8. Dự thảo nội dung nghiên cứu
1.3. Hoạt động truyền thông đến người học trong trường đại học
1.3.3. Nội dung hoạt động truyền thông đến người học trong trường đại học
1) Chủ trương, chỉ đạo của ngành giáo dục
Phổ biến Luật Giáo dục Đại học bổ sung và sửa đổi; Quán triệt các nhiệm vụ trọng tâm của Ngành trong năm học; Phổ biến quan điểm chỉ đạo, yêu cầu, mục tiêu, nhiệm vụ, giải pháp, kết quả, kinh nghiệm của đổi mới căn bản toàn diện giáo dục, đào tạo và dạy nghề trên cả nước; Qui hoạch, sắp xếp hệ thống giáo dục đại học; Những đổi mới trong chương trình và phương pháp dạy và học; hình thức và phương pháp tuyển sinh, thi, kiểm tra và đánh giá kết quả giáo dục và đào tạo, giáo dục nghề nghiệp; Truyền thơng khung trình độ quốc gia Việt Nam giai đoạn 2020-2025; Truyền thơng Đề án của Thủ tướng Chính phủ về hỗ trợ học sinh, sinh viên khởi nghiệp.
2) Tin tức, các chương trình hoạt động, sự kiện của ngành, của nhà trường
Truyền thông theo sự kiện, hoạt động thường xuyên và đột xuất của Bộ, ngành; Biểu dương các cá nhân, tổ chức điển hình có nhiều thành tích trong hoạt động đổi mới giáo dục, đào tạo và dạy nghề; Truyền thông những thông tin liên đến hoạt động đào tạo của nhà trường.
3) Thơng tin về hoạt động vui chơi giải trí, các cuộc thi cho sinh viên
Trong bất kỳ một nhà trường đại học nào, cũng có một lực lượng giáo dục quan trọng khơng thể thiếu, gắn bó chặt chẽ với nhà trường, hỗ trợ đắc lực cho nhà trường trong việc chăm lo, giáo dục, phát triển nhân cách, kỹ năng cho người học, đó chính là các tổ chức đồn thể trong trường học. Các tổ chức đồn thể có nhiệm vụ tổ chức các
hoạt động vui chơi, giải trí nhằm giáo dục chính trị, tư tưởng, đạo đức cách mạng, truyền thống, lịch sử dân tộc, văn hóa, lối sống, ý thức chấp hành pháp luật cho thanh niên, SV. Để tiếp cận, thu hút được sự quan tâm, sự tham gia tích cực của SV thì nhà trường phải truyền thơng nội dung của những hoạt động này đến người học.
4) Thông tin về hoạt động giáo dục
Truyền thông về cơng tác giáo dục chính trị, tư tưởng, đạo đức lối sống, xây dựng văn hoá ứng xử trong trường học; đảm bảo an ninh và an tồn trường học, phịng chống bạo lực học đường và tai nạn thương tích trong trường học; Tuyên truyền tấm gương tấm gương nhà giáo tiêu biểu của quá trình đổi mới giáo dục và tấm gương sinh viên tiêu biểu trong quá trình học tập, nghiên cứu và khởi nghiệp.
5) Thơng tin xã hội có liên quan khác
Truyền thơng những nội dung đáp ứng nhu cầu, địi hỏi chính đáng và cấp bách của người học; Truyền thông định hướng dư luận, phản bác lại những quan điểm sai trái, những thông tin không đúng với Bộ, ngành, nhà trường.
1.3.4. Hình thức hoạt động truyền thơng đến người học trong trường đại học
1) Truyền thông thông qua ấn phẩm
Ấn phẩm truyền thơng là phương tiện thể hiện hình ảnh, sản phẩm, thông điệp của nhà trường đến người học, giúp nhà trường quảng bá sản phẩm, dịch vụ, sự kiện, xây dựng hình ảnh thương hiệu trước người học, tạo nên những nhận thức quen thuộc giúp duy trì sự tin cậy của người học, tiếp cận người học một cách tự nhiên, gần gũi và nâng tầm giá trị thương hiệu nhà trường. Có hai loại ấn phẩm được dùng trong hoạt động truyền thơng đến người học đó là:
Ấn phẩm in: Là loại sản phẩm truyền thông được thiết kế và in ấn để tiếp người học mà không cần dùng mạng Internet, thường được dùng để truyền thông các sự kiện, hoạt động của nhà trường. Ấn phẩm in bao gồm băng-rôn, poster (flyer), standee (panel), biển bảng quảng cáo, brochure (tờ rơi) … Các ấn phẩm sau khi thiết kế sẽ được in ấn và thi công, lắp đặt tại khu vực tổ chức sự kiện để tuyên truyền cho sự kiện, hoạt động đó.
