8. Dự thảo nội dung nghiên cứu
3.3. Hệ thống các biện pháp quản lí hoạt động truyền thông đến người học tại Trường
3.3.2. Xây dựng kế hoạch truyền thông đến người học phù hợp với xu thế truyền
truyền thông tại Việt Nam và điều kiện thực tiễn nhà trường
Kế hoạch truyền thông là một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu truyền thông đề ra. Lập kế hoạch truyền thông nhằm xác định các hành động cần thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu truyền thông đề ra, là việc ra quyết định mang tính đón đầu trước khi thực hiện hành động nhằm đạt mục tiêu truyền thông mong muốn.
Giúp nhà quản lí tập trung sự chú ý của mình vào các mục tiêu truyền thơng mang tính cấp thiết, làm rõ hơn phương hướng tổ chức hoạt động truyền thông đến người học trong nhà trường;
Hình thành cơ sở phối hợp hành động giữa các cá nhân và đơn vị, là cơ sở thống nhất hành động trong việc truyền thông đến người học trong nhà trường;
Giảm thiểu hoạt động trùng lặp, chồng chéo và dư thừa, tạo khả năng hoạt động và sử dụng nguồn lực một cách có hiệu quả nhằm đạt hiệu quả truyền thông cho SV;
Làm giảm thiểu sự bất trắc bằng cách dự đoán những bất định, những thay đổi, tìm phương án đối phó với những bất định và những thay đổi đó;
Triển khai hoạt động truyền thơng đến người học theo một qui trình khoa học và logic theo những mục tiêu, nội dung, nhiệm vụ, phương hướng tổ chức hoạt động truyền thông trong dài hạn, trong từng năm học, từng học kỳ, đảm bảo vừa có tính hợp lý và vừa có tính khả thi.
2) Nội dung và cách thức thực hiện
Nghiên cứu Kế hoạch Truyền thông về giáo dục và đào tạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành: Để thực hiện tốt biện pháp này, nhà trường phải nghiên cứu thật kỹ
Kế hoạch Truyền thông về giáo dục và đào tạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành. Điều này, sẽ giúp cho nhà trường nắm vững cơ sở pháp lý, nắm rõ mục tiêu, nội dung, nhiệm vụ và những chỉ đạo cụ thể trong việc tổ chức hoạt động truyền thông đến người học để cho việc xây dựng kế hoạch truyền thông đến người học của nhà trường đảm bảo được tính khả thi, phù hợp với thực tiễn nhà trường và đảm bảo được tính pháp lí;
Khảo sát nhu cầu, hiện trạng về hoạt động truyền thông đến người học trong trường và tìm hiểu thói quen, xu hướng hành vi và nhu cầu người học: Hiện nay khi
xây dựng kế hoạch truyền thông đến người học cấp trường, nhà trường chủ yếu mới chỉ dựa vào các văn bản hướng dẫn của cấp quản lí và dựa trên bản kế hoạch truyền thơng đến người học của các năm trước mà chưa chú ý đến thực trạng hoạt động truyền thông đến người học tại trường và chưa chú ý đến việc tìm hiểu nhu cầu, mong đợi của các đối tượng chịu tác động của hoạt động truyền thơng. Do đó, việc tiến hành khảo sát
nhu cầu, hiện trạng về hoạt động truyền thơng đến người học trong trường và tìm hiểu thói quen, xu hướng hành vi, nhu cầu người học trong nhà trường nhằm xác định được thực trạng truyền thôg đến người học trong nhà trường đang ở mức độ, đang diễn ra như thế nào, mức độ hiệu quả ra sao và nắm bắt được mong đợi của người học. Từ đó, nhà trường sẽ xác định được một cách chính xác những thuận lợi, khó khăn, thời cơ và thách thức, xác định được mục tiêu phù hợp trong việc tổ chức hoạt động truyền thơng đến người học;
Xây dựng kế hoạch, chi tiết hóa các mục tiêu, nhiệm vụ, nội dung, phương thức thực hiện kế hoạch truyền thông đến người học phù hợp với thực trạng hoạt động truyền thông của nhà trường và nhu cầu của người học: Từ những nhận định chung về
hiện trạng về hoạt động truyền thông đến người học trong nhà trường và nắm bắt được nhu cầu của người học, nhà trường tiến hành xây dựng kế hoạch, chi tiết hoá các mục tiêu, nhiệm vụ, nội dung, phương thức tổ chức hoạt động truyền thông đến người học sao cho phù hợp với thực tiễn nhà trường và mong đợi của người học;
Xác định nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện kế hoạch truyền thông đến người học trong trường: Ở bước này, nhà trường căn cứ trên kế hoạch truyền thông mà nhà
trường đã xây dựng và đối chiếu với thực tiễn của nhà trường để xác định các nguồn lực cần thiết, cụ thể là nhà trường phải xác định nguồn lực thực hiện trong từng hoạt động, từng nội dung, dự trù các nguồn tài chính đảm bảo cho việc thực hiện kế hoạch, dự kiến trước hệ thống cơ sở vật chất, phương tiện, công cụ hỗ trợ sẽ dùng trong kế hoạch truyền thơng này và từ đó nhà trường sẽ phải lập kế hoạch bổ sung, mua sắm và sử dụng các trang thiết bị, cơ sở vật chất nhằm phục vụ cho việc thực hiện kế hoạch truyền thông đến người học đạt mục tiêu đề ra;
Lấy ý kiến đóng góp của các bộ phận liên quan, hồn chỉnh và thơng qua kế hoạch truyền thông đến người học: Trên thực tế trong một tổ chức, người trực tiếp thực
hiện kế hoạch chính là các thành viên trong một tổ chức, nên việc nhà quản lí muốn ban hành một kế hoạch nào đó thì phải tn thủ theo ngun tắc dân chủ, có nghĩa là nhà quản lí phải tạo điều kiện cho “người trực tiếp thực hiện kế hoạch” được đóng góp
ý kiến vào việc xây dựng kế hoạch chung của nhà trường. Các ý kiến đóng góp của tập thể nhà trường sẽ được chú trọng xem xét, tiếp thu, để ban hành được bản kế hoạch hoạt động truyền thông đến người học một cách tốt nhất, đạt hiệu quả cao nhất khi áp dụng vào thực tế. Bên cạnh đó, việc lấy ý kiến đóng góp từ các thành viên trong nhà trường nhằm huy động sức mạnh trí tuệ và sự sáng tạo của tập thể, từ đó nhà trường sẽ điều chỉnh và thống nhất kế hoạch truyền thông, giúp cho kế hoạch truyền thông đạt được sự đồng thuận cao trong tập thể và hiệu quả triển khai đạt mức tối ưu.
3) Điều kiện thực hiện
Nhà trường phải nghiên cứu kỹ kế hoạch truyền thông về giáo dục và đào tạo do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành vào đầu năm học và nắm rõ nhu cầu, hiện trạng về hoạt động truyền thông đến người học tại nhà trường và nhu cầu, mong muốn của người học;
Kế hoạch truyền thông đến người học phải được xây dựng một cách chi tiết, theo qui trình rõ ràng, khoa học, phù hợp với điều kiện thực tiễn của nhà trường, đáp ứng nhu cầu người học và có đầy đủ nguồn lực thực hiện kế hoạch;
Kế hoạch truyền thông đến người học phải xác định rõ trách nhiệm, nhiệm vụ của từng cá nhân, đơn vị và được phổ biến rộng rãi trong toàn trường để mọi đối tượng nắm rõ kế hoạch và ý thức được nghĩa vụ của bản thân trong việc truyền thông đến người học.