PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CễNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC THUỘC
3.4.3. Hoàn thiện về tổ chức hệ thống sổ kế toỏn
Cỏc trường đại học thuộc Đại học Thỏi Nguyờn hiện nay ỏp dụng hỡnh thức ghi sổ là Chứng từ ghi sổ được thực hiện qua phần mềm kế toỏn trờn mỏy vi tớnh. Theo đú hệ thống sổ kế toỏn tại cỏc trường được lập ra gồm cú 2 loại chớnh là: Sổ Cỏi và cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết. Để bộ sổ kế toỏn tại cỏc đơn vị này ngày càng hoàn thiện hơn cần phải làm cỏc việc như sau:
- Mở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo đỳng chế độ quy đinh. Vỡ hầu hết hiện nay cỏc trường đều khụng mở sổ này mặc dự cỏc Chứng từ ghi sổ đều được lập đỳng quy định. Việc lập loại sổ này nhất thiết phải được thực hiện vỡ đõy là cụng việc vừa đỳng chế độ quy định vừa thuận tiện cho việc kiểm tra và tỡm số liệu.
- Cỏc trường cần tiếp tục hoàn thiện sổ sỏch kế toỏn theo hướng ghi chộp đơn giản nhưng vẫn đảm bảo cung cấp số liệu kế toỏn trung thực, chớnh xỏc.
- Cỏc trường cần hoàn thiện cỏc mẫu sổ theo chế độ hiện hành, mở đầy đủ cỏc sổ tổng hợp và chi tiết để hạch toỏn. Đặc biệt là một số cần được mở sổ theo dừi
như: Tài sản cố định, dụng cụ tại nơi sử dụng, cỏc khoản thanh toỏn với người mua (bỏn) liờn quan đến đơn vị, cỏc khoản thu của đơn vị, cụ thể:
+ Cần mở sổ chi tiết theo dừi tỡnh hỡnh quản lý và sử dụng TSCĐ tại cỏc bộ phận để cỏc bộ phận biết được TSCĐ mà bộ phận mỡnh sử dụng số lượng cụ thể bao nhiờu, thời gian sử dụng bao lõu, giỏ trị khấu hao và giỏ trị cũn lại ở mức nào để cú kế hoạch sử dụng cú hiệu quả tài sản trỏnh tỡnh trạng gõy hỏng húc trước khi tớnh đủ khấu hao.
+ Mở sổ chi tiết theo dừi từng khoản thu của đơn vị. Đặc biệt đối với cỏc khoản thu học phớ của sinh viờn, cần mở sổ theo dừi thu học phớ của từng khoỏ, lớp, thường xuyờn đối chiếu tỡnh hỡnh thu học phớ với cỏc khoa để tận thu cỏc khoản thu này, trỏnh gõy thất thoỏt khi sinh viờn ra trường.
- Ngoài ra, cỏc sổ sỏch kế toỏn khi được lập và in ra cần phải được thực hiện cỏc yếu tố phỏp lý như: điền đầy đủ số trang sổ, ngày mở sổ, ký duyệt đầy đủ, đúng dấu đơn vị và đúng dấu giỏp lai vào sổ, nghiờm tỳc chấp hành nguyờn tắc sửa chữa số liệu đó ghi sai trờn sổ kế toỏn theo đỳng phương phỏp chữa sổ đó cú quy định, trỏnh để tỡnh trạng tẩy xoỏ, sai sút trờn sổ, bảo quản và giữ gỡn sổ sỏch theo đỳng quy đinh.