8. Dự thảo nội dung nghiên cứu
3.3. Hệ thống các biện pháp quản lí hoạt động truyền thông đến người học tại Trường
3.3.4. Tổ chức và chỉ đạo, giám sát việc thực hiện kế hoạch truyền thông đến ngườ
người học tại các đơn vị
Đảm bảo cho việc tổ chức thực hiện kế hoạch truyền thông đến người học tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TPHCM được diễn ra theo đúng lộ trình, bám sát mục tiêu đã đề ra;
Nắm bắt kịp thời thực trạng tổ chức thực hiện kế hoạch truyền thông đến người học trong nhà trường, từ đó có những phương án điều chỉnh kế hoạch sao cho phù hợp với thực tiễn nhà trường nhằm giảm thiểu tối đa những rủi ro trong quá trình thực hiện kế hoạch truyền thông đến người học tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TPHCM.
2) Nội dung và cách thức thực hiện
Chỉ đạo các khoa xây dựng kế hoạch truyền thông đến người học tại đơn vị sao cho phù hợp với kế hoạch chung của nhà trường: Trên cơ sở kế hoạch truyền thơng
chung của nhà trường, Phịng Truyền thông tiến hành chỉ đạo các Khoa xây dựng kế hoạch truyền thông riêng cho từng đơn vị đảm bảo sự thống nhất về mục tiêu, nội dung truyền thông đến người học;
Hướng dẫn các Khoa trong trường xây dựng kế hoạch truyền thông đến người học theo chiến lược chung: Để nâng cao năng lực xây dựng kế hoạch truyền thông đến
người học cho đội ngũ CBQL, Phịng Truyền thơng cần phải phổ biến kế hoạch truyền thơng chung của nhà trường, có sự hướng dẫn cụ thể, chi tiết về qui trình xây dựng kế hoạch truyền thông đến người học cho đội ngũ CBQL các đơn vị;
Phối hợp với Đoàn Thanh niên, Hội Sinh viên Trường xây dựng kế hoạch truyền thông các hoạt động phong trào trong nhà trường: Ở môi trường đại học, lực lượng
phụ trách việc tổ chức các hoạt động phong trào, hoạt động trải nghiệm cho người học đó chính là Đồn thanh niên, Hội sinh viên. Do đó, hoạt động của Đồn – Hội trong nhà trường không thể tách rời mục tiêu giáo dục chung của nhà trường, mà hỗ trợ cho các hoạt động của nhà trường. Từ đó, trong việc truyền thơng đến người học trong nhà trường cũng khơng thể khơng có sự tham gia của lực lượng đồn thể này, vì thế nhà trường cũng phải phối hợp với lực lượng này lập kế hoạch truyền thông các hoạt động phong trào, hoạt động trải nghiệm cho SV;
Duyệt các kế hoạch truyền thông của các Khoa trong nhà trường: Để đảm bảo cho sự thống nhất về mục tiêu, nội dung truyền thông đến người học trong tồn trường, Phịng Truyền thơng sẽ phải tiến hành duyệt các kế hoạch truyền thông đến người học của các khoa, các đơn vị, tránh sự chồng chéo, không thống nhất với mục tiêu, nội dung truyền thông đến người học trong kế hoạch truyền thông tổng thể của nhà trường;
Phối hợp các lực lượng trong và ngồi trường tổ chức các hoạt động truyền thơng đến người học theo kế hoạch đã đề ra: Sau khi các đơn vị đã xây dựng kế hoạch
truyền thông đến người học theo chức năng, nhiệm vụ của mình, Phịng Truyền thông sẽ tiến hành chỉ đạo các đơn vị này triển khai việc thực hiện kế hoạch truyền thông đến người học trong đơn vị của mình hoặc phối hợp với nhau triển khai kế hoạch truyền thông đến người học trong phạm vi rộng hơn;
Tạo điều kiện thuận lợi để triển khai các hoạt động truyền thông trong kế hoạch:
