PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CễNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC THUỘC
3.4.1. Hoàn thiện về tổ chức hệ thống chứngtừ kế toỏn
Chứng từ kế toỏn là căn cứ quan trọng phản ỏnh nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh và dựng để ghi sổ kế toỏn, vỡ vậy chứng từ kế toỏn cú tớnh chất quyết định đến tớnh trung thực, chớnh xỏc, hợp lý và kịp thời của thụng tin kế toỏn. Một trong những nhiệm vụ quan trọng của nhõn viờn kế toỏn là tổ chức tốt việc phản ỏnh, kiểm tra thụng tin kế toỏn trờn cỏc mẫu chứng từ kế toỏn đó được xõy dựng. Mặt khỏc chứng từ kế toỏn phải được luõn chuyển khoa học, hợp lý, bảo quản lữu trữ theo quy định.
Qua nghiờn cứu thực trạng tổ chức chứng từ kế toỏn tại cỏc trường Đại học thuộc Đại học Thỏi Nguyờn, cần hoàn thiện như sau:
Sử dụng đầy đủ cỏc mẫu chứng từ chế độ đó ban hành: Đến nay chế độ kế toỏn đó ban hành tương đối đầy đủ và hợp lý cỏc mẫu chứng từ kế toỏn. Cỏc trường cần tham khảo cỏc mẫu chứng từ kế toỏn đó ban hành và ỏp dụng vào hoạt động của đơn vị.
+ Khi cỏc trường đầu tư TSCĐ, CCDC như mua sắm trang thiết bị cho văn phũng làm việc, phục vụ giảng dạy, theo yờu cầu của chế độ kế toỏn cần phải cú Biờn bản bàn giao TSCĐ cho cỏc bộ phận quản lý và sử dụng (mẫu C50-HD) nhưng trờn thực tế cỏc trường thường bỏ qua Biờn bản này mà chỉ tiến hành ký, xỏc nhận giữa người giao và người quản lý bộ phận sử dụng và quản lý. Trong thười gian tới cần phải bổ sung Biờn bản bàn giao TSCĐ để phục vụ quản lý TSCĐ trong đơn vị tốt hơn.
+ Khi mất, hỏng CCDC cỏc trường chưa sử dụng mẫu Phiếu bỏo hỏng, mất CCDC mà cỏc đơn vị chỉ tự bỏo cỏo bằng văn bản tự lập khụng theo mẫu chế độ quy định. Vỡ vậy để quản lý thống nhất và cú căn cứ ghi sổ kế toỏn cỏc trường cần hướng dẫn cỏc đơn vị sử dụng thống nhất mẫu Phiếu bỏo hỏng, mất CCDC (mẫu C22-HD) theo đỳng chế độ kế toỏn quy định.
+ Đối với mẫu Bảng kờ mua hàng (mẫu C24-HD): Khi sử dụng mẫu này cỏc đơn vị khụng cần yờu cầu người mua hàng kốm theo cỏc chứng từ húa đơn bỏn lẻ hoặc giấy biờn nhận vỡ mẫu này được sử dụng trong trường hợp người bỏn khụng cú húa đơn bỏn hàng và khụng cần yờu cầu người bỏn ký vào bảng kờ.
+ Đối với cỏc chứng từ được kế toỏn lập và in ra, như: Phiếu thu (mẫu C30- BB, Phiếu chi (mẫu C31-BB) Phiếu nhập kho (mẫu C20-HD), Phiếu xuất kho (mẫu C21-HD)) cần được in đủ số liờn quy định, điền đủ cỏc chỉ tiờu theo quy định: như ngày, thỏng, năm, số hiệu, TK nợ, cú, nội dung chứng từ cần bao quỏt được toàn bộ nội dung của nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh. Cỏc chứng từ cần được ký duyệt, kiểm tra đầy đủ trước khi được lưu trữ.
+ Cỏc trường cần phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, nhõn viờn kế toỏn, kế toỏn trưởng và thủ trưởng đơn vị theo đỳng quy định của Luật kế toỏn. Đõy là căn cứ quan trọng để kiểm tra tớnh hợp phỏp, hợp lệ của chứng từ trỏnh tỡnh trạng giả mạo chữ ký.
Bờn cạnh việc sử dụng hợp lý cỏc chứng từ kế toỏn, cỏc trường Đại học thuộc Đại học Thỏi Nguyờn cũng cần phải xõy dựng quy trỡnh luõn chuyển và kiểm tra chứng từ, xỏc định đường đi của từng loại chứng từ qua từng phần hành kế toỏn
cụ thể, đảm bảo cho chứng từ kế toỏn được cập nhật kịp thời vào sổ kế toỏn. Do đú, cần quy định cỏc nội dung cơ bản của việc luõn chuyển chứng từ, bao gồm:
- Kiểm tra chứng từ: Quy định rừ nội dung, phương phỏp kiểm tra, trỡnh tự và thời gian kiểm tra cũng như xử lý cỏc sai phạm trong kiểm tra chứng từ. Trường hợp những chứng từ kế toỏn lập khụng đỳng thủ tục, nội dung và chữ số khụng rừ ràng thỡ người được phõn cụng cụng việc kiểm tra cần yờu cầu lập lại.
- Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ và ghi sổ kế toỏn: Quy định cho từng loại chứng từ phỏt sinh ở từng bộ phận cú liờn quan đến nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh cần phải qua những bộ phận nào và luõn chuyển đến bộ phận nào theo trỡnh tự hợp lý nhất.
- Bảo quản và lưu trữ chứng từ: cỏc trường cần coi trọng việc lưu trữ chứng từ, sắp xếp, bố trớ lưu trữ chứng từ sao cho hợp lý, khoa học, theo đỳng quy định. Cần phải lập sổ theo dừi thời gian lưu của chứng từ kế toỏn, phõn loại chứng từ theo thời gian lưu. Nếu làm tốt được những nội dung này sẽ rất thuận tiện cho cụng tỏc hậu kiểm tra.