Biểu đồ GANTT là phương pháp trình bày tiến trình thực tế cũng như kế hoạch thực hiện các cơng việc của dự án theo trình tự thời gian. Mục đích của GANTT là xác định một tiến độ hợp lý nhất để thực hiện các cơng việc khác nhau của dự án. Tiến độ này tùy thuộc vào độ dài cơng việc, những điều kiện ràng buộc và kỳ hạn phải tuân thủ.
Cấu trúc của biểu đồ: Cột dọc trình bày cơng việc, thời gian tương ứng để thực hiện từng cơng việc được trình bày trên trục hồnh. Mỗi đoạn thẳng biểu hiện một cơng việc. Độ dài đoạn thẳng là độ dài cơng việc. Vị trí của đoạn thẳng thể hiện quan hệ thứ tự trước sau giữa các cơng việc.
1. Tác dụng và hạn chế của GANTT
Biểu đồ GANTT cĩ một số tác dụng sau:
− Phương pháp biểu đồ GANTT dễ đọc, dễ nhận biết hiện trạng thực tế của từng nhiệm vụ cũng như tình hình chung của tồn bộ dự án
− Dễ xây dựng, do đĩ, nĩ được sử dụng khá phổ biến.
− Thơng qua biểu đồ cĩ thể thấy được tình hình nhanh chậm của các cơng việc, và tính liên tục của chúng. Trên cơ sở đĩ cĩ biện pháp đẩy nhanh tiến trình, tái sắp xếp lại cơng việc để đảm bảo tính liên tục và tái phân phối lại nguồn lực cho từng cơng việc nhằm đảm bảo tính hợp lý.
− Biểu đồ thường cĩ một số ký hiệu riêng để nhấn mạnh những vấn đề liên quan đặc biệt đến cơng việc.
− Đơi khi người ta xây dựng 2 sơ đồ GANTT: một cho thời gian triển khai sớm nhất và một cho thời gian triển khai muộn nhất. Để xây dựng sơ đồ GANTT triển khai muộn người ta xuất phát từ sơ đồ GANTT triển khai sớm. Các cơng việc cĩ thể triển khai muộn nhưng thời gian bắt đầu và kết thúc dự án khơng được thay đổi.
− Đối với những dự án phức tạp gồm hàng trăm cơng việc cần phải thực hiện thì biểu đồ GANTT khơng thể chỉ ra đủ sự tương tác và mối quan hệ giữa các loại cơng việc. Trong nhiều trường hợp nếu phải điều chỉnh lại biểu đồ thì việc thực hiện rất khĩ khăn phức tạp.
− Khĩ nhận biết cơng việc nào tiếp theo cơng việc nào khi biểu đồ phản ánh quá nhiều cơng việc liên tiếp nhau.
2. Các bước để tạo sơ đồ GANTT như sau :
- Phân tích các hoạt động (cơng việc) của dự án một cách chi tiết - Sắp xếp trình tự thực hiện các hoạt động một cách hợp lý - Xác định độ dài thời gian thực hiện các cơng việc
- Lập bảng phân tích các hoạt động, là kết quả của các bước trên
Vẽ sơ đồ GANTT :
+ Trục tung biểu diễn cơng việc, trục hồnh biễu diễn thời gian + Sử dụng các thanh ngang để biểu diễn các cơng việc trên sơ đồ
- Nếu cĩ yêu cầu cĩ thể vẽ các biểu đồ sử dụng nguồn lực theo thời gian để quản lý nguồn lực.
- Trong quá trình theo dõi dự án cĩ thể sử dụng các ký hiệu để so sánh tiến độ cơng việc trên thực tế và tiến độ cơng việc theo hoạch định.
Chương 11
Dự tốn ngân sách và quản lý chi phí dự án đầu tư 11.1 Khái niệm, tác dụng và đặc điểm của dự tốn ngân sách
11.1.1 Khái niệm, phân loại
Theo nghĩa rộng, dự tốn ngân sách dự án bao gồm cả việc xây dựng cơ cấu phân tách cơng việc và việc xác định xem cần dùng những nguồn lực vật chất nào (nhân lực, thiết bị, nguyên liệu) và mỗi nguồn cần bao nhiêu để thực hiện từng cơng việc của dự án.
Theo nghĩa hẹp, dự tốn ngân sách dự án là kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho các hoạt động dự án nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu chi phí, chất lượng và tiến độ của dự án.
Căn cứ vào tính chất hoạt động, ngân sách của một đơn vị chia thành ngân sách dự án và ngân sách cho các hoạt động khơng theo dự án.