Trong q trình triển khai các hoạt động truyền thơng đến người học, nhà trường phải tạo điều kiện thuận lợi về cơ sở vật chất, kinh phí thực hiện cho các đơn vị để triển khai các hoạt động truyền thông đã được duyệt một cách hiệu quả, thiết thực;
Ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện kế hoạch: các quy ước về chế độ báo cáo, kiểm tra, đánh giá, xếp loại, khen thưởng, kỷ luật trong quá trình thực hiện kế hoạch: Phịng Truyền thơng sẽ xây dựng các qui ước về chế độ báo cáo, kiểm
tra, đánh giá, xếp loại, khen thưởng, kỷ luật trong quá trình thực hiện kế hoạch và trình Ban giám hiệu phê duyệt, ban hành nhằm đảm bảo cơ sở pháp lí cho việc chỉ đạo, kiểm tra, đánh giá quá trình thực hiện kế hoạch truyền thông của các đơn vị;
Phịng Truyền thơng theo dõi, đơn đốc, giám sát, đánh giá quá trình thực hiện kế hoạch truyền thông của các đơn vị: Sau khi các công việc đã được vận hành, đi vào
quỹ đạo, tiếp theo Phịng Truyền thơng sẽ phải duy trì kỷ luật, kỷ cương, nề nếp đối với đội ngũ nhân viên, giáo viên, cán bộ quản lí bằng cách theo dõi, đơn đốc, giám sát q trình triển khai thực hiện kế hoạch;
Tổ chức các buổi họp định kỳ, nghe báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch truyền thông đến người học, lắng nghe đề xuất của các đơn vị để cải tiến kế hoạch cho phù
hợp với thực tiễn: Phòng Truyền thông phải tổ chức các buổi họp, các buổi gặp gỡ định
kỳ nhằm nghe báo cáo kết quả đạt được, những điều chưa đạt được, lắng nghe những thắc mắc, những khó khăn trong q trình thực hiện kế hoạch. Bên cạnh đó, kịp thời nắm bắt dư luận và những vấn đề mà sinh viên quan tâm, nắm bắt kịp thời những khó khăn, vướn mắc trong q trình triển khai kế hoạch. Từ đó, Phịng Truyền thơng sẽ đưa ra các chỉ đạo cụ thể nhằm tháo gỡ kịp thời những khó khăn, vướn mắc và điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với thực tiễn nhà trường và nhu cầu người học;
Khuyến khích, động viên các đơn vị, cá nhân trong quá trình thực hiện nhiệm vụ:
Bên cạnh việc dùng các cơng cụ pháp lí để duy trì sự vận hành ổn định của bộ máy trong phạm vi quyền hạn, trách nhiệm của mình, thì nhà trường phải khơi dậy động cơ thúc đẩy quá trình làm việc của nhân viên, giáo viên, cán bộ quản lí nhằm tạo được tâm lí tích cực trong đơn vị, phát huy cao nhất tiềm năng và năng lực của từng cá nhân, từng đơn vị trong việc thực hiện hoạt động truyền thông đến người học; Tuyên dương các cá nhân, bộ phận thực hiện tích cực, nghiêm túc trong q trình triển khai kế hoạch truyền thơng cho người học nhằm khuyến khích, động viên các cá nhân, bộ phận và nhân rộng các gương điển hình, tiên tiến trong việc thực hiện kế hoạch.
4) Điều kiện thực hiện
Nhà trường phải có sự quan tâm, sâu sát quá trình triển khai việc thực hiện kế hoạch truyền thơng đến người học để kịp thời nắm bắt những khó khăn, vướng mắc của các đơn vị trong việc tổ chức các hoạt động truyền thơng đến người học; Kịp thời có những chỉ đạo, hướng dẫn nhằm tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc của các đơn vị;
Tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị tổ chức hiệu quả các hoạt động truyền thông trong kế hoạch đã đề ra;
Biết cách khơi dậy động cơ làm việc cho giảng viên, cán bộ truyền thơng và CBQL, tạo được tâm lí tích cực trong đơn vị, phát huy cao nhất tiềm năng và năng lực của từng cá nhân, từng đơn vị trong việc thực hiện hoạt động truyền thông đến người học.