Lập chứng từLập
1.3.5. Tổ chức bộ mỏy kế toỏn
Việc tổ chức thực hiện cỏc chức năng, nhiệm vụ cụng tỏc kế toỏn trong một đơn vị hạch toỏn cơ sở do bộ mỏy kế toỏn đảm nhiệm, do vậy cần thiết phải tổ chức hợp lý bộ mỏy kế toỏn cho đơn vị.
Bộ mỏy kế toỏn trờn gúc độc tổ chức lao động kế toỏn là tập hợp đồng bộ cỏc nhõn viờn kế toỏn để đảm bảo thực hiện khối lượng cụng tỏc kế toỏn phần hành với đầy đủ cỏc chức năng thong tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị cơ sở.
Cỏc nhõn viờn kế toỏn trong một bộ mỏy kế toỏn cú mối liờn hệ chặt chữ qua lại xuất phỏt từ sự phõn cụng lao động phần hành trong bộ mỏy. Mỗi cỏn bộ, nhõn viờn đều được quy định rừ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn để từ đú tạo thành mối liờn hệ cú tớnh vị trớ, lệ thucộc, chế ước lẫn nhau. Thụng thường cỏn bộ, nhõn viờn kế toỏn đều cú vị trớ cụng tỏc theo sự phõn cụng trong bộ mỏy dựa trờn cỏc nguyờn tắc chung, riờng của phõn cụng lao động khoa học. Cụng việc với yờu cầu chất lượng cũng như tớnh chất thi hành cụng việc và tố chỏt nghiệp vụ của người lao động là hai yếu tố cơ bản hợp thành hiệu suất của cụng tỏc và là hai điều kiện cơ bản để thực hiện sự phõn cụng lao động kế toỏn.
Cỏc kế toỏn phần hành cú thể chuyờn mụn hoỏ sõu theo từng phần hành hoặc cú thể kiờm nhiệm một số phần hành theo nguyờn tắc chung của tổ chức khoa học lao động kế toỏn, kế toỏn phần hành phải cú trỏch nhiệm quản lý trực tiếp, phản ỏnh thụng tin kế toỏn, thực hiện sự kiểm tra qua ghi chộp phản ỏnh tổng hợp đối tượng. Quan hệ giữa cỏc lao động kế toỏn phần hành là quan hệ ngan, cú tớnh chất tỏc nghiệp, khụng phải là quan hệ trờn dưới cú tớnh chỉ đạo.
Kế toỏn tổng hợp là một loại lao động kế toỏn mà chức năng nhiệm vụ cơ bản của nú là thực hiện cụng tỏc kế toỏn cuối kỳ, cú thể giữ sổ cỏi tổng hợp cho tất cả cỏc phần hành và ghi sổ cỏi tổng hợp, lập bỏo cỏo nội bộ và cho bờn ngoài đơn vị theo định kỳ bỏo cỏo hoặc theo yờu cầu đột xuất...
Trong tổ chức bộ mỏy kế toỏn, vai trũ của kế toỏn trưởng rất quan trọng. Theo Luật kế toỏn, kế toỏn trưởng cú nhiệm vụ tổ chức thực hiện cụng tỏc kế toỏn trong đơn vị kế toỏn. Trong cỏc đơn vị sự nghiệp cú thu, kế toỏn trưởng cú nhiệm vụ giỳp người đại diện theo phỏp luật của đơn vị kế toỏn giỏm sỏt tài chớnh của đơn vị. Kế toỏn trưởng cú trỏch nhiệm thực hiện cỏc quy định của phỏp luật về kế toỏn, tài chớnh trong đơn vị kế toỏn, tổ chức điều hành bộ mỏy kế toỏn và lập bỏo cỏo tài chớnh.
Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn:
Tổ chức bộ mỏy kế toỏn tập trung: đơn vị kế toỏn độc lập chỉ mở một bộ sổ kế toỏn, tổ chức một bộ mỏy kế toỏn để thực hiện tỏt cỏc cỏc giai đoạn hạch toỏn ở mọi phần hành kế toỏn. Phũng kế toỏn trung tõm của đơn vị phải thực hiện toàn bộ cụng tỏc kế toỏn từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thụng tin trờn hệ thống bỏo cỏo phõn tớch và tổng hợp của đơn vị.
