THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CễNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC THUỘC ĐẠI HỌC THÁI NGUYấN
2.2.1. Tổ chức vận dụng hệ thống chứngtừ kế toỏn
Chứng từ kế toỏn là căn cứ phỏp lý để tiến hành ghi chộp nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh vào sổ sỏch kế toỏn, là phương tiện để phản ỏnh và kiểm tra cỏc nghiệp vụ. Do vậy mỗi trường đại học thuộc Đại học Thỏi Nguyờn đều xõy dựng cho mỡnh một hệ thống chứng từ ỏp dụng cho đơn vị mỡnh theo quy định của Nhà nước.
Hệ thống chứng từ kế toỏn ỏp dụng tại cỏc trường đại học thuộc Đại học Thỏi Nguyờn thực hiện theo đỳng nội dung, phương phỏp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật kế toỏn và Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chớnh phủ và cỏc văn bản phỏp luật khỏc cú liờn quan đến chứng từ kế toỏn.
Chứng từ kế toỏn ban hành theo chế độ này bao gồm 4 chỉ tiờu:
Chỉ tiờu lao động tiền lương
Chỉ tiờu vật tư
Chỉ tiờu tiền tệ
Chỉ tiờu tài sản cố định.
Đại học Thỏi Nguyờn
(Đơn vị dự toỏn cấp II)
Kế toỏn trưởng
dự toỏn cấp II)
Cỏc trường đại học thành viờn
(Đơn vị dự toỏn cấp III)
Kế toỏn trưởng
Trong mỗi chỉ tiờu gồm nhiều chứng từ, cú chứng từ thuộc hệ thống chứng từ kế toỏn bắt buộc, cú chứng từ thuộc hệ thống chứng từ kế toỏn hướng dẫn. Trong quỏ trỡnh sử dụng, cỏc trường khụng được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc. Cũn đối với mẫu chứng từ kế toỏn thuộc loại hướng dẫn thỡ ngoài cỏc nội dung quy định trờn mẫu biểu, đơn vị kế toỏn cú thể bổ sung thờm chỉ tiờu hay thay đổi hỡnh thức mẫu biểu cho phự hợp với việc ghi chộp và yờu cầu quản lý của nhà trường.
Vớ dụ hệ thống chứng từ kế toỏn chủ yếu đang sử dụng tại Trường Đại học Cụng nghệ thụng tin và truyền thụng được trỡnh bày trong phụ lục 2.1
Nhỡn chung, số lượng chứng từ kế toỏn của cỏc trường Đại học thuộc Đại học Thỏi Nguyờn đó phản ỏnh được nội dung cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh tại trường. Việc phản ỏnh cỏc yếu tố cơ bản của một chứng từ: tờn gọi, số hiệu, nội dung... đó được bộ phận kế toỏn của cỏc trường quan tõm, chỳ ý tuy nhiờn tại Trường Đại học Cụng nghệ thụng tin và truyền thụng vẫn cũn một số yếu tố chưa được thực hiện tốt như: nội dung nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trờn chứng từ chưa tổng quỏt được nội dung của chứng từ gốc kốm theo, chỉ tiờu định khoản kế toỏn trờn một số chứng từ chưa được thực hiện, một số yếu tố như ngày thỏng, số hiệu của một số chứng từ gốc chưa được điền đầy đủ (Phụ lục 2.2).
