8. Dự thảo nội dung nghiên cứu
3.3. Hệ thống các biện pháp quản lí hoạt động truyền thông đến người học tại Trường
3.3.3. Xây dựng bộ máy tổ chức đảm bảo về số lượng và chất lượng phục vụ cho
cho việc thực hiện kế hoạch truyền thông
Bộ máy tổ chức là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chun mơn hóa, được giao những nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn nhất định và bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện kế hoạch truyền thông cho sinh viên.
1) Mục tiêu biện pháp
Thiết lập bộ máy vận hành đủ về số lượng và chất lượng nhằm triển khai kế hoạch hoạt động truyền thông đến người học trong nhà trường một cách có trách nhiệm và hiệu quả.
2) Nội dung và cách thức thực hiện
Chuẩn hố Phịng Truyền thơng theo hướng đủ số lượng và đảm bảo chất lượng để hỗ trợ cho Ban giám hiệu quản lí hoạt động truyền thơng đến người học: Để thực
tốt cơng tác quản lí hoạt động truyền thơng đến người học, Nhà trường phải chuẩn hoá bộ máy, đặc biệt là chuẩn hố Phịng Truyền thơng theo hướng đủ số lượng và đảm bảo về chất lượng để hỗ trợ cho Ban giám hiệu nhà trường trong việc triển khai kế hoạch truyền thông đến người học, chỉ đạo, giám sát và kiểm tra, đánh giá việc thực hiện kế hoạch truyền thông đến người học trong phạm vi toàn trường; Đề ra chủ trương, giải pháp nhằm huy động mọi nguồn lực, tập hợp mọi lực lượng, đẩy mạnh việc thực hiện và nâng cao chất lượng truyền thông đến người học; Chỉ đạo tổ chức thực hiện và kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch truyền thông đến người học; Bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ tham gia công tác truyền thông; Sơ kết, tổng kết, rút kinh nghiệm, phổ biến nhân rộng các ý tưởng truyền thơng điển hình, khen thưởng và đề nghị Hiệu trưởng khen thưởng các cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện kế hoạch truyền thông đến người học;
Qui định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể, rõ ràng của Phịng Truyền thơng trong việc quản lí hoạt động truyền thơng đến người học trong nhà trường:
Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho Phịng Truyền thơng thực hiện tốt nhiệm vụ, quyền hạn của mình trong việc tổ chức hoạt động truyền thơng đến người học một cách hiệu quả, thì nhà trường cần phải qui định rõ quyền hạn, nhiệm vụ và trách nhiệm của Phịng Truyền thơng trong việc phối hợp thực hiện và chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cấp trên, tạo ra sự linh hoạt, chủ động, bảo đảm tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm của Phịng Truyền thơng;
Xây dựng cơ chế phối hợp của Phịng truyền thơng với các cá nhân, tổ chức khác trong trường và ngoài nhà trường: Bên cạnh việc qui định chức năng, nhiệm vụ và
quyền hạn của Phịng truyền thơng, nhà trường cũng phải xây dựng cơ chế phối hợp giữa Phịng truyền thơng với các lực lượng khác trong nhà trường và ngoài nhà trường
nhằm đảm bảo mức độ thông suốt trong công việc, tránh chồng chéo và trùng lặp về thẩm quyền;
Chuẩn hố đội ngũ cán bộ truyền thơng đủ mạnh trong việc triển khai tổ chức thực hiện kế hoạch truyền thông đến người học: Việc truyền thơng đến người học một
cách chính xác, kịp thời và đáp ứng nhu cầu người học là trách nhiệm, nhiệm vụ của mọi thành viên trong nhà trường, tuy nhiên để hoạt động truyền thông đến người học một cách khoa học, bày bản và đạt hiệu quả như mong đợi thì địi hỏi nhà trường cần phải xây dựng một đội ngũ cán bộ truyền thông nồng cốt đủ số lượng và đảm bảo chất lượng đúng chuyên môn nhằm đảm bảo công suất làm vừa phải, tránh quá tải cơng việc và tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm;
Đảm bảo điều kiện vật chất Phịng Truyền thơng hoạt động: Để tạo điều kiện
thuận lợi cho Phịng Truyền thơng thực hiện nhiệm vụ của mình, nhà trường phải bố trí phịng ốc, nguồn lực tài chính cho đội ngũ này thực hiện trách nhiệm, nhiệm vụ của mình.
3) Điều kiện thực hiện
Để biện pháp này được thực hiện tốt và đúng theo mong muốn, đòi hỏi nhà trưởng phải xây dựng đội ngũ nhân sự trong Phịng Truyền thơng đảm bảo về mặt số lượng và chất lượng, lựa chọn đội ngũ nhân sự giỏi về chun mơn truyền thơng, am hiểu về lí luận khoa học quản lí;
Mặt khác, nhà trường cũng phải qui định rõ ràng, chi tiết quyền hạn, nhiệm vụ và trách nhiệm của Phịng Truyền thơng và xây dựng cơ chế phối hợp hài hoà, tránh chồng chéo, rườm rà;
Đảm bảo điều kiện hoạt động cho đơn vị và đội ngũ nhân sự trong đơn vị này thực hiện tốt nhiệm vụ, trách nhiệm của mình trong việc truyền thơng đến người học.