Sơ đồ 3.1: Tổ chức bộ máy quản trị nhân sự tại chi nhánh
Phòng hành chính – nhân sự của chi nhánh Mai Linh Express có 4 người bao gồm 1 trưởng phòng và 3 nhân viên. Công việc cụ thể và mối quan hệ của từng người như sau:
Trưởng phòng nhân sự:
Quản lý trực tiếp nhân viên trong phòng.
Trực tiếp tác nghiệp trên các lĩnh vực lao động – tiền lương, tuyển dụng, đào tạo, xử lý kỷ luật nhân viên.
Tư vấn cho nhân viên về chế độ chính sách tiền lương cho người lao động. Tham mưu hỗ trợ cho ban giám đốc, các đơn vị trong các công tác có liên quan. Nhân viên hành chính nhân sự:
Trực tiếp tác nghiệp trên các lĩnh vực hành chính văn phòng, các lĩnh vực chế độ chinh sách, tuyển dụng, xử lý kỷ luật nhân viên, báo cáo tổng hợp.
Tư vấn cho các nhân viên trong đơn vị về chế độ chính sách, tuyển dụng…cho người lao động.
Quản lý thống kê tài sản, cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp.
Tham mưu cho ban giám đốc, trưởng phòng Hành chính nhân sự toàn bộ công tác thuộc lĩnh vực hành chính nhân sự.
Trưởng phòng nhân sự Nhân viên IT (Information Technology) Nhân viên Hành chính nhân sự Thanh tra pháp chế
Thực hiện những nhiêm vụ khác do trưởng phòng Hành chính nhân sự phân công.
Báo cáo công việc trực tiếp cho trưởng phòng hành chính nhân sự, báo cáo gián tiếp cho ban giám đốc.
Nhân viên IT:
Quản lý bảo mật hệ thống mạng nội bộ toàn Chi nhánh.
Chịu trách nhiệm sửa chữa hư hỏng, trục trặc của hệ thống máy tính trong toàn chi nhánh.
Báo cáo công việc trực tiếp cho trưởng phòng hành chính nhân sự. Thanh tra pháp chế:
Trực tiếp tác nghiệp tại khu vực bến bãi của chi nhánh.
Theo dõi, giám sát công việc của toàn bộ nhân viên, đặc biệt là các nhân viên lái xe và nhân viên bán vé tại các điểm bán vé của chi nhánh.
Lập biên bản xử lý tại chỗ khi phát hiện thấy các sai phạm của nhân viên. Tham mưu cho ban giám đốc, trưởng phòng nhân sự về các công việc có liên quan.
Nhận xét:
Mặt tốt:
Tổ chức bộ máy quản trị nhân sự của Chi nhánh đã phân rõ công việc cũng như trách nhiệm và quyển hạn của từng chức vụ, tránh được trường hợp lấn việc. Đồng thời cũng trợ giúp lẫn nhau để đạt được mục tiêu chung của cả phòng. Trưởng phòng hành chính nhân sự quản lý chung mọi công việc trong phòng là người liên kết các thành viên làm việc phối hợp hiệu với nhau sao cho có hiệu quả.
Mặt chưa tốt:
Tổ chức bộ máy nhân sự của Chi nhánh cũng có một số điểm chưa hợp lý, như việc sắp xếp chức danh nhân viên IT thuộc phòng hành chính nhân sự. Bởi công việc của nhân viên IT là về hệ thống mạng, các vấn đề về kỹ thuật, không liên quan đến các công việc quản trị nhân sự.
Việc gộp chung 2 công việc thuộc hành chính và nhân sự vào 1 chức danh nhân viên hành chính nhân sự làm cho trách nhiệm cũng như công việc của nhân viên này quá lớn, gây khó khăn trong việc giải quyết tất cả các vấn đề phát sinh thường ngày.
