8. Dự thảo nội dung nghiên cứu
3.2. Nguyên tắc đề xuất biện pháp
Bất kỳ hoạt động có mục đích nào trong cuộc sống cũng đều phải dựa trên cơ sở nguyên tắc nhất định. Đây chính là tư tưởng và định hướng chủ đạo giúp các chủ thể thực hiện hiệu quả công việc trong một lĩnh vực cụ thể. Do đó, việc đề xuất biện pháp quản lí hoạt động truyền thơng đến người học tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TPHCM cũng phải dựa trên một số nguyên tắc nhất định, cụ thể là nguyên tắc đảm bảo tính hệ thống, tính đồng bộ; Nguyên tắc đảm bảo tính cần thiết; Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi.
3.2.1. Đảm bảo tính hệ thống, tính đồng bộ
Nguyên tắc này địi hỏi, các biện pháp được hình thành đồng thời, đan xen lẫn nhau, bổ sung cho nhau theo nguyên tắc đồng tâm, cùng hướng vào việc quản lí hoạt động truyền thơng đến người học sao cho đạt được mục tiêu truyền thông đã đề ra. Mặt khác, các biện pháp được đưa ra nằm trong mối quan hệ chặt chẽ với nhau, biện pháp này là tiền đề, cơ sở cho biện pháp kia và kế thừa lẫn nhau. Bên cạnh đó cần xác định vấn đề truyền thơng cho người học là q trình diễn ra liên tục, thường xuyên, chịu tác động của nhiều yếu tố khách quan và chủ quan nên các biện pháp quản lí hoạt động truyền thông đến người học phải pháp huy được tiềm năng, sự ảnh hưởng tích cực của các lực lượng truyền thơng trong và ngồi nhà trường; Làm cho người học từ chỗ nhận
thức đúng đắn về vai trị của hoạt động truyền thơng đi đến chủ động phối hợp tham gia tích cực các hoạt động truyền thơng của nhà trường.
3.2.2. Đảm bảo tính cần thiết
Đảm bảo tính cấp thiết là vấn đề đặt ra cần được giải quyết vì nó đáp ứng nhu cầu cho hoạt động nhận thức và thực tiễn. Do đó ngun tắc này địi hỏi các giải pháp quản lí hoạt động truyền thông đến người học tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TPHCM được đưa ra phải xuất phát từ thực tiễn hoạt động truyền thông đến người học tại trường, từ nhu cầu thông tin ngày càng cao của người học trong thời kỳ cách mạng 4.0.
3.2.3. Đảm bảo tính khả thi
Ngun tắc này địi hỏi, hệ thống các biện pháp quản lí hoạt động truyền thơng đến người học tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TPHCM được đưa ra phải thực hiện được, áp dụng được vào thực tiễn quản lí hoạt động truyền thơng đến người học của CBQL nhà trường một cách thuận lợi, phù hợp với điều kiện thực tế của nhà trường, phù hợp với điều kiện thực tế của địa phương và phát huy được tính hiệu quả cao trong việc cải tạo thực tiễn cơng tác quản lí hoạt động truyền thơng đến người học tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TPHCM.
3.3. Hệ thống các biện pháp quản lí hoạt động truyền thơng đến người học tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM
3.3.1. Đổi mới quan điểm, tư duy, cách thức quản lí truyền thơng đến người học phù hợp với xu thế 4.0
Cách mạng công nghệ 4.0 đã tạo ra một xã hội thông tin, một khơng gian mạng hồn tồn khác biệt so với khơng gian địa lý truyền thống, dẫn đến môi trường truyền thông, cách thức truyền thông và cách thức tiếp nhận sản phẩm truyền thơng cũng có nhiều khác biệt so với trước kia. Tuy vậy, cách thức quản lý thông tin và truyền thông của nước ta vẫn đi theo quan điểm quản lý báo chí truyền thống. Trong khi, mạng xã hội đang tạo ra một khơng gian bình đẳng, dân chủ, linh hoạt và cởi mở, thì tư duy
quản lý vẫn theo hướng tuyên truyền một chiều, cứng nhắc và thiếu linh hoạt. Để thích ứng với sự thay đổi này, lãnh đạo nhà trường bắt buộc phải thay đổi tư duy và hành vi cá nhân, chuyển từ cố gắng đảm bảo sự ổn định sang khám phá và thử nghiệm; chuyển từ lãnh đạo theo mệnh lệnh và phân quyền sang trao quyền và tự chủ; chuyển từ cách tiếp cận vấn đề dựa trên nguồn lực hạn chế sang nhận thức các nguồn lực và tiềm năng không giới hạn cho tổ chức.