Quy trỡnh lập, luõn chuyển chứng từ:
Cỏc Trường Đại học thuộc Đại học Thỏi Nguyờn đều xõy dựng quy trỡnh lập, luõn chuyển chứng từ cho từng loại trờn cơ sở căn cứ vào nội dung cụ thể của cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh. Tất cả cỏc chứng từ kế toỏn đều phải thụng qua bộ phận kế toỏn của trường để xử lý. Quy trỡnh lập, luõn chuyển chứng từ kế toỏn tại cỏc trường Đại học thuộc Đại học Thỏi Nguyờn được thực hiện theo trỡnh tự cỏc bước: (1) Lập chứng từ kế toỏn và phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh vào chứng từ - (2) Kiểm tra chứng từ kế toỏn - (3) Phõn loại, sắp xếp chứng từ và ghi sổ kế toỏn – (4) Lưu trữ và bảo quản chứng từ:
(1) Tất cả cỏc chứng từ kế toỏn do đơn vị lập đều phải tập trung tại bộ phận kế toỏn của nhà trường. Khi cú nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, theo sự phõn cụng, kế toỏn phần
hành lập chứng từ kế toỏn hoặc tiếp nhận chứng từ kế toỏn từ bờn ngoài theo phần hành mỡnh phụ trỏch. Với những chứng từ kế toỏn chưa cú quy định mẫu thỡ cỏc trường tổ chức lập chứng từ kế toỏn theo những mẫu phự hợp với yờu cầu quản lý của đơn vị. Sự chuyờn mụn hoỏ cỏc phần hành kế toỏn đảm bảo cho cỏc chứng từ kế toỏn trỏnh được sự trựng lặp, giảm bớt thời gian lập chứng từ. Việc lập và ghi chộp chứng từ được quy định và thực hiện thụng qua chương trỡnh phần mềm kế toỏn chung thống nhất toàn Đại học Thỏi Nguyờn (Phần mềm kế toỏn trớ tuệ Việt Nam 8.0).
(2) Sau khi chứng từ kế toỏn đó được lập, kế toỏn phần hành thực hiện kiểm tra chứng từ kế toỏn về tớnh hợp phỏp và hợp lệ nhằm đảm bảo tớnh chớnh xỏc đỳng đắn của thụng tin ghi trờn chứng từ. Tất cả cỏc chứng từ kế toỏn đều đảm bảo được kiểm tra bởi cỏc kế toỏn phần hành và họ chịu trỏch nhiệm về tớnh hợp phỏp, hợp lệ của chứng từ. Sau đú kế toỏn phần hành chuyển cho kế toỏn trưởng kiểm tra, ký duyệt trước khi trỡnh chủ tài khoản ký duyệt cuối cựng.
(3) Chứng từ gốc sau khi đó được kiểm tra qua cỏc khõu, được chủ tài khoản ký duyệt, được phõn loại theo từng loại nghiệp vụ, theo tớnh chất khoản chi sẽ được nhập vào hệ thống phần mềm để tập hợp cỏc số liệu từ chi tiết đến tổng hợp.
(4) Sau khi được cập nhật vào phần mềm kế toỏn, chứng từ được lưu giữ tại phũng kế toỏn phục vụ cho nhu cầu kiểm tra, đối chiếu. Kết thỳc kỳ hạch toỏn năm, chưng từ kế toỏn được chuyển sang lưu trữ theo quy định. Việc lưu trữ chứng từ kế toỏn, do điều kiện cơ sở vật chất của cỏc trường đại học thuộc Đại học Thỏi Nguyờn khỏc nhau, nờn điều kiện lưu trữ chứng từ kế toỏn cũng khỏc nhau, núi chung cỏc đơn vị đều thực hiện tốt quy trỡnh và đảm bảo điều kiện cho việc lưu trữ tài liệu kế toỏn. Tuy nhiờn tại trường Đại học Khoa học việc cú một địa điểm ổn định phục vụ cụng tỏc lưu trữ tài liệu núi chung và chứng từ kế toỏn núi riờng chưa được thực hiện tốt. Do điều kiện cơ sở vật chất nờn địa điểm lưu trữ tài liệu kế toỏn thường xuyờn phải thay đổi, điều kiện lưu trữ chưa đảm bảo, dễ mối mọt.
Cỏc trường Đại học thuộc Đại học Thỏi Nguyờn được xếp vào loại hỡnh đơn vị sự nghiệp cú thu. Do đú về cơ bản phải ỏp dụng hệ thống Tài khoản kế toỏn ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh.
Cỏc trường Đại học thuộc Đại học Thỏi Nguyờn đó căn cứ vào đặc điểm cụ thể hoạt động của trường để xỏc định số lượng tài khoản cần sử dụng, bao gồm cỏc tài khoản cấp I, cấp II… và cỏc tài khoản chi tiết cần thiết của cỏc tài khoản đú, để xỏc định hệ thống tài khoản riờng của trường. Hệ thống tài khoản của trường đó đảm bảo tuõn thủ cỏc TK cấp I, cấp II… khụng mõu thuẫn với chế độ kế toỏn Nhà nước ban hành, phự hợp với hoạt động của từng trường.
