8. Dự thảo nội dung nghiên cứu
1.4.Quản lí hoạt động truyền thơng đến người học trong trường đại học
1.4.1. Phân cấp quản lí hoạt động truyền thơng đến người học trong trường đại học
1) Ban Giám hiệu Trường Đại học
Căn cứ vào kế hoạch Truyền thông về giáo dục và đào tạo hàng năm của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Thủ trưởng các trường Đại học chịu trách nhiệm về công tác truyền thông và tổ chức thực hiện trong phạm vi phụ trách theo Qui chế phát ngôn và cung cấp thơng tin cho báo chí của Bộ Giáo dục và Đào tạo tại Quyết định số 22/QĐ- BGDĐT ngày 08/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo;
Chủ động tổ chức truyền thông các nhiệm vụ thuộc thẩm quyền, chun mơn của đơn vị;
Chủ động nắm bắt, có ý kiến khi có sự cố, phối hợp với Văn phịng (Trung tâm Truyền thông Giáo dục) cung cấp thông tin, tổ chức truyền thông về các nhiệm vụ của ngành, xây dựng cơ sở dữ liệu về các vấn đề mà dư luận quan tâm hoặc dự báo dư luận sẽ quan tâm để chủ động truyền thông khi cần thiết;
Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch truyền thông đến người học phù hợp với đặc điểm, tình hình của đơn vị;
Bố trí nguồn kinh phí thực hiện được từ nguồn ngân sách nhà nước trong dự toán ngân sách hàng năm; nguồn chi thường xuyên của trường và nguồn tài trợ, viện trợ của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước theo đúng quy định;
Định kỳ tổ chức sơ kết, tổng kết việc thực hiện kế hoạch truyền thông đến người học.
2) Phịng Truyền thơng Trường Đại học
Là đơn vị thường trực giúp lãnh đạo Trường Đại học điều phối, tổ chức thực hiện từng nội dung trong kế hoạch chung của trường một cách hiệu quả;
Là đơn vị đầu mối phối hợp với các cơ quan truyền thông; các đơn vị trực thuộc trường trong việc tổ chức thực hiện hoạt động truyền thông;
Đề xuất, xây dựng kịch bản truyền thông chi tiết cho từng chủ đề trong kế hoạch hoặc các chủ đề phát sinh để triển khai truyền thông một cách hiệu quả;
Quản lí thơng tin trên Trang thơng tin điện tử, các trang mạng xã hội của Trường; Theo dõi, nắm bắt thông tin dư luận, các vấn đề xã hội quan tâm, từ đó đề xuất điều chỉnh kế hoạch truyền thơng phù hợp;
Dự trù kinh phí theo nguồn kinh phí truyền thơng do Trường cấp hàng năm.
3) Khoa đào tạo, phòng ban
Căn cứ vào nội dung của kế hoạch, trưởng các đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm về công tác truyền thông và thực hiện kế hoạch;
Cung cấp thông tin, giới thiệu các nhân tố điển hình, các hoạt động đổi mới sáng tạo, các tấm gương người tốt, việc tốt của đơn vị để truyền thông rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng;
Định kỳ hàng tháng gửi báo cáo tổng hợp về tình hình dư luận quan tâm đến các hoạt động giáo dục và đào tạo của đơn vị.
1.4.2. Lập kế hoạch truyền thông đến người học trong trường đại học
Lập kế hoạch là hành động đầu tiên của nhà quản lí, là việc thiết kế các bước đi cho hoạt động tương lai để đạt được những mục tiêu đã xác định thông qua việc sử dụng tối ưu những nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực và nguồn lực thơng tin) đã có và sẽ khai thác.
Như vậy, lập kế hoạch truyền thơng đến người học có vai trị vạch ra mục tiêu con đường, phương thức thực hiện hoạt động truyền thông đến người học, đưa mọi hoạt động truyền thông đến người học vào kế hoạch với mục tiêu, biện pháp rõ ràng, có bước đi cụ thể với các điều kiện thực hiện rõ ràng, cụ thể cho việc thực hiện mục tiêu truyền thông.