1) Mục tiêu biện pháp
Đổi mới tư duy, cách thức quản lí hoạt động truyền thơng đến người học theo hướng lấy người học làm trung tâm và tăng cường phân cấp, khơi thơng vai trị chủ động, sáng tạo, trách nhiệm của từng đơn vị trong nhà trường.
2) Nội dung và cách thức thực hiện
Việc đổi mới tư duy và phương thức quản lí hoạt động truyền thơng đến người học phải được thực hiện với phương châm hướng mạnh về cơ sở, tăng cường phân cấp, phát huy vai trò chủ động, sáng tạo, trách nhiệm của từng đơn vị trong nhà trường; Q trình chỉ đạo bảo đảm có trọng tâm, trọng điểm, rõ người, rõ việc, rõ thời gian hoàn thành; Đồng thời, tăng cường vai trị quản lí hoạt động truyền thơng của các đơn vị trong nhà trường đảm bảo đúng thẩm quyền, không bao biện làm thay;
Xây dựng đội ngũ cán bộ, viên chức quản lí có đủ phẩm chất và năng lực thực thi có hiệu quả nhiệm vụ được giao gắn với xây dựng tổ chức bộ máy tinh gọn, hiệu lực, hiệu quả;
Đổi mới phương pháp, lề lối làm việc của cán bộ quản lí, giảng viên, nhân viên trong toàn trường; hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định về lề lối làm việc; Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong chỉ đạo, điều hành;
Tinh thần trách nhiệm và sự quyết liệt trong lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành của người đứng đầu cơ quan, đơn vị đóng vai trị đặc biệt quan trọng trong việc tổ chức thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ đề ra. Do đó, nhà trường chú trọng việc nêu cao vai trò gương mẫu, tiên phong của người đứng đầu cơ quan, đơn vị trong thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao. Những thay đổi này hướng tới tư duy mở, sáng tạo và
đề cao tính tự chủ nhưng lại đòi hỏi ở lãnh đạo một cách tiếp cận rất kỷ luật. Tính kỷ luật được thể hiện nghiêm ngặt với bản thân, sẵn sàng trao quyền và rời bỏ các mệnh lệnh để phục vụ mục tiêu lâu dài, bền vững.
3) Điều kiện thực hiện
Nhà lãnh đạo cần tách mình ra khỏi nhà trường để nhìn từ ngồi vào và từ trên xuống, từ đó có thể thấy rõ những gì đang diễn ra trong môi trường mà nhà trường là một bộ phận cấu thành, tác động của mơi trường đó đến tổ chức của mình và đến các tổ chức khác;
Huy động sự tham gia của các thành viên trong tổ chức để phát triển tư duy chiến lược và thúc đẩy việc đổi mới quan điểm, tư duy, cách thức quản lí truyền thơng đến người học phù hợp với xu thế 4.0;
Quan tâm đúng mức đến các ý kiến phản hồi và đánh giá của người học đối với tổ chức của mình. Sự phản hồi của người học đối với hoạt động của nhà trường là thước đo quan trọng và có tác động mạnh đến vị thế của nhà trường. Nếu không quan tâm theo dõi, khảo sát ý kiến từ người học để biết chính xác về các điểm mạnh và điểm yếu của nhà trường, người lãnh đạo khơng thể tìm ra các giải pháp phù hợp để đưa tổ chức đến thành công.
3.3.2. Xây dựng kế hoạch truyền thông đến người học phù hợp với xu thếtruyền thông tại Việt Nam và điều kiện thực tiễn nhà trường truyền thông tại Việt Nam và điều kiện thực tiễn nhà trường
Kế hoạch truyền thông là một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu truyền thông đề ra. Lập kế hoạch truyền thông nhằm xác định các hành động cần thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu truyền thơng đề ra, là việc ra quyết định mang tính đón đầu trước khi thực hiện hành động nhằm đạt mục tiêu truyền thơng mong muốn.