Việc vận dụng hợp lý cỏc tài khoản kế toỏn trong hệ thống kế toỏn hiện hành phụ thuộc vào đặc điểm cụ thể của từng trường, cú ý nghĩa to lớn trong việc thu nhận, xử lý và cung cấp thụng tin về mọi mặt hoạt động trong trường. Sau khi cú được hệ thống tài khoản vận dụng ở đơn vị, kế toỏn trưởng hướng dẫn phương phỏp ghi chộp kế toỏn đối với từng loại, tưng nhúm và từng tài khoản tổng hợp cũng như tài khoản chi tiết cho cỏc nhõn viờn kế toỏn.
Trờn cơ sở ỏp dụng hệ thống tài khoản kế toỏn núi trờn, qua khảo sỏt thực tế tại cỏc trường Đại học thuộc Đại học Thỏi Nguyờn cho thấy thực trạng như sau:
Cỏc trường đại học thuộc Đại học Thỏi nguyờn đều sử dụng cỏc tài khoản cấp I, cấp II... thuộc hệ thống tài khoản kế toỏn do chế độ kế toỏn quy định. Đối với những trường đại học cú yờu cầu quản lý chi tiết đối với một số chỉ tiờu, bờn cạnh cỏc tài khoản cấp I, cấp II...trường cũn mở chi tiết cho cỏc tỡa khoản đú. Đặc biệt ở cỏc trường đó thực hiện cụng tỏc kế toỏn trờn mỏy khỏ hoàn chỉnh, cỏc tài khảon cấp II, cấp III... cũn được chi tiết hoỏ theo từng đối tượng thanh toỏn thụng qua việc mó hoỏ cỏc đối tượng đú như ở trường Đại học kỹ thuật cụng nghiệp...
Dưới đõy là thực trạng về một số nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh và sử dụng tài khoản để ghi chộp cỏc nghiệp vụ ở cỏc trường Đại học thuộc Đại học Thỏi nguyờn.
Kế toỏn cỏc loại tiền liờn quan chủ yếu đến cỏc khoản thu, chi. Kế toỏn cỏc trường sử dụng TK 111 “Tiền mặt” để phản ỏnh số liệu hiện cú và tỡnh hỡnh biến động của tiền mặt ở quỹ; TK 112 “Tiền gửi ngõn hàng kho bạc” để phản ỏnh số liệu hiện cú và tỡnh hỡnh biến động của tiền gửi ngõn hàng kho bạc. Nhỡn chung cỏc trường đó chấp hành khỏ tốt việc ghi chộp kế toỏn tổng hợp và kế toỏn chi tiết cỏc loại tiền. Đảm bảo hệ thống kiểm tra, kiểm soỏt khỏ chặt chẽ như Trường Đại học Cụng nghệ truyền thụng thủ quỹ mở sổ quỹ ghi chộp theo quy định, kế toỏn thanh toỏn in bảng đối chiếu tiền mặt để đối chiếu với thủ quỹ hàng ngày nờn cỏc nhầm lẫn sai sút đều được phỏt hiện xử lý kịp thời...
Kế toỏn cỏc nghiệp vụ tài sản, vật tư, cụng cụ dụng cụ (CCDC)
Tại cỏc trường Đại học thuộc Đại học Thỏi nguyờn, tài sản cố định (TSCĐ) bao gồm TSCĐ hữu hỡnh (đất đai, nhà cửa, mỏy múc thiết bị và TSCĐ vụ hỡnh (phần mềm kế toỏn, phần mềm thư viện...). Cỏc vật tư, CCDC bao gồm cỏc loại vật tư văn phũng, vật tư, ấn chỉ chuyờn mụn ngành, dụn cụ văn phũng, dụng cụ thực hành thớ nghiệm. Đõy là những điều kiện vật chất cần thiết phục vụ cho hoạt động thường xuyờn của trường là yếu tố phương tiện để nhà trường thực hiện cỏc cụng việc, hoạt động giảng dạy, học tập, làm việc.