Cách thức xây dựng kế hoạch truyền thơng đến người học:
Phân tích, đánh giá thực trạng truyền thông đến người học tại đơn vị: Nhằm xác định được thực trạng truyền thông đến người học tại nhà trường đang diễn ra như thế nào, mức độ hiệu quả ra sao. Từ đó, nhà trường sẽ xác định được một cách chính xác
những thuận lợi, khó khăn, thời cơ, thách thức và xác định mục tiêu truyền thông đến người học cho phù hợp, khả thi;
Phân tích, tìm hiểu thói quen, xu hướng hành vi và nhu cầu người học: Việc phân tích, tìm hiểu thói quen, xu hướng hành vi và nhu cầu người học sẽ giúp nhà trường nắm bắt kịp thời những vấn đề mà sinh viên quan tâm, bên cạnh đó việc phân tích thói quen và xu hướng hành vi giúp cho nhà trường dự đoán được xu hướng sử dụng phương tiện truyền thơng, từ đó xác định những cơng cụ truyền thông phù hợp, tiếp cận được nhiều người;
Xác định mục tiêu truyền thông đến người học tại đơn vị: Từ những những phân tích về thực trạng cơng tác truyền thông đến người học tại đơn vị và nắm bắt được nhu cầu thông tin của người học, nhà trường sẽ tiến hành xác định mục tiêu truyền thông đến người học cho phù hợp với qui định và điều kiện thực tiễn của nhà trường;
Xác định nhiệm vụ trọng tâm, xây dựng nội dung truyền thông đến người học đáp ứng mục tiêu truyền thông và nhu cầu người học: Từ những mục tiêu nhà trường đã xác định, nhà trường sẽ tiến hành xác định những nhiệm vụ trọng tâm, lựa chọn nội dung truyền thông phù hợp nhằm đảm bảo cho việc truyền thông đạt được mục tiêu đã đề ra;
Đưa ra ý tưởng truyền thơng, xác định hình thức truyền thơng chủ đạo: Bước tiếp theo, nhà trường sẽ căn cứ trên những phân tích về xu hướng và thói quen hành vi sử dụng công nghệ và những nội dung nhà trường đã xây dựng trước đó, nhà trường sẽ tiến hành nghiên cứu, đưa ra những ý tưởng truyền thông, đưa ra những công cụ truyền thông hiệu quả;
Lấy ý kiến, điều chỉnh và thống nhất chiến lược truyền thông trong năm học: Việc lấy ý kiến đóng góp từ các thành viên trong nhà trường nhằm huy động sức mạnh trí tuệ và sự sáng tạo của tập thể, từ đó nhà trường sẽ điều chỉnh và thống nhất kế hoạch truyền thông, giúp cho kế hoạch truyền thông đạt được sự đồng thuận cao trong tập thể và hiệu quả triển khai đạt mức tối ưu;
Xây dựng lộ trình, nguồn lực thực hiện: Từ kế hoạch chung đã thống nhất, nhà trường phải xây dựng lộ trình thực hiện, vạch ra từng bước đi, mục tiêu trong từng bước đi nhằm đảm bảo cho việc thực hiện kế hoạch phải đi đúng định hướng, đúng tầm nhìn đã xây dựng và đạt được mục tiêu của kế hoạch đề ra.
1.4.3. Tổ chức thực hiện kế hoạch truyền thông đến người học trong trườngđại học đại học (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chức năng tổ chức là bước tiếp theo trong qui trình quản lí của nhà quản lí, là giai đoạn hiện thực hóa những ý tưởng đã được kế hoạch, là việc thiết kế cơ cấu các bộ phận sao cho phù hợp với mục tiêu mà kế hoạch đã đề ra.
Nội dung và cách thức tổ chức thực hiện kế hoạch truyền thông đến người học bao gồm các công việc:
Phổ biến chiến lược truyền thông cho các đơn vị trong trường: Sau khi nhà trường đã phê duyệt chiến lược truyền thơng đến người học trong phạm vi tồn trường thì Phịng Truyền thơng sẽ tổ chức phổ biến chiến lược đó cho các thành viên trong nhà trường nắm rõ, ý thức được trách nhiệm, nghĩa vụ của bản thân trong việc thực hiện hoạt động truyền thông đến người học;
Hướng dân các đơn vị trong trường xây dựng kế hoạch truyền thông đến người học theo chiến lược chung: Trên cơ sở chiến lược chung của nhà trường đã được ban hành, Phịng Truyền thơng hướng dẫn các đơn vị trực thuộc sẽ tiến hành xây dựng kế hoạch riêng cho từng đơn vị. Kế hoạch của từng đơn vị là kế hoạch bộ phận trong kế hoạch của nhà trường, đảm bảo sự thống nhất với mục tiêu trong kế hoạch chung; nhiệm vụ thực hiện; các biện pháp tiến hành; phân cơng thực hiện; lộ trình thực hiện; dự kiến nguồn lực thực hiện.