- Ngân sách dự án trình bày kế hoạch chi và thu của một hoặc nhiều dự án. Nĩ được chi tiết theo các khoản mục và từng cơng việc của dự án.
- Ngân sách cho các hoạt động khơng theo dự án phản ánh các khoản chi và thu khác của tổ chức. Ngân sách này liên quan đến hoạt động của các phịng chức năng, các hoạt động bình thường của tổ chức.
Căn cứ vào thời gian, ngân sách được chia thành ngân sách dài hạn và ngân sách ngắn hạn.
- Ngân sách dài hạn là tồn bộ ngân sách dự tính cho các hoạt động của tổ chức trong thời hạn dài (thường là vài năm). Đối với dự án thì ngân sách dài hạn xác định tổng ngân sách cho tồn bộ vịng đời dự án.
- Ngân sách ngắn hạn là sự cụ thể hĩa ngân sách dài hạn trong khoảng thời gian ngắn hơn. Thơng thường ngân sách này được cập nhật theo quý, tháng. Ngân sách ngắn hạn được xây dựng gắn với các nhiệm vụ, các cơng việc phải hồn thành trong từng thời kỳ. Ngân sách ngắn hạn mơ tả chi tiết các khoản chi phí về nhân cơng, vật liệu và chi phí khác cho từng nhiệm vụ, cơng việc.
11.1.2 Tác dụng của dự tốn ngân sách
- Dự tốn ngân sách là sự cụ thể hĩa kế hoạch, mục tiêu của tổ chức. Kế hoạch ngân sách phản ánh nhiệm vụ và các chính sách phân phối nguồn lực của đơn vị.
- Đánh giá chi phí dự tính của một dự án trước khi hiệu lực hĩa việc thực hiện. - Xác định được chi phí cho từng cơng việc và tổng chi phí dự tốn của dự án. - Là cơ sở để chỉ đạo và quản lý tiến độ chi tiêu cho các tiến trình dự án. - Thiết lập một đường cơ sở cho việc chỉ đạo và báo cáo tiến trình dự án.
11.1.3 Đặc điểm của dự tốn ngân sách dự án.
- Dự tốn ngân sách dự án phức tạp hơn việc dự tốn ngân sách cho các cơng việc thực hiện thường xuyên của tổ chức vì cĩ nhiều nhân tố mới tác động, các cơng việc ít lặp lại...
- Ngân sách chỉ là dự tính, dựa trên một loạt các giả thuyết và dữ liệu thu thập được. - Dự tốn ngân sách dự án chỉ được dựa vào phạm vi và tiêu chuẩn hiện hành của dự án đã được duyệt. Cần phải xác định rõ các yếu tố và khoản mục chi phí cho các cơng việc dự án.
- Ngân sách cĩ tính linh hoạt, cĩ thể điều chỉnh. Khi phạm vi dự án thay đổi hoặc cĩ những yếu tố chi phí gia tăng thì ngân sách dự án cũng thay đổi.
- Ngân sách phải được thay đổi khi lịch trình thay đổi.
- Khi lập dự tốn ngân sách cần xác lập tiêu chuẩn hồn thành cho từng cơng việc, đồng thời phải văn bản hĩa tất cả các giả thiết khi lập dự tốn.
11.2 Phương pháp dự tốn ngân sách
11.2.1 Phương pháp dự tốn ngân sách từ cao xuống thấp
Trên cơ sở chiến lược dài hạn, đồng thời dựa vào kinh nghiệm, yêu cầu nhiệm vụ và nguồn số liệu quá khứ liên quan đến dự án tương tự, các nhà quản lý cấp cao của tổ chức hoạch định việc sử dụng ngân sách chung cho đơn vị. Họ ước tính tồn bộ chi phí cũng như chi phí cho các nhĩm cơng việc lớn của từng dự án. Sau đĩ các thơng số này được chuyển xuống cho các nhà quản lý cấp thấp hơn. Các nhà quản lý cấp thấp tiếp tục tính tốn chi phí cho từng cơng việc cụ thể liên quan. Quá trình dự tính chi phí được tiếp tục cho đến cấp quản lý thấp nhất.
Ưu điểm: Tổng ngân sách được dự tốn phù hợp với tình hình chung của đơn vị và với yêu cầu của dự án. Ngân sách đĩ đã được xem xét trong mối quan hệ với các dự án khác, giữa chỉ tiêu cho dự án với khả năng tài chính của đơn vị.
