PHẦN II : NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
2.1. Tổng quan về khách sạn Hương Giang
2.1.4. Cơ cấu tổchức và chức năng, nhiệm vụ của khách sạn Hương Giang
2.1.4.1. Chức năng và nhiệm vụ của khách sạn
Chức năng: Trải qua quá trình hình thành và phát triển, hiện nay khách sạn Hương
Giang đã trở thành một đơn vị kinh doanh du lịch tổng hợp phục vụ nhu cầu của khách du lịch. Việc cung cấp những sản phẩm dịch vụ theo nhu cầu của khách hàng luôn được khách sạn đáp ứng đầy đủ với chất lượng cao, tạo được niềm tin từ khách hàng.
Hiện nay, khách sạn tổ chức kinh doanh nhiều hoạt động khác nhau như: dịch vụ lưu trú, dịch vụ ăn uống, dịch vụ vận chuyển, lữ hành quốc tế và nội địa, dịch vụ vui chơi và giải trí, sauna massage spa, dịch vụ bán hàng lưu niệm và các dịch vụ du lịch khác.
Nhiệm vu: Quản lý tài sản: Tài sản của khách sạn bao gồm tài sản cố định và tài
sản lưu động cần phải được sử dụng đúng mục đích, hạch tốn chính xác và quyết tốn hằng năm.
Quản lý các hoạt động kinh doanh: Khách sạn xây dựng các chiến lược kinh doanh trung và dài hạn, theo định hướng của Công ty Cổ phần Du lịch Hương Giang. Trên chiến lược đó để xây dựng kế hoạch hằng năm cho sản xuất kinh doanh.
Cơng tác tài chính: Bảo tồn và phát triển nguồn vốn được giao, tạo ra hiệu quả kinh tế xã hội, thúc đẩy khách sạn ngày một phát triển.
2.1.4.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của khách sạn
Điều hành hoạt động kinh doanh của khách sạn là bộ máy tổ chức bao gồm tương đối đầy đủ các bộ phận. Tuỳ theo quy mô, nhiệm vụ của mỗi bộ phận, khách sạn đã xácđịnh những vấn đề như đối tượng hoạt động, chức năng nhiệm vụ, địa điểm, thời gian, số người lao động, định mức lao động và thực hiện các khâu công việc.
Giám đốc: Là người điều hành, chỉ đạo và chịu trách nhiệm tất cả hoạt động
kinh doanh của khách sạn.
Phịng Tổ chức hành chính: Giúp ban giám đốc về công tác tổ chức nhân sự
của khách sạn gồm: quản lý hồ sơ nhân sự, ký kết hợp đồng lao động, làm công tác tiền lương, theo dõi thiđua khen thưởng... Làm công tác tiền lương, tiền thưởng, quản lý công tác bồi dưỡng và đào tạo cán bộ công nhân viên.
Phịng Kế tốn: Tham mưu cho ban giám đốc quản lý tốt về mặt tài chính, thực
hiện các nghiệp vụ kinh tế theo đúng quy định của pháp luật, quản lý thu chi từ khách sạn, quản lý vật tư thiết bị, tài sản của khách sạn. Đồng thời kết hợp các phòng ban khác tiến hành kiểm tra đánh giá phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Phịng Sales – Marketing: Tham mưu và thơng tin cho Ban giám đốc hoạch
định chiến lược trong kinh doanh cũng như triển khai và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh của khách sạn. Thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu, phân tích những nhu cầu của khách hàng, những sản phẩm, dịch vụ du lịch và những phương thức cung ứng, hỗ trợ để đưa khách hàng đến với sản phẩm nhằm hài lòng nhu cầu của khách hàng đồng thời đạt được mục tiêu của tổ chức. Đây cũng là đơn vị trực tiếp tìm kiếm thị trường thơng qua nhiều kênh thơng tin, trên nhiều lĩnh vực. Bên cạnh đó, khơng ngừng tìm kiếm và mở rộng thị trường nhằm mục đích làm tăng thị phần, bán được nhiều sản phẩm dịch vụ thơng qua uy tín thương hiệu, thông tin về chất lượng sản phẩm, giá cả và quyền lợi của khách hàng khi sử dụng.