Giúp nhà quản lí tập trung sự chú ý của mình vào các mục tiêu truyền thơng mang tính cấp thiết, làm rõ hơn phương hướng tổ chức hoạt động truyền thơng đến người học trong nhà trường;
Hình thành cơ sở phối hợp hành động giữa các cá nhân và đơn vị, là cơ sở thống nhất hành động trong việc truyền thông đến người học trong nhà trường;
Giảm thiểu hoạt động trùng lặp, chồng chéo và dư thừa, tạo khả năng hoạt động và sử dụng nguồn lực một cách có hiệu quả nhằm đạt hiệu quả truyền thơng cho SV;
Làm giảm thiểu sự bất trắc bằng cách dự đốn những bất định, những thay đổi, tìm phương án đối phó với những bất định và những thay đổi đó;
Triển khai hoạt động truyền thông đến người học theo một qui trình khoa học và logic theo những mục tiêu, nội dung, nhiệm vụ, phương hướng tổ chức hoạt động truyền thông trong dài hạn, trong từng năm học, từng học kỳ, đảm bảo vừa có tính hợp lý và vừa có tính khả thi.
2) Nội dung và cách thức thực hiện
Nghiên cứu Kế hoạch Truyền thông về giáo dục và đào tạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành: Để thực hiện tốt biện pháp này, nhà trường phải nghiên cứu thật kỹ
Kế hoạch Truyền thông về giáo dục và đào tạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành. Điều này, sẽ giúp cho nhà trường nắm vững cơ sở pháp lý, nắm rõ mục tiêu, nội dung, nhiệm vụ và những chỉ đạo cụ thể trong việc tổ chức hoạt động truyền thông đến người học để cho việc xây dựng kế hoạch truyền thông đến người học của nhà trường đảm bảo được tính khả thi, phù hợp với thực tiễn nhà trường và đảm bảo được tính pháp lí;
Khảo sát nhu cầu, hiện trạng về hoạt động truyền thông đến người học trong trường và tìm hiểu thói quen, xu hướng hành vi và nhu cầu người học: Hiện nay khi
xây dựng kế hoạch truyền thông đến người học cấp trường, nhà trường chủ yếu mới chỉ dựa vào các văn bản hướng dẫn của cấp quản lí và dựa trên bản kế hoạch truyền thông đến người học của các năm trước mà chưa chú ý đến thực trạng hoạt động truyền thông đến người học tại trường và chưa chú ý đến việc tìm hiểu nhu cầu, mong đợi của các đối tượng chịu tác động của hoạt động truyền thơng. Do đó, việc tiến hành khảo sát
nhu cầu, hiện trạng về hoạt động truyền thơng đến người học trong trường và tìm hiểu thói quen, xu hướng hành vi, nhu cầu người học trong nhà trường nhằm xác định được thực trạng truyền thôg đến người học trong nhà trường đang ở mức độ, đang diễn ra như thế nào, mức độ hiệu quả ra sao và nắm bắt được mong đợi của người học. Từ đó, nhà trường sẽ xác định được một cách chính xác những thuận lợi, khó khăn, thời cơ và thách thức, xác định được mục tiêu phù hợp trong việc tổ chức hoạt động truyền thông đến người học;
Xây dựng kế hoạch, chi tiết hóa các mục tiêu, nhiệm vụ, nội dung, phương thức thực hiện kế hoạch truyền thông đến người học phù hợp với thực trạng hoạt động truyền thông của nhà trường và nhu cầu của người học: Từ những nhận định chung về
hiện trạng về hoạt động truyền thông đến người học trong nhà trường và nắm bắt được nhu cầu của người học, nhà trường tiến hành xây dựng kế hoạch, chi tiết hoá các mục tiêu, nhiệm vụ, nội dung, phương thức tổ chức hoạt động truyền thông đến người học sao cho phù hợp với thực tiễn nhà trường và mong đợi của người học;
Xác định nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện kế hoạch truyền thông đến người học trong trường: Ở bước này, nhà trường căn cứ trên kế hoạch truyền thông mà nhà