+ Đối với TSCĐ hữu hỡnh, kế toỏn sử dụng TK 211 “TSCĐ hữu hỡnh và căn cứ vào loại TSCĐ hữu hỡnh để mở cỏc TK chi tiết phự hợp (TK 2111- Nhà cửa vật kiến trỳc, TK 2112 – Mỏy múc thiết bị, TK 2113 – Phương tiện vận tải truyền dẫn,...) Tương tự mở cỏc TK chi tiết như vậy đối với TSCĐ vụ hỡnh, kế toỏn sử dụng TK 212 “TSCĐ vụ hỡnh.
+ Đối với cỏc loại vật tư, CCDC, kế toỏn sử dụng TK 152 “Nguyờn liệu vật liệu”, TK 153 “Cụng cụ dụng cụ”. Cỏc TK này đều được chi tiết cho từng loại vật tư, CCDC. Việc ghi chộp kế toỏn cỏc nghiệp vụ kinh tế liờn quan đến tài sản, vật tư, CCDC ở cỏc trường được thực hiện khỏ tốt đảm bảo chế độ nhập, xuất vật tư do CĐKT quy định.
Mỗi nguồn kinh phớ của cỏc trường được sử dụng một nhúm TK nhất định để phản ỏnh trong kế toỏn. Nguồn kinh phớ của cỏc trường bao gồm:
+ Nguồn kinh phớ hoạt động, đõy là nguồn kinh phớ chủ yếu phục vụ cỏc quỏ trỡnh hoạt động của trường, được NSNN phõn bổ. Sử dụng nguồn kinh phớ ngày vào mục đớch hoạt động, cỏc đơn vị phải cú dự toỏn và được NSNN phõn theo dự toỏn. Mọi khoản chi tiờu đều phải trờn cơ sở dự toỏn, định mức của Nhà nước quy định, kế toỏn sử dụng:
TK 461 “Nguồn kinh phớ hoạt động”
TK 4611 “Nguồn kinh phớ năm trước”
TK 46111 “Nguồn kinh phớ thường xuyờn năm trước”
TK 46112 “Nguồn kinh phớ khụng thường xuyờn năm trước” Cỏc TK 4612 “Nguồn kinh phớ năm nay” và TK 4613 “Nguồn kinh phớ năm sau” được mở thờm cỏc TK cấp III (loại 5 chữ số) và cỏc TK cấp IV (loại 6 chữ số) tương tự như trờn.
+ Đối với nguồn kinh phớ dự ỏn và cỏc khoản chi cho cỏc dự ỏn, nhỡn chung cỏc trường cú thực hiện cỏc dự ỏn đó mở cỏc TK chi tiết đến cấp III, cấp IV để phản ỏnh chi tiết theo từng nuồn kinh phớ dự ỏn (TK 4621 “nguồn kinh phớ dự ỏn NSNN cấp”, TK 4623 “nguồn kinh phớ dự ỏn viện trợ”, TK 4628 “nguồn kinh phớ dự ỏn khỏc”).
Kế toỏn cỏc khoản thu, chi hoạt động
Cỏc trường Đại học thuộc Đại học Thỏi Nguyờn là cỏc đơn vị sự nghiệp cú thu đảm bảo một phần kinh phớ hoạt động thường xuyờn. Nguồn kinh phớ hoạt động của cỏc trường một phần từ NSNN cấp, một phần từ cỏc nguồn thu sự nghiệp.
Nguồn thu sự nghiệp của cỏc trường bao gồm thu học phớ chớnh quy (học phớ thu của hệ đại học chớnh quy, cao học, nghiờn cứu sinh), học phớ khụng chớnh quy (hệ cao đẳng, kỹ sư II, hệ hoàn chỉnh đại học, hệ đại học theo địa chỉ, và hệ vừa học vừa làm, lệ phớ tuyển sinh và cỏc nguồn thu khỏc như thu như dịch vụ trụng xe, cho thuờ mặt bằng...