SVTH: Lê Thị Mỹ
Hằng
32
Phòng Kỹ thuật Trưởng phòng Room Division Trưởng phòng
F&B Division Trưởng phòng General Manager Bộ phận An ninh Trưởng bộ phận Nhận viên: Bảo vệ An ninh Nhân viên Phòng TCHC Trưởng phòng Bộ phận Nhà hàng Trưởng bộ phậnBộ phận Bếp Trưởng bộ phận Nhân viên: -Bếp bánh -Bếp -Kho bếp Nhân viên
Bộ phận Lễ tân Trưởng bộ phậnBộ phận Buồng Trưởng bộ phận
Nhân viên -Hành lý -Lái xe Nhân viên Lễ tân
Bộ phận Bảo trì Trưởng bộ phậnBộ phận Kỹ thuật Trưởng bộ phận
Nhân viên Nhân viên Nhân viên: -Phòng -Trực tầng -Massage -Giặc là -Hoa, hàng ĐP -Hàng vãi Trợ lý Corporate Event, Banqueting Nhân viên Đặt phòng Thu ngân Nhân viên
Phịng Sales Marketing Trưởng phịng Phịng Kế tốn Kế tốn trưởng
Khoá luận tốtnghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Văn Phát
[Nguồn: Khách sạn Hương Giang]
Sơ đồ2: Cơ cấu tổ chức khách sạn Hương Giang Resort &Spa Spa Mua hàng Nhâ n viên Kho NV kế toán: -Tổng hợp -Cơng nợ -Thanh tốn -Thực phẩm -Hàng hoá -Doanh thu
Khoá luận tốt
nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Văn Phát
SVTH: Lê Thị Mỹ
Hằng 33
Phòng Kế hoạch vật tư: Tham mưu cho Ban giám đốc về việc lập kế hoạch,
đầu tư mở rộng cơ sở vật chất của khách sạn. Quản lý tồn bộ vật tư, hàng hố ln chuyển qua cơng ty, thực hiện quy trình xuất nhập vật tư. Mở sổ sách, theo dõi, ghi chép, đảm bảo tính chính xác, hàng tuần tập hợp, cập nhật, phân loại, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ nhập, xuất vật tư, hàng hoá cùng các hồ sơ đi kèm.
Bộ phận lễ tân: Là nơi đón tiếp khách, nhận đăng ký phòng cho khách lưu trú.
Đây là nơi khách hàng làm thủ tục nhận, trả phịng, làm các hốđơn thanh tốn, đổi tiền cung cấp thông tin cần thiết khi khách có yêu cầu. Tiếp nhận các khiếu nại của khách hàng kịp thời phản hồi cho các bộ phận.
Bộ phận dịch vụ tổng hợp: thực hiện các hoạt động như: vệ sinh công cộng,
cung cấp các hoạt động vui chơi, giải trí và các dịch vụ mua sắm khác, khai thác khả năng chi tiêu và thời gian nhàn rỗi của khách.
Bộ phận bếp: Chuẩn bị và cung cấp thức ăn theo thực đơn và số lượng đãđặt
hoặc theo yêu cầu trực tiếp từ khách hàng, đảm bảo chế biến thức ăn chất lượng, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm đem đến cho khách hàng cảm giác ngon miệng.
Bộ phận bảo trì: có nhiệm vụ sửa chữa, bảo dưỡng tồn bộ trang thiết bị, máy
móc điện nước của khách sạn, chăm sóc và cắt tỉa cây cảnh trong khuôn viên của khách sạn, xây dựng và sơn quét các hư hỏng cục bộ, làm cho khách sạn luôn luôn mới.
Bộ phận buồng: Phục vụ khách nghỉ ngơi tại khách sạn, đảm bảo các phịng
ln sạch sẽ, tiện nghi, kiểm tra các phương tiện, tiện nghi phòng ngủ, yêu cầu bộ phận bảo trì cải tạo, sữa chữa…và kịp thời báo cho lễ tân về số phịng chưa có khách để đưa vào kinh doanh.
Bộ phận bảo vệ: Có nhiệm vụ bảo vệ lợi ích của khách sạn và của khách, tăng
cường công tác bảo vệ tài sản chung của khách sạn và của khách, giữ gìn an ninh trật tự. tại khách sạn, tạo sự an tâm cho khách. Theo dõi q trình tự chấm cơng của cán bộ cơng nhân viên.
