3.1 ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ MỤC TIÊU NÂNG CAO HIỆU MỘT SỐ
3.1.1 Nâng cao hiệu quả quy trình thanh tốn
3.1.1.1 Cơ sở đề xuất giải pháp.
> Thơng thường trong các giao dịch, cơng ty thường sử dụng phương thức
thanh tốn TT vì đã cĩ quan hệ kinh doanh nhiều năm, tin tưởng lẫn nhau. Ưu điểm thời gian thanh tốn nhanh chĩng, khơng cần quá nhiều giấy tờ chứng nhận để giao dịch thành cơng, tiết kiệm thời gian cho cả hai bên. Tuy nhiên kèm theo đĩ là khơng ít rủi ro cho cơng ty nếu gặp các trường hợp người bán cĩ các sai sĩt trong hàng hĩa hay chậm trễ giao hàng gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của cơng ty. Đã cĩ một vài trường hợp xảy ra trong một vài lơ hàng nhưng khơng ảnh hưởng quá nhiều đến cả hai bên. Tuy những lỗi sai khơng nghiêm trọng nhưng cĩ thể gây chậm trễ trong quá trình thanh tốn, dẫn tới chậm trễ thời gian nhận hàng, ảnh hưởng tới
> quá trình cung ứng sản phẩm trong nước. Vì vậy để đảm bảo
an tồn trong thanh
tốn cũng như tạo cơ sở cho nhà xuất khẩu thực hiện hợp đồng đúng hạn
thì việc
nâng cao hiệu quả quy trình thanh tốn bằng phương thức tín dụng chứng
từ là vơ
cùng cần thiết.
3.1.1.2 Nội dung thực hiện giải pháp
> Đối với phương thức tín dụng chứng từ thì tầm quan trọng trong cơng việc
kiểm tra chứng từ là rất quan trọng. Vì vậy, nên phân giao cơng việc này cho cán bộ phải là người cĩ trình độ chuyên mơn ngoại thương, cĩ kinh nghiệm trong việc phát hiện và xử lý các lỗi sơ suất trong thanh tốn.
> Cơng ty nên thoả thuận chi tiết và kỹ lưỡng về các chi phí phát sinh và chi
phí sai phạm - quy định cụ thể trong hợp đồng ngoại thương, từ đĩ giúp cơng ty đảm bảo thực hiện thanh tốn tiền hàng trong thời gian cĩ hiệu lực.
> Bước đầu tiên mà cơng ty cần chú ý chính là khi viết đơn xin mở L/C với
ngân hàng vì đây là căn cứ để ngân hàng phát hành L/C. Đơn xin mở L/C vừa là giấy tờ pháp lý ràng buộc trách nhiệm giữa ngân hàng mở L/C và cơng ty, vừa là bằng chứng nếu cĩ tranh chấp giữa hai bên. Vì vậy trong lúc soạn thảo hợp đồng ngoại thương, cơng ty cần soạn thảo kĩ, bàn bạc với bên xuất khẩu sao cho nội dung ngắn gọn dễ hiểu nhưng phải đầy đủ các thơng tin trong điều khoản thanh tốn. Các thơng tin về số tiền thanh tốn, đồng tiền thanh tốn, Phương thức thanh tốn trả ngay / trả sau, thời gian mở L/C, thời gian thanh tốn tiền hàng cần quy định cụ thể, rõ ràng nhằm đảm bảo quyền lợi giữa hai bên cũng như cĩ sự phù hợp chặt chẽ giữa các chứng từ. Cụ thể các thơng tin này cần phải quy định trùng khớp với các nội dung trên hợp đồng.
