2.3 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP
2.3.3 Đánh giá quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng
> Dựa vào chỉ tiêu đánh giá tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, ta cĩ thể
nhận thấy những tích cực cũng như những tiêu cực trong nội dung tổ chức của cơng ty:
2.3.2.I. Tích cực
> Nhờ sự cố gắng của đội ngũ cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty cũng như
việc tuân theo quy trình nhập khẩu của quốc tế đã giúp cơng ty đạt được nhiều mục tiêu như tăng doanh thu bán hàng, đời sống cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty được cải thiện đáng kể. Cơng tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của cơng ty ngày càng được nâng cao. Các nghiệp vụ nhập khẩu được tổ chức thực hiện một cách khá bài bản, với mỗi nghiệp vụ cụ thể cơng ty luơn cố gắng thực hiện một cách đầy đủ, đúng hạn và theo các yêu cầu của hợp đồng nhập khẩu đã quy định, nhờ đĩ, tiết kiệm được khá nhiều chi phí phát sinh trong tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Sau đây là những điểm tích cực trong tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại cơng ty VIET - UC AGRI Co.LTD trong thời gian vừa qua:
> ❖ Trong nghiệp vụ thanh tốn
> Trong thời gian qua cơng ty đã làm khá tốt hầu hết các khâu trong quy trình
tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của mình. Trong đĩ, thành cơng lớn nhất phải kể đến khâu thanh tốn. Nghiệp vụ thanh tốn quốc tế của cơng ty được đánh giá là thật sự tốt, rất tối giản và chuyên nghiệp. Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của cơng ty đều được thanh tốn đúng hạn và đầy đủ, tạo lập được uy tín với bạn hàng, do đĩ luơn được sự ưu đãi của đối tác về thời hạn thanh tốn, chiết khấu, giảm giá.
> Cơng ty đã lựa chọn phương thức thanh tốn chủ yếu là chuyển tiền bằng
điện (T/T). Phương thức này tiện lợi và nhanh chĩng hơn so với thanh tốn bằng L/C địi hỏi phải qua nhiều khâu khác nhau, doanh nghiệp cần nắm rõ được quy trình và hợp tác với ngân hàng uy tín và cĩ năng lực trong lĩnh vực này. Hợp tác với những ngân hàng khá lớn như VIETCOMBANK, AGRIBANK,... là những ngân hàng cĩ trình độ chuyên mơn cao và cĩ kinh nghiệm trong lĩnh vực này nên việc sai
> sĩt ra hầu như ít xảy ra.
❖ Trong nghiệp vụ xin giấy phép nhập khẩu
> Do hầu hết mặt hàng nhập khẩu khơng nằm trong danh mục hàng hĩa hạn
chế hay cấm nhập khẩu nên cơng ty cĩ thể tiết kiệm được thời gian khi khơng phải thực hiện nhiều bước để xin được giấy phép. Hết thời gian giấy phép hết hiệu lực thì cơng ty mới cần xin giấy phép lại nên khơng phải lơ hàng nào cơng ty cũng phải dùng bước này. Nắm rõ được những quy định về thuế suất hàng hĩa nhập khẩu, cơng ty gặp ít sai sĩt trong quá trình khai thuế và tiết kiệm được chi phí cho những rủi ro cĩ thể phát sinh.
❖ Trong nghiệp vụ mua bảo hiểm cho hàng hĩa
> Cơng ty đã hợp tác với các doanh nghiệp bảo hiểm Việt Nam như Bảo Việt,
PVI, VNI,... đây đều là những cơng ty bảo hiểm nằm trong top 10 cơng ty bảo hiểm uy tín tại Việt Nam. Quy trình làm việc nhanh chĩng là linh hoạt giúp cơng ty tiết kiệm được thời gian rất nhiều trong khâu mua bảo hiểm, ngồi ra cịn hạn chế được rủi ro cĩ thể phát sinh. Hơn thế nữa, do đã hợp tác trong một thời gian khá dài nên các cơng ty bảo hiểm, đặc biệt là cơng ty Bảo hiểm hàng khơng VNI luơn áp dụng mức phí bảo hiểm ưu đãi cho cơng ty Việt Úc, giúp cơng ty tiết kiệm được khoản mục chi phí khá lớn. Hơn thế nữa, mối quan hệ thân thiết giữa hai bên sẽ là một thuận lợi bởi các doanh nghiệp đĩ cĩ cơ sở trong nước đảm bảo được sự tin cậy, nếu cĩ vấn đề cần bồi thường hay khiếu nại thì thủ tục cũng đơn giản, dễ dàng hơn.
❖ Trong nghiệp vụ làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu
> Cơng ty thường tự mình làm thủ tục hải quan nên tiết kiệm được thời gian
và chi phí so với thuê bên thứ ba. Kinh nghiệm nhiều năm nhập khẩu nên việc hồn thành thủ tục Hải quan diễn ra nhanh chĩng, thuận lợi hơn, điều này cĩ nghĩa là cơng ty cĩ thể tiến hành giải phĩng hàng nhanh, hạn chế được những lỗi hoặc sai sĩt khơng mong muốn, đồng thời tránh được các chi phí phát sinh do lưu kho container, lưu bãi tại cảng nếu khơng hồn thành nhanh thủ tục hải quan đồng thời đảm bảo tiến độ sản xuất của các đơn vị thành viên.