Nhược điểm: Từ ngân sách dài hạn chuyển thành nhiều ngân sách ngắn hạn cho các dự án, các bộ phận chức năng, địi hỏi phải cĩ sự kết hợp các loại ngân sách này để đạt được một kế hoạch ngân sách chung hiệu quả là một cơng việc khơng dễ dàng. Cĩ sự “cạnh tranh” giữa các nhà quản lý dự án với các nhà quản lý chức năng về lượng ngân sách được cấp và thời điểm được nhận. Phương pháp dự tốn ngân sách này cản trở sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhà quản lý dự án với quản lý chức năng trong đơn vị. Dự tốn ngân sách của cấp thấp chỉ bĩ hẹp trong phạm vi chi phí kế hoạch của cấp trên nên nhiều khi khơng phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ của dự án.
Quá trình lập ngân sách từ trên xuống được tĩm tắt trong bảng sau
Bảng 17. Quá trình dự tốn ngân sách từ trên xuống Thứ tự
thực hiện
Cấp bậc quản lý
Nội dung chuẩn bị ngân sách ở từng cấp
1 Các nhà quản lýcấp cao Chuẩn bị ngân sách dài hạn dựa trên mục tiêu của tổ chức, các chính sách và những điều kiện ràng buộc về nguồn lực 2 Các nhà quản lýchức năng Lập ngân sách trung hạn và ngắn hạn cho bộ phận chức năng phụ trách 3 Các nhà quản lýdự án Lập ngân sách hoạt động cho tồn bộ dự án và từng cơng việccụ thể
11.2.2 Phương pháp dự tốn ngân sách từ thấp đến cao
Ngân sách được dự tốn từ thấp đến cao, từ các bộ phận (chức năng, quản lý dự án) theo các nhiệm vụ và kế hoạch tiến độ. Sử dụng dữ liệu chi tiết sẵn cĩ ở từng cấp quản lý, trước tiên tính tốn ngân sách cho từng nhiệm vụ, từng cơng việc trên cơ sở định mức sử dụng các khoản mục và đơn giá được duyệt. Nếu cĩ sự khác biệt ý kiến thì thảo luận bàn bạc thống nhất trong nhĩm dự tốn, giữa các nhà quản lý dự án với quản lý chức năng. Tổng hợp kinh phí dự tính cho từng nhiệm vụ và cơng việc tạo thành ngân sách chung tồn bộ dự án.
Ưu điểm: Những người lập ngân sách là người thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với các cơng việc nên họ dự tính khá chính xác về nguồn lực và chi phí cần thiết. Phương pháp dự tốn này là biện pháp đào tạo các nhà quản lý cấp thấp trong việc dự tốn ngân sách.
Nhược điểm: Ngân sách phát triển theo từng nhiệm vụ nên cần phải cĩ danh mục đầy đủ các cơng việc của dự án. Trong thực tế điều này khĩ cĩ thể đạt được. Các nhà quản lý cấp cao khơng cĩ nhiều cơ hội kiểm sốt quá trình lập ngân sách của cấp dưới.
Quá trình lập ngân sách từ dưới lên được trình bày trong bảng sau
Bảng 18. Quá trình lập ngân sách từ dưới lên Thứ tự
thực hiện
Cấp bậc quản lý
Nội dung chuẩnbị ngân sách ở từng cấp
1 Các nhà quản lý
cấp cao
Xây dựng khung ngân sách, xác định mục tiêu và lựa chọn dự án
2a Các nhà quản lý chức năng Xây dựng ngân sách trung hạn và ngắn hạn cho từng bộ phận chức năng phụ trách 2b Các nhà quản lý dự án Xây dựng ngân sách cho từng bộ phận, từng cơng việc dự ángồm cả chi phí nhân cơng, nguyên vật liệu…
3 Các nhà quản lý cấp cao Tổng hợp, điều chỉnh và phê duyệt ngân sách dài hạn
11.2.3 Phương pháp kết hợp
Để dự tốn ngân sách theo phương pháp kết hợp, đầu tiên cần xây dựng khung kế hoạch ngân sách cho mỗi năm tài chính. Trên cơ sở này các nhà quản lý cấp trên yêu cầu cấp dưới đệ trình yêu cầu ngân sách của đơn vị mình. Người đứng đầu từng bộ phận quản lý lại chuyển yêu cầu dự tốn ngân sách xuống các cấp thấp hơn (tổ, nhĩm...). Việc xây dựng ngân sách được thực hiện ở các cấp. Sau đĩ, quá trình tổng hợp ngân sách được bắt đầu từ đơn vị thấp nhất đến cấp cao hơn. Ngân sách chi tiết của dự án được tổng hợp theo cơ cấu tổ chức dự án, sau đĩ tổng hợp thành ngân sách tổng thể của doanh nghiệp, đơn vị. Đồng thời, với việc chuyển yêu cầu lập dự tốn ngân sách, cấp trên chuyển xuống cấp dưới những thơng tin liên quan như: khả năng tăng thêm việc làm, tiền lương, nhu cầu về vốn, những cơng việc được ưu tiên cao, cơng việc khơng được ưu tiên... làm cơ sở cho các cấp lập dự tốn ngân sách chính xác. Cuối cùng, các nhà lãnh đạo cấp cao xem xét và hiệu chỉnh nếu thấy cần thiết. Sau khi được duyệt sơ bộ, các trưởng phịng chức năng và giám đốc dự án tiếp tục điều chỉnh ngân sách của các bộ phận mình cho đến khi đạt yêu cầu.