trường đã xây dựng và đối chiếu với thực tiễn của nhà trường để xác định các nguồn lực cần thiết, cụ thể là nhà trường phải xác định nguồn lực thực hiện trong từng hoạt động, từng nội dung, dự trù các nguồn tài chính đảm bảo cho việc thực hiện kế hoạch, dự kiến trước hệ thống cơ sở vật chất, phương tiện, công cụ hỗ trợ sẽ dùng trong kế hoạch truyền thông này và từ đó nhà trường sẽ phải lập kế hoạch bổ sung, mua sắm và sử dụng các trang thiết bị, cơ sở vật chất nhằm phục vụ cho việc thực hiện kế hoạch truyền thông đến người học đạt mục tiêu đề ra;
Lấy ý kiến đóng góp của các bộ phận liên quan, hồn chỉnh và thơng qua kế hoạch truyền thông đến người học: Trên thực tế trong một tổ chức, người trực tiếp thực
hiện kế hoạch chính là các thành viên trong một tổ chức, nên việc nhà quản lí muốn ban hành một kế hoạch nào đó thì phải tn thủ theo ngun tắc dân chủ, có nghĩa là nhà quản lí phải tạo điều kiện cho “người trực tiếp thực hiện kế hoạch” được đóng góp
ý kiến vào việc xây dựng kế hoạch chung của nhà trường. Các ý kiến đóng góp của tập thể nhà trường sẽ được chú trọng xem xét, tiếp thu, để ban hành được bản kế hoạch hoạt động truyền thông đến người học một cách tốt nhất, đạt hiệu quả cao nhất khi áp dụng vào thực tế. Bên cạnh đó, việc lấy ý kiến đóng góp từ các thành viên trong nhà trường nhằm huy động sức mạnh trí tuệ và sự sáng tạo của tập thể, từ đó nhà trường sẽ điều chỉnh và thống nhất kế hoạch truyền thông, giúp cho kế hoạch truyền thông đạt được sự đồng thuận cao trong tập thể và hiệu quả triển khai đạt mức tối ưu.
3) Điều kiện thực hiện
Nhà trường phải nghiên cứu kỹ kế hoạch truyền thông về giáo dục và đào tạo do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành vào đầu năm học và nắm rõ nhu cầu, hiện trạng về hoạt động truyền thông đến người học tại nhà trường và nhu cầu, mong muốn của người học;
Kế hoạch truyền thông đến người học phải được xây dựng một cách chi tiết, theo qui trình rõ ràng, khoa học, phù hợp với điều kiện thực tiễn của nhà trường, đáp ứng nhu cầu người học và có đầy đủ nguồn lực thực hiện kế hoạch;
Kế hoạch truyền thông đến người học phải xác định rõ trách nhiệm, nhiệm vụ của từng cá nhân, đơn vị và được phổ biến rộng rãi trong toàn trường để mọi đối tượng nắm rõ kế hoạch và ý thức được nghĩa vụ của bản thân trong việc truyền thông đến người học.
3.3.3. Xây dựng bộ máy tổ chức đảm bảo về số lượng và chất lượng phục vụcho việc thực hiện kế hoạch truyền thông cho việc thực hiện kế hoạch truyền thông
Bộ máy tổ chức là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chun mơn hóa, được giao những nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn nhất định và bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện kế hoạch truyền thông cho sinh viên.
1) Mục tiêu biện pháp
Thiết lập bộ máy vận hành đủ về số lượng và chất lượng nhằm triển khai kế hoạch hoạt động truyền thông đến người học trong nhà trường một cách có trách nhiệm và hiệu quả.
2) Nội dung và cách thức thực hiện
Chuẩn hố Phịng Truyền thơng theo hướng đủ số lượng và đảm bảo chất lượng để hỗ trợ cho Ban giám hiệu quản lí hoạt động truyền thông đến người học: Để thực
tốt công tác quản lí hoạt động truyền thơng đến người học, Nhà trường phải chuẩn hoá bộ máy, đặc biệt là chuẩn hố Phịng Truyền thơng theo hướng đủ số lượng và đảm bảo về chất lượng để hỗ trợ cho Ban giám hiệu nhà trường trong việc triển khai kế hoạch truyền thông đến người học, chỉ đạo, giám sát và kiểm tra, đánh giá việc thực hiện kế hoạch truyền thông đến người học trong phạm vi toàn trường; Đề ra chủ trương, giải pháp nhằm huy động mọi nguồn lực, tập hợp mọi lực lượng, đẩy mạnh việc thực hiện và nâng cao chất lượng truyền thông đến người học; Chỉ đạo tổ chức thực hiện và kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch truyền thông đến người học; Bồi dưỡng nghiệp vụ