> Ngồi ra, để cĩ một thực hiện quy trình nhập khẩu được thành cơng, ngồi
các yếu tố chủ quan cơng ty cĩ thể điều khiển được như khâu nhân sự, quản lý hàng hĩa, phân bổ hàng, chủ động nhập khẩu từ các hãng uy tín về máy mĩc thực phẩmđảm bảo được nguồn hàng nhập khẩu chất lượng, một phần nhờ vào các yếu tố
> khách quan như các chính sách nhập khâu của nhà nước Việt
Nam ngày một mở
rộng hơn, các thủ tục giấy tờ đã đơn giản, tinh gọn hơn.
2.3.2.2. Tiêu cực
> ❖ Trong nghiệp vụ thanh tốn
> Thanh tốn bằng phương thức TT khá rủi ro cho cơng ty, khơng tránh khỏi
những tình huống đặc biệt khơng mong muốn. Phương thức thanh tốn này chứa đựng rủi ro lớn nhất vì việc trả tiền phụ thuộc vào thiện chí của người mua . Do đĩ , nếu dùng phương thức này quyền lợi của tổ chức xuất khâu khơng đảm bảo . Vì vậy chỉ sử dụng phương thức này trong trường hợp hai bên mua - bán đã cĩ sự tin cậy , hợp tác lâu dài , tín nhiệm lẫn nhau và thanh tốn các khoản tương đối nhỏ như thanh tốn chi phí cĩ liên quan đến xuất nhập khâu , chi phí vận chuyển bảo hiểm , bồi thường thiệt hại , hoặc dùng trong thanh tốn phí mậu dịch , chuyển vốn , chuyển lợi nhuận đầu tư về nước,...
- Phương thức trả tiền trước mang lại nhiều rủi ro cho người mua vì cĩ thể người xuất khâu khơng chuyển hàng ngay cả khi đã được thanh tốn , làm cho nhà nhập khâu rơi vào tình trạng bị động . Phương thức này gây nhiều khĩ khăn về dịng tiền và tăng rủi ro cho người mua cho nên thơng thường họ ít khi chấp nhận trả tiền trước khi nhận được hàng .
- Đối với phương thức chuyển tiền trả sau: bất lợi cho nhà xuất khâu bởi vì nếu nhà nhập khâu chậm lập lệnh chuyển tiền ( do gặp khĩ khăn về tài chính hay thiếu thiện chí thanh tốn ) gửi cho ngân hàng thì nhà xuất khâu sẽ chậm nhận được tiền thanh tốn mặc dù hàng hĩa đã chuyển đi và nhà nhập khâu đã thể nhận được và sử dụng hàng hĩa rồi . Trường hợp nhà nhập khâu khơng nhận hàng thì nhà xuất khâu phải mất mất chi phí vận chuyển hàng , phải bán rẻ hoặc tái xuất . Do đĩ , nhà xuất khâu bị thiệt hại do thu hồi vốn chậm ảnh hưởng đến sản xuất trong tương lai trong khi ngân hàng khơng cĩ nhiệm vụ và cách thức g để đơn đốc nhà nhập khâu nhanh chĩng chuyển tiền chi trả nhằm đảm bảo quyền lợi cho nhà xuất khâu .
> Như vậy, phương thức thanh tốn này dù theo cách thức nào cũng đều gây
rủi ro cho cả người xuất khâu và nhập khâu.Ngồi ra, đối với hình thức thanh tốn bằng T/T, nhược điểm lớn nhất là tốn kém chi phí khá lớn. Vì vậy trước khi lựa chọn hình thức thanh tốn cơng ty cần cân nhắc thật kỹ để tránh những sai lầm cĩ thể xảy ra.
❖ Trong khâu thuê phương tiện vận tải
> Do thĩi quen nhập khẩu trước đây của cơng ty là nhập khẩu theo điều kiện
CIF hoặc CFR. Với hình thức nhập khẩu này thì việc thuê tàu thường do bên bán chịu trách nhiệm đảm nhận. Trong khi đang chuyển dần sang hình thức nhập khẩu theo điều kiện FOB hoặc EXW và cơng ty giành được quyền thuê tàu thì cơng việc này lại cịn nhiều bỡ ngỡ, chưa thật sự thành thục và chuyên nghiệp.