Trong điều kịờn thực hiện cơ chế tự chủ tài chớnh, cỏc trường đại học thuộc Đại học Thỏi Nguyờn đều rất cố gắng khai thỏc cỏc nguồn thu: mở rộng liờn kết đào tạo, khai thỏc cơ sở vật chất đảm bảo kinh phớ chi cho cỏc hoạt động thường xuyờn của trường như: lương, học bổng, chi mua sắm TSCĐ, chi cụng tỏc phớ, chi hội nghị, chi nghiệp vụ chuyờn mụn... Đõy là những khoản chi mang tớnh chất hoạt động thường xuyờn theo dự toỏn đó được cơ quan tài chớnh phờ duyệt nhằm đảm bảo sự hoạt động của nhà trường theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
Để hạch toỏn cỏc khoản thu sự nghiệp, kế toỏn sử dụng TK 511 “Cỏc khoản thu”. Vớ dụ tại Trường Đại học Cụng nghệ thụng tin và Truyền thụng TK 511 được mở chi tiết thành cỏc TK cấp III, cấp IV như sau:
- Tài khoản 5111 “Thu phớ, lệ phớ: gồm cỏc tài khoản cấp III như sau + Tài khoản 51111 “Thu học phớ chớnh quy”
Tài khoản 511111: “Thu học phớ đại học chớnh quy” Tài khoản 511112: “Thu học phớ hệ cao học”
+ Tài khoản 51112 “Thu học phớ phi chớnh quy tại Trường
Tài khoản 511121 “Thu học phớ hệ cao đẳng, kĩ sư II, hoàn chỉnh ĐH Tài khoản 511122 “Thu học phớ hệ đại học theo địa chỉ
Tài khoản 511123 “Thu học phớ hệ vừa học vừa làm tại Khoa + Tài khoản 51113 “Thu học phớ ngắn hạn
Tài khoản 511131 “Thu học phớ học viện mạng
Tài khoản 511132 “Thu học phớ mở cỏc lớp tiếng anh, kế toỏn mỏy ngắn hạn
+ Tài khoản 51114 “Thu lệ phớ tuyển sinh - Tài khoản 5118 “Thu khỏc”
Cỏc khoản chi hoạt động được kế toỏn sử dụng TK 661 “Chi hoạt động”. Khảo sỏt tại cỏc trường đại học thuộc Đại học Thỏi Nguyờn cho thấy cỏc trường cũng chỉ sử dụng tài khoản cấp 1, 2, 3 theo như quy định để hạch toỏn kế toỏn chi hoạt động.
Tiến hành khảo sỏt tại cỏc trường Đại học thuộc Đại học Thỏi Nguyờn, hiện nay đều sử dụng hỡnh thức trờn mỏy vi tớnh. Phần mềm kế toỏn được thiết kế theo một trong ba hỡnh thức kế toỏn là hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung, hỡnh thức kế toỏn Nhật ký – Sổ Cỏi, hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ. Song theo sự thống nhất và chỉ đạo của Ban Tài chớnh Đại học Thỏi Nguyờn, tất cả cỏc đơn vị kế toỏn trong cỏc trường đại học thành viờn đều sử dụng hỡnh thức Chứng từ ghi sổ.
Sổ kế toỏn thường dựng để ghi chộp, hệ thống và lưu trữ tồn bộ nghiệp vụ kinh tế, đó phỏt sinh theo nội dung kinh tế và tỡnh trạng thời gian cú liờn quan đến đơn vị. Mỗi năm đơn vị xõy dựng hệ thống sổ cho một kỳ kế toỏn năm. Sổ kế toỏn gồm: Sổ kế toỏn tổng hợp, và sổ kế toỏn chi tiết, được lập theo đỳng mẫu quy định của Luật kế toỏn, và theo Quyết định số 19/2006/QĐ - BTC của Bộ Tài chớnh.
Theo đú, hệ thống sổ kế toỏn cỏc trường bao gồm sổ Cỏi, sổ quỹ tiền mặt, sổ tài sản cố định, sổ chi tiết cỏc tài khoản, sổ theo dừi sử dụng nguồn kinh phớ, sổ tổng hợp sử dụng nguồn kinh phớ, sổ chi tiết cỏc khoản thu, sổ chi tiết chi hoạt động, sổ theo dừi tạm ứng kinh phớ của kho bạc, sổ tiền gửi Ngõn hàng, kho bạc. Cỏc sổ kế toỏn được thiết kế bằng mỏy tớnh cú thể cú giới hạn bởi phần mềm kế toỏn nờn việc thực hiện hỡnh thức sổ kế toỏn thường cú sự pha tạp cải tiến song vẫn đảm bảo được nội dung đó được quy định.