2.2. Nguồn lực của khách sạn
2.2.1. Tình hình laođộng của khách sạn giai đoạn 2014 – 2016
Khách sạn Hương Giang là một doanh nghiệp thuộc lĩnh vực du lịch, vai trò con người càng trởnên quan trọng hơn và là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Do đó doanh nghiệp cần quan tâm đến vấn đề nhân sự để xây dựng cho mìnhđội ngũ nhân lực có chất lượng cao, năng động, sáng tạo, giàu kinh nghiệm và làm việc có hiệu quả. Vì vậy trong những năm gần đây, khách sạn đã có sự thay đổi về tình hình laođộng, cụ thể như sau:
Bảng 2.1:Tình hình laođộng của khách sạn Hương Giang Resort & Spa năm 2014-2016 năm 2014-2016 [Nguồn: Phịng tổ chức hành chính] Chỉ tiêu 2014 2015 2016 So sánh 2015/2014 2016/2015 Số lượng (người) % Số lượng (người) % Số lượng (người) % +/- % +/- % Tổng số lao động 192 100 190 100 180 100 -2 -1,04 -10 -5,26
1. Phân theo giới tính
Nam 85 44,3 85 44,7 76 42,2 0 0 -9 -10,6
Nữ107 55,7 105 55,3 104 57,8 -2 -1,87 -1 -0,95
2. Theo tính chất cơng việc
Gián tiếp 41 21,4 38 20 36 17,2 -3 -7,3 -2 -5,26
Trực tiếp 151 78,6 152 80 144 82,8 1 0,66 -8 -5,26
3. Phân theo trìnhđộ chun mơn Đại học, sau đại học 53 27,6 54 28,4 56 31,1 1 1,59 2 3,7 Cao đẳng, trung cấp 61 31,8 63 33,2 72 40 2 4,88 9 14,29 Lao động phổ thông 78 40,6 73 38,4 52 28,9 -5 -5,68 -21 -28,77
- Tổng số lao động của khách sạn: qua bảng tình hình laođộng của khách sạn ta thấy số lao động năm 2014 – 2016 có sự thay đổi theo chiều hướng giảm dần nhưng không đáng kể. Tổng số lao động năm 2015 là 190, so với năm 2014 giảm 2 người (tươngứng với giảm 1,04%) do khách sạn cắt giảm chi phí thuê lao động. Với năm 2016 số lao động giảm đi 10 người (tươngứng với giảm 5,26%) so với năm 2015.
- Xét về giới tính: Qua các năm, số lao động nữ luôn chiếm tỷ trọng lớn hơn so với số lao động nam. Điều này là do đặc điểm của ngành phù hợp với nữ giới hơn. Số lao động nam và nữ qua các năm khơng có sự biến động nhiều. Năm 2015 lao động nam là 85 không thay đổi so với năm 2014. Năm 2016 lao động nam là 76 người, giảm 9 người (tươngứng với giảm 10,6%) so với năm 2015. Trong khi đó lao động nữ năm 2015 là 105 người, so với năm 2014 giảm 2 người (tươngứng với giảm 1,87%). Năm 2016 lao động nữ là 104 người giảm 1 người (tươngứng với giảm 0,95%) so với năm 2015. Chứng tỏ khách sạn đã có sự tuyển dụng và sắp xếp lao động phù hợp với tình hình kinh doanh.
- Xét theo tính chất cơng việc: Với đặc thù là một đơn vị kinh doanh khách sạn dịch vụ nên số lượng lao động tập trung chủ yếu ở các bộ phận nghiệp vụ. Lao động gián tiếp phần lớn là những nhân viên làm việc ở các phịng kế tốn, sales –
marketing, tài chính... chịu trách nhiệm quản lý vàđiều hành công việc. Số lao động trực tiếp luôn chiếm tỷ trọng lớn hơn số lao động gián tiếp. Năm 2015 so với năm 2014, số lao động trực tiếp là 152 người, chiếm 80% tổng số lao động và tăng 1 người (tươngứng với tăng 0,66%); lao động gián tiếp giảm 3 người (tươngứng với giảm 7,3%). Năm 2016 so với năm 2015, số lao động trực tiếp giảm 8 người (tươngứng với giảm 5,26%), còn lao động gián tiếp giảm 2 người (tươngứng với giảm 5,26%).