Góp ý, điều chỉnh và duyệt kế hoạch truyền thông của từng đơn vị: Nhằm đảm bảo sự thống nhất chung trong toàn đơn vị về mục tiêu, nội dung truyền thông đến người học, Phịng Truyền thơng phải góp ý, điều chỉnh và phê duyệt kế hoạch truyền thơng của từng đơn vị;
Tổ chức triển khai, thực hiện các hoạt động truyền thông đến người học trong tồn trường: Phịng Truyền thơng sẽ phối hợp với các LLGD khác trong và ngoài nhà trường tiến hành tổ chức các hoạt động truyền thông đến người học theo kế hoạch trong phạm vi toàn trường; Chỉ đạo cho các đơn vị trực thuộc tiến hành tổ chức thực hiện kế hoạch trong phạm vi đơn vị;
Tạo điều kiện thuận lợi để triển khai các hoạt động truyền thơng trong kế hoạch: Trong q trình triển khai các hoạt động truyền thông đến người học, nhà trường phải tạo điều kiện thuận lợi về cơ sở vật chất, kinh phí thực hiện để triển khai các hoạt động truyền thông đã được duyệt một cách hiệu quả, thiết thực;
Phịng truyền thơng theo dõi, đơn đốc, giám sát, đánh giá q trình thực hiện kế hoạch truyền thơng của các đơn vị: Sau khi các công việc đã được vận hành, đi vào quý đạo, tiếp theo Phịng Truyền thơng sẽ phải duy trì kỷ luật, kỷ cương, nề nếp đối với đội ngũ nhân viên, giáo viên, cán bộ quản lí bằng cách theo dõi, đơn đốc, giám sát q trình triển khai thực hiện kế hoạch.
1.4.4. Chỉ đạo thực hiện kế hoạch truyền thông đến người học trong trườngđại học đại học
Ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện kế hoạch: Ban hành các quy ước về chế độ báo cáo, kiểm tra, đánh giá, xếp loại, khen thưởng, kỷ luật trong quá trình thực hiện kế hoạch nhằm tạo điều kiện thuận lợi và đảm bảo cơ sở pháp lí cho việc chỉ đạo, kiểm tra, đánh giá q trình thực hiện kế hoạch truyền thơng của các đơn vị, Phòng Truyền thông sẽ xây dựng các quy ước về chế độ báo cáo, kiểm tra, đánh giá, xếp loại, khen thưởng, kỷ luật trong quá trình thực hiện kế hoạch và trình Ban giám hiệu phê duyệt, ban hành;
Theo dõi, nhắc nhở trong quá trình thực hiện kế hoạch truyền thơng: Nhằm duy trì sự hoạt động ổn định, đúng lộ trình, đúng tiến độ của kế hoạch;
Tổ chức các buổi họp định kỳ, nghe báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch truyền thông đến người học và lắng nghe đề xuất của các đơn vị để cải tiến kế hoạch cho phù hợp với thực tiễn: Phịng Truyền thơng phải tổ chức các buổi họp, các buổi gặp gỡ định
kỳ nhằm nghe báo cáo kết quả đạt được, những điều chưa đạt được, lắng nghe những thắc mắc, những khó khăn trong q trình thực hiện kế hoạch. Bên cạnh đó, kịp thời nắm bắt dư luận và những vấn đề mà sinh viên quan tâm;
Đưa ra các chỉ đạo cụ thể, điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với thực tiễn nhà trường: Sau khi nghe báo cáo kết quả thực hiện, nắm bắt kịp thời những khó khăn, vướn mắc trong q trình triển khai kế hoạch, Phịng Truyền thơng sẽ đưa ra các chỉ đạo cụ thể nhằm tháo gỡ kịp thời những khó khăn, vướn mắc và điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với thực tiễn nhà trường và nhu cầu người học;
Khuyến khích, động viên các đơn vị, cá nhân trong quá trình thực hiện nhiệm vụ: Bên cạnh việc dùng các cơng cụ pháp lí để duy trì sự vận hành ổn định của bộ máy trong phạm vi quyền hạn, trách nhiệm của mình, thì nhà trường phải khơi dậy động cơ thúc đẩy quá trình làm việc của nhân viên, giáo viên, cán bộ quản lí nhằm tạo được tâm lí tích cực trong đơn vị, phát huy cao nhất tiềm năng và năng lực của từng cá nhân, từng đơn vị;
Tuyên dương các cá nhân, bộ phận thực hiện tích cực, nghiêm túc trong quá trình triển khai kế hoạch truyền thơng cho người học nhằm khuyến khích, động viên các cá nhân, bộ phận và nhân rộng các gương điển hình, tiên tiến trong việc thực hiện kế hoạch.