Trường hợp đơn vị cú cỏc đơn vị trực thuộc, thỡ đơn vị trực thuộc trong mụ hỡnh kế toỏn tập trung khụng được mở sổ sỏch và hỡnh thành bộ mỏy nhõn sự kế toỏn riờng; toàn bộ việc ghi sổ, lập bỏo cỏo kế toỏn đều thực hiện ở phũng kế toỏn trung tõm; cỏc đơn vị trực thuộc cú thể trở thành đơn vị thực hiện hạch toỏn ban đầu theo chế độ bỏo sổ.
Mụ hỡnh kế toỏn này thường tồn tại trong cỏc đơn vị thống nhất độc lập, cú tư cỏch phỏp nhõn đầy đủ, khụng cú sự phõn tỏn quyền lực quản lý hoạt động tài chớnh.
Hỡnh 1.2. Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn tập trung
Tổ chức bộ mỏy kế toỏn phõn tỏn: bộ mỏy kế toỏn được phõn thành cấp: kế toỏn trung tam và kế toỏn trực thuộc. Kế toỏn trung tõm và kế toỏn trực thuộc đều cú sổ sỏch kế toỏn và bộ mỏy nhõn sự tương ứng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toỏn phõn cấp. Kế toỏn đơn vị trực thuộc phải mở sổ kế toỏn, thực hiện toàn bộ khối lượng cụng tỏc kế toỏn phần hành từ giai đoạn hạch toỏn ban đầu tới giai đoạn lập bỏo cỏo lờn kế toỏn trung tam theo sự phõn cấp quy định.
Đơn vị trực thuộc được giao quyền quản lý vốn kinh doanh, được hỡnh thành bộ phận quản lý để điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh tại cơ sở. Kế toỏn trung tõm là nơi thực hiện khõu tổng hợp số liệu bỏo cỏo của cấp cơ sở, lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh cho cỏc cơ quan tổ chức quản lý, chịu trỏch nhiệm cuối cựng về toàn bộ hoạt động của đơn vị trực thuộc trước nhà nước, cỏc bạn hàng, nhà cung cấp, bờn đầu tư, cho vay... Chỉ cú đơn vị cấp trờn mới cú tư cỏch phỏp nhõn độc lập, đầy đủ, cỏc cơ sở trực thuộc khụng cú tư cỏch phỏp nhõn đầy đủ, khụng cú tư cỏch phỏp lý để thành lập hay tuyờn bố giải thể, phỏ sản đơn vị.
Kế toỏn trưởng đơn vị
Cỏc nhõn viờn kế toỏn phần hành tài sản trung tõm Cỏc phần hành kế toỏn hoạt động trung tõm Bộ phận tài chớnh và tổng hợp tại trung tõm
Nhõn viờn hạch toỏn ban đầu, bỏo sổ từ đơn vị trực thuộc
Giữa cỏc đơn vị trực thuộc quan hệ với nhau theo nguyờn tắc hạch toỏn kinh tế nội bộ, qua hệ giữa cỏc đơn vị trực thuộc với cấp trờn kinh doanh là quan hệ hạch toỏn kinh tế đầy đủ.
Hỡnh 1.3. Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn phõn toỏn
Điều kiện để lựa chọn mụ hỡnh này là quy mụ kinh doanh lớn, cơ cấu kinh doanh phức tạp (nhiều loại hỡnh, ngành nghề kinh doanh, nhiều tổ chức cấu thành cựng phụ thuộc về phỏp nhõn kinh tế...)và địa bàn kinh doanh rộng, phõn tỏn.
Mụ hỡnh kế toỏn hỗn hợp: là mụ hỡnh kế toỏn nửa tập trung, nửa phõn tỏn, là sự kết hợp đặc trưng ủa cả hai mụ hỡnh trờn.
Đối với những đơn vị trực thuộc kinh doanh quy mụ nhỏ, gần trung tõm điều hành, mặt bằng kinh doanh tập trung, chưa cỏ đủ điều kiện nhận vốn, kinh doanh và tự chủ trong quản lý thỡ đơn vị đú khong được phõn cấp quản lý, do vậy khụng cần
Kế toỏn trung tõm Kế toỏn trưởng đơn vị cấp trờn
Bộ phận
tài chớnh động thực hiện Kế toỏn hoạt ở cấp trờn
Bộ phận tổng hợp kế toỏn cho đơn
vị trực thuộc
Bộ phận kiểm tra kế toỏn
Cỏc đơn vị trực thuộc Trưởng ban (phũng) kế toỏn
tổ chức sổ sỏch và bộ mỏy kế toỏn, toàn bộ khối lượng kế toỏn thực hiện tại trung tõm kế toỏn đặt tại đơn vị cấp trờn.