> Ngồi ra, trong một số trường hợp khi nhà xuất khẩu yêu cầu mở L/C
tại một
ngân hàng mà họ chỉ định ở Việt Nam thì cơng ty cần lưu ý nghiên cứu mức độ uy tín của ngân hàng đĩ hoặc đàm phán với nhà xuất khẩu để lựa chọn ngân hàng cĩ uy tín cao trên thị trường, hoặc đĩ là ngân hàng đã hợp tác lâu năm với cơng ty, tránh các trường hợp bị mất khoản ký quỹ hoặc khơng thanh tốn cho bên xuất khẩu như đã thỏa thuận. Một mặt, cơng ty cũng nên tìm hiểu trước về đối tác, cân nhắc các khả năng nếu thấy tin tưởng mới đồng ý giao dịch. Để làm được điều này, ngồi việc tự điều tra thì cơng ty cĩ thể tìm hiểu kĩ hơn về nhà xuất khẩu thơng qua sự tư vấn từ ngân hàng. Do phương thức thanh tốn L/C chỉ dựa trên chứng từ chứ khơng
> phải trên thực tế hàng hĩa nên đơi khi xảy ra sai sĩt, vì thế,
cơng ty cần hạn chế
những bất trắc cĩ thể gặp phải bằng cách cần quy định rõ về nội dung và hình
thức của bộ chứng từ dùng để thanh tốn cho nhà xuất khẩu:
V Các giấy tờ đầu phải cĩ chứng thực từ các cơ quan chức năng cĩ thẩm quyền liên quan.
V Vận đơn phải do đại lý vận tải hay chủ vận tải lập đích danh.
V Các giấy chứng nhận phải từ các cơ quan uy tín của nước xuất khẩu chứng thực.
V Hĩa đơn thương mại cần cĩ xác nhận của đại diện cơng ty hoặc thanh tốn từ phía ngân hàng đại diện bên xuất khẩu.
> Sau khi mở L/C, cơng ty cĩ thể tham vấn ý kiến của các tư vấn để
tránh tình
trạng phải sửa đổi, điều chỉnh tốn nhiều thời gian chi phí. Cuối cùng sau khi hồn tất hợp đồng cũng như hồn tất việc mở L/C, cơng ty nên fax một bản qua cho bên nhà xuất khẩu xem và đĩng gĩp ý kiến cũng như thực hiện các tu chỉnh cho hợp lý và nhất quán. Việc tu chỉnh L/C cần được thực hiện nhanh chĩng để đảm bảo tiến độ giao hàng của nhà xuất khẩu.
> Để đảm bảo nhận hàng đầy đủ đúng hẹn và cĩ thời gian để huy động vốn
thanh tốn, cơng ty cĩ thể đàm phán với đối tác để mở L/C theo hình thức trả chậm, từ đĩ, cơng ty cĩ thể kéo dài vịng lưu động vốn hơn, đầu tư thêm vào các lĩnh vực sinh lời khác, giảm lãi suất bởi khơng cần chịu áp lực lãi vay ngắn hạn tại ngân hàng.
3.1.1.3 Dự kiến kết quả đạt được
> Nhận thức rõ được vai trị quan trọng của phương thức thanh tốn
trong tổ
chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, cơng ty dự kiến trong thời gian tới cĩ thể khắc phục những lỗi phát sinh trong quá trình thanh tốn cho đối tác xuất khẩu. Dự kiến, thời gian thực hiện cho việc thanh tốn bằng L/C cĩ thể rút ngắn từ 1-2 ngày trong trường hợp nhân viên kiểm tra kĩ bộ chứng từ để chuyển cho ngân hàng, tránh những sai sĩt dẫn tới mất thời gian trong việc sửa chữa. Với nền tảng đã cĩ cùng với đội ngũ nhân viên luơn nỗ lực nâng cao hiệu quả và nâng cao trình độ chuyên mơn của mình. Trong giai đoạn sắp tới, cơng ty sẽ cĩ thể nâng cao hiệu quả tốt hơn khâu thanh tốn trong tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của mình. Đồng thời
> ngày càng tăng cường kiểm sốt và giảm thiểu rủi ro trong
thanh tốn liên quan đến
các giao dịch thương mại quốc tế.