1.4.5. Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện kế hoạch truyền thông đến người họctrong trường đại học trong trường đại học
Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện kế hoạch truyền thông đến người học trong trường đại học là bước đi cuối cùng trong qui trình quản lí hoạt động truyền thơng đến người nhằm tổng kết, đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch truyền thông và rút kinh nghiệm cho những năm học tiếp theo.
Nội dung và cách thức kiểm tra, đánh giá việc thực hiện kế hoạch truyền thông đến người học trong trường đại học:
Phân công lực lượng chuyên trách việc kiểm tra, đánh giá hoạt động truyền thông tại các đơn vị;
Ban hành quy định, tiêu chuẩn, tiêu chí, mục tiêu, nội dung, phương pháp kiểm tra đánh giá kế hoạch truyền thông tại các đơn vị nhằm đảm bảo cho việc kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện được chính xác, khách quan, khoa học;
Xây dựng kế hoạch kiểm tra đánh giá theo tiến trình thời gian trong năm học: Xây dựng kế hoạch kiểm tra, đánh giá nhằm đảm bảo cho việc kiểm tra, đánh giá được diễn ra đúng lộ trình, đúng qui định, đúng mục tiêu;
Góp ý, điều chỉnh trong quá trình lập kế hoạch kiểm tra, đánh giá của Ban kiểm tra (nếu có sai sót, khơng phù hợp);
Triển khai thực hiện kế hoạch kiểm tra, đánh giá hoạt động truyền thông tại các đơn vị;
Tổ chức tổng kết, báo cáo kết quả kiểm tra, đánh giá của ban kiểm tra: Tổng kết về kết quả thực hiện kế hoạch, đánh giá hiệu quả thực hiện. Chỉ ra những ưu điểm và hạn chế, phân tích các nguyên nhân chủ quan, nguyên nhân khách quan của những hạn chế;
Đưa ra những biện pháp phù hợp, rút ra bài học kinh nghiệm truyền thông cho những năm sau.
1.5. Yếu tố ảnh hưởng đến quản lí hoạt động truyền thơng đến người học trong trường đại học
1.5.1. Yếu tố ngoài nhà trường
1) Bối cảnh kinh tế, chính trị, văn hố, xã hội
Sự phát triển về kinh tế, chính trị, văn hố, xã hội, đặc biệt là sự phát triển của khoa học công nghệ trong thời đại 4.0 sẽ là yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả thực hiện công tác truyền thông đến người học trong trường đại học. Tham gia vào đời sống quốc tế, sẽ tạo điều kiện và thời cơ cho hoạt động truyền thông trong việc khai thác, xử lýs và cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời, đa dạng cho cơng chúng. Học hỏi, trao đôi kinh nghiệm nghề nghiệp và tư duy, phương pháp truyền thơng hiện đại. Cơng chúng Việt Nam có thêm sự lựa chọn thơng tin trong và ngồi nước cho nhu cầu của (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
mình. Bên cạnh những thời cơ đã nêu, trước bối cảnh khoa học công nghệ ngày càng phát triển, làm cho hoạt động truyền thông chịu thách thức khơng hề nhỏ như khó kiểm sốt được chất lượng nguồn thơng tin do sự tác động của q trình tồn cầu hóa thơng tin, sự bùng nổ các phương tiện truyền thông Internet, các thế lực thù địch, các phần tử cơ hội, chống đối chính trị đã và đang triệt để lợi dụng những công cụ này để thực hiện các hoạt động chống phá Đảng, Nhà nước, gây tác động tiêu cực đến nhận thức của cơng chúng. Chính vì thế dù ít hay nhiều thì yếu tố này cũng sẽ có những ảnh hưởng nhất định đến hiệu quả hoạt động truyền thơng nói chung, hoạt động truyền thơng cho người học nói riêng.
2) Yếu tố pháp lí
Những qui định, văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động truyền thông giáo dục là yếu tố khách quan có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động truyền thông đến người học trong trong thời đại 4.0.
Hệ thống những qui định, văn bản pháp luật này mang tính pháp lí để các trường quản lí, tổ chức và thực hiện hoạt động truyền thơng cho người học một cách chính xác, nghiêm túc, có định hướng, giúp cho hoạt động truyền thông đạt được mục tiêu truyền thơng.
3) Sự phối hợp của chính quyền địa phương
Sự quan tâm, tạo điều kiện của chính quyền địa phương về mặt chính sách, mơi trường xã hội, tài trợ vật chất và kinh phí, huy động các tổ chức xã hội tại địa phương