7. Kết cấu luận văn
2.1. Phân cấp và bộ máy quản lý
2.1.4. Thủ từ/thủ đền
Thủ từ, thủ đền là người trơng nom việc hương khói và coi giữ đình, đền. Thành viên thơng qua tín nhiệm: Đại diện người cao tuổi có uy tín, trụ trì hoặc thủ từ (người thường xun trơng nom di tích). Tùy theo quy mơ và phạm vi ảnh hưởng của từng di tích trong cộng đồng có thể cử thêm các thành phần vào Ban quản lý.
UBND xã Vân Sơn Ban hành Quyết định số: 250/QĐ-UBND ngày 11/01/2019 về việc kiện toàn Ban nhà đền và phân công nhiệm vụ quản lý, bảo vệ di tích lịch sử văn hóa đền thờ bà Triệu (đền Tía) xã Vân Sơn. Nhiệm vụ chung: Người trơng coi hàng ngày phải có mặt tại di tích để trơng coi đảm bảo an toàn tài sản tại di tích, dọn vệ sinh sạch sẽ và mở cửa di tích, hướng dẫn du khách khi đến thăm quan, lễ tạ, thực hiện các nghi lễ truyền thống, thực hiện nếp sống văn minh và nội quy niêm yết tại di tích. Nếu người trơng di tích để mất tài sản do chủ quan thì phải chịu trách bồi thường theo quy định của pháp luật. Nhiệm vụ trông coi là nhiệm vụ chung, các thành viên có trách nhiệm phối hợp để hồn thành nhiệm vụ.
Hiện tại ban nhà đền Bà Triệu do 02 cụ là cụ Lê Kim Trung và cụ Hồng Khắc Trường trơng coi và dọn dẹp tại di tích. Sắp xếp các bản hội, các cá nhân về dâng hương, lễ tạ theo thứ tự đăng ký, vận động kêu gọi công đức xây dựng di tích, khơng được tự ý là thay đổi hiện trạng và các bài trí đồ thờ trong di tích.
Chức năng nhiệm vụ của Ban Thủ nhang, người bảo vệ tại đền thờ Bà Triệu, họ đều nằm trong tiểu ban QLDT-DT xã Vân Sơn nhưng là người dân xã Vân Sơn, gắn bó với di tích đền thờ. Ban Thủ nhang của đền là những người được lựa chọn rất kỹ, là người có tâm, có đức, được nhân dân trong làng kính trọng, dựa trên cơ sở đó Đảng ủy, Hội đồng nhân dân xã Vân Sơn, Hội người cao tuổi, Hội cựu chiến binh, Mặt trận tổ quốc xã tiến cử, giao trách nhiệm kết hợp QLDT cùng với Ban QLDT-DT xã Vân Sơn. Thủ nhang, thủ từ thường trực làm tổ trưởng có trách nhiệm phân cơng công việc cho các thành viên trong Ban thủ từ, cắt cử thay phiên thường trực trong đền đảm bảo công việc hương nhang, đèn nến, sắp xếp lễ nghi, làm lễ, đón tiếp khách thập phương chu đáo, theo đúng quy định.Vệ sinh khn viên xanh, sạch. Nếu có sự thay đổi hay muốn cơi nới xây dựng các hạng mục nhỏ cũng phải đề xuất báo cáo được ban QLDT-DT xã Vân Sơn, UBND huyện phê duyệt đồng ý.
Tiền giọt dầu, ánh sáng tổng hợp báo cáo trưởng ban, trích chi trả tiền điện sáng hàng tháng và mua sắm vận dụng phục vụ hoạt động của di tích, số tiền cịn lại trích chi trả cơng trơng coi, bảo vệ hàng tháng , mua đồ lễ cúng vào các ngày rằm, mùng một, ngày lễ; sửa chữa bóng điện, dây điện và một phần trích động viên cho Ban thủ nhang, phần cịn lại sẽ tích góp để sửa chữa nhỏ khi có những hư hỏng các hạng mục cơng trình của đền.
Tiền công đức tại đền thờ vào những lần tổ chức lễ hội và những ngày lễ tết do ban QLDT-DT xã quản lý. Vào dịp lễ hội ban QLDT-DT xã thành lập tổ thu chi tiền cơng đức gồm Trưởng ban, Phó trưởng ban, kế tốn và thủ quỹ. Tiền công đức được dùng cho hoạt động tổ chức lễ hội, hầu như số tiền công đức trong những ngày lễ hội không đủ chi cho việc tổ chức lễ hội, nên những năm xã tổ chức lễ hội thì ngân sách xã bù thêm vào.
Do dịch bệnh Covid-19 nên năm 2020 và năm 2021 vào ngày lễ hội của Đền, Ban quản lý chỉ làm lễ dâng hương, chấp hành quy định chống dịch của Nhà nước, không tụ tập đông người, không tổ chức lễ hội.
Qua nghiên cứu thực tế tại đền thờ Bà Triệu (Đền Tía) xã Vân Sơn và q trình thực tế khảo sát thực trạng cán bộ làm công tác quản lý di tích lịch sử - văn hóa đền thờ Bà Triệu cịn những hạn chế, đội ngũ làm công tác chuyên mơn khá mỏng. Vì vậy, công tác tham mưu cho cấp trên còn hạn chế. Trên thực tế số cán bộ trực tiếp tham gia cơng tác quản lý rất ít và lại thiếu cả về chuyên môn và kinh nghiệm. Người trực tiếp trơng coi và quản lý di tích là tiểu ban QLDT là những người tự nguyện và gần như trong số họ khơng có trình độ nghiệp vụ chun mơn. Chủ yếu nhân sự này là bậc cao niên có tuổi, là một số cán bộ hưu trí hay thương bệnh binh có tâm huyết tham gia nhiệt tình.