Trên cơ sở chiến lược dài hạn, đồng thời dựa vào kinh nghiệm, yêu cầu nhiệm vụ và nguồn số liệu quá khứ liên quan đến dự án tương tự, các nhà quản lý cấp cao của tổ chức hoạch định việc sử dụng ngân sách chung cho đơn vị. Họ ước tính tồn bộ chi phí cũng như chi phí cho các nhĩm cơng việc lớn của từng dự án. Sau đĩ các thơng số này được chuyển xuống cho các nhà quản lý cấp thấp hơn. Các nhà quản lý cấp thấp tiếp tục tính tốn chi phí cho từng cơng việc cụ thể liên quan. Quá trình dự tính chi phí được tiếp tục cho đến cấp quản lý thấp nhất.
Ưu điểm: Tổng ngân sách được dự tốn phù hợp với tình hình chung của đơn vị và với yêu cầu của dự án. Ngân sách đĩ đã được xem xét trong mối quan hệ với các dự án khác, giữa chỉ tiêu cho dự án với khả năng tài chính của đơn vị.
Nhược điểm: Từ ngân sách dài hạn chuyển thành nhiều ngân sách ngắn hạn cho các dự án, các bộ phận chức năng, địi hỏi phải cĩ sự kết hợp các loại ngân sách này để đạt được một kế hoạch ngân sách chung hiệu quả là một cơng việc khơng dễ dàng. Cĩ sự “cạnh tranh” giữa các nhà quản lý dự án với các nhà quản lý chức năng về lượng ngân sách được cấp và thời điểm được nhận. Phương pháp dự tốn ngân sách này cản trở sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhà quản lý dự án với quản lý chức năng trong đơn vị. Dự tốn ngân sách của cấp thấp chỉ bĩ hẹp trong phạm vi chi phí kế hoạch của cấp trên nên nhiều khi khơng phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ của dự án.
Quá trình lập ngân sách từ trên xuống được tĩm tắt trong bảng sau
Bảng 17. Quá trình dự tốn ngân sách từ trên xuống Thứ tự
thực hiện
Cấp bậc quản lý
Nội dung chuẩn bị ngân sách ở từng cấp
1 Các nhà quản lýcấp cao Chuẩn bị ngân sách dài hạn dựa trên mục tiêu của tổ chức, các chính sách và những điều kiện ràng buộc về nguồn lực 2 Các nhà quản lýchức năng Lập ngân sách trung hạn và ngắn hạn cho bộ phận chức năng phụ trách 3 Các nhà quản lýdự án Lập ngân sách hoạt động cho tồn bộ dự án và từng cơng việccụ thể