Ấn phẩm trực tuyến: Là những hình ảnh, video, logo, website được thiết kế nhằm truyền thông những sự kiện, hoạt động của nhà trường thông qua mạng Internet. Với xu hướng hiện nay, hầu hết các hoạt động đều có kênh truyền thơng trực tuyến để làm tăng hiệu ứng tuyên truyền, do đó việc sử dụng các ấn phẩm trực tuyến thật ấn tượng để quảng bá cũng rất hiệu quả. Các ấn phẩm online cũng khá đa dạng như website, logo, video, banner…
2) Truyền thơng thơng qua kênh truyền hình
Quảng cáo trên truyền hình là một loại hình quảng cáo khá phổ biến xuất hiện từ những năm 50 của thế kỉ XX. Bằng cách xen kẽ vào các chương trình truyền hình như gameshows, phim ảnh, bản tin, thời sự, quảng cáo trên truyền hình là cách khiến cho người xem tiếp nhận quảng cáo một cách thụ động mà hiệu quả. Loại hình quảng cáo hiệu quả này ngày càng phát triển.
Truyền thông thông qua truyền hình sẽ đảm bảo tính phổ biến trong cơng chúng, được nhiều đối tượng quan tâm nên hình ảnh nhà trường dễ dàng được nhận biết và cảm nhận được. Vì nó cho phép người xem kết hợp tốt giữa âm thanh, màu sắc, hình ảnh nên dễ tạo sự liên tưởng.
3) Truyền thông qua kênh website, mạng xã hội nhà trường
Website, mạng xã hội là kênh thông tin điện tử rất quan trọng của mỗi trường, nó vừa cung cấp lượng thơng tin kịp thời, tin cậy cho đối tượng mong muốn tìm hiểu và vừa cung cấp tài nguyên số phục vụ nghiên cứu khoa học và học tập như:
Kênh tuyển sinh, giới thiệu ngành nghề các khoa, các phòng ban nhà trường; Kênh xem kết quả học tập của mỗi sinh viên. Nên tận dụng kênh này để liên kết với phụ huynh, người thân qua đó họ có thể xem q trình học tập của con em mình và đơi khi sẽ tìm hiểu thêm một số thơng tin khác.
Ngoài ra, đây cũng là kênh thông tin việc làm đến sinh viên hiện tại. Đặc biết rất hữu ích đối với các cựu sinh viên chưa có việc, họ sẽ truy cập website tìm hiểu việc làm và là cơ hội để nhà trường thông tin các khóa học liên thơng, chứng chỉ, ... và thu hút một số đối tác tham gia tuyển dụng.
Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, internet bao phủ toàn cầu, sự xuất hiện của các trang mạng xã hội, blog, các diễn đàn... sự giao tiếp giữa người với người trở nên nhanh chóng và gần hơn bao giờ hết. Tại Việt Nam, nhiều trường đại học, cao đẳng hiện nay đã tận dụng được lợi thế phát triển của mạng xã hội để xây dựng cho mình những phương thức truyền thơng thích hợp. Qua đó, quảng bá hình ảnh nhà trường, cung cấp thông tin tuyển sinh cho cộng đồng với một số công cụ phổ biến như: Social Networks (Mạng xã hội): Facebook, Zing Me, Yume; Personal Publishing (Xuất bản mang tính cá nhân): Với các hình thức blog, Yahoo 360 Plus, Multiply, Twitter; Instant Message (Tin nhắn nhanh): Yahoo Messenger, Skype, Google Talk; Other Social Media (Các trang truyền thông xã hội khác): Đề cập đến những trang chia sẻ clip: Youtube, Clip.vn, chia sẻ hình ảnh: Flickr, Photobucket,... chia sẻ tài liệu: Slideshare, Scribd,..., chia sẻ, hỏi đáp: Wikipedia, Yahoo Answer,...
4) Truyền thông thông qua truyền miệng
Là hình thức truyền thơng có sự tác động tích cực lẫn tiêu cực. Với các chủ thể tham gia: sinh viên đang theo học, người thân, bạn bè, đội ngũ cán bộ giảng viên nhà trường và các đối tác. Những thơng điệp truyền đi có thể là: chất lượng đào tạo, chất lượng đội ngũ giảng viên, môi trường học tập, cơ hội việc làm, ... Nếu hoạt động đào tạo và môi trường giảng dạy của nhà trường đạt chất lượng tốt thì thơng tin truyền đạt đến với mọi đối tượng xung quanh sẽ tốt theo. Ngược lại thì đây là vấn đề sẽ gây rất nhiều khó khăn trong việc thu hút người học và sẽ được thông tin từ năm này sang năm khác, nếu nhà trường khơng tìm ra được ngun nhân và giải pháp thích hợp.