3.2.2 Đặc điểm lao động của chi nhánh
Đặc điểm lao động: 2008/2007 2009/2008 Chỉ tiêu 2007 2008 2009 +/- % +/- % Tổng số lao động 95 84 81 -11 -11.58 -3 -3.57 I. Theo giới tính Nam 61 55 57 -6 -9.84 2 3.64 Nữ 34 29 24 -5 -14.71 -5 -17.24
II. Theo cơ cấu lao động
-Lao động trực tiếp 68 58 62 -10 -14.71 4 6.90 -Lao động gián tiếp 27 26 19 -1 -3.70 -7 -26.92 III. Theo độ tuổi lao động
- Dưới 30 tuổi 22 29 27 7 31.82 -2 -6.90
-Từ 30 - 40 tuổi 31 24 22 -7 -22.58 -2 -8.33 - Từ 40 tuổi trở lên 42 31 32 -11 -26.19 1 3.23 IV. Theo thâm niên hệ thống
- Dưới 1 năm 10 7 4 -3 -30.00 -3 -42.86 - 1 - 3 năm 66 60 64 -6 -9.09 4 6.67 - 3 - 6 năm 19 17 13 -2 -10.53 -4 -23.53 V. Theo trình độ - Đại học 9 12 10 3 33.33 -2 -16.67 -Cao đẳng và trung cấp 18 23 25 5 27.78 2 8.70 - Lao động phổ thông 68 49 46 -19 -27.94 -3 -6.12 (Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự)
Tổng số lao động trong Chi nhánh không có sự biến động nhiều trong 3 năm gần đây. Lao động trong Chi nhánh có xu hướng giảm, do chi nhánh có mục tiêu cắt giảm nguồn nhân lực dư thừa để tiết kiệm chi phí. Nguồn nhân lực có các đặc điểm sau đây:
Theo giới tính, có thể nhận thấy số lượng lao động nam nhiều gần gấp đôi số lượng lao động nữ, do đặc điểm ngành nghề kinh doanh của Chi nhánh là cung cấp dịch vụ vận tải do đó phần lớn là các lái xe nam. Còn lao động nữ chủ yếu là thuộc khối nhân viên văn phòng và nhân viên phục vụ. Trong 3 năm, cả lao động nam và nữ đều giảm về số lượng nhưng về tỷ trọng thì không có sự thay đổi đáng kể.
Về cơ cấu lao động, lao động trực tiếp chiếm số lượng nhiều hơn lao động gián tiếp. Trong năm 2007 có đến 68 lao động trực tiếp, và chỉ có 27 lao động gián tiếp. Sang năm 2009 lao động trực tiếp giảm còn 62, lao động gián tiếp còn 19 người. Qua 3 năm ta thấy có xu hướng số lượng lao động trực tiếp và gián tiếp đều giảm đi, trong đó lao động gián tiếp giảm nhiều hơn. Điều này là do chiến lược nhân sự của Chi nhánh cắt giảm nhân sự dư thừa ở những bộ phận hoạt động không hiệu quả.
Lao động của Chi nhánh chủ yếu là những người có độ tuổi khá cao. Cụ thể trong năm 2009, trong 81 người thì có 22 người có độ tuổi từ 30 – 40, 32 người từ 40 tuổi trở lên, và chỉ có 27 người dưới 30 tuổi. Điều này ảnh hưởng không nhỏ trong việc phát huy tính năng động, sáng tạo trong công việc.
Theo thâm niên hệ thống, lao động làm việc từ 1 – 3 năm chiếm tỷ trọng lớn. Năm 2009, trong 81 lao động thì có đến 64 người có thời gian làm việc tại Chi nhánh từ 1 – 3 năm. Điều này cho thấy lực lượng lao động của chi nhánh chủ yếu là những người làm việc gắn bó lâu dài.
Có thể nhận thấy chất lượng lao động của chi nhánh chưa cao. Phần lớn lao động là những người có trình độ lao động phổ thông, còn số người có trình độ đại học, cao đẳng và trung cấp tuy đã có sự tăng lên về số lượng nhưng vẫn chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng số lao động.
* Đặc điểm lao động Chi nhánh được biểu diễn qua các biểu đồ sau: 61 34 55 29 57 24 0 20 40 60 80 100 Số người 2007 2008 2009 Năm
Biểu đồ 1: Đặc điểm lao động của Chi nhánh theo giới tính
Nữ
Nam
Biểu đồ 3: Đặc điểm lao động của Chi nhánh theo trình độ
10 12 9 25 23 18 46 49 68 0 20 40 60 80 2007 2008 2009 Năm S ố n g ư ờ i Đại học Cao đẳng - Trung cấp Lao động phổ thông
Biểu đồ 2: Đặc điểm lao động Chi nhánh theo độ tuổi
27 29 22 24 22 31 31 32 42 0 10 20 30 40 50 2007 2008 2009 Năm S ố n g ư ờ i Dưới 30 tuổi Từ 30 - 40 tuổi Từ 40 tuổi trở lên
Mối quan hệ giữa giới tính và trình độ lao động:
Bảng 6: Mối quan hệ giữa giới tính và trình độ lao động của Chi nhánh năm 2009 (ĐVT: người) Giới tính Trình độ Nam Nữ Đại học 7 3 Cao đẳng - Trung cấp 11 14 Lao động phổ thông 39 7 Nhận xét: Qua bảng 6 ta thấy:
Lao động có trình độ đại học chủ yếu là nam với 7 người, chiếm 70% trong tổng số lao động có trình độ đại học. Số lao động này thuộc bộ phận quản lý và khối văn phòng.