- Xét theo trìnhđộ chun mơn: Do tính chất cơng việc, số nhân viênở bộ phận văn phịng khơng nhiều so với nhân viên nghiệp vụ như buồng phòng, nhà hàng, bảo vệ,... Do đó, số lao động phổ thơng ln chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong tổng số lao động qua các năm. Năm 2015 số lao động trìnhđộ Đại học, sau đại học tăng 1,59% so với năm 2014. Bên cạnh đó, số lao động trìnhđộ Cao đẳng, trung cấp đạt 4,88%, số lao động phổ thông giảm 5,68%. Năm 2016, số lao động trìnhđộ Đại học, sau đại học
đạt 3,7% so với năm 2015, số lao động trìnhđộ Cao đẳng - trung cấp tăng 14,29%, số lao động phổ thơng giảm 28,77%.
Tóm lại, mặc dù khách sạn Hương Giang là một khách sạn có quy mơ hoạt động lớn, số lượng lao động nhiều và hoạt động trong nhiều lĩnh vực nhưng trong những năm qua khách sạn đã có nhiều cố gắng trong việc tuyển dụng, bố trí, quản lý lao động để đáp ứng kịp thời các nhu cầu, mục tiêu mà khách sạn đãđề ra. Bên cạnh đó, khách sạn cũng đã có những chính sách đào tạo giúp nhân viên cũng cố trìnhđộ chun mơn của mìnhđể thực hiện cơng việc tốt hơn.
2.2.2. Tình hình tài sản và nguồn vốn của khách sạn Hương Giang giai đoạnnăm 2014 – 2016 năm 2014 – 2016
Tài sản và nguồn vốn là hai yếu tố quan trọng quyết định sự phát triển của doanh nghiệp. Khách sạn Hương Giang là khách sạn 4 sao có uy tín trên trên thị trường, trong giai đoạn năm 2014 – 2016 tình hình tài sản và nguồn vốn của khách sạn cụ thể như sau:
Qua bảng tình hình tài sản và nguồn vốn của khách sạn Hương Giang ta thấy quy mô tài sản và nguồn vốn của khách sạn qua 3 năm 2014 – 2016 có xu hướng giảm, cụ thể năm 2015 tổng tài sản và nguồn vốn là 51.459 triệu đồng so với năm 2014 giảm
2.505 triệu đồng (tươngứng với 4,64%). Qua năm 2016 lại giảm 7.082 triệu đồng (tươngứng với giảm 13,76%) so với năm 2015. Từ đó cho ta thấy quy mơ sản xuất kinh doanh của khách sạn có chiều hướng ngày càng bị thu hẹp.
Về tài sản:
- Tài sản ngắn hạn: chiếm tỷ trọng thấp trong tổng tài sản của khách sạn (dưới 20%) và biến động giảm liên tục qua các năm. Tài sản ngắn hạn của khách sạn năm 2015 là 7.687 triệu đồng giảm 3.035 triệu đồng (tươngứng với giảm 28,3%) so với năm 2014. Qua năm 2016, tài sản ngắn hạn là 4.732 triệu đồng giảm 2.955 triệu đồng (tương ứng với giảm 38,44%) so với năm 2015. Tài sản ngắn hạn của khách sạn giảm do:
+ Đầu tư tài chính ngắn hạn: năm 2014 chiếm tỷ trọng rất cao (10,01%) trên tổng tài sản ngắn hạn (19,87%), năm 2015 giảm xuống còn 2,33%/14,94% tổng tài sản ngắn hạn và đến năm 2016 thì khơng phát sinh khoản này.