5) Truyền thông thông qua hoạt động quan hệ công chúng (PR)
Quan hệ công chúng (Public Relations - PR) là chương trình được thiết kế nhằm đề cao và bảo vệ hình ảnh của cơ sở đào tạo thơng qua việc giới thiệu với cơng chúng về hình ảnh, cơ cấu ngành nghề, mục tiêu, nội dung chương trình, hình thức đào tạo, chất lượng đào tạo của cơ sở. Và nó ln đồng hành với hoạt động quảng cáo với các công cụ PR như: Mở các buổi hội thảo về chương trình đào tạo, qua đó mời học sinh, sinh viên, phụ huynh đến tham dự để giới thiệu về các chương trình đào tạo, các hình
thức đào tạo; Tham gia hội chợ việc làm, các cuộc triển lãm về giáo dục: Thực hiện hoạt động trưng bày, giới thiệu các chương trình đào tạo tại các hội chợ việc làm, các cuộc triển lãm về giáo dục nhằm tăng hình ảnh của trường học trong nhận thức của người học,
phụ huynh và xã hội; Marketing sự kiện và tài trợ: Tham gia, tổ chức hoặc tài trợ cho các hoạt động như sự kiện thể thao, nghệ thuật, giải trí và các hoạt động xã hội khác; Tham gia thực hiện các hoạt động nhân đạo, công tác xã hội: Hỗ trợ phần quà cho các học sinh nghèo vượt khó, gia đình chính sách, học sinh giỏi tại các trường phổ thơng trung học hay tại chính ngơi trường họ tham gia học tập. Qua đó, tạo sự thân thiện, gần gũi đối với cơng chúng, tạo hiệu ứng tích cực cho nhà trường.
6) Truyền thơng thơng qua hoạt động khuyến mãi
Truyền thông thông qua hoạt động khuyến mãi (Sales promotion) trong giáo dục là những biện pháp khuyến khích mang tính ngắn hạn như thực hiện các chương trình miễn, giảm học phí, cấp học bổng, kiểm tra phân loại trình độ người học,... nhằm kích thích người học tham gia các chương trình đào tạo của nhà trường.
7) Truyền thông thông qua hoạt động viễn thông, thư điện tử
Truyền thông qua hoạt động viễn thông, thư điện tử là việc sử dụng điện thoại, thư điện tử để giao tiếp và truyền tải thông điệp từ nhà trường đến những đối tượng riêng biệt hoặc tiềm năng. Hình thức này đạt hiệu quả về kinh tế, thơng tin được truyền tải trực tiếp đến người học, phụ huynh. Cách thức này có thể lựa chọn nhiều đối tượng khách hàng tiềm năng tốt hơn và được cá nhân hóa, khách hàng hóa. Ngồi ra, nó có thể xây dựng những quan hệ liên tục với mỗi khách hàng, đánh giá được hiệu quả vì có thể đo lường phản ứng của khách hàng. Với các công cụ chủ yếu: Truyền thông qua catolog, qua thư trực tiếp, qua điện thoại.
1.4. Quản lí hoạt động truyền thơng đến người học trong trường đại học1.4.1. Phân cấp quản lí hoạt động truyền thơng đến người học trong trường 1.4.1. Phân cấp quản lí hoạt động truyền thơng đến người học trong trường đại học
1) Ban Giám hiệu Trường Đại học
Căn cứ vào kế hoạch Truyền thông về giáo dục và đào tạo hàng năm của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Thủ trưởng các trường Đại học chịu trách nhiệm về công tác truyền thông và tổ chức thực hiện trong phạm vi phụ trách theo Qui chế phát ngơn và cung cấp thơng tin cho báo chí của Bộ Giáo dục và Đào tạo tại Quyết định số 22/QĐ- BGDĐT ngày 08/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo;
Chủ động tổ chức truyền thông các nhiệm vụ thuộc thẩm quyền, chuyên môn của đơn vị;
Chủ động nắm bắt, có ý kiến khi có sự cố, phối hợp với Văn phịng (Trung tâm Truyền thơng Giáo dục) cung cấp thơng tin, tổ chức truyền thông về các nhiệm vụ của ngành, xây dựng cơ sở dữ liệu về các vấn đề mà dư luận quan tâm hoặc dự báo dư luận sẽ quan tâm để chủ động truyền thông khi cần thiết;
Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch truyền thông đến người học phù hợp với đặc điểm, tình hình của đơn vị;
Bố trí nguồn kinh phí thực hiện được từ nguồn ngân sách nhà nước trong dự toán ngân sách hàng năm; nguồn chi thường xuyên của trường và nguồn tài trợ, viện trợ của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước theo đúng quy định;
Định kỳ tổ chức sơ kết, tổng kết việc thực hiện kế hoạch truyền thông đến người học.