❖ Trong nghiệp vụ nhận hàng và làm thủ tục Hải quan
> Điểm hạn chế lớn nhất trong nghiệp vụ nhận hàng và làm thủ tục Hải quan
của cơng ty là vẫn cịn sai sĩt trong khâu khai báo điện tử. Nguyên nhân là do cơ một vài nhân viên trong Phịng Xuất nhập khẩu là sinh viên mới ra trường, chưa cĩ nhiều kinh nghiệm, mà việc này địi hỏi kinh nghiệm và sự tỉ mỉ cao. Ngồi ra, việc nhận hàng, vì là thực phẩm đơng lạnh là mặt hàng thực phẩm cĩ liên quan trực tiếp đến người tiêu dùng nên trước khi đưa hàng về kho phải tiến hành kiểm dịch với cơ quan chuyên ngành. Cụ thể ở đây là chi cục thú y vùng VI, nhân viên cơng ty phải theo dõi sát sao lịch trình tàu đến và nộp đơn mời chi cục thú y đi cùng để kiểm tra lơ hàng. Trong một vài trường hợp ngồi ý muốn, thời gian kiểm tra bị gián đoạn gây tăng thêm chi phí lưu bãi.
❖ Trong lựa chọn Phương thức giao hàng
> Khi ký kết hợp đồng theo điều kiện CFR hoặc CIF, cơng ty chịu phải một
hạn chế rất lớn về quyền chủ động của mình khi thực hiện đơn hàng như khơng cĩ quyền thuê phương tiện vận tải, dẫn đến chi phí gánh chịu cao hơn. Đây cũng là một trong những vấn đề khĩ khăn mà hầu hết doanh nghiệp nhập khẩu Việt Nam gặp phải do thĩi quen “nhập CIF, xuất FOB”; khi mà quyền chọn tàu chạy luơn thuộc về nhà xuất khẩu nước ngồi. Ngồi ra, trong khâu lựa chọn phương tiện vận chuyển, do thiếu am hiểu thị trường nước ngồi, nên quyền thuê phương tiện vận tải thường do bên xuất khẩu nắm được, làm giảm bớt một số lựa chọn của cơng ty.
> Hầu hết trong các khâu trong tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu,
cơng ty
đều đạt được độ chính xác cao. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của cơng ty cĩ thể khơng được nâng cao hiệu quả cịn do các nguyên nhân khách quan bên ngồi tác động như trong quy trình vận chuyển gặp các sự cố do thời tiết ảnh hưởng đến hàng hĩa hoặc thời hạn giao hàng, khiến việc giao nhận chậm trễ hơn dự định, việc thay đổi các chính sách, yếu tố thị trường
> làm kinh doanh đình trệ, tác động đến lợi nhuận và doanh thu của cơng ty.
> KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
> Qua phân tích cụ thể về tình hình kinh doanh trong lĩnh vực kinh
doanh xuất
nhập khẩu của cơng ty đã cho thấy mặc dù là cơng ty trẻ, mới thâm nhập vào thị trường nhưng cơng ty đã nỗ lực hết mình trong việc nâng cao chất lượng xuất nhập khẩu, đa dạng hĩa sản phẩm, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng và khơng ngừng nâng cao hiệu quả cơ sở vật chất- kỹ thuật, trình độ nhân viên để ngày càng phát triển hơn. Tuy nhiên, trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, cơng ty vẫn cịn gặp một số hạn chế cần phải khắc phục như đã trình bày ở phần thực trạng. Chính vì thế, cơng ty cần phải cĩ những giải pháp cần thiết để khắc phục tình trạng này. Từ đĩ, tạo nên quy trình nghiệp vụ hồn hảo nhằm mang lại hiệu quả cao hơn cho cơng ty trong việc kinh doanh. Đồng thời, cũng gĩp phần tạo chỗ đứng cho cơng ty trên thị trường ngày một vững mạnh và tạo được lịng tin chắc chắn trong lịng các đối tác và khách hàng của cơng ty hiện tại và trong tương lai. Ngồi ra, để cĩ một thực hiện quy trình nhập khẩu được thành cơng, ngồi các yếu tố chủ quan cơng ty cĩ thể điều khiển được như khâu nhân sự, quản lý hàng hĩa, phân bổ hàng, chủ động nhập khẩu từ các hãng uy tín về máy mĩc thực phẩmđảm bảo được nguồn hàng nhập khẩu chất lượng, một phần nhờ vào các yếu tố khách quan như các chính sách nhập khẩu của nhà nước Việt Nam ngày một mở rộng hơn, các thủ tục giấy tờ đã đơn giản, tinh gọn hơn.
> CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP
KHẨU CỦA CƠNG TY TM-DV CHĂN NUƠI NƠNG NGHIỆP VIỆT ÚC ĐẾN NĂM 2026.
> Tổ chức thực hiện hợp đồng là bước quan trọng và quyết định đến quá trình
xuất nhập khẩu. Đĩ là một chuỗi cơng việc được đan kết chặt chẽ với nhau, thực hiện tốt một cơng việc là cơ sở để thực hiện các cơng việc tiếp theo.
> Do đĩ, để cĩ thể đứng vững trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh ngày
càng gay gắt như hiện nay cơng ty TNHH TM-DV chăn nuơi nơng nghiệp Việt Úc cần khơng ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của mình, đặc biệt là quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu. Sau đây là một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quá trình thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu của cơng ty.