Đối với những đơn vị cú đủ điều kiện về tổ chức, quản lý và kinh doanh một cỏch tự chủ, hơn nữa kinh doanh ở quy mụ lớn, trờn diện rộng, phõn tỏn mặt bằng, thỡ cần được giao vốn, nhiệm vu kinh doanh cũng như quyền quản lý điều hành, toàn bộ khối lượng kế toỏn được thực hiện ở đơn vị trực thuộc, quan hệ giữa cỏc đơn vị hạch toỏn phõn toỏn là quan hệ kinh tế nội bộ, quan hệ cấp trờn qua hệ thống chỉ đạo dọc về chế độ bỏo cỏo kế toỏn quy định trong nội bộ. Cấp trờn chỉ làm nhiệm vụ tổng hợp theo bỏo cỏo của những đơn vị đú.
Hỡnh 1.4. Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn hỗn hợp 1.3.6. Tổ chức hoạt động kiểm tra kế toỏn
Kiểm tra kế toỏn là cụng việc thường xuyờn nhằm đảm bảo thu nhận, xử lý và cung cấp thụng tin đầy đủ, trung thực về tỡnh hỡnh quản lý tài sản và sử dụng
Kế toỏn đơn vị cấp trờn Kế toỏn trưởng Kế toỏn cỏc hoạt động tại cấp trờn Kế toỏn cỏc đơn vị trực thuộc hạch toỏn tập trung Bộ phận tổng hợp bỏo cỏo từ cỏc đơn vị trực thuộc Bộ phận kiểm tra kế toỏn
Đơn vị kinh tế trực thuộc
Nhõn viờn hạch toỏn ban đầu từ cỏc
cơ sở trực thuộc
Đơn vị kế toỏn phõn toỏn phõn tỏn tại đơn
nguồn kinh phớ trong cỏc đơn vị sự nghiệp. Theo Luật Kế toỏn Việt Nam số 03/2003/QH 11 ngày 1/6/2003 quy định: Đơn vị kế toỏn phải chịu sự kiểm tra kế toỏn của cơ quan cú thẩm quyền và khụng quỏ một lần kiểm tra cựng một nội dung trong một năm. Việc kiểm tra kế toỏn chỉ được thực hiện khi cú quyết định của cơ quan cú thẩm quyền theo quy định của phỏp luật. Nội dung của tổ chức kiểm tra kế toỏn bao gồm cỏc cụng việc:
- Kiểm tra việc thực hiện cỏc nội dung cụng tỏc kế toỏn; - Kiểm tra việc tổ chức bộ mỏy kế toỏn và người làm kế toỏn; - Kiểm tra việc tổ chức quản lý và hoạt động nghề nghiệp kế toỏn; - Kiểm tra việc chấp hành cỏc quy định khỏc của phỏp luật về kế toỏn.
Kiểm tra kế toỏn là việc làm thiết thực, phỏt huy tỏc dụng và đem lại hiệu quả cho cỏc đơn vị.
Trong cỏc đơn vị sự nghiệp cú thu, cụng tỏc kiểm tra kế toỏn được tiến hành theo cỏc nội dung sau:
- Kiểm tra việc ghi chộp, phản ỏnh trờn cỏc chứng từ, tài khoản, sổ và bỏo cỏo tài chớnh, đảm bảo việc thực hiện đỳng chế độ, chớnh sỏch quản lý tài sản và nguồn kinh phớ.
- Kiểm tra trỏch nhiệm, kết quả cụng tỏc của bộ mỏy kế toỏn, mối quan hệ giữa cỏc bộ phận kế toỏn với cỏc bộ phận chức năng khỏc trong cỏc đơn vị sự nghiệp cú thu.
Việc kiểm tra kế toỏn trong cỏc đơn vị sự nghiệp cú thu phải được kiểm tra thường xuyờn, liờn tục và phải cú hệ thống, kiểm tra ở mọi phần hành kế toỏn. Cụng tỏc kiểm tra kế toỏn được thực hiện tốt ở cỏc đơn vị sự nghiệp sẽ là nhõn tố tớch cực giỳp cho việc giỏm đốc tỡnh hỡnh sử dụng tài sản, thực hành tiết kiệm, chống tham ụ lóng phớ được tiến hành một cỏch hiệu quả.
Chương 2