2) Phịng Truyền thơng Trường Đại học
Là đơn vị thường trực giúp lãnh đạo Trường Đại học điều phối, tổ chức thực hiện từng nội dung trong kế hoạch chung của trường một cách hiệu quả;
Là đơn vị đầu mối phối hợp với các cơ quan truyền thông; các đơn vị trực thuộc trường trong việc tổ chức thực hiện hoạt động truyền thông;
Đề xuất, xây dựng kịch bản truyền thông chi tiết cho từng chủ đề trong kế hoạch hoặc các chủ đề phát sinh để triển khai truyền thông một cách hiệu quả;
Quản lí thơng tin trên Trang thơng tin điện tử, các trang mạng xã hội của Trường; Theo dõi, nắm bắt thông tin dư luận, các vấn đề xã hội quan tâm, từ đó đề xuất điều chỉnh kế hoạch truyền thơng phù hợp;
Dự trù kinh phí theo nguồn kinh phí truyền thơng do Trường cấp hàng năm.
3) Khoa đào tạo, phòng ban
Căn cứ vào nội dung của kế hoạch, trưởng các đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm về công tác truyền thông và thực hiện kế hoạch;
Cung cấp thông tin, giới thiệu các nhân tố điển hình, các hoạt động đổi mới sáng tạo, các tấm gương người tốt, việc tốt của đơn vị để truyền thông rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng;
Định kỳ hàng tháng gửi báo cáo tổng hợp về tình hình dư luận quan tâm đến các hoạt động giáo dục và đào tạo của đơn vị.
1.4.2. Lập kế hoạch truyền thông đến người học trong trường đại học
Lập kế hoạch là hành động đầu tiên của nhà quản lí, là việc thiết kế các bước đi cho hoạt động tương lai để đạt được những mục tiêu đã xác định thông qua việc sử dụng tối ưu những nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực và nguồn lực thơng tin) đã có và sẽ khai thác.
Như vậy, lập kế hoạch truyền thơng đến người học có vai trò vạch ra mục tiêu con đường, phương thức thực hiện hoạt động truyền thông đến người học, đưa mọi hoạt động truyền thông đến người học vào kế hoạch với mục tiêu, biện pháp rõ ràng, có bước đi cụ thể với các điều kiện thực hiện rõ ràng, cụ thể cho việc thực hiện mục tiêu truyền thông.
Cách thức xây dựng kế hoạch truyền thơng đến người học:
Phân tích, đánh giá thực trạng truyền thông đến người học tại đơn vị: Nhằm xác định được thực trạng truyền thông đến người học tại nhà trường đang diễn ra như thế nào, mức độ hiệu quả ra sao. Từ đó, nhà trường sẽ xác định được một cách chính xác
những thuận lợi, khó khăn, thời cơ, thách thức và xác định mục tiêu truyền thơng đến người học cho phù hợp, khả thi;
Phân tích, tìm hiểu thói quen, xu hướng hành vi và nhu cầu người học: Việc phân tích, tìm hiểu thói quen, xu hướng hành vi và nhu cầu người học sẽ giúp nhà trường nắm bắt kịp thời những vấn đề mà sinh viên quan tâm, bên cạnh đó việc phân tích thói quen và xu hướng hành vi giúp cho nhà trường dự đoán được xu hướng sử dụng phương tiện truyền thơng, từ đó xác định những cơng cụ truyền thông phù hợp, tiếp cận được nhiều người;
Xác định mục tiêu truyền thông đến người học tại đơn vị: Từ những những phân tích về thực trạng công tác truyền thông đến người học tại đơn vị và nắm bắt được nhu cầu thông tin của người học, nhà trường sẽ tiến hành xác định mục tiêu truyền thông đến người học cho phù hợp với qui định và điều kiện thực tiễn của nhà trường;
Xác định nhiệm vụ trọng tâm, xây dựng nội dung truyền thông đến người học đáp ứng mục tiêu truyền thông và nhu cầu người học: Từ những mục tiêu nhà trường đã xác định, nhà trường sẽ tiến hành xác định những nhiệm vụ trọng tâm, lựa chọn nội dung truyền thông phù hợp nhằm đảm bảo cho việc truyền thông đạt được mục tiêu đã đề ra;
Đưa ra ý tưởng truyền thơng, xác định hình thức truyền thơng chủ đạo: Bước tiếp theo, nhà trường sẽ căn cứ trên những phân tích về xu hướng và thói quen hành vi sử dụng cơng nghệ và những nội dung nhà trường đã xây dựng trước đó, nhà trường sẽ