được mua. Cần lập một bản tóm tắt nêu chi tiết về nguồn gốc và khối lượng nguyên liệu chưa có chứng chỉ được mua.
g) Dán nhãn: Người đánh giá sẽ cần kiểm tra việc sử dụng nhãn mác và bất kỳ đăng ký nào
được lập nhằm đảm bảo rằng việc dán nhãn là chính xác và tuân thủ các tiêu chuẩn
nghiêm ngặt của chương trình chứng chỉ.