Trong tổng số 25 lao động có trình độ cao đẳng – trung cấp thì chỉ có 11 người là nam, và có 14 người là nữ. Số lao động này chủ yếu là lao động thuộc bộ phận bán hàng và khối văn phòng.
Lao động có trình độ phổ thông tập trung chủ yếu ở nam giới với số lượng 39 người trong tổng số 46 người. Điều này hoàn toàn phù hợp với loại hình kinh doanh của Chi nhánh là dịch vụ vận tải, số lượng lao động trực tiếp chủ yếu là nam và có trình độ phổ thông.
Mối quan hệ giữa độ tuổi và trình độ lao động:
Bảng 7: Mối quan hệ giữa độ tuổi và trình độ lao động Chi nhánh năm 2009
(ĐVT: người) Độ tuổi
Trình độ Dưới 30 tuổi 30-40 tuổi 40 tuổi trở lên
Đại học 3 5 2
Cao đẳng - Trung cấp 11 4 10
Lao động phổ thông 13 13 20
Nhận xét: Qua bảng 7 ta thấy:
Có một nửa số lao động có trình độ đại học là ở độ tuổi 30 – 40.
Lao động có trình độ cao đẳng – trung cấp phân bố ở các độ tuổi và chiếm nhiều hơn ở độ tuổi dưới 30 tuổi.
Trong tổng số 46 lao động phổ thông thì có tới 20 người ở độ tuổi trên 40 tuổi. Số lao động này chủ yếu là các nhân viên lái xe.
Kết luận:
Qua phân tích đặc điểm lao động của Chi nhánh ta thấy đội ngũ lao động tại chi nhánh Mai Linh Express Khánh Hòa chủ yếu là các lao động nam, làm việc gắn bó với doanh nghiệp, tuy nhiên có độ tuổi khá lớn, và trình độ chưa cao.
3.2.3 Công tác hoạch định nguồn nhân lực
Qua tìm hiểu cho thấy công tác hoạch định nhân sự của Chi nhánh được thực hiện như sau:
Dự báo / phân tích công việc: chủ yếu dựa vào kinh nghiệm các năm trước đối với từng thời điểm trong năm mà xác định khối lượng công việc. Ví dụ như vào mùa hè, khách du lịch tăng cao, nhu cầu đi lại của người dân tăng cao, do đó khối lượng công việc nhiều, chi nhánh phải xác định tăng số lượng chuyến xe chạy trong ngày. Còn vào mùa mưa thì nhu cầu đi lại ít, do đó khối lượng công việc ít đi.
Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực: thông qua việc đánh giá lại số lượng và chất lượng lao động chi nhánh như thế nào thông qua các chỉ tiêu như số lượng, cơ cấu, trình độ, khả năng hoàn thành nhiệm vụ. Ở chi nhánh hàng năm nhân viên sẽ phải làm bảng câu hỏi tự đánh giá về bản thân trong công việc.
Dự báo xác định nhu cầu nguồn nhân lực: dựa vào số liệu của các năm trước và các kinh nghiệm chủ quan để trên cơ sở đó xác định nhu cầu nguồn nhân lực năm nay.
Trên cơ sở so sánh dự báo nhu cầu nguồn nhân lực và nguồn nhân lực sẵn có, chi nhánh sẽ đề ra các chính sách và kế hoạch nguồn nhân lực.
Nhận xét:
Công tác hoạch định nguồn nhân lực của Chi nhánh chưa được quan tâm đầu tư nhiều. Việc hoạch định chưa có các bước nghiên cứu phân tích môi trường, một bước rất quan trọng trong công tác hoạch định.
Việc dự báo phân tích công việc mới chỉ thực hiện đơn giản, sơ sài.
Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực chưa sử dụng các bảng câu hỏi hay phỏng vấn nhân viên đánh giá về các hoạt động quản trị nguồn nhân lực hiện tại của chi nhánh, môi trường làm việc tại Chi nhánh, mức độ hài lòng của nhân viên,…
Xác định nhu cầu nguồn nhân lực chưa sử dụng các phương pháp định lượng và định tính mà chủ yếu là dựa vào những đánh giá chủ quan, thông qua số liệu và kinh nghiệm thực hiện các năm trước.
Chi nhánh chưa có nhân viên chuyên biệt trong lĩnh vực này. Vì là một chi nhánh nhỏ nên phòng hành chính nhân sự của Chi nhánh được tổ chức khá đơn giản, ngoài trưởng phòng nhân sự quản lý chung, chỉ có 1 nhân viên kiêm luôn cả 2 công việc thuộc hành chính và nhân sự nên rất hạn chế trong việc đi sâu vào việc hoạch định nhân lực. Các nhân viên phòng hành chính nhân sự lại không phải được đào tạo bài bản trong lĩnh vực quản lý nhân sự.
Thực trạng công tác hoạch định nhân sự của Chi nhánh có thể được tóm tắt thông qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.2: Công tác hoạch định nguồn nhân lực của Chi nhánh Chưa thực hiện Dự báo / phân tích công việc Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực
Phân tích môi trường, xác định mục tiêu, lựa chọn chiến lược
Thực hiện sơ sài Chưa sử dụng các bảng câu hỏi và phỏng vấn nhân viên
Không thực hiện
Thực hiện sơ sài
Dự báo / xác định nhu cầu nhân lực
Chưa sử dụng các phương pháp định lượng và định tính. Thông qua số liệu và kinh nghiệm các năm trước.
Chính sách Cân đối cung cầu, khả
năng điều chỉnh
Kế hoạch / chương trình Thực hiện sơ sài
Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện
Thực hiện: Thu hút
Đào tạo và phát triển Trả công và kích thích Quan hệ lao động
Kết luận:
Công tác hoạch định nguồn nhân lực của Chi nhánh chưa được đầu tư chú trọng nhiều, việc thực hiện còn sơ sài, đánh giá chủ quan, chưa có bước phân tích môi trường – một bước rất quan trọng trong công việc hoạch định.
3.2.4 Phân tích công việc
Do quá trình hoạch đinh nhân sự được thực hiện khá sơ sài nên công tác phân tích công việc cũng chưa thực sự bài bản và khoa học. Quá trình phân tích công việc của Chi nhánh được thực hiện theo các bước sau đây:
Thu thập thông tin cơ bản có sẵn thông qua bản mô tả công việc mẫu của công ty mẹ, các văn bản về chức năng quyền hạn của Chi nhánh, sơ đồ tổ chức Chi nhánh và từng phòng ban.
Áp dụng phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc, ở đây là phương pháp quan sát quá trình làm việc của nhân viên.
Kiểm tra xác minh tính chính xác của thông tin thu thập được, trên cơ sở đó điều chỉnh bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc do công ty xây dựng sao cho phù hợp với tình hình thực tế tại Chi nhánh.
* Bản mô tả công việc của nhân viên lái xe Express:
CTCP VTTH Mai Linh Phòng ban Bộ phận lái xe đường dài Chức danh công việc Nhân viên lái xe Express Mã số công việc
I. Tóm tắt công việc
Phục vụ chuyên chở hành khách trên tuyến cố định
II. Quan hệ công việc
Báo cáo trực tiếp cho Trưởng đội xe đường dài Báo cáo gián tiếp cho
Bên ngoài Nội bộ Bên ngoài
Cảnh sát giao thông Trưởng đội xe đường dài Cảnh sát giao thông
1. Các công việc liên hệ với cá nhân/đơn vị ngoài Hệ thống Mai Linh Group Khi vi phạm luật giao thông nói chung
Liên hệ lấy giấy tờ xe bị thu giữ Cảnh sát giao thông
Đảm bảo cho xe có đầy đủ giấy tờ kinh doanh hợp lý
2. Công việc liên hệ với cá nhân/đơn vị nội bộ trong Hệ thống Mai Linh Group Phòng bán vé Liên hệ hỏi số khách trong phòng chờ
Phòng kỹ thuật Thông báo sửa chữa xe, vệ sinh xe Phòng kế toán Lĩnh lương sổ sách
Nhân viên an ninh Bàn giao sổ sách, giấy tờ xe, chìa khóa Nhân viên lái
III. Các trách nhiệm chính