Ưu điểm: Ngân sách được hình thành với sự tham gia của nhiều cấp quản lý, do đĩ, tạo cơ hội tốt cho các bộ phận phát huy tính sáng tạo chủ động của đơn vị.
Nhược điểm: Quá trình lập dự tốn kéo dài và tốn nhiều thời gian. Mặc dù cĩ thêm thơng tin cho cấp dưới lập kế hoạch ngân sách của đơn vị mình nhưng họ vẫn cĩ xu hướng dự tốn cao hơn.
11.2.4 Dự tốn ngân sách theo dự án
Lập ngân sách theo dự án là phương pháp dự tốn ngân sách trên cơ sở các khoản thu và chi phát sinh theo từng cơng việc và được tổng hợp theo dự án.
Các bước thực hiện:
- Dự tính chi phí cho từng cơng việc dự án - Xác định và phân bổ chi phí gián tiếp.
- Dự tính chi phí cho từng năm và cả vịng đời dự án.
11.2.5 Dự tốn ngân sách theo khoản mục và cơng việc1. Lập ngân sách theo khoản mục: 1. Lập ngân sách theo khoản mục:
Lập ngân sách theo khoản mục thường được áp dụng cho các bộ phận chức năng vì là bộ phận gián tiếp trong ban quản lý dự án. Theo phương pháp này, việc dự tốn được tiến hành trên cơ sở thực hiện năm trước và cho từng khoản mục chi tiêu, sau đĩ tổng hợp lại theo từng đơn vị hoặc các bộ phận khác nhau của tổ chức.
2. Dự tốn ngân sách theo cơng việc:
Ngân sách theo cơng việc cĩ thể xem là loại ngân sách tác nghiệp. Việc dự tốn chi phí cho các cơng việc chính xác, hợp lý cĩ ý nghĩa quan trọng trong quản lý chi phí, xác định nhu cầu chi tiêu trong từng thời kỳ, gĩp phần thực hiện đúng tiến độ thời gian. Ngân sách cơng việc được lập trên cơ sở phương pháp phân tách cơng việc và được thực hiện qua các bước sau:
- Bước 1. Chọn một hoạt động (cơng việc) trong cơ cấu phân tách cơng việc để lập dự tốn chi phí.
- Bước 2. Xác định các tiêu chuẩn hồn thiện cho cơng việc (tiêu chuẩn kỹ thuật, kinh tế…)
Nếu bị hạn chế về nguồn lực thì chuyển các bước sau:
- Bước 3. Xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện cơng việc. - Bước 4. Xác định định mức từng nguồn lực phù hợp.
- Bước 5. Xem xét những tác động cĩ thể xảy ra nếu kéo dài thêm thời gian. - Bước 6. Tính tốn chi phí thực hiện cơng việc đĩ.
Nếu bị giới hạn thời gian thì chuyển các bước sau:
- Bước 3. Xác định khoảng thời gian cần thiết để thực hiện từng cơng việc.
- Bước 4. Trên cơ sở thời hạn cho phép, xác định mức nguồn lực và những địi hỏi kỹ thuật cần thiết để đáp ứng tiêu chuẩn hồn thiện cơng việc.
- Bước 5. Tính tốn chi phí thực hiện cơng việc
Nếu khơng bị hạn chế về nguồn lực và thời gian thì chuyển các bước sau: - Bước 3. Xác định định mức từng nguồn lực phù hợp cho cơng việc.
- Bước 4. Tính tốn chi phí thực hiện cơng việc.
3. Xác định tổng dự tốn:
Trên cơ sở kỹ thuật phân tách cơng việc và sơ đồ mạng, tổng mức dự tốn của dự án được xác định theo các bước sau:
- Xác định tổng chi phí trực tiếp cho mỗi cơng việc và hạng mục cơng việc.