SVTH: Lê ThịMỹ
Hằng
37 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Văn Phát
Bảng 2.2: Tình hình tài sản và nguồn vốn của khách sạn Hương Giang Resort & Spa Đơn vị tính: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm So Sánh 2014 2015 2016 2015/2014 2016/2015 GT % GT % GT % GT % GT % A,TÀI SẢN 53.965 100 51.459 100 44.377 100 -2.505 -4,64 -7.082 -13,76 TÀI SẢN NGẮN HẠN 10.722 19,87 7.687 14,94 4.732 10,66 -3.035 -28,3 -2.955 -38,44
Tiền và các khoản tươg đương tiền
2.218 4,11 3.066 5,96 2.841 6,4 848 38,22 -225 -7,36
Đầu tư tài chính ngắn hạn 5.400 10,01 1.200 2,33 -4.200 -77,78 -1.200 -100
Các khoản phải thu ngắn hạn 2.226 4,13 2.685 5,22 1.234 2,78 459 20,6 -1.451 -54,03
Tài sản ngắn hạn khác 878 1,62 736 1,17 657 1,48 -142 -16,06 -79 -10,72
TÀI SẢN DÀI HẠN 43.243 80,13 43.772 85,06 39.645 89,34 529 1,22 -4.127 -9,43
Tài sản cố định 40.070 74,25 36.266 70,48 31.505 71 -3.804 -9,49 -4.761 -13,13
Chi phí trả trước dài hạn 3.173 5,88 7.506 14,59 8.140 18,34 4.333 136,4 634 8,44
B,NGUỒN VỐN 53.965 100 51.459 100 44.377 100 -2.506 -4,64 -7.082 -13,76 NỢ PHẢI TRẢ7.186 13,32 9.891 19,22 5.691 12,82 2.705 37,65 -4.200 -42,47
Nợ ngắn hạn 7.186 13,32 9.891 19,22 5.691 12,82 2.705 37.65 -4.200 -42,47
VỐN CHỦ SỞ HỮU 46.779 86,68 41.568 80,78 38.686 87,18 -5.211 -11,14 -2.882 -6,93
SVTH: Lê ThịMỹ
Hằng
Khoá luận tốt
nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Văn Phát
SVTH: Lê Thị Mỹ
Hằng 38
+ Các khoản tiền và tương đương tiền qua 3 năm biến động như sau: năm 2015 tăng 848 triệu đồng (tươngứng với tăng 38,22%) so với năm 2014. Đến năm 2016 các khoản tiền này giảm 225 triệu đồng (tươngứng với giảm 7,36%) so với năm 2015. Nguyên nhân giảm là do tiền mặt tại quỹ và tiền gởi ngân hàng giảm. Điều này cho thấy khách sạn đã huyđộng tiền vào quá trình sản xuất hoặc đầu tư khác để tránh tiền bị nhàn rỗi.
+ Các khoản phải thu ngắn hạn: Năm 2014 khoản này là 2.226 triệu đồng (tương ứng với 4,13%). Năm 2015 tăng 459 triệu đồng (tươngứng với 20,6%) so với năm 2014 và đến năm 2016 giảm mạnh 1.451 triệu đồng (tươngứng với giảm 54,03%) so với năm 2015. Các khoản phải thu ngắn hạn giảm cho thấy khách sạn ít bị khách hàng chiếm dụng vốn.
+ Tài sản ngắn hạn khác: Năm 2014 là 878 triệu đồng (tươngứng với 1,62%). Đến năm 2015 giảm 142 triệu đồng (tươngứng với giảm 16,06%) so với năm 2014, và năm 2016 tiếp tục giảm 79 triệu đồng (tươngứng với 10,72%) so với năm 2015. Đây cũng là nguyên nhân khiến cho tài sản ngắn hạn giảm.
- Tài sản dài hạn: Chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản (trên 80%) và biến động qua các năm. Năm 2014 là 43.243 triệu đồng (tươngứng với 80,13%). Qua năm 2015 tăng nhẹ 529 triệu đồng (tươngứng với 1,22%) so với năm 2014 và đến năm 2016 giảm 4.127 triệu đồng (tươngứng với 9,43%) so với năm 2015. Tài sản dài hạn của khách sạn chủ yếu là tài sản cố định (trên 70%), còn lại là các khoản chi phí trả trước dài hạn.
Về nguồn vốn:
- Nợ phải trả: năm 2014 là 7.186 triệu đồng (tươngứng với 13,32%) trên tổng nguồn vốn. Năm 2015 tăng 2.705 triệu đồng (tươngứng với tăng 37,65%) so với năm 2014 và đến năm 2016 giảm mạnh 4.200 triệu đồng (tươngứng với 42,47%) so với năm 2015. Cho thấy năm 2015 nợ phải trả tăng lên, điều này cho thấy khách