Lập chứng từLập
1.3.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toỏn
Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toỏn là việc xõy dựng mụ hỡnh thụng tin về sự biến động của tài sản, nguồn vốn và quỏ trỡnh hoạt động bằng cỏch xỏc lập, sử dụng cỏc tài khoản tổng hợp và cỏc tài khoản phõn tớch phự hợp.
Tài khoản là cỏch thức phõn loại, hệ thống hoỏ cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh riờng biệt theo từng đối tượng ghi của kế toỏn (tài sản, nguồn vốn và cỏc quỏ trỡnh hoạt động) nhằm phục vụ cho yờu cầu quản lý của cỏc loại chủ thể quản lý khỏc nhau.
Tài khoản là hỡnh thức biểu hiệu của phương phỏp đối ứng tài khoản. Phương phỏp đối ứng tài khoản cú ý nghĩa rất lớn trong cụng tỏc quản lý kinh tế, tài chớnh, cũng như trong cụng tỏc kế toỏn, cụ thể là:
Nhờ cú phương phỏp tài khoản, kế toỏn cú thể hệ thống hoỏ được thụng tin về tài sản, nguồn vốn và cỏc hoạt động kinh tế tài chớnh ở cỏc đơn vị phục vụ cho lónh đạo và quản lý kinh tế, tài chớnh của nhà nước, của ngành và của đơn vị.
Nhờ cú phương phỏp tài khoản kế toỏn cú thể hệ thống hoỏ thụng tin cụ thể, chi tiết về tỡnh hỡnh tài sản, nguồn vốn và sự vận động của chỳng ở từng đơn vị phục vụ cho yờu cầu quản trị, yờu cầu phõn cấp quản lý kinh tế trong đơn vị, cũng như yờu cầu quản lý tài sản ở đơn vị.
Nhờ cú phương phỏp tài khoản kế toỏn cú thể hệ thống hoỏ được số liệu theo cỏc chỉ tiờu kinh tế, tài chớnh để lập được cỏc bỏo cỏo kế toỏn định kỳ.
Tài khoản kế toỏn được sử dụng để theo dừi và phản ỏnh tỡnh hỡnh và sự biến động của từng loại tài sản, nguồn vốn trong đơn vị. Bởi vậy, để cung cấp đầy đủ thụng tin cho quản lý, cỏc đơn vị phải dựng rất nhiều tài khoản khỏc nhau mới cú thể đảm bảo phản ỏnh được toàn bộ cỏc chỉ tiờu cần thiết.
Hệ thống tài khoản kế toỏn ỏp dụng cho đơn vị sự nghiệp cú thu (Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài Chớnh gồm cỏc loại tài khoản:
+ Loại 1: Tiền và vật tư + Loại 2: Tài sản cố định + Loại 3: Thanh toỏn
+ Loại 4: Nguồn kinh phớ + Loại 5: Cỏc khoản thu + Loại 6: Cỏc khoản chi
+ Loại 0: Tài khoản ngoài bảng
Để cú được hệ thống tài khoản hợp lý, khoa học, phự hợp với đặc điểm, điều kiện của đơn vị, đỏp ứng yờu cầu thụng tin cho quản lý đơn vị, trong quỏ trỡnh xõy dựng và tổ chức vận dụng, phải tuõn theo những nguyờn tắc nhất định. Cú thể nờu ra một số nguyờn tắc cơ bản sau:
Nắm vững cỏc đặc trưng của tài khoản. Chớnh những đặc trưng này đó làm cho cỏc tài khoản cú những khỏc biệt nhất định. Nắm vững đặc trưng của tài khoản mới cú thể lựa chọn được những tài khoản thớch hợp. Về cơ bản, tài khoản kế toỏn cú những đặc trưng chủ yếu: Nội dung phản ỏnh của tài khoản; cụng dụng và kết cầu của tài khoản; mức độ phản ỏnh của tài khoản; quan hệ của tài khoản với cỏc bỏo cỏo tài chớnh; đặc trưng về phạm vi hạch toỏn.
Hệ thống tài khoản của từng đơn vị phải được xõy dựng trờn cơ sở hệ thống tài khoản thống nhất của Nhà nước. Kế toỏn là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống cỏc cụng cụ quản lý kinh tế, tài chớnh, cú vai trũ quan trọng khụng chỉ với hoạt động tài chớnh đơn vị mà cũn vụ cựng quan trọng và cần thiết với hoạt động tài chớnh Nhà nước. Nhà nước ta đó xõy dựng một hệ thống tài khoản thống nhất, chung cho cỏc đơn vị sự nghiệp. Do vậy, trờn cơ sở quy mụ, đặc điểm hoạt động, yờu cầu thụng tin kế toỏn, yờu cầu quản lý đơn vị, mỗi đơn vị phải tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản riờng dựa trờn hệ thống tài khoản kế toỏn thống nhất của Nhà nước đó ban hành.
Xõy dựng hệ thống tài khoản phải đảm bảo phản ỏnh được tớnh liờn hoàn của cỏc quỏ trỡnh hoạt động. Để bảo đảm phản ỏnh được tớnh liờn hoàn của cỏc quỏ trỡnh hoạt độngchủ yếu cũng như từng hoạt động cụ thể trong mỗi quỏ trỡnh kinh doanh thỡ cỏc nghiệp vụ ghi chộp trờn tài khoản được thực hiện theo trỡnh tự sau: Mở tài khoản - Ghi chộp trờn tài khoản - Kết thỳc tài khoản.
Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toỏn một cỏch khoa học, hợp lý sẽ là định hướng cú tớnh chất quyết định đến hệ thống thụng tin trong đơn vị. Do vậy, việc vận dụng hệ thống tài khoản cú ý nghĩa to lớn, đũi hỏi người tổ chức kế toỏn cần phải quan tõm đỳng mức trước khi triển khai cỏc cụng